旅游职业学院公文制发管理办法

旅游职业学院公文制发管理办法公文是学院在日常管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法治校和进行公务活动的重要工具。为进一步做好学院公文制发工作，使之规范化、制度化、科学化，根据中共中央办公厅、国务院办公厅联合发布的《党政机关公文处理工作办法》、《XX省<党政机关公文处理工作办法>实施办法（试行）》和《XX省旅游局公文处理办法》，结合我院实际，特制定本办法。一、本办法所指公文是指以学院名义印发，盖学院公章，由学院统一编制发文字号的规范性文件。二、适用于我院的公文制发种类主要有：（一）决定：适用于对重大事项或者重大行动作出决策和部署，奖惩有关单位及人员。（二）通知：适用于转发上级机关和不相隶属单位的公文，传达要求各部门办理和需要各部门周知或者执行的事项，以及任免工作人员。（三）通报：用于表彰先进，批评错误，传达重要精神和告知重要情况。（四）报告：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。“报告”不得夹带请示事项。（五）请示：适用于以学院名义向上级机关请求指示、批准事项。应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。（六）意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。（七）函：适用于不相隶属单位之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。（八）纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。三、根据我院实际情况，我院发文字号共分五类：（一）X旅职院发：用于在全院范围内普发的文件编号。（二）X旅职院字：用于非普发文件如请示、报告等。学院对外行文原则上使用此类文号。（三）X旅职院学：用于对学生的处分、奖励。（四）X旅职院党：用于以党委名义制发的文件。（五）X旅职院函：用于与不相隶属的非上级单位的工作商洽。四、院办公室是学院公文处理的管理机构，主管本学院的公文处理工作并指导各处（室）、系（部）、中心和院属独立核算单位的公文制发工作。不经办公室审核，任何部门不得以学院名义制发公文。五、学院各处（室）、系（部）、中心和院属独立核算单位的负责人应当高度重视公文处理工作，模范遵守《党政机关公文处理工作办法》和本办法的有关规定，加强对公文处理工作的领导和检查。应当相对固定专门人员负责本部门的公文处理工作。公文处理人员应当忠于职守、廉洁正派，具备较高文化素质、文字水XX相关专业知识。六、公文制发一般由主管部门文秘人员按规定格式拟稿、填写文件签批单，部门负责人认真审核签字后，送办公室审核修改，由拟稿部门送分管院领导审签，然后送书记或院长签发，最后交由办公室复核、印制、盖章、发文。七、办公室审核是保证公文制发质量的重要环节。拟发公文必须由办公室审核修改后，方可送院领导签发。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合规定等。八、公文制发应坚持实事求是、精简、高效的原则，做到格式规范，标点正确，内容准确，结构严谨，条理清楚。有保密要求的，应严格执行保密规定。九、根据我院实际，公文应包括以下内容：发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期等组成。各部分的要求和格式如下：（一）发文字号：由院办公室分类编制、提供给拟稿部门。由学院代字、年份和发文顺序号组成。用3号仿宋体字，居中排布；年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。如“X旅职院发〔2013〕1号”。上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。（二）签发人：学院对外行文原则上应标签发人，对内行文一般不标签发人。平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人后标全角冒号，“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。（三）标题：用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。（四）主送机关：标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记，标注方法见（十二）。（五）正文：公文首页必须显示正文。编排于主送机关名称下一行，全文用3号仿宋体字。每自然段左空2字，回行顶格，数字、年份不能回行。引用公文应当先引标题，后引发文字号。发文号用“（）”括起。结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1．”，第四层为“（1）”；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。公文中的数字，除部分结构层次序数和惯用语必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。计量单位应符合国家法定标准。（六）附件说明：公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如：“附件：1.××××”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。（七）发文机关署名：一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名。（八）成文日期：成文日期以领导人签发的日期为准。用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）；成文时间的标识位置右空四字编排。（九）印章：印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶X应当上距正文（或附件说明）一行之内。（十）附注：公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号编排在成文日期下一行。附注是公文印发传达范围等需要说明的事项。（十一）附件：附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。（十二）抄送机关：公文如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。抄送机关多的，应依上级机关、平级机关、下级机关次序排列；同一层次的依党委、人大、政府、政协、法院、检察院、军队、群团组织顺序排列。如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。（十三）印发机关和印发日期：印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。版记中如有其他要素，应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。（十四）版记中的分隔线：公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记，主要包括抄送机关及印发机关和印发时间。版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐高度为0.35mm），中间的分隔线用细线（推荐高度为0.25mm）。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。（十