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文档简介

企业人事档案管理的那些事人事档案是一个公司最主要的文件之一，企业要做到知人善任、选贤举能，深挖每个员工的潜力，发挥他们在所长岗位上的最大效能，除组织直接派人考察外，还须借助查人事档案进行全面了解。人事信息是一家公司的机密信息，不得随意泄露。俗话说''无规矩不成方圆”，企业进行人事档案管理应具有规范性。一、人事档案怎么整理一般公司的人事档案分为干部人事档案和职工人事档案，那么怎样整理出易查询、易管理的的人事档案，下面我们做简单介绍。二、步骤1、首先，准备整理档案的工具和材料，材料主要有履历材料、教育培训情况、工作经历材料、奖惩材料等。2、审核要入档的材料，并按如下流程整理材料。3、第三步，将要入档的材料规整好，编上页码，然后靠右打孔。如果材料右边有文字可用空白纸为它粘上边，再打孔。4、第四步，装入档案盒。将要入档的材料用分类角分类，并按照不同的类别规整转入档案盒。5、第五步，为档案材料建立目录。目录可分大类和小类，并写好每份材料的页码。6、档案要定期增加材料。如每年的考核记录、奖惩记录、教育培训情况等等。7、档案要存入独立且安全性好的房间，并委派专人管理。三、资料整理1、第一步，确定文件档案的分类档案大致可划分为两块，即日常文件档案记录一类，员工档案一类。日常文件类：根据每月的使用情况和职能划分，分为两级，在实际操作中，要第二级文件要按照后勤和车间进行分开保存。分开的原因在于：车间人员流动大，离职人员资料更新较快；同样的，面试时以群面居多，面试资料无法细分到人。如果之后有新的类型文件，则根据已有的条目划分为一级或者二级。2、第二步，定出文件存放规格(1)本年度文件，以蓝色文件盒进行保存；(2)往年文件，以牛皮纸袋进行保存；(3)文件盒或者牛皮纸袋内需分类的，则以透明文件袋进行装侧区分；(4)因无保密制度，文件不进行加密管理，之后以实际保密制度进行细分、标注。3、第三步，台帐绝大多数档案保管人员都是想把档案整理清晰的，但随着档案越来越多，导致存放混乱。既然想把文件档案整理好，那么就要有一个好的方法或者工具去杜绝混乱一一台账就应运而出了。始为电子版，文件盒内有增加，或者文件有修改，则直接手写在台帐上进行修改。每年年末，将台帐转化为电子版并打印，随文件本身一起装入牛皮纸袋、归档。员工档案类：员工档案要便于查找，那么编号就是个不错的选择。最早我考虑的方法是按照部门进行大规划，同时部门内部人员进行编号、排序。但这样又有一个问题，那就是如果有员工离职，新员工补充后以原有编号还是新增编号呢？原有编号补充的话，无法简单比对两名员工入职时间;新增编号，无法简单比对现有部门人员总数。编制一个独立的编号，以入职时间为基础。索性公司还有一个人事系统，在职和离职人员的序号是不可更改的（只要不进行人员删除，离职人员序号就一直存在;即使删除，新增人员也是默认后续序号，空出原有序号）。我就以人事系统的序号为员工序号，直接以序号的先后顺序进行排序。为了便于计算人数，我保留了EXCEL人员台账，套以三个序号。管理档案需要严

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