U51-VSS平台供应商使用手册

华润万家VSS供应商服务系统使用手册53/53华润万家VSS供应商服务系统使用手册目录华润万家VSS供应商服务系统使用手册 1一、供应商登录 3二、订退货管理 51、订货审批单 62、退货通知单 103、带货安装通知单 114、电器安装通知单 12三、结算管理 121、对帐操作 121）购销、代销的对帐操作方法 132）联营、租赁的对帐操作方法 152、发票录入 163、付款进度查询 194、供应商开票申请 194、结算限额查询 205、对账单查询 21四、业务报表 231、 销售日报 232、 最新库存 243、 促销明细查询 254、门店商品清单 265、供应商业绩表现卡 276、批次库存调整单 287、扣项单查询 298、促销员考勤查询 29五、消息管理 291、邮件 292、群发消息 323、公文接收 32六、证照管理 331、证照管理导航 332、证照录入 341）新建基本证照 342）新建品类证照 373）新建旧品证照 414）新建新品证照 443、证照查询、维护与提示 471）证照同类型提示 472）证照查询 483）维护证照信息 504）证照报表 51七、注意事项 52八、常见问题 52一、供应商登录操作人员在连通因特网后，浏览器中输入地址，将出现华润万家VSS系统的登录页面。如图所示。使用VSS系统建议供应商将屏幕分辨率设置为1024*768输入供应商编码，输入用户密码。输入验证码。并切记需选择区域再点击“登录”按钮，比如西北区供应商需选择“华润万家西北”，然后再点击“登录按钮”用户密码初始为123456，如供应商登录密码为初始密码，请到用户密码更改模块进行密码更改。进入系统管理模块——"系统管理"模块的功能是处理登录用户个人信息，目前只提供密码修改功能，其菜单栏如下所示。点击“修改密码”，进入如下画面：注意：请保管好自己的用户密码，不要让其他人使用，以免损害供应商的利益！登陆系统后，系统将自动进入VSS平台首页，界面如下：看到这个界面以后，表示登录成功，您可以进行日常操作了！首页上面是菜单区域，系统提供给供应商用户的主要功能有订退货管理、业务单据，结算管理、消息管理、系统管理、证照管理。今后随着系统的开发，将推出新的功能。首页左边是重点提示区域。包括您未阅读过的邮件、公文、群消息，未阅读过的订货单、退货单，待开发票的付款申请单和证照相关待处理任务。首页右边是相关培训材料在线观看或者、下载地址以及有效公文列表。另外，供应商登陆首页后还会有退货预警提示，满足退货预警条件的退货通知单将会弹出提示信息，如下图：点击“确定”后，进入“待处理任务”模块，如下图：二、订退货管理订退货管理模块是VSS核心模块之一，它实现了订货、退货、带货安装、电器安装的功能。通过网上在线收发订单和退货单、带货安装通知单、电器安装单的方式来实现。供应商主要的功能目前为订货单、退货通知单、带货安装通知单和电器安装通知单的查阅、打印。点击单据管理菜单，出现以下菜单：订退货管理分为：待处理任务、订货审批单、退货通知单、带货安装通知单、已归档订货审批单、电器安装通知单模块。订货审批单提供最近的订单查询，历史的订单查询请到“已归档订货审批单”模块查询。订退货管理保存您接收到的所有单据，在这里，您可以查看收到的所有单据的详细信息，并可对相关单据进行确认，打印操作。点击待处理任务清单，则进入未阅读单据界面，直接点击单据模块查询，则进入查询单据界面：1、订货审批单点击订货审批单，出现如下界面：进入订货审批单后，系统显示的是一个查询界面，默认查询的是未阅读的单据，只要您点查询即可显示查询结果，您也可以根据你的需要查询订单状态未：“已阅读”、“已确认”、“全部”单据。查询结果以列表显示，包括“订货单号”、“收货地”、“订单模式”、“有效期”等信息；如我们选择收货地（只能单选，即只能选择一个门店）和订单状态为“未阅读”，再单击查询即可查询到收货地为选中门店的未阅读的单据，如下图：点击单据列表里的单据编号，将出现所查看的单据明细，并且系统会将该订单的状态改为“已阅读”。如图：在这里，可以打印该单据，作为备货使用，在打印之前，也可以把单据确认掉。同时提供订单的导出EXCEL功能。如果是直通订单，打印界面如下：当然，直通订单还可以选择“按门店打印”选中订单，然后点击“打印选中订单”显示来如下打印界面：如果是直送订单，界面如下：选择打印订单后，显示打印界面：在直送订单中，选择直接打印和选择按门店打印效果是一样的。注意：订货单打印后，请您按照订货单的要求送货。送货时，请仔细查看阅读订货单要货的门店、商品、送货日期、有效期以及备注信息，以免发生问题。2、退货通知单点击退货通知单，进入如下界面进入退货通知单后，首先显示的也是查询界面，您可以根据你的需求在查询框输入查询条件，点击“查询”按钮，满足您查询条件的数据将以列表形式显示出来。点击退货通知单单号可以进入退货通知单明细界面，并且系统会将该退货通知单的状态改为“已阅读”。如图：供应商查阅退货商品明细后，将页面打印后，退货。退货通知单有退货预警功能，具体退货预警操作流程如下：VSS会对供应商未执行的退货单在有效期内提前指定的天数进行退货提醒。在退货通知单发出第3天，对未完成退货的提醒供应商。提示语：“根据合同约定，贵司需在退货通知单发出之后的7天内完成退货，逾期未退，需向华润万家有限公司交纳逾期储位占用费；退货预警界面样列在退货通知单发出第14天，对仍未完成退货的供应商再次提醒。提醒语：“根据合同约定，贵司需在退货通知单发出之后的21天内完成退货,逾期未退，则视为贵司自动放弃本单所列商品及数量的所有权和处置权并承担相应法律责任”退货预警界面样列注意：在退货前，请仔细阅读退货地、商品及备注说明信息，以免发生问题。3、带货安装通知单点击带货安装通知单，即进入带货安装通知单查询界面，如下图：供应商可以输入一定的查询条件，然后点击“查询”按钮，满足您查询条件的带货安装通知单将以列表方式显示出来，点击带货通知单单号将进入带货安装通知单明细查看页面，并且系统会将该带货安装通知单的状态改为“已阅读”。如图供应商查阅带货安装通知单明细后，打印该单据，给顾客送货上门安装。注意：在送货前，请仔细阅读送货日期、送货地址、联系电话等信息，以免发生问题。4、电器安装通知单点击电器安装通知单，即进入电器安装通知单查询界面，如下图：供应商可以输入一定的查询条件，然后点击“查询”按钮，满足您的查询条件的电器安装通知单将以列表方式显示出来，点击电器安装通知单号将进入电器安装通知单明细页面，并且系统会将该电器安装通知单的状态改为“已阅读”。如图：供应商查阅电器安装通知单后，打印该单据，给顾客上门安装服务。注意：请仔细阅读送货地址和联系电话等信息，以免发生问题。三、结算管理由于结算管理是供应商与零售商一个互动的环节，这里将以整个流程操作过程来编写，并不按单个模块操作方法单独说明。结算管理大概包括如下模块：1、对帐操作注意：a)、只有购销、代销供应商才用对帐申请模块提交对帐数据；如果验收单号在结算池不存在、已结款或处于冻结状态，VSS会显示相应的提示，并不能提交对帐单，生成单据前，系统会自动提醒单据审核日期,供应商可审核付款日是否正确；b)、联营、租赁只需要通过VSS发邮件给对应的对账员,要求对哪个时间段的账，两个工作日后到付款单查询模块查找PN开头的对帐明细单，邮件标题不能为空，对帐员代码字母必须小写，邮件内容须写明申请对帐月份、结算限额等，租赁个人需提供身份证复印件及收款银行帐号并签字按手印或加盖私章。1）购销、代销的对帐操作方法第一步：代销供应商月初需在VSS的结算管理模块查询结算限额；购销供应商不需要；第二步：供应商请在EXCEL表格中按验收单号、验收金额，做好对帐单表格；第三步：将做好的对帐表数据，复制到VSS系统“对帐申请”模块，提交数据时要核对审核日期是否为跨月，尽量将同一月份的单归集在一起申请结算，否则会影响计划付款日，最后确定生成LQ开头的对帐申请单；第四步：两个工作日后，在“付款单查询”中查询以PN开头的对帐明细单；第五步：审核、确认（对帐金额、开票金额、费用明细、计划付款日、实付金额、开户行及银行帐号等），并打印出完整的对帐单，加盖公章或财务章；2）联营、租赁的对帐操作方法第一步：月初在VSS系统的结算管理模块取得结算限额；第二步：在VSS系统“消息管理”—邮件，向对帐员申请对哪个时间段的货款，并注明结算方式、结算限额；第三步：两个工作日后，在“付款单查询”中查询PN开头的对帐明细单；（同购代销一样操作方法）第四步：审核、确认（对帐金额、开票金额、费用明细、计划付款日、实付金额、开户行及银行帐号等），并打印出完整的对帐单，加盖公章或财务章；（同购代销一样操作方法）对账单发出后进入到万家内部系统，万家同事对对账单进行审核，同时会加入应收账的处理，比如贵司需要给我们的一些费用，比如退货单的扣除、进场费用、促销折扣等，我们会在对账单中一并扣除后按照余额再予支付！财务处理完后生成了PN开头的对账单，一般两个工作日后会上传。客户确认后开出相应的发票并录入VSS系统后前来结算，下面介绍发票录入的操作。2、发票录入供应商根据对帐单的“建议开票金额”开出发票，并在VSS系统“发票录入”模块进行发票录入、保存并提交对帐员，且打印出发票明细单，和发票、对帐单等附件一起交票结算，所有单据需加盖相应的印鉴。发票录入界面如下：发票录入完毕后，可在发票录入查询模块查询已经提交的发票信息。发票录入注意事项1）只有生成PN单号的申请单，才可以录入发票信息；2）此模块有手工录入及批量导入两种功能；3）所有供应商都需在此模块录入发票信息，同时打印一式两份的发票录入明细单与发票及其他附件一起交票结算；4）收据的录入，需通过手工模块录入发票信息，发票类型为55555，只录入价额，税率选“0%”；农产品的收购发票及普通发票税率选“14.94%”,税额按票面金额*13%录入。5）每录入一份发票都需按下保存键，未保存直接提交，系统只会保留一份发票信息。6）若发票录入提交后，发现有错，可发邮件知会对帐员给予返回修改重新提交，若对帐员已审核无法返回，可手工在发票录入明细单上更改正确的发票信息，并且更改处必须加盖公章或财务章。7）发票录入处会自动关联供应商维护的联系方式信息，如果还未在“系统管理—供应商信息维护”模块维护供应商的联系方式，请先维护好联系方式后再进行发票的录入操作。附：供应商信息维护模块使用方法进入“系统管理供应商信息维护”模块，显示如下界面：在有※号标记的输入框内输入内容，确保无误后，点击保存资料，系统会自动记录供应商维护的信息的时间。3、付款进度查询在“结算管理—付款单查询”界面，可以查询付款单的信息，了解付款单的状态，跟踪付款进度。4、供应商开票申请供应商在“结算管理付款单查询”界面只有当付款单的单据状态是“已付款确认”和“已网银支付”的付款单才允许提交开票申请，申请模块如下：在申请开票的方框内打上√，确认无误后，点击“申请开票”按钮。即完成您选中的付款单的申请开票操作，另外会自动记录申请日期。4、结算限额查询进入“结算管理结算限额查询”模块，出来如下查询界面：然后点击“历史结算限额查询”按钮，出来结算限额详细内容，如下图所示：5、对账单查询进入“结算管理对账单查询”模块，打开对帐单查询界面：输入一定的查询条件，点击“查询”按钮，系统会根据您的查询条件显示相应的结果，然后点击对帐单单号，就看到该份对帐单的详细内容，并提供打印和导出功能。四、业务报表销售日报登陆VSS服务系统，点击业务单据→销售日报，如下图所示2）选择门店、输入商品编码、销售日期，其中销售日期为必填项，其他条件根据需要选择填写。如未输入条件查询，提示：必须指定最小销售日期，如下图所示：3）查询结果如下图所示：注：系统只显示查询结果前一千条记录，查询超过一千条请缩小查询范围或以导出查看。4）数据导出点击“将查询结果导出到excel文档”，弹出如下图所示对话框，点击确定，选择保存的位置，将文件保存到目标位置。其中文件名可以根据需要更改。最新库存1）数据查询登陆VSS服务系统，点击业务单据→最新库存，选择门店，填写商品编码，或是直接查询，可根据查询内容显示查询结果，如下图所示：注：系统只显示查询结果前一千条记录，查询超过一千条请缩小查询范围或以导出查看。查询结果如下图所示3）数据导出点击“将查询结果导出到excel文档”，弹出如下图所示对话框，点击确定，选择保存的位置，将文件保存到目标位置。其中文件名可以根据需要更改。促销明细查询1）数据查询登陆VSS服务系统，点击业务单据→促销明细查询，查询页面如下图所示：选择门店、输入商品编码、销售日期，其中销售日期为必填项，其他条件选择填写。未输入条件查询，提示：必须指定最小销售日期，如下图所示：注：系统只显示查询结果前一千条记录，查询超过一千条请缩小查询范围或以导出查看。2）数据导出点击“将查询结果导出到excel文档”，弹出如下图所示对话框，点击确定，选择保存的位置，将文件保存到目标位置。其中文件名可以根据需要更改。4、门店商品清单进入“业务单据门店商品清单”模块，看到如下查询界面：选择查询条件后，按“查询”按钮，系统会将符合您的条件的商品清单罗列出来，并提供导出功能，查询结果如下：在此处可以查看该供应商所属商品的状态（正常，冻结）、销售范围（哪些店有经营某个商品）等信息。5、供应商业绩表现卡进入“业务单据业绩表现卡”模块，显示如下查询界面：选择相应的查询条件，如果只选择年月，那么查询出来的业绩表现卡是供应商版，如下图：如果既选择了年月又选择了大类，那么查询结果显示的是业绩表现卡大类版，如下图：6、批次库存调整单进入“业务单据批次库存调整单”查询模块，出现如下查询界面：输入相应的查询条件，然后点击“查询”按钮，系统会将符合您查询条件的单据展示在“单据目录”处，然后点击单号，显示批次库存调整单的详细内容页面，并提供打印和导出功能。7、扣项单查询进入“业务单据扣项单”查询模块，进入扣项单查询的界面输入查询条件，然后点击“查询”按钮，系统根据您的查询条件罗列查询结果另外这里只能将待结算的扣项信息查询出来。8、促销员考勤查询进入“促销人员考勤”查询页面，如下图：输入考勤卡号（必填），或者加上刷卡日期，点击“查询”按钮，系统即会将符合您的查询条件的促销员考勤信息罗列出来。五、消息管理1、邮件点击【消息管理】，出现消息管理的主界面，如下图所示：点击【邮件】，出现下图所示界面：左侧列表中包含了邮件的【写邮件】、【收件箱】、【发件箱】、【草稿】，【回收站】信息；点击【邮件】默认定位到【收件箱】；邮件在右边列表形式显示，单击需查看的邮件列可打开邮件，并对此邮件进行回复、转发、删除操作。单击写邮件可新建邮件，收件人右边提示，登陆用户所对应的默认对帐员地址。邮件可以暂存为草稿，在草稿箱可以找到暂存的邮件。可以为邮件添加附件，添加的附件需【浏览】指定完整路径后，点击【上传】。注意附件最大为4M，请将附件大小控制在4M内。重置发送，清空当前操作的邮件的内容。点击【发件箱】，右边列表显示发送邮件的信息，单击需查看的邮件列可打开邮件，并对此邮件进行转发、删除操作。点击【草稿箱】，右边列表显示暂存为草稿的邮件信息，单击需查看的邮件列可打开邮件，并对此邮件进行发送、删除操作。点击【草稿箱】，右边列表显示从收件箱、发件箱、草稿中删除的邮件信息。单击可查看删除的邮件的信息，可对该邮件进行恢复、删除当前、删除选中操作。2、群发消息消息管理→接收群消息，供应商只有群发消息接收权限。3、公文接收点击消息管理→公文接收，显示当前有效公文列表。单击需查看的公文，可查看公文的相应内容。供应商只能接收公文，不能发送公文，公文具有有效期，过了有效期视为失效。注意：很多重要的信息，比如单据作废、系统更改、重要通知等，都将通过公文发布。请养成及时阅读公文的习惯，防止出现未阅读公告对您造成损失！六、证照管理1、证照管理导航1）主页导航在证照管理中，供应商可以维护的证照种类有【基本证照】、【品类证照】、【旧品证照】、【新品证照】。进入【导航】模块后，可以看到如下界面：单击相应的图片就能进入到对应的证照新建界面中。2）首次登录联系人录入首次录入证照时，系统会自动弹出联系人对话框，需要填写入证照联系人，以方便联系。填写完毕后，以后的证照将默认为该联系人。也可以根据需要点击旁边的修改按钮，对内容进行更改。3）查看自己需提供的证照清单在证照管理证照清单查询模块，了解本供应商需要提供哪些证照信息。2、证照录入1）新建基本证照点击【导航】界面中的【基本证照】图片后，系统会跳转到如下界面：1.1.操作说明：在该界面中，选择【供应商类型】，供应商根据与万家合作的类型进行选择：1）当选择【生产型】时，直接录入相关证照信息；2）当选择为【代理或贸易型】时，系统会弹出选择框，选择录入的是供应商自己的证照时，请选择（代理商自己的证照），当选择录入供应商代理的生产商证照时，请选择（代理商的生产商证照），（须完整填写该生产商的名称）。以上操作完毕后，点击按钮【新建证照】。稍等片刻后，系统将显示本次录入的【单据编码】，并自动显示当前供应商信息。在下方将显示所有需要录入的基本证照，列出的证照必须全部录入完成后才能提交给管理人员审核。1.2.证照录入方法进入【基本证照】录入界面，点击按钮【新建证照】，即看到以下界面：§1录入第一条证照点击请选择下拉菜单，选中将要录入的【证照类型】。依次录入【证照编码】、【有效期至】、【年审日期】等信息备注：①【有效期至】请填写证照的有效日期的到期日期；②【年审日期】请填写下次年审日期。无年审要求的证照无需填写该项。点击【保存文字信息】按钮，系统返回“保存成功”，则一条证照信息的文字部分录入完毕。文字信息录入完毕后，还需要录入图片部分，点击【上传图片】。进入【证照图片维护页面】，点击【浏览】，选择需要上传的图片，点击【打开】，系统会自动上传选中的图片。稍等片刻后，会在图片展示栏内展示。确认图片上传无误后，点击关闭，该份证照信息就录入完毕了。§2重复刚才的操作，录入第二条证照，依此类推。§3修改已录入的证照信息当需要修改已保存的证照的文字信息时，请点击对应的证照【修改文字信息】按钮。系统会显示如下图：修改我们需要修正的信息。如果只修改【证照编码】、【有效期至】、【年审日期】等文字信息，点击【保存文字信息】按钮，系统返回“保存成功”，本次修改完成。如果还需要更新图片信息。点击【上传图片】，进入（证照图片维护页面）选择准备好的证照图片上传完毕后，本次修改完成。§4提交证照当所有【基本证照】证照录入完毕后，点击【提交证照】按钮，将证照提交给管理人员审核。如果还有证照没有录入而提交系统会给出提示：提交成功后将自动转到证照查看界面。2）新建品类证照点击【导航】界面中的【品类证照】图片后，转到如下界面：2.1.操作说明：在该界面中，选择【索证品类选择“请选择”】，会弹出选择框，请选择供应商自己所在的品类。选择录入的是供应商自己的证照时，请选择（代理商自己的证照）；当选择录入供应商代理的生产商证照时，请选择（代理商的生产商证照），（须完整填写该生产商的名称）。以上操作完毕后，点击按钮【新建证照】。稍等片刻后，系统将显示本次录入的【单据编码】，并自动显示当前供应商信息。在下方还将列出该品类必须录入的证照，请依次填写完整。2.2.证照录入方法：下面介绍【品类证照】录入方法。§1录入证照信息在下拉选项框中选择录入证照的名称，只需填写【证照编码】、【有效期至】。文字信息录入完毕后，点击【保存文字信息】按钮。系统返回“保存成功”，则本条证照的文字信息录入完毕。录入图片信息，点击【上传图片】，进入【证照图片维护页面】，选择对应的图片，图片上传成功后，本次录入完成。§2重复刚才的操作，录入第二条证照，依次类推。§3当录入完所有已列出的证照后，可以点击最下方的【增加证照】，系统将增加一条证照录入。§4修改已录入的证照信息：当需要修改已保存的证照的文字信息时，请点击对应的证照【修改文字信息】按钮。系统会显示如下图：修改我们需要修正的信息。如果只修改【证照编码】、【有效期至】、【年审日期】等文字信息，点击【保存文字信息】按钮，系统返回“保存成功”，本次修改完成。如果还需要更新图片信息。点击【上传图片】，进入【证照图片维护页面】，选择准备好的证照图片后，系统会自动上传图片，本次修改完成。§5提交证照当所有【品类证照】证照录入完毕后，点击【提交证照】按钮，将证照提交给管理人员审核。提交成功后将自动转到证照查看界面。3）新建旧品证照点击【导航】界面中的【旧品证照】图片后，转到如下界面：3.1.操作说明：在该界面中，点击按钮【新建证照】。稍等片刻后，系统将显示本次录入的【单据编码】，并自动显示当前供应商信息。3.2.证照录入方法：下面介绍【旧品证照】录入方法。§1录入证照信息点击请选择下拉选项按钮，选择上传文件名称。依次录入【证照编码】、【有效期至】、【商品条码】，待【商品条码】录入后，会自动带出商品名称，如果显示“无此商品条码”，请核对条码是否正确。文字信息录入完毕后，点击【保存文字信息】按钮。系统返回“保存成功”，文字信息录入完毕。然后，点击【上传图片】，弹出图片上传窗口，选择第一张图片，系统自动上传，并显示在左侧。如果需要录入第二张图片，则点击【添加一张图片】，增加一个新的图片录入框。重复刚才的操作选择第二张图片。以此类推，直到所有图片全部上传完毕。§2重复刚才的操作，录入第二条证照，依次类推。§3如有多份资料上传，可以点击最下方的【增加证照】，系统将增加一条证照录入。§4修改已录入的证照信息当需要修改已保存的证照信息时，请点击对应的证照【修改】按钮。系统会显示如下图：修改我们需要修正的信息。如果只修改【证照编码】、【有效期至】、【商品条码】等文字信息，点击【保存】按钮，系统返回“保存成功”，本次修改完成。如果还需要更新图片信息。点击【上传图片】，新增或覆盖已有的图片。§5提交证照当所有【旧品证照】证照录入完毕后，点击【提交证照】按钮，将证照提交给管理人员审核。提交成功后将自动转到证照查看界面。4）新建新品证照点击【导航】界面中的【新品证照】图片后，转到如下界面：4.1.操作说明：在该界面中，点击按钮【新建证照】。稍等片刻后，系统将显示本次录入的【单据编码】，并自动显示当前供应商信息。4.2.证照录入方法：下面介绍【新品证照】录入方法。点击请选择下拉选项按钮，选择上传文件名称依次录入【证照编码】、【有效期至】、【商品名称】、【商品条码】。说明：与【旧品检验报告】不同的是，这里需要录入【商品条码】和【商品名称】。§1录入证照信息文字信息录入完毕后，点击【保存文字信息】按钮。系统返回“保存成功”，则本次操作成功，证照文字信息录入完毕。下面录入图片部分。点击【上传图片】，弹出图片上传窗口，选择第一张图片点击【浏览】，选择本地图片，点击【打开】系统自动上传，并显示在左侧。如果需要录入第二张图片，则点击【添加一张图片】，增加一个新的图片录入框。重复刚才的操作选择第二张图片。以此类推，直到所有图片全部上传完毕。§2重复刚才的操作，录入第二条证照，依次类推。§3如有多份资料上传，可以点击最下方的【增加证照】，系统将增加一条证照录入。选择必录证照或者可选证照。§4修改已录入的证照信息当需要修改已保存的证照文字信息时，请点击对应的证照【修改文字信息】按钮。系统会显示如下图：修改我们需要修正的信息。如果只修改【证照名称】、【证照编码】、【有效期至】等文字信息，点击【保存文字信息】按钮，系统返回“保存成功”，本次修改完成。如果还需要更新图片信息。点击【上传图片】，新增或覆