企业内部控制制度之固定资产管理

固定资产管理第一节职责分离矩阵职责ABCDEFGHA×××××B×××C××D×××××××E××F××G×××H××××职责说明：×:表示需分离的职务A：购置执行B：验收C：使用或保管D：财务记账E：投保申请F：投保审批G：处置申请及执行H：处置审批第二节风险矩阵序号控制环节主要风险控制目标主要风险类别控制频率控制重要性等级控制活动法律风险资产安全风险报告风险经营风险战略风险12345678910111215-1固定资产的取得盲目购建导致产能过剩、闲置或购建、改造不足无法满生产经营需求。固定资产的购建计划符合企业实际生产经营需要√√按需中流程描述4.115-2固定资产验收新增固定资产验收程序不规范，可能导致资产质量不符要求，进而影响资产运行效果；验收程序明确清晰，固定资产符合标准和要求，确保购置资产质量。√√√按需中流程描述4.215-3固定资产验收未取得合法的权属证明，导致购置资产权属不清。取得合法权属证书√按需高流程描述4.315-4固定资产账务处理及登记造册固定资产登记内容不完整，可能导致资产流失、资产信息失真、帐实不符。制定适合公司的固定资产目录√√按需高流程描述4.415-5固定资产投保固定资产投保制度不健全，可能导致应投保资产未投保、索赔不力，不能有效防范资产损失风险。定期对固定资产进行投保，防范和控制固定资产的意外风险。√√年度低流程描述4.515-6固定资产使用与维护固定资产操作不当、失修或维护过剩，可能造成资产使用效率低下、产品残次率高，甚至发生生产事故或资源浪费。固定资产维修、保养及时、有效，确保固定资产处于良好运行状态。√√按需中流程描述4.6-4.815-7固定资产使用与维护固定资产管理混乱，责任不清，可能导致资产丢失、浪费、账实不符。固定资产调拨、内部转移应当提出申请并经审核批准后办理转移手续。√年度高流程描述4.915-8固定资产更新改造固定资产更新改造不够，可能导致企业产品线老化、缺乏市场竞争力。及时对固定资产进行更新改造，以保持产品的市场竞争力。√√按需高流程描述4.1015-9固定资产清査盘点固定资产丢失、毁损等造成账实不符，影响资产安全。固定资产损失的处置不合理导致企业经济损失。保证固定资产账实相符及资产安全，固定资产处置经过适当审批。√√年度高流程描述4.1115-10固定资产抵押固定资产抵押制度不完善，可能导致抵押资产价值低估和资产流失。规范固定资产抵押管理，确保抵押经授权审批及适当程序。√√按需高流程描述4.1215-11固定资产处置固定资产处置不合理导致企业经济损失固定资产处置经过适当审批√√按需高流程描述4.13-4.14第三节流程描述目的为了加强**面业股份有限公司（以下简称公司）固定资产管理的内部控制，确保固定资产的账实相符，提高固定资产的运行效果和经济效益。适用范围**面业股份有限公司。术语与定义固定资产：为生产商品、提供劳务、出租或经营管理而持有的，使用年限超过一年，单位价值较高，在使用过程中保持原来物质形态的有形资产，包括房屋、建筑物、机器设备、运输工具以及其他设备、器具、工具等。归口管理部门：生产车间设备及机器设备由设备部进行统一管理，其他设备由行政部统一管理关键控制活动固定资产的购建计划符合企业实际生产经营需要固定资产的购建严格按照《采购管理内控手册》、《工程项目管理内控手册》的规定执行。验收程序明确清晰，固定资产符合标准和要求，确保购置资产质量固定资产的验收外购固定资产应当由相关专业人员、使用部门进行验收，验收人员应对固定资产品名、规格型号、数量、质量等进行查验，并与采购合同、供货商提供的发票、合格证、货物清单等核对一致，验收人员应当仔细观察外观质量并进行技术测试，确保无质量问题。必要时试运行后方可验收合格。大型、技术性强的设备由归口管理部门组织使用部门及相关专业技术人员进行验收。外购固定资产需要安装调试的，验收人员应当先按照采购合同、供应商发货清单、合格证、技术资料进行查验，检查所购固定资产品种、规格、数量、质量、技术要求及其他内容是否符合要求，初步验收合格后才能进行安装调试，安装完成后应当进行第二次验收。固定资产验收合格后由使用部门填制《资产验收调拨单》，并由使用部门相关人员签字确认，交归口管理部门相关人员签字。《资产验收调拨单》一式三联，资产使用部门、归口管理部门、财务部各留一联。外地办事处对购入的固定资产进行验收合格后，需向归口管理部门提供《资产验收调拨单》并附上相关固定资产照片。验收不合格的固定资产不得接收，由验收人员及时通知采购人员与供应商协商解决，按照合同等有关规定办理退换货或采取其他弥补措施。由工程项目完工后形成的新增固定资产验收，按照《工程项目管理内控手册》相关规定进行验收。非货币性资产交换、债务重组、企业合并、投资方投入、无偿拨入、融资租赁取得的固定资产等参照采购外购固定资产进行验收。经营租赁的固定资产由归口管理部门做好备查登记，不得与公司固定资产混淆。取得合法的权属证明，保证购置资产权属清晰公司取得的房屋、建筑物、运输工等具有权属证明的资产，行政部应及时办理并取得合法的权属证书及相关证明资料。公司分布在各地的房屋、建筑物的权证应当由行政部统一妥善保管。完善资产登记内容，确保资产信息真实完整建立固定资产台账为了汇总反映公司各类固定资产的增减变动和结存情况，固定资产交付使用后，资产归口管理部门应及时整理固定资产资料，按固定资产类别建立《固定资产台帐》，对固定资产的增减进行管理与核对。各资产使用部门相关人员负责建立本部门内固定资产的实物管理台帐并进行管理。固定资产台账应详细记录固定资产的卡片编号、名称、规格、附属物、使用单位、所在地点、开始使用日期、中间停用日期、使用年限、使用部门及责任人、大修理次数和日期、转移调拨情况、报废清理情况等详细信息。固定资产使用部门与归口管理部门应定期对固定资产台账信息进行维护、更新，确保固定资产台账信息与资产实际情况一致。财务部应根据固定资产的定义，结合自身实际情况，制定适合本企业的固定资产目录。对于固定资产的各组成部分，如果各自具有不同使用寿命或者以不同方式为企业提供经济利益，从而适用不同折旧率或折旧方法的，该各组成部分实际上是以独立的方式为企业提供经济利益，应当分别将各组成部分确认为单项固定资产。财务部在确认单项固定资产时，应当与归口管理部门进行沟通，详细了解固定资产使用功能、使用寿命、运行方式等信息，必要时应实地查看固定资产，以便合理、准确将各组成部分确认为单项固定资产。财务部应当按照单项资产建立固定资产卡片，详细记录各项固定资产的来源、设备编号、固定资产成本、投入使用日期、使用年限、折旧方法、累计折旧、月折旧额、使用地点、责任单位和责任人等信息。财务部按照单项资产建立固定资产卡片，应记载该项固定资产的编号、名称、规格、附属物、使用单位、所在地点、开始使用日期、中间停用日期、原价、使用年限等详细资料。财务部应统一制作固定资产标签，注明固定资产编号、名称、规格、投入使用日期等信息，交使用部门粘贴于对应固定资产的适当位置。固定资产使用人或归口管理部门如发现固定资产标签脱落、遗失，应当及时向财务部申请补制标签并粘贴。财务部应当按《企业会计准则》的规定，对资产进行核算。财务部应定期与归口管理部门的资产台账核对，保证信息的真实、完整、一致。定期投保，防范和控制固定资产的意外风险财务部应根据固定资产的状况，确定投保范围，定期对固定资产进行投保，防范和控制固定资产的意外风险。投保时由财务部提出申请，部门负责人审核，财务总监审批后办理投保手续。保险合同的签订，按照公司《合同管理控制手册》的相关规定执行。已投保的固定资产发生损失的，由归口管理部门及时向保险公司报案，根据保险合同确定的索赔金额，办理索赔手续。及时制定生产设备使用规程并进行有关的维修和养护 对新投产的大型复杂设备，由设备部牵头，生产车间相关技术人员协助制订设备使用操作规程。设备使用部门的车间主任年初根据生产计划制定设备检修计划，报生产车间负责人审批后执行。设备使用部门相关人员应按照维护保养计划对固定资产进行定期维护、保养，并由车间主任填制《设备维护跟进表》，切实消除安全隐患，提高固定资产使用寿命和效率。使用部门应当根据各设备运行环境要求及公司的具体情况为设备提供合适的工作环境，确保设备正常、安全运转。设备使用部门应当做好日常巡查工作，检查各设备的运行、工作环境等情况并做好《设备点检记录表》，发现问题及时处理。设备在运行过程中出现故障需要停机修理的，由使用部门相关人员及时现场勘察，了解设备运转情况，分析、诊断故障原因，及时进行维修，确保设备尽快正常运转，最大限度减少设备故障对生产经营的影响。如维修需购买维修材料，应按《采购管理控制手册》的相关规定执行。修理完毕后将停机时间记录于《停开机记录表》上并填制《设备检修记录》。如车间不具维修能力，需聘请外部维修单位（人员）进行维修时，由机修工填制《外派维修单》，并按规定履行审批手续。（1）维修费用估计在10000元（含）以上，报车间主任审核、车间负责人审批。（2）维修费用估计在10000元以上的，报车间主任、车间负责人审核、归口管理部门负责人审批。非生产设备委外维修需经过适当审批非生产设备，委外修理的流程：使用部门相关人员向固定资产管理员提出申请，固定资产管理员可委托外部维修人员进行维修，如果固定资产管理员不能判别是否需要委托外部人员进行维修的需向归口管理部门负责人进行申请，由其决定是否委托外部人员维修。委外维修完毕后须经有关人员验收并列明维修的工作量，保证维修费用结算的准确性维修完成后，一般由使用部门相关人员验收并在《资产验收调拨单》上详细列明维修部位、更换零件及维修金额并签字确认。外部维修人员留一联以据此结账，使用部门和归口管理部门各留一联以更新固定资产台账记录。严格按照公司《营运资金管理手册》的规定履行审批手续后支付聘请外部专业人员的维修费用。对于尚在保修期内的固定资产发生的故障，使用部门应及时联系供应商或厂商按合同约定进行维修或退换货并报资产归口管理部门备案。经有效审批后进行固定资产调拨并及时更改固定资产有关资料所有固定资产在公司内调拨转移应经相应的审批，未经审批，不得私自调拨转移固定资产。调入方根据实际情况需调拨固定资产的，由其填写《资产验收调拨单》，列明调拨原因、拟调拨固定资产卡片编号、名称、规格、数量、调入调出部门等信息，如涉及大型资产的调拨还需列明调拨方案。由调入和调出部门负责人审核，归口管理部门负责人审批后，方可进行实物的转移，调入部门验收合格后相关人员在《资产验收调拨单》中签字确认。大型资产的调拨，由调入方和调出方共同拟定调拨方案，由调入方和调出方负责人、归口管理部门负责人审批。固定资产调拨后，使用部门、归口管理部门和财务部应及时根据《资产验收调拨单》更新相应的固定资产卡片信息、固定资产台账、标签等。及时进行更新改造，以提高产品市场竞争力归口管理部门定期调研、评估固定资产的技术性能是否满足公司运营要求，结合公司资金状况等实际情况，不断促进固定资产技术升级，淘汰落后设备。总经理或董事长根据归口管理部门调研情况下达立项目标，归口管理部门根据立项目标进行立项，报归口管理部门负责人、分管领导审核、总经理审批。归口管理部门与生产管理部沟通后编制《年度经营计划》（含技改费用预算），报分管领导审核其计划的合理性、财务总监审核预算后报总经理审批。归口管理部门负责人依据经批准的《年度经营计划》依次编制《工艺路线图》、《布置图》、《整装图》和《零件图》。零件委外加工由采购部选择加工厂，加工厂的选择见《采购管理手册》。归口管理部门相关人员依据《零件图》对加工好的零件进行验收，并根据《整装图》和《布置图》进行布置组装，调试好后交设备使用部门验收。生产管理部门组织归口管理部门、设备使用部门负责人、品质管理部、采购部及生产管理部的分管领导共同验收，并形成《项目验收纪要》，参与人员在其上面签字。验收过程中发现比较重大的不合格情况，则中止验收，要求返工整改，待整改完后复验。验收过程中发现的小瑕疵，在《项目验收纪要》中要说明具体情况，并要求在规定的时间内进行整改，并出具整改通知书。技改项目的结算：财务部牵头组织采购部、设备归口管理部门进行项目结算，报财务总监审阅。技改资料的保管：各技改项目负责人需将技改资料报到设备部分管领导统一管理，并且每月更新一次。定期进行清查盘点，确保固定资产账实相符为确保公司固定资产做到账实相符，每年年底由财务部负责组织固定资产的清查盘点工作，清查盘点每年进行一次，此外财务部可根据实际情况需要组织有针对性的不定期抽盘。财务部负责编制固定资产盘点计划，经财务部负责人、财务总监审批，审批通过后向使用部门和归口管理部门传达盘点计划，进行人员的安排，发放盘点表，提前做好盘点的各方面准备。固定资产盘点前，财务部应将固定资产明细账与归口管理部门固定资产台账相互核对一致，确保账账相符。盘点时，由归口管理部门、财务部及资产使用部门共同参与。盘点人员应完整准确地填写《盘点表》。固定资产盘点表应当由盘点人、监盘人核实无误后签名确认。盘点表由归口管理部门归档保存。由财务部对盘点结果进行汇总后提交归口管理部门，归口管理部门组织使用部门对固定资产的盘盈、盘亏及使用状态不佳需报废的资产进行原因分析，及时形成处理建议，落实责任人后编制《固定资产盘盈、盘亏及报废资产处理意见汇总表》按4.11.7的审批权限进行审批。经审批后对盘盈、盘亏或报废的固定资产，由使用部门和归口管理部门负责填制或注销台帐，财务部负责更改固定资产相关账务及卡片。盘点过程发现固定资盘亏、报废、毁损、被盗、淘汰时，应查清原因、分清责任、分析原因并按下列程序进行处理：编制《固定资产盘盈、盘亏及报废资产处理意见汇总表》财务部负责人审核，对确认的资产损失提出财务处理意见，报财务总监审核后，总经理审批。重大资产损失还应由中介机构出具经济鉴定证明。每年末，财务部门及相关专业人员沟通后对资产进行减值测试，其中重大资产减值还需组织相关中介机构对资产进行价值重估。如发现有减值迹象的，财务部应出具固定资产减值报告。资产减值10万以内的经财务部负责人审核、财务总监审批；资产减值在10万以上100万元以下的依次经财务部负责人、财务总监审核后，报总经理审批。资产减值100万元以上300万元以下的需报董事长审批。减值金额占公司最近一个会计年度经审计的归属于母公司所有者的净利润绝对值的比例在30%以上且绝对金额超过人民币300万元的需报董事会审议批准。规范固定资产抵押管理，确保抵押经授权及审批公司因融资等需要将固定资产进行抵押时，由主管投融资的财务经理编制抵押方案并附上抵押物清单,列明固定资产编号、名称、权属证书、原值、净值、评估值等相关信息；抵押方案逐级上报财务部负责人审核、财务总监、总经理审核后，按照《公司章程》的规定进行审批。经审批后，财务部及时办理抵押手续，抵押资产需要评估时应当进行评估。财务部应建立《抵押资产备查簿》，及时记录固定资产抵押信息。资产报废的确认固定资产出现下列条件之一的，可以申请报废：使用年限过长，功能丧失，完全失去使用价值，或不能使用并无修复价值的。产品技术落后，质量差，耗能高，效率低，已属淘汰且不适于继续使用，或技术指标已达不到使用要求的。严重损坏，无法修复的或虽能修复，但累计修理费已接近或超过市场价值的。主要附件损坏，无法修复，而主体尚可使用的，可作部分报废。资产的报废申请由固定资产使用部门提出申请，并附上损失相关的证据资料等报本部门负责人审核，由归口管理部门负责人组织相关人员对资产报废情况进行核实鉴定，对确认的资产损失提出审核意见，财务部负责人对确认的资产损失提出财务处理意见，报财务总监审核后，总经理审批。资产处置程序经有效审批，保证符合公司利益对拟出售或投资转出的固定资产由资产归口管理部门提出固定资产处置申请，归口管理部门负责人审核，报分管领导审核后交财务部填写固定资产的原值、累计折旧、减值准备、净额等相关财务信息后，交财务部负责人审核。归口管理部门部组织使用部门、财务部等相关部门对拟转让固定资产的价值进行评估，在固定资产处置申请中填写评估意见，列明预计处置价格，报财务总监审核。重大资产转让应聘请中介机构进行资产评估。对于大型生产设备在作出出售或投资转出的决策前，公司财务部门、归口管理部门等相关部门上要进行深入的调查研究，并组织有关专家、专业人员进行评审，拟定可行性研究报告和评估报告，将利益和风险进行充分分析，同时提供相关的资料供决策部门决策使用。审计部门负责审核公司资产处置行为的经济性、合法性和可行性，对资产处置过程履行监督职能。固定资产出售或投资应按《公司章程》的规定进行审批。固定资产处置后，归口管理部门和使用部门应及时更新固定资产信息，财务部门应及时进行账务处理及更新卡片信息。符合关联交易的固定资产转让的审批按照《关联交易管理制度》执行。重大固定资产转让可参照公司招标管理的相关规定进行招标。转让需签订合同的，应当按照公司《合同管理控制手册》的相关规定执行。

第四节流程图第五节权限表工作事项相关部门/人员使用部门调入部门调出部门归口管理部门采购部门财务部车间负责人分管领导财务总监总经理董事长董事会股东大会事项权限控制(如金额)相关人员负责人相关人员负责人相关人员负责人相关人员负责人相关人员相关人员负责人外购固定资产的验收相关专业人员参与验收①签字确认②参与验收①填制资产验收调拨单并签字②签字确认②大型、技术性强的设备的验收相关专业人员参与验收①签字确认②参与验收①填制资产验收调拨单并签字②组织验收①签字确认②固定资产投保申请①办理④审核②审批③生产设备的维修与保养车间主任制定检修计划①定期维护保养③车间主任填制设备维护跟进表④审批②聘请外部单位人员）维修维修费用在1万元（含）以下机修工填制外派维修单①车间主任审核②审批③维修费用在1万元以上机修工填制外派维修单①车间主任审核②审批④审核③非生产设备委外维修固定资产管理员能判别是否需要委外维修申请①审批②联系外单位维修③非生产设备委外维修固定资产管理员不能判别是否需要委外维修的申请①审核②联系外单位维修④审批=3\*GB3③固定资产内部调拨填写资产验收调拨单①审核②审核②审批=3\*GB3③重大固定资产内部调拨参与拟定方案，并填写资产验收调拨单①审核②参与拟定方案①审核②审批=3\*GB3③固定资产更新改造立项审批定期调研①立项=3\*GB3③审核④审核⑤总经理或董事长下达立项目标②审批⑥总经理或董事长下达立项目标②年度经营计划生产管理部门协助编制①编制①审核②审核③审批④更新改造后的设备生产管理部门组织验收⑤验收=5\*GB3⑤验收委外加工零件③布置组装并调试④依次编制工艺路线图、布置图、整装图、零件图①选择零件加工厂商②技改项目的结算参与结算①采购部参与结算①组织结算①审阅②固定资产盘点计划编制①审核②审批③固定资产盘点结果处理程序参与盘点=1\*GB3①参与盘点=1\*GB3①分析盘点结果提出处理建议=3\*GB3③审核=4\*GB3④组织盘点①汇总结果=2\*GB3②审核后提出财务处理意见=6\*GB3⑥审核=5\*GB3⑤审核=7\*GB3⑦审批=8\*GB3⑧资产减值测试减值金额10万以内与相关专人员沟通后出具减值报告=1\*GB3①审核②审批=3\*GB3③减值金额10万以上100万以下与相关专人员沟通后出具减值报告=1\*GB3①审核②审核③审批④减值金额100万以上300万以下出具减值报告=1\*GB3①审核②审核③审核④审批⑤减值金额占公司最近一个会计年度经审计的归属于母公司所有者的净利润绝对值的比例在30%以上且绝对金额超过人民币300万元的出具减值报告=1\*GB3①审核②审核③审核④审核⑤审批=6\*GB3⑥固定资产抵押方案未达到董事会权限的投融资财务经理编制抵押方案①审核②审核③审批④达到董事会审批权限的（注1）投融资财务经理编制抵押方案①审核②审核③审核④审批⑤达到股东大会审批权限的（注2）投融资财务经理编制抵押方案①审核②审核③审核④审议⑤审批⑥固定资产报废申请①审核=2\*GB3②组织核实提出处理意见③提出财务处理意见⑤审核④审核⑥审批=7\*GB3⑦固定资产转让及投资未达到董事会权限的申请①审核②组织评估列明预计处置价格⑥填写财务信息④审核⑤审核③审核⑦审批⑧达到董事会审批权限的（注1）申请①审核②组织评估列明预计处置价格⑥填写财务信息④审