文明城市创建软件资料收集整理要点

PAGEPAGE6文明城市创建软件资料收集整理要点各成员单位、各乡镇的软件收集整理工作主要包括：收集、审核、整理（排序、编目）、报送。一、材料收集：要求：材料须准备原始材料，具体要求为：全、细、特。所谓“全”，就是各创建单位要对照本单位的创建目标，将三年内的资料准备齐全，不漏一项，不漏一条，不漏一分。所谓“细”，就是要将本单位的软件资料做细、做实，切不可大而化之。所谓“特”，就是对本单位的特色工作、项目、经验等，要多做、多说、多写，将兴化的文明创建特色做大、做靓。内容：软件资料主要包括文字资料、影像资料和实物资料。以文字资料为主，影像资料应围绕文字资料做好收集，实物资料主要是奖牌奖杯等，其中授予我市（不是部门或乡镇）的国际、国家和有关部委正式颁发的、与文明创建直接相关的奖项，其奖牌奖杯在收集后要统一报软件资料组统一备检。按照《创建文明城市软件资料收集整理提要》的要求收集近三年（2009至2011年）的软件资料。这里有个情况需要说明，就是对涉及到2008年甚至更早的，可延伸收集范围，以保持软件资料的有机连续性和完整性。所有材料均须由出具单位盖章，以保证真实性，明确责任。二、整理编目：1、创建软件资料的分类和编号方法：根据《江苏省文明城市测评操作手册》的有关要求，创建软件资料共分为122大项和若干小项，具体编号格式如下：Ⅲ-X-X-X其中，一级类目“Ⅲ-X”代表测评内容序号，具体编码为“Ⅲ-1~Ⅲ-122”；二级类目“Ⅲ-X-X”代表测评标准对应的编号，用阿拉伯数字分别填写；三级类目“Ⅲ-X-X-X”代表该案卷在该标准所有案卷中所处的位置，具体编号时，从该测评标准的第一卷起用阿拉伯数字“1”依次编大流水号。2、文件材料和文件目录的打印格式要求：文件材料、文件目录统一用与市政府发文规格相同的A4纸，文件材料页面设置按规定文件格式。《文件目录》格式统一设置为：标题用一号字标宋体，项目栏用小四号字宋体，填写内容用五号字仿宋体。表格格式为上下居中。例：文件目录格式：文件目录Ⅲ-1-2-1件号责任者文号题名日期页号备注01兴化市委兴委组[2009]96号关于调整兴化市创建省级文明城市指挥部领导成员、成员单位和工作机构的通知2009040604文件目录中文号项必须与文件中文号一致，文号格式分为三行，第一行为机关代字，第二行为发文年度（用方括号），第三行为发文顺序号，没有文号的软件资料则此项不填；注意如果同报期号不可放在此项内，用括号放在题名项的最后。责任者可用通用的简称；题名栏中可省略责任者项；日期项按8位数字填写，如2009年4月6日则填为20090406（8位数字分为上下两排，每排四个数字），页号为该份文件第一页在本卷中所处的页号。各单位上报纸质文件目录时，同时必须将电子文稿上报至创建办软件资料组。3、软件资料整理要求创建软件资料统一规定以件为整理单位，一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件；正文与附件为一件；原件与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；会议记录等一本为一件；成套的会议材料各为一件；重要文件的正文与历次修改稿可各为一件；计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的，或打印出的定稿上无重要修改手迹、领导批示，定稿不存档的，将正文与发文稿纸为一件；正文与文件处理单为一件；来文与复文可为一件；经过若干环节、层次办理的来文、复文、超过两件的，则将的所有的来文、复文分别作为一件；报表、名册、图册等按其原来的装订方式，一册为一件；未装订的式样同一的表格，以一定的单位组合，可装订在一起作为一件。复印件均要加盖单位公章。4、装盒、排序要求：所有材料一律按单份文件装盒，绝大多数单位在任务分解表中的责任项目都在两项以上，因此，不同项目的文件资料要按项目分别排序装盒，同时在装盒时要注意，上级文件在前，本级文件和下级文件在后，行文时间早的文件在前，迟的在后，做到一项一盒或一项多盒，不同项目的文件材料不能混合装盒。同一项目中不同年度的文件应分别装盒。最后将打印好的文件目录放在每盒材料的最上面。文件资料装盒后用铅笔在档案盒的侧面标上三级编号，以便最终统一归档迎接验收检查。5、图片、声像资料的整理：各成员单位、各乡镇在创建过程中，形成了大量的照片和影像资料，这些也是软件资料的收集范围，而且是相当重要的部分，因为它能很直观地反映我们的创建过程，这部分材料的收集和整理，有特殊的要求。照片首先要用专用照片夹放好，然后再装盒，同时要妥善保管好底片，每张照片下面要附说明，也要编制相应的目录。影像资料（录像带）要刻录成光盘，附上说明，编好目录，再装盒保存。各成员单位、各乡镇在整理文字资料时，要配合整理相关随卷图片资料和说明，使软件资料图文并茂、生动形象。6、装具规格要求：创建软件资料装具统一由创建办订制，市史志档案办公室承办，请各单位到史志档案办查档接待室（5312）购买，联系电话：83326599。任何单位不得自行印制档案装具。三、审核验收：软件资料的审核验收主要分为四个步骤：软件资料员初审和补充、责任单位分管领导复审和补充、市创建办软件资料组对各责任单位的软件逐家进行过堂初审和完善、软件资料组对各责任单位的软件逐家进行检查验收。第一、二两个步骤在各成员单位、各乡镇收集整理时同步进行。后两个步骤由软件资料组组织开展。创建软件资料过堂时间：10月