民办高校招标档案管理的研究

民办高校招标档案管理的研究摘要：民办高校招标采购档案是招标采购工作的重要记载，是档案管理工作的重要内容之一，做好招标采购档案管理工作是标准招标采购管理工作的重要途径，对于民办高校来说具有重要意义。本文根据民办高校招标采购档案管理中存在的问题，提出加强、改良民办高校招标采购档案管理的详细措施。关键词：民办高校;招标;档案管理;措施民办高校在迅速开展过程中，各类教育教学设备投入不断增加，民办高校招标采购工作内容日趋增多。民办高校招标采购工作是学校管理工作的重要内容之一，是保证学校教育教学、科学研究、人才培养任务目的实现的前提。在招标采购的过程中，招标档案积累的数量逐步增多，科学、合理的做好招标档案的管理工作，是保证招标采购工作标准开展、有效施行的重要途径。做好招标档案标准化管理，是效劳学校教育教学开展的重要方式，是衡量民办高校管理程度、管理才能的重要标准。招标档案作为民办高校招标活动的重要历史记录，是民办高校各项招标采购活动的真实反映，在民办高校档案管理工作的重要组成局部。因此，招标档案标准化管理是民办高校必需要给予充分重视的内容。一、民办高校招标档案管理的现状招标档案是招标工程详细施行及验收执行的根据，是对招标工程完好、真实的历史记录，是不断完善民办高校招标体制、实现招标采购工作标准化的重要环节。虽然很多民办高校都建立了符合自身实际的招标采购制度，并建立了相应的招标采购档案管理制度，但在实际施行过程中，缺乏详细施行的机制，对招标采购档案管理工作没有给予足够重视，存在较多的问题，主要表如今以下几方面：〔一〕招标采购档案管理制度有待健全各民办高校根据国家相关规定及自身实际，建立了档案管理制度，并形成自身的档案管理体制。但招标采购档案管理制度存在一定的真空，在制度层面不健全，招标采购部门与学校的档案管理部门缺乏有效的沟通，在招标采购档案材料移交归档时，经常出现档案材料不全的问题，这为日后的档案管理、查阅、利用带来很多问题，没有实现档案应有的作用。同时，由于很多民办高校负责招标采购工作的人员是兼职，对招标采购档案管理重视程度不够，责任心不强，对档案的搜集、整理、归档工作不熟悉，容易造成档案材料的丧失。因此，从制度层面完善招标采购工作内容，强调招标采购档案管理的重要性，形成相应的问责机制，确保档案材料的完好、真实、有效。〔二〕招标采购档案管理人员业务才能有待进步招标采购工作本身是一项系统性、综合性、复杂性的工作，从采购申请提出、招标文件的制作出售、招标会召开、招标工程的评议确定、合同签订、合同执行、合同内容验收、招标采购工程材料的整理归档等，涉及诸多方面，这就对招标采购档案管理人员提出较高要求，具备较高的综合素质，不但要对招标采购的各项制度、程序、施行方式等熟悉掌握，而且要具备坚实的档案管理知识和技能，熟悉档案管理的各项要求。但是，目前很多民办高校招标采购档案管理人员都是兼职从事此项工作，没有固定的专业档案管理人员进展招标采购档案的管理工作，局部民办高校的档案管理人员学历较低，专业程度有限，这给招标采购档案管理工作产生较大的困难，没有形成招标采购档案标准化管理形式，档案管理的随意性较大，无法充分发挥档案的历史鉴证的作用。重视招标采购档案管理人员素质的进步，是民办高校适应我国高校快速开展的客观要求，同时也是民办高校自身档案管理建立的必然要求。〔三〕招标采购档案管理手段有待完善招标采购是一项系统性的工作，每一项采购都会形成大量的纸质档案材料。每一项采购出售的招标文件都具有时效性，要求投标单位在规定的时间内容做出投标的响应，这些都是通过纸质材料进展反映，保证招标采购的公开、公平、公正原那么得以实现。但纸质档案材料的保管在现实中存在的最大问题就是保管年限问题，由于纸张在经过长时间保管后，容易出现字迹模糊、纸张断裂、粉碎的现象，会出现重要数据、资料丧失的可能。因此，必须利用信息化的手段保证招标采购档案材料完好有效，同时进步查阅效率。二、民办高校招标采购档案管理的对策〔一〕健全招标采购档案管理制度民办高校招标采购档案内容主要涉及学校货物、工程、效劳三大类，要保证招标采购档案管理的科学、标准、有效，必须健全民办高校档案管理制度，从学校层面完善档案管理制度内容，从详细业务部门层面完善相应的招标采购档案管理措施，对不同层次档案管理人员的职责予以明确;健全相应的监管、平安保密、奖惩等制度，形成有效的问责机制，进步档案管理人员工作的积极性、主动性及责任感，实现招标采购档案管理工作的制度化、标准化操作，确保招标采购档案材料的连续性和完好性。〔二〕进步招标采购档案管理人员业务才能招标采购档案管理人员业务才能的上下决定着档案管理程度的上下，档案管理的任何一个环节都离不开高素质的管理人员，而招标采购档案管理工作又是一项系统性、综合性、复杂性的管理工作，要求从事管理的人员要具备较高的业务才能，具备相关的业务知识，具有较强的工作效劳、责任意识。首先，要有具备较高的业务才能。业务才能的上下是在工作过程中不断积累、不断提升的，是一个循序渐进的过程。不管是学校档案管理部门还是详细招标采购业务部门，都要重视档案管理人员业务才能的提升，以此保证档案管理工作的有效开展。其次，要具备相关的业务知识。做好招标采购档案管理工作，需要通过不断的学习，掌握档案管理相关的知识和技能，并且在工作过程中要认真考虑，深化研究，不断创新工作方法和思路，进步业务技能，既要掌握档案管理的理论知识，又要熟悉、掌握有关招标采购的业务知识，具备较高的综合业务素质和才能。再次，具有较强的工作效劳、责任意识。档案管理工作是一项效劳性的工作，要积极主动的做好档案管理和效劳工作，不管是档案材料的搜集、整理、装订、归档，还是档案材料的借阅、保管工作，都要严格按照相应制度执行。同时，又要具有较强的责任意识，确保招标采购档案材料的平安。三、结语招标采购档案管理工作是一项综合性、细致繁琐的工作，是学校在其开展过程中重要历史鉴证内容之一，对学校的权益保障具有重要意义。对于招标采购档案管理人员，要具备招标采购专业知识、技能和档案管理专业知识、技能，同时要具有较强的创新思维和较强的责任心，可以在工作过程中不断总结经历，提出科学、合理的档案管理建议，对工作认真负责，保证招标采购档案管理工作的持续、有效开展，为学校的开展提供可靠的信息资源。〔作者单位：齐齐哈尔工程学院〕参考文献：[2]赵淑琴.论新时期高校档案管理人员业务素质要求[J].沿海企业与科技，2022，〔10〕[3]程灿华.加强高校教学档案的建立与管理[J].梧州学院学报，2022