大学审计业务档案管理实施细则

大学审计业务档案管理实施细则第一章总则第一条为规范学校审计档案管理工作，保证审计档案质量，有效保护和利用档案，根据《审计机关审计档案管理规定》《第2308号内部审计具体准则一一审计档案工作》《燕山大学档案管理办法（试行）》和《燕山大学内部审计工作规定》等文件规定，结合学校审计工作实际，制定本细则。第二条本细则所称审计业务档案，是指审计处和审计人员在审计实施过程中形成的、具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子和实物等形态记录材料及不同形式的历史记录，主要包括财务审计档案、经济责任审计档案、基建修缮工程审计档案、审计调查等内容资料，是学校档案的重要组成部分。第三条本细则适用于审计处、审计人员及其所从事的内部审计活动。外部审计机构或人员接受学校委托、聘用，承办或者参与学校内部审计项目，应当遵守本细则。第二章一般原则第四条审计人员在审计实施结束后，应当及时收集审计档案材料，按照立卷原则和方法进行归类整理、编目装订、组合成卷和定期归档。第五条审计档案实行“谁审计谁立卷”“审结卷成”“定期归档”的责任制度。立卷归档工作应列入项目审计计划，由审计组指定专人负责文件材料的收集、整理和立卷工作，做到边审计、边收集整理，审结卷成。第六条审计档案质量的基本要求是：审计档案材料应当真实、完整、有效、规范，并做到遵循档案材料的形成规律和特点，保持档案材料之间的有机联系，区别档案材料的重要程度，便于保管和利用。第七条审计业务档案管理工作在业务上接受省审计厅内部审计监督机构、内部审计机构和学校档案馆的指导和监督。第八条内部审计项目负责人应当对审计档案的质量负主要责任。审计处设兼职档案管理员一名，负责对审计档案归总、集中编目并移交等工作。第三章审计业务档案第九条审计业务档案质量的基本要求是：审计业务档案材料应当真实、完整、有效、规范，并做到遵循档案材料的形成规律和特点，保持档案材料之间的有机联系，区别档案材料的重要程度，便于保管和利用。第十条审计业务档案立卷时，应当遵循按项目组卷、按性质分类、按单元排列原则。审计人员应当按审计项目立卷，不同审计项目不得合并立卷。跨年度的审计项目，在审计终结的年度立卷。第十一条应归入审计业务档案的文件材料分类：（一）立项性文件材料，如审计通知书、审计项目委托协议书等；（二）证明性文件材料，如审计证据，审计工作底稿等；（三）结论性文件材料，如审计报告、审计移送处理书等；（四）其他备查文件材料。第十二条审计业务档案中各类性质文件材料的排列要求：（一）立项性文件材料，各组材料按形成的时间顺序、结合其重要程度予以排列；（二）证明性文件材料，各组材料按项目审计方案所列审计事项对应的顺序、结合其重要程度予以排列；（三）结论性文件材料，各组材料按其重要程度予以排列；（四）其它备查材料，各组材料按形成的时间顺序、结合其重要程度予以排列。第十三条审计业务档案内每组材料内部的排列要求：（一）正件在前，附件在后；（二）定稿在前，修改稿在后；（三）批复在前，请示在后；（四）批示在前，报告在后；（五）重要文件在前，次要文件在后；（六）汇总性文件在前，原始性文件在后。第十四条各类审计项目应归档的材料清单:（一）经济责任审计项目：审计业务委托书；审计通知书；审计工作底稿和调查记录；审计报告；整改情况报告；其他有关材料。（二）工程类审计项目：审计业务委托书；工程项目审计送审表；审计报告；其他相关资料。（三）财务及专项审计项目：审计业务委托书；审计通知书；审计工作底稿和调查记录；审计报告；整改情况报告；其他有关材料。第十五条行政档案按照文件或事项归类，分年度归集为审计档案。文件印发或事项完结后按照学校的规定及时归档。应归入行政档案的文件材料清单：（一）学校审计工作的规章制度、年度计划、工作总结、请示批复、获奖文件证书、统计报表等材料；（二）审计处的内部管理规章制度、重要会议纪要等材料；（三）其他应归入行政档案的文件材料。第四章审计业务档案的保管和利用第十六条立卷人完成审计业务档案归类整理，经审计项目负责人审核、档案管理人员检查后，审计处兼职档案员按照学校规定，负责整理组卷，编排页号或件号，填写移交文件目录，在规定时间向学校档案馆移交，随用随调。第十七条审计档案的归档及保管期限按档案馆档案管理相关期限执行。第十八条审计处强化电子审计档案管理，确保电子审计档案的真实、完整、可用和安全。审计工作中形成的具有保存价值的电子审计业务资料，应当采用有效的存储格式和存储介质保存，建立健全防篡改机制，确保电子审计档案的真实、完整、可用和安全。第十九条审计业务档案借用、查阅，一般限定在审计处，审计处以外的单位有特殊情况需要查阅、复制审计业务档案或者要求出具审计业务档案证明的，应经审计处主要负责人或分管审计工作校领导审批，国家有关部门依法进行查阅的除外。第二十条损毁、