德新焦化公司行政事务管理制度

行政事务管理制度编号：Q/WJ-HY-WI-11-Z-011、总则1.1为加强公司行政事务管理，理顺公司内部关系，使各项管理标准化、制度化，提高办事效率，制订本制度。1.2本制度所指行政事务包括公文管理、会议、接待、办公用品、后勤保障、档案、印章、保密、车辆、报刊及邮发管理等。2、公文管理2.1公司办公室是公司文件处理的管理机构，负责公司文件的管理工作，并指导各部门文件处理工作。2.2公司文件由公司领导亲自拟制或由公司办公室根据公司领导决策和意图拟制。部门文件由部门自行拟制。2.3文件拟制的基本要求：2.3.1准确反映公司决策和领导意图。2.3.2观点鲜明、条理清楚、层次分明，结构严谨、文字练达、标点符号使用恰当，人名、地名、时间、数字、引文要准确。2.3.3合理使用文种。2.3.4联合行文，要征求各联合部门的意见或由各联名部门共同起草。2.4办公室对文件印制质量、行文的文种与格式负责。2.5拟稿人负责校核文件。对外文件由办公室主任负责审核。文件校核主要有以下几方面内容:2.5.1是否确需行文。2.5.2内容是否符合公司决策及有关的规章和规程，是否同已发布的相关文件相衔接。2.5.3提出的措施和办法是否符合实际，切实可行。2.5.4内容涉及的部门是否经过协调、会签，意见是否一致。2.5.5文字表达是否准确、简明扼要、条理清楚、语法规范，打印有无错误。2.5.6文件格式是否符合要求，文种的选择是否适当，编号是否正确，发布范围是否合理。2.6文件发文前均应送相关主管领导审批，明确发文范围。文稿一经领导审批，一般不得再行修改。如确需修改的，需报经原审批领导复审。领导审批稿件应归档保存，以备查阅。2.7根据公司领导工作职责分工，文件审批权限为：2.7.1一般日常生产营运事务的文件，由分管领导签发；部门文件由办公室主任复核后发放。2.7.2凡政策性强、涉及的问题比较敏感，涉及到公司内部重大政策的财务、预算、计划、人事任免（依据干部任免权限）、机构设置及编制、经济合同、协议以及以公司名义发布、上报的等方面的文件，由总经理签发。2.7.3凡公司的重大决策、重大项目、重要人事（部门经理及以上）调整等，对公司产生重大影响的文件，送总经理审阅，需呈公司董事长签发。2.8公司办公室在缮印文件时，应按领导审批的范围份数进行印制，做到迅速准确、字样清晰、装订整齐、符合格式。校对人对复印的稿件负责。秘密文件的印刷、校对按保密制度指定专人进行。2.9发文要登记，填写发文登记表。公司行文统一编号为：2.9.1公司正式文件：德新焦化字［２００9］××号、签发人：×××2.9.10公司会议纪要：德新焦化（）会议纪要××号、签发人：×××2.9.11质量体系文件或公司其它文件文件标号按《文件编码办法》施行。2.9.12密级文件应在文件首页右上角标注密级标识。2.10收文应记录，并做好分类管理、传阅、保存工作。员工调离时应办理文件移交手续。2.11公司外来文件应由办公室资料管理员负责登记、办公室主任签署拟办意见、送领导批办。领导批办的文件事项由指定部门落实，办公室督办并汇报。2.12领导批办文件时应具体明确：传阅层次、办理要求、完成时间、办理部门，防止批办的工作因含糊而未及时落实。2.13承办部门负责人应及时组织落实领导批办的工作任务，凡属本部门职权范围内的事项，应直接予以解决；涉及其它部门业务的事项，主办部门要主动会同有关部门办理；须报请公司领导审批的重要事项，应由主办部门提出处理意见，如涉及其它部门时应协商并取得一致意见，然后送请公司领导审批。办理完毕，通知办公室核验，文件移交办公室保存归档。2.14利用传真系统传送文件时，必须确认文件的实收情况。凡需存档或送请领导批示的传真件应复制后再行处理，以利长期保存。2.15其它具体实施按湖南五江轻化集团有限公司《公文处理流程及标准》施行。3、会议与接待3.1公司办公室负责公司及副厂级以上领导主持召开的各种会议的组织和服务工作。3.2准确了解领导的意图，掌握会议主题、会议时间、会议地点、要求出席人员、与会人员应准备的材料等，及时通知到位，必要时留下通知记录。3.3会议期间，根据不同层次的会议要求，提供相应的会议服务：会场准备与布置、会议记录、茶水供应、通讯服务、满足领导临时需求、与会者生活安排等。3.4会后清理会场，打扫卫生，编制会议纪要等。3.5公司来客通常由办公室负责接待。接待人员应热情大方，遵守员工文明礼仪规范，维护公司形象和利益；并根据来访意图正确及时引导来客与相关部门或领导会见。3.6公司重要客人应安排好会客地点，供应茶水，并根据领导意图安排好生活。3.7其它按《公司来宾接待办法》执行。4、办公用品管理4.1办公用品由公司办公室负责管理。4.2办公用品的购发：4.2.1每月月底前，各部门（科室）的负责人将该部门所需要的办公用品编制计划提交公司办公室。4.2.2公司办公室制定专人制定每月办公用品计划及预算；经主管领导审批后负责将办公用品购回，根据实际工作工作需要有计划的分发给部门。由部门（科室）负责人签领。4.2.3除正常赔给的办公用品外，若还需要用其他用品的须经办公室主任批准后方可领用。4.2.4公司新聘工作人员的办公用品，办公室根据人事科《上岗通知单》和部门（科室）负责人提供的名单和用品清单，负责为其配齐，以保证新聘人员的正常工作。4.2.5负责购发办公用品的人员要做到办公用品齐全、品种对口、量足质优、库存合理、开支适当、用品保管好。4.2.6负责购发办公用品的人员要建立帐本，办好入库、出库手续。4.2.7办公室用品管理一定要做到文明、清洁、注意安全、防火、防盗、严格按照规章制度办事，不允许非工作人员进入库房。4.3其他按《公司用品管理办法》执行。5、印章管理5.1公司办公室负责公司所有印章的管理工作，应建立印章管理台帐，对用印情况进行督导。公司各类印章均指定专人进行保管，暂定下列印章和相应保管人：5.1.1公司行政章、合同专用章由办公室主任负责保管。5.1.2公司财务专用章和法人代表章由财务科科长负责保管。5.1.3发票专用章由财务部出纳保管。5.1.4质量体系受控文件章和外来文件章由办公室资料管理员负责保管。5.1.5各部门（科室）内部公章由各部门负责人负责保管。5.2印章保管人必须认真履行用印登记制度，注明用印人姓名、用印事由(内容)、用印日期、领导签字、借印归还日期等主要事项。5.3凡以公司名义制发的文件，须有总经理签发的文稿，方予用印。文件用印后，文稿连同加盖印章的两份正式文件存档保管。如发现文件不符合要求，监印人有责任向有关人员提出意见，经修正，送总经理签字后，方予用印并填写用印登记。5.4合同（协议）的用印应经公司总经理签批，方可加盖我司合同专用章，并将公司领导的批示连同已盖章的合同（协议）的原件和复印件一起存档；并要求合同内容完整，经办人签字。5.5公司原则上不出具空白用印件。确需空白加印件时必须经公司副厂级以上领导审批。5.6借用公司印章外出办事必须经公司总经理签批，并按所规定的时限交还。5.7对于私自使用印章或借出印章后使用超出签批范围的，要根据情节轻重予以处理。5.8印章保管人所属部门负责人对印章保管人运用印章负有监督责任，并相应承担领导责任。5.9各部门如需使用印章，应向管理部申请刻制。如因部门变动停止使用时，应将原印章交办公室封存或销毁。5.10其他按《公司印章管理制度》执行。6、档案管理6.1为对公司的文件档案实行规范化管理，提高存档文件材料的质量，方便查寻和参阅，特制订本规定。6.2本规定所指之文件档案，为公司在经营活动中形成的以文件资料、电报、传真、书信、图表、簿册、像片、录音带、录相带、电脑盘片等载体记载的各种有价值的记录资料及外来政府公文、合同协议、技术图文资料等。6.3凡与公司生产经营、业务拓展活动相关的，具有查考、利用价值的文件材料均应列入归档文件的范围。6.4对拟归档的文件资料，在归档之前,应根据该文件的时间、内容、形式和签发部门，进行准确分类和编号。6.5为了方便查寻，对已经分类好的文件要登记、立卷，并填写详尽的《卷内文件目录》和《案卷目录》。机密文件另类归档。6.6对同一卷内的文件的排列要遵循如下原则：6.6.1保持联系，便于查找；6.6.2按重要程度或形成时间排列；6.6.3批复、批示在前，请示、报告在后；6.6.4正件在前，附件在后；6.6.5正本在前，定稿在后；6.6.6转发件在前，被转发件在后；6.6.7检查工作形成的调查报告等结论性材料在前，依据性材料在后。6.7归档的文件原则上要求为原件,并要求字迹清楚、无污损或残缺,特殊情况只能存复制件或残损件的,要在目录的备注档内注明原由。为使入卷的文件整齐、美观、方便查阅，文件的签发件和印发件可分开存放。6.8归档资料应包括下列内容：6.8.1公文资料：公司红头文件、总公司文件、重要会议纪要、经营决策、人事任免、规章制度、重要外来文件、法律法规、合同等等；6.8.2人事档案：履历表、身份证、学历证明、资格证明、业绩证明、简历、聘用合同书、考核记载、重大活动记载、重大奖惩记载、照片、培训记载等等；6.8.3财务档案：原始凭证、票据管理、各总分类帐、现金帐、报表等等；6.8.4技术档案：企业产品标准体系、工艺文件、技术规范、质量管理文件、各种质量活动记录、外来标准等等；6.8.5设备档案：设备台帐、设备技术与使用说明书、合格证明、安装调试记录、运行记录、大修记录、事故记录、技改记录、图纸、计量器具校验等等；6.8.6其它：公司各类证书、荣誉、资质、供方资料、客户资料等等。6.9公司的所有文书类档案资料由办公室集中收存管理，财务报表、凭证、帐簿等财务文件由财务科专人保管，员工人事档案交由人事科统一保管，设备档案、技术资料由相关部门整理后交办公室资料室保存。6.10公司员工因工作需要，需从资料室借阅已归档的文件资料的，须经主管领导或办公室批准，机密文件应得到总经理批准，并办理登记手续。并必须在指定期限内归还；借走的文件不得涂改、复印、摘录、撕毁或转借他人。6.11已归档的文件要定期清理，对内容已发生变化并与新文件内容有出入或相抵触、有效期已过失去保存意义和查考价值、分发较广且有出处可查的一般性文件以及机密文件的草稿，在经办公室主任同意并报公司领导批准后集中予以销毁。6.12其他按《公司资料档案室管理制度》执行。7、保密制度7.1密级文件分“机密”和“绝密”两种。密级文件由公司领导指定专人负责起草，起草的密级稿件应注明“机密”或“绝密”，起草完毕后及时送交专职打字员打印；密级件作废的稿纸不得随便摆放在桌上、字纸篓里，应妥善保管，集中销毁。7.2打印密级件时，应在材料封面打印上“机密”或“绝密”标注，无关人员不得站在周围观看；对于电子密级件要加密；密级件的校对，应由起草人负责，不得随便让他人帮忙校对。7.3文件交接由办公室文件专人或公司领导指定人员负责，交接后应及时采取保密措施，不得随便放置。严格按控制范围传递文件，不得让非批准承阅人员接触。7.4文件、资料的保管一方面要保证资料完整，不丢失、不损坏，同时对密级件又要进行保密。各部门的文件管理由相应责任人负责，下班或离开办公室时应锁好文件柜，把密级件妥善放好后才能离开；档案管理人员不得将自己的钥匙随便交给他人使用。7.5密级资料包括：重大经营决策、暂不公开的决定、重要客户信息、财务报表、财务帐、关键技术文件与核心工艺文件、不合格产品质量信息等等。7.6密级文件的销毁应经总经理批准，销毁时不得随便扔进纸篓，须使用碎纸机或焚毁，由二人监销，并做好登记。7.7相关人员应树立高度保密意识，遵守公司的保密制度，严守公司机密；不得与无关人员谈及或在公众场合谈及公司的机密内容；不得传播机密。7.8发现失密、泄密现象，要妥善处理，及时上报。7.9凡违反本规定者，视其情节可给予经济处罚、通报批评、追究法律责任等不同的处罚。8、车辆管理8.1生产用叉车、铲车由所属部门安排专人负责驾驶和维护，不得随便让他人驾驶，如果出现非固定司机开车而造成车辆损失的，由责任部门和责任人负全部责任。8.2健全车辆档案，车辆的有关资料及有关有效证件交档案管理员负责管理。8.3其他按《公司用车管理制度》执行。9、电话传真9.1使用电话,应注意简明扼要，提倡一分钟电话；上班时间，要尽量少打、短打私人电话。9.2电话属公司公共财物，各位员工应自觉爱护、减少损坏。9.3长途电话管理：为降低成本，实行部门主管责任人制限额管理，使用方法另行通知。9.4传真机设专人管理，传真件的收发由专人负责并登记，为保证传真机线路的畅通，配备传真机的电话一律禁止通话使用。9.5通讯费的报销办法另行规定。10、报刊及