永兴日化行政管理制度

行政管理制度前言第一条为了加强公司的规范化管理，完善各项工作制度，促进公司发展壮大，提高经济效益，根据国家有关法律、法规及公司章程的规定，特制定本管理制度。第二条公司全体员工都必须遵守公司章程，遵守公司的规章制度和各项决定。第三条公司的财产属股东所有，公司禁止任何组织、个人利用任何手段侵占或破坏公司财产。第四条公司禁止任何所属机构、个人损害公司的形象、声誉。第五条公司禁止任何所属机构、个人为小集体、个人利益而损害公司利益或破坏公司发展。第六条公司通过发挥全体员工的积极性、创造性，提高全体员工的管理、经营、业务水平，不断完善公司的经营、管理体系，实行多种形式的责任制，不断壮大公司实力和提高经济效益。第七条公司提倡全体员刻苦学习和学技术文化知识。公司为员工提供学习、深造的条件和机会，努力提高员工的素质和业务水平，造就一支思想新、作风硬、业务强的技术精的队伍。第八条公司鼓励员工发挥才能，多做贡献。对有突出贡献者，公司予以奖励、表彰。第九条公司为员工提供平等的竞争环境和晋升机会，鼓励员工积极向上。第十条公司倡导员工团结互助、同舟共济，发扬集体合作和集体创造精神。第十一条公司鼓励员工积极参与公司的决策和管理，欢迎员工就公司事务及发展提出合理化建议，对做出贡献者公司予以奖励、表彰。第十二条公司为员工提供收入、住房和福利保证，并随着经济效益的提高而提高员工各方面的待遇。第十三条公司实行“按劳取酬”、“多劳多得”的分配制度。第十四条公司推行方位责任制，实行考勤、考核制度，端正工作作风和提高工作效率，反对办事拖拉和不负责任的工作态度。第十五条公司提倡开源节流，反对铺张浪费；降低消耗，增加收入，提高效益。第十六条维护公司纪律，对任何有违反公司章程和各项制度的行为，都要予以追究。广州市永兴日化有限公司行政人事部2013.11.1第一章 目的第一条为规范公司行政管理工作，更好地为公司的生产、经营和广大员工服务，特制定本制度。第二条本制度适用于公司行政管理工作。第二章 会议管理第一条会议目的会议是公司议事，决策的主要方式，是保证公司正常运行的必要手段。会议的目的在于集思广益，促进沟通，统一思想，提高行动能力，进而解决问题。过多的会议必然导致形式主义、官僚主义，既耽误工作时间、影响工作效率，又增加行政管理费用。因此，必须加强对公司会议的管理，精简数量、讲求质量、提高会议效率。为此，特制定本制度。第二条会议构成1，公司会议分为：公司常务会议、总经理办公会议、部门会议、全体员工会议、例会及其它会议构成。第三条会议内容1，公司常务会议：每月至少召开一次，由公司总经理主持，参加人员为总经理、高层管理等核心领导成员。1.1讨论、制定公司一定时期经营策略，并就一定时期工作事项做出研究、决策、部署和安排。1.2研究、分析公司近期在经营发展中出现的重大情况和重要问题，并制定解决措施与方案。1.3研究制定总业务目标、长期和近期规划及执行计划。1.4评估各部门的工作表现，检查及修正各经理及其所属人员的责任。1.5部署各部门的工作，并予以支持引导。2，公司例会：每周召开一次，由总经理主持，参加人员为公司总经理、部门经理及其它主要管理人员。2.1总经理传达常务会议精神，贯彻落实做出的决议、安排。2.2部门经理汇总本周的工作情况，汇报成绩、指出错误，并提出改进措施，以及需请总经理或其他部门协调解决的问题。2.3各部门经理概述下一周工作计划，具体实施步骤与完成日期。2.4由总经理对本周各部门的工作进行讲评，提出下一周的工作要点，进行布置和安排。3，专业会议：即公司各部门业务综合等会，根据具体需要不定期举行。主管部门经理负责组织参会人员为相关部门人员。4，部门会议：每半个月至少举行一次，由部门负责人主持。5，销售部会议：每月举行一次，参会人员为销售总监，业务主管。会议根据需要另行确定。5.1汇报本月工作进展情况，分析解决本月工作中出现的问题。（如某重点客户跟进、某大型活动进展到何步骤等）5.2提出下月工作计划以及需请其它部门协调解决的问题。5.3由销售总监对本周各部门工作进行讲评，提出下月工作要点，进行布置和安排。6，其它会议：突发事件、重大问题等需临时开会解决的，由事件的主管部门组织临时召开。第四条会议管理1，公司行政部统一管理会议制度，所有会议均须到行政人事部登记备案。2，会议工作主要由行政部承办；其他部门主办的会议，行政部应予以协助。3，会议主持人和召集部门分别做好有关准备工作，拟好会议议程、提案、汇报总结提纲、发言要点、工作计划草案等材料。4，会议进行时，会议主持人首先宣讲会议议程，引导参会人员按要求发言。发言人有偏题或跑题现象发生时，会议主持人应及时提醒，言归正传，把握全局。在必须延长会议时间时，应征得参会者的同意。5，会后两天之内整理、发布《会议纪要》或《会议记录》。公司常务会议、公司例会由总经理助理整理记录，部门会议由部门负责人指定人员记录，专业会议由参会部门整理记录，《会议纪要》或《会议记录》发放后，报行政部备案一份。第五条会议要求1，开会前，会议召集人需明确会议议题，并将此议题通知会议人员。2，参会者提前拟好会议发言提纲，发言时简洁明了，严格遵守会议的限定时间。3，会议参加者在会议上要畅所欲言、各抒己见，允许持有不同观点和保留意见。但会议上一旦形成决议，无论个人同意与否都应认真贯彻执行。4，严守会议纪律，保守会议秘密，在会议决议未正式公布以前不得泄露会议内容，影响决议实施。5，控制会议人数，与会议内容无关者，不必参加会议。6，控制会议时间，公司会议时间为2-3小时；部门一般会议时间为30-60分钟。7，会议期间，与会人员关闭手机，确因急事需会议期间联络，应为手机设置于静音状态，接听手机时应自觉离开会议室，以免影响会议进程。8,会议结束时，主持人要与全体参加人员确定会议结论。9，会议不可从头到尾沉默到底，不可打断他人的发言，不可不懂装懂，胡言乱语。10，参加会议人员不允许迟到，迟到者按公司考勤制度予以双倍处罚。确因急事不能参加者，应在开会前20分钟内通知会议召集人。第三章 文书管理第一条目的1，为适应公司全方位规范化科学管理，做好公司文件管理工作，使之规范化制度化，特制定本制度。2，公司文件是传达方针政策，发布公司行政规章制度、指示、请示和答复问题、指导商洽工作、报告情况、交流信息的重要工具。因此，必须认真做好文件的管理工作，有效地为公司发展服务。3，文件处理必须做到准确、及时、安全，严格按照规定的时限和要求完成。公司文件由总经办统一发放、传递、用印、保管和立卷归档。文件分类1，规定：发布重要的行政规章制度，采取重大的强制性行政措施，用“规定”。2，决定、决议：对重要事项或重大行动作出安排，用“决定”；经会议讨论通过并要求贯彻的事项，用“决议”。3，通知：转发上级文件，批转下级文件，要求下级办理和需要共同执行的事项，用“通知”。4，通报：表彰先进，批评错误，传达重要信息，用“通报”。5，请示、报告：向上级请示批示和批准，用“请示”；向上级汇报工作、反映情况、提出建议，用“报告”。6，批复：答复请示事项用“批复”。7，函：商洽工作、询问问题，向有关部门请求批准等，用“函”。8，会议纪要：传达会议议定事项和主要精神，要求与会者共同遵守的，用“会议纪要”。第四章 档案管理第一条目的档案是全面反映公司经营管理各项活动的历史记录，是实现今后决策科学化的重要依据。特制定本办法，各部门必须按本制度认真做好档案管理工作。第二条档案范围公司各种具有保存价值的文件、图纸、方案、软件、图片、音像、实物等必须立卷、归档。其中，文件包括：规划、计划，技术资料、财务资料、人事资料、会议纪要、项目方案、合同协议、内外行文等。第三条档案分类及编号1，档案按其内容及关联部门可分为五大类：1.1行政类1.2财务类1.3人事类1.4销售类（业务类）1.5政策类2，机要档案应在编号注明：绝密、机密、秘密。3，档案编号以“一案一号”为原则，遇有一案归入多类者，应先确定其主要类别进行编号。4，归档后经填写《档案管理登记表》。第四条机要档案1，机要档案按其内容分为：“绝密”、“机密”、“秘密”三级。2，划分标准：2.1绝密档案包括：A、公司经营发展中的经营战略。B、经营方向。C、经营规划。D、经营项目及经营决策。E、战略性的合作协议。2.2机密档案包括：A、财务资料。B、公司重要会议纪要。C、公司经营情况。D、人事档案、薪资档案、劳动合同。E、技术资料。2.3秘密档案包括：A、重要项目资料。B、项目合同协议。第五条保管部门1，财务专项机要档案由财务部负责保管。2，人事专项机要档案由行政人事部负责保管。3，其他档案均由总经办指派专人保管。第六条其他1，档案管理人员应妥善保管，防虫蛀、防丢失，保证档案安全。2，存放档案应有专柜存放、加锁，定期清理通风、防湿。3，所有档案不得随意查阅、复印、不得置于公共场所。4，以上资料均由总经办统一编号。5,各部门必须严格按照本制度相关规定保管档案。第五章 印章管理制度第一条目的根据公司不同业务的工作需要，公司印章有不同的使用范围。为保证公告公司的合法权益不受损害，杜绝失误发生，特规定如下印章使用办法。第二条印章刻制印章刻制按公司业务需要由部门提出申请，公司领导批准后，由总经办统一办理。印章刻好后由总经办办理印章登记手续，填写《印章管理登记表》，备案并留好印章样图。第三条印章保管总经理通过授权赋予一些部门对其部门（专业）印章的保管权和使用权。由被授权人在总经办签字领取印章，指定专人保管。印章由指定保管人专人妥善保管。保管人对负责的印章丢失或盗用所引起的经济损失和法律责任等负全部责任。当印章管理人变动或印章管理人经公司领导审批同意调走时，应及时办理交接手续，填写《印章使用登记表》。第四条印章的使用1，每枚印章使用前要有经办人填写《印章使用登记表》，方可使用印章。经办人对文本加盖印证后的一切经济损失和法律义务负主要责任。2，公司印章原则不允许携带外出，如确系特殊需要须经部门经理提出书面借用申请，并经总经理批准签字后方可借走，借用时须填写《印章借用登记表》，并必须两人以上一起办理借用手续，在借用登记表上签字。原则上借出的印章当天归还，不得延误。印章外借期间的使用由部门负责人全权负责。3，员工如需要公司出其相关证明，本人应先提出书面申请，经部门负责人审核，总经办签字后方可盖章。第五条责任1，印章使用责任人（签字人）对印章负有经济、行政、法律责任。签印人员对违反规定的签印有权拒绝用章，印章保管人不得私自动用印章。若非法使用印章，一经查出根据事件的严重程度给予严厉的行政处分或追究其经济、法律责任。2,若印章在使用、保管过程中不慎遗失，则追究责任人相应的行政、经济责任，给予严厉的处分，并赔偿所发生的一切费用。第六章 办公用品管理第一条物品类别1，办公用品：包括纸、笔、笔记本、名片簿等公司出资购买的办公用品。2，公用物品：包括订书机、胶水、回形针、透明胶、双面胶、尺、美工刀、剪刀、计算器、POP书写笔等物品。3，电脑耗材：包括各类彩墨、碳粉、硒鼓、专用彩喷纸、照片纸、硫酸纸、其它特种纸及各类电脑、打印机耗材。第二条领用原则1，办公用品：1.1实行个人领取，自行保管，遗失自负，浪费惩罚的原则。1.2本人根据工作需要，到行政部库管处领取。2，公用物品：2.1每个部门领取一套作为公用。由部门经理统一领取，并负责保管。2.2部门经理督促本部门员工合理使用，不得浪费，不得带回家或从事私人业务。行政部不定期进行抽查盘点，违反者将予以重处。3，电脑耗材：3.1实行专人申购、保管，遗失自负、浪费重处的原则。3.2行政部经过盘库后，拟出下月采购清单，交总经理签字审批。3.3总经理签字审批后，将采购清单交采购部进行采购。3.4各部门员工合理使用，不得浪费，不得从事私人业务。行政部不定期进行抽查盘点，违反者将予以重处。第三条领用程序1，员工领取物品时，填写《领用登记表》，向行政部领取。2，行政部在《材料领用登记表》填写领料名称、规格型号、数量、项目名称、用途，领料人签字后，方可发放物品、3，物品属自然磨损者，则以旧换新，凡属遗失或被盗者，及时报行政部备补，并按原价赔偿。第七章 证照管理制度第一条公司证照由总经办指定专人统一管理。第二条证照是指由上级主管部门颁发的各类证书、批文等。如：营业执照、法人代码证、法定代表人证书、税务登记证、ISP经营许可证等等。第三条证照的使用包括借用，复印等。第四条证照的使用必须填写《证照使用申请单》。第五条证照借用程序借用人申请--部门负责人复核--总经理核准--复印--归还。借用完毕后，应在时限内归还证照保管人。第六条证照复印程序：借用人申请--部门负责人复核--总经理核准--复印--归还。第七条如证照复印件未使用，应立即退还证照保管人。第八条证照复印件必须加盖“再复印无效章”。第九条证照保管人必须做出登记，认真填写《证照使用登记表》。第八章 安全管理制度第一条总则1，为了切实搞好我公司的安全保卫工作，有效的预防各类案件、事故的发生，在公司形成人人重视安全，处处搞好安全，特制定本规定。2，实施安全保卫工作必须严格按照“谁主管，谁负责”的原则，切实做到奖罚分明。第二条员工安全工作1安全工作的总体要求：1.1全体员工要认真学习安全防火、保卫以及交通安全知识。不断增强安全意识，自觉遵章守纪并维护好公司内部的工作秩序。1.2公司各部门负责人必须在安排工作任务的同时布置好安全工作，以保证各项安全工作的顺利进行。1.3全体员工必须充分认识到火灾的危害性，要熟练掌握预防火灾的措施及补救火灾的方法，做到“三懂、三会”。1.4不准乱拉乱接电线，不违章使用各种电器。1.5加强防范意识，做好公私财物的安全管理，不在办公桌、文件柜、工具箱以及其他不安全的地方存放现金、存折、票证、有价证券和其他贵重物品。1.6加强本部门贵重物品的安全管理，明确专人负责，按有关规定安装、使用防范设施。1.7提高安全意识，员工出差在外应随时注意人生、财物安全，出差到达目的地，应在第一时间向公司汇报安全到达情况。1.8机动车（含其它专用机械）的驾驶定要树立安全第一的思想，不开违章车，不开带病车，不开英雄车，不酒后开车。在保证安全形式的同时，要认真做好车辆日常保养，随时做好“三检”工作。2，财务、票据等资金管理部位的要求：2.1现金必须存入保险柜，并设专人负责管理，保险柜须按规定正确使用，出现故障不得随意拆卸。2.2存放现金不准超过银行核定的限额，遇特殊情况，必须经单位主管领导批准，设专人看管。2.3办理报销或收取上交款时须认真核对票据，发现异常有权拒绝收取，并及时向领导汇报。2.4各种票据、有价证券设专人、专库（柜）管理，并严格领用手续。2.5做好印章的管理工作，建立严格的刻制、清印、注销及回收制度。3,贵重物品和重点部位等的管理要求：3.1对贵重物品、精密仪器设备的购进保管和使用，要建立严格的收、发、领、退、计量、登记手续，做到账物相符。3.2对高档办公用品和文化娱乐器材（电视机/录像机/摄像机/照相机/音响设备）凡单价在千元以上的都要明确专人负责，并签定“安全管理责任书”。3.3各部门要把仓库、财务、票务等作为重点部位加以管理。3.4各重点部位须选派责任心强，技术好的能胜任的工作人员，对不适合在此部门工作的人员要及时调离。3.5个重点部门要建立严格的值班和交接班制度，安装必要的技术防范设施。3.6重点部门禁止无关人员随意入内和存放其他物品。3.7重点部门必须配备好消防器材，部门人员要定期检查，使其保持良好状态。3.8工作人员要定期检查消防器材。第九章宿舍管理规定第一条住宿舍的员工应服从管理、团结友爱、互相帮助、讲究卫生、文明礼貌、注意安全。第二条住宿舍员工应爱护宿舍内各项公物及设施，损坏遗失公物者必须照价赔偿。第三条住宿舍员工宿舍免费，电费超过公司标准的金额自己承担。第四条公司宿舍内不得私自留宿他人，违者视情节轻重处理。特殊情况需留宿的，须先报告行政人事部负责人同意。第五条不准在宿舍内大声喧哗；宿舍内各项文娱活动应在晚上11点前结束，以免影响他人休息。不准在宿舍干违法乱纪的事情。第六条员工搬离宿舍时，须将所领用的公物交还公司。第七条凡离开公司的员工，必须在办理离职前退还宿舍钥匙，否则公司有权不办理离职手续。第八条澡室的煤气罐应在晚上11点前关闭好，以免发生意外。第十章电脑及网络管理第一条目的由于电脑设备已逐步成为工作中必不可少的重要工具。因此，公司决定将电脑的管理纳入各专业负责人的考核范围，并将严格实行。第二条适用范围本公司内部计算机网络事宜均适用本制度。第三条管理办法1，对于联网的计算机，任何人在未经批准的情况下，不得向计算机拷入软件。2,任何微机需要安装软件时，由相关人员提出书面报告，经主管经理同意后，由公司指定专业负责人负责安装。3，对于联网的计算机，除总经理特别授权人员外，任何人禁止私自浏览网页，如确定需要在网上查找资料，须事先向相关管理部门申请，并填写申请表，在批准的时限完成工作。4，所有微机不得安装游戏软件。5，数据的备份由相关专业负责人管理，备份用的设备由专业负责人提供。6，使用人在离开前应退出系统并关机。7，任何人未经保管人同意，不得使用他人的电脑。8，除公司指定负责硬件维护的人员外，任何人不得随意拆卸所使用的电脑设备。9，各电脑使用人员应采取必要措施，确保所用的电脑及外设始终处于整洁和良好的状态。10，所有带锁的电脑，在使用完毕或离去前必须上锁。11，各电脑使用人员必须经常检查所辖电脑及外设的状况，及时发现和解决问题。第十一章奖惩制度第一条总则1，为增强公司员工主人翁责任感，鼓励其积极性和创造性，维护公司稳定、正常的工作秩序和提高工作效率，促进事业的发展和友好和谐公司环境的建立，特制定本制度。2，公司员工必须遵守国家的政策、法律、法令、遵守劳动纪律，遵守公司的各项规章制度，爱护公共财产，学习和掌握本岗位或职务工作所需要的业务知识和能力，团结协作，完成各项工作目标和任务。3，公司实行奖惩制度，必须把思想工作同经济手段结合起来。在奖励上，要坚持精神奖励和物资奖励相结合，以精神奖励为主的原则。对违反纪律的员工，坚持以思想教育为主、经济责任制惩戒为辅的原则。4，本制度适用于公司全体员工。第二条奖励11.1奖励11.1.1公司奖励原则是：以精神奖励和奖金或奖品奖励并举的奖励方式。11.1.2如有下列情况，公司将适当予以奖励：（1）为公司创造显著效益的；（2）为公司挽回重大损失的；（3）为公司取得重大社会荣誉的；（4）改进管理成效显著的；（5）合理化建议被采纳的；（6）其他表现突出行为的。11.1.3奖励形式（1）通报表扬；（2）奖金或奖品；（3）晋升；（4）其它。11.2惩处11.2.1惩处包括警告并罚款、赔偿、解除合同三种形式。警告罚款：当员工有过错，但犯事情况较轻者，且能听从管理人员、保安人员指正，可给予口头警告，其它根据犯事情节严重程度，可给予书面警告处罚：（1）妨碍制度执行人员开展工作；（2）带食物进车间和不允许进食的地方进食的；（3）穿拖鞋上班或上班穿戴不整齐的；（4）进出公司不配合保安人员检查的；（5）无故旷工、迟到、早退的；（6）在工作场所大声喧哗或因口角争吵经劝解而不理会的；（7）浪费公司能源以及公司财物的；（8）利用公司资源制作、加工私人物品的；（9）上班时间擅离岗位、串岗的；（10）上班期间不履行岗位职责贻误工作的；（11）工作时间观看与工作无关的电视、浏览网站，杂志、小说等；（12）不遵守食堂管理制度，如提前就餐、插队、霸位、浪费食物的；（13）违反宿舍管理规定不听管理人员或保安人员指正的；（14）未经允许擅自带外人入住宿舍、就餐的；（15）不遵守有关安全操作规定的；（16）私自拆装机电设备、乱接乱拉电线、私自使用电器的；（17）工作不认真，经常导致出现差错、影响生产的；（18）无正当理由，延误公事导致公司损失的；（19）涂写墙壁，机械用具有碍美观的；（20）擅用他人经管的设备和工具的；（21）故意涂改厂牌的；（22）休息时间，在宿舍大声喧哗嬉戏影响他人休息的；（23）未经许可，翻阅不属于自己负责的文件、账簿、表册、信函、资料的；（24）随地吐痰、乱扔垃圾的；（25）利用公司通讯资源，拨打私人电话的；（26）未按规定或指示，擅自改变