《会计电算化》第2章账务处理与会计循环

第2章账务处理与会计循环账务处理与会计循环账务处理概述账务处理的流程分析总账子系统的总体设计总账子系统的初始设置凭证管理出纳管理期末处理与账表输出辅助管理账务处理的基本概念账务处理是指从价值管理的视角出发，主要运用货币形式的信息计量，借助于专门的会计核算方法，对各单位（会计主体）的经济业务进行核算、控制，产生一系列财务信息和其他经济信息，为企业内部和外部的信息使用者提供服务来创造价值。账务处理的基本概念投资人债权人管理者政府会计数据（账簿、凭证）经济业务流程数据采集数据存储与加工报告信息原始凭证账务处理的基本特征规范性强，一致性好会计记账处理原则相同账簿格式基本相同综合性强，在整个会计信息系统中起到核心作用集成性要求高正确性要求高账务处理与会计循环账务处理概述账务处理的流程分析总账子系统的总体设计总账子系统的初始设置凭证管理出纳管理期末处理与账表输出辅助管理手工环境下账务处理流程会计核算组织程序记账凭证核算形式科目汇总表核算形式汇总记账凭证核算形式记账凭证核算形式科目汇总表核算形式科目汇总表汇总记账凭证核算形式汇总记账凭证手工环境科目汇总表账务处理流程见教材P12手工账务处理形式的缺陷数据大量重复信息提供不及时准确性差工作强度大制作人:殷建红IT环境下账务处理的主要角色业务人员：经济业务执行的主体（采购人员、销售人员、后勤人员等）凭证编制人员：将经济业务信息转换成会计信息－记账凭证的人员凭证审核人员：对凭证的正确性、合法性、合规性进行审核的财会人员，他与凭证编制人员互斥记账与结账人员：负责将凭证信息转换成账簿信息以及月末进行结账的财会人员；查询与分析人员：对于企业的财务信息有权查询的人员以及对企业财务状况和经营成果有权查询的人员（包括财会人员、财务经理、总经理等）账务处理与会计循环账务处理概述账务处理的流程分析总账子系统的总体设计总账子系统的初始设置凭证管理出纳管理期末处理与账表输出辅助管理总账子系统的目标及时、准确地采集和输入各种凭证高效、正确地完成记账等数据处理过程随时输出某个期间内的各种账表建立总账系统与其他子系统的数据接口总账子系统基本功能总账子系统初始设置凭证管理期末处理账簿输出出纳管理辅助管理科目编码及文件设计账务处理子系统会计科目编码设计账务处理子系统主要数据文件设计科目文件凭证文件汇总文件会计科目编码会计科目是对会计业务具体核算内容进行分类的名称。会计科目编码设计是根据会计制度的规定及会计科目的设置，按照一个系统的方案确定出各级科目唯一数字编码的方法。科目编码设计手工账务处理时，会计科目以汉字表示计算机处理文字科目的缺点存储空间的浪费文字科目具有二义性不利于提高录入速度科目编码设计对会计科目进行编码的意义反映会计科目间的逻辑关系保证会计科目的唯一性便于计算机处理和分类节省存储空间提高处理速度科目编码方法顺序编码分组编码群码（层次码，位数编码）科目编码方法顺序编码按编码对象顺序排列进行编号的一种方法例如，管理费用的明细科目编码可以采用顺序编码的方法科目编码科目名称6602001办公费6602002差旅费6602003招待费6602004通讯费6602005市内交通费…..……科目编码方法科目编码科目内容1601001~1601099固定资产-机床1601101~1601199固定资产-电脑1601201~1601299固定资产汽车分组编码按数字顺序进行分组，又某一特定号码至另一特定号码代表某一类项目的一定类别名称的一种编码方法科目编码方法——群码又称层次吗，以分类对象的从属关系为排列顺序的编码第一层：一级科目第二层：二级科目．．．．．．举例：科目编码结构4-2-2科目编码原则规定性原则层次性原则1501 固定资产150101 固定资产——甲车间150101001 固定资产——甲车间——A型机床150101002 固定资产——甲车间——B型机床一致性原则简短性原则扩展性原则会计科目编码体系的设计定长定位不定长方法立体科目定长定位科目体系结构：4－2－2三级科目最多设计99个二级科目最多设计99个一级科目最多设计9999个不定长方式确定最大长度缺点？如何解决？在科目数据文件中，增加“科目级别”、“上级科目”、“末级标志”等字段从传统科目到立体科目科目编码科目名称科目编码科目名称6602管理费用

660201办公费660202差旅费66020101部门166020201部门16602010101科室16602020101科室16602010102科室26602020101科室26602010103科室36602020101科室36602010104科室46602020101科室46602010105科室56602020101科室5……………………66020102部门266020202部门26602010201科室16602020201科室16602010202科室26602020201科室26602010203科室36602020201科室36602010204科室46602020201科室46602010205科室56602020201科室5……………………假设该公司有10个部门，每个部门又分5个科室；管理费用分为10个明细费用，6602管理费用下会计科目个数：10x5x10=500个以部门核算为例从传统科目到立体科目为了从部门、项目、职员、供应商以及客户等视角了解收入、费用以及往来款项的情况，这些信息往往会以2级、3级甚至更明细科目的形式融入科目体系中不足随着公司业务规模的增加，科目体系越来越庞大科目过多，影响录入效率与正确率如果需要查询一个部门（项目、职员、供应商及客户）的多个科目的信息，需要分多次查询科目明细账或总账从传统科目到立体科目部门档案部门编码部门名称01部门10101科室10102科室20103科室30104科室40105科室5…………02部门20201科室10202科室20203科室30204科室40205科室5…………科目体系科目名称科目编码辅助核算6602管理费用部门核算660201办公费部门核算660202差旅费部门核算660203招待费部门核算660204市内交通费部门核算660205通讯费部门核算660206工资部门核算660207福利费部门核算660208工会经费部门核算660209职工教育费部门核算660210其他费用部门核算立体科目（部门核算）一个科目链接多个部门一个部门链接多个科目会计科目编码的拓展应用部门编码、存货编码、客户编码、供应商编码的编码方法可以借鉴会计科目编码的方法总账子系统文件设计三个关键文件科目文件科目汇总文件凭证文件主要数据文件设计＿科目文件序号字段名说明1科目编码如:10012科目名称如:现金3科目类型如:资产4余额方向如:借5辅助核算如:部门核算………主要数据文件设计＿科目文件科目编码科目名称科目类型余额方向辅助核算1001库存现金资产借1002银行存款资产借…………………………2001短期借款负债贷2201应付票据负债贷…………………………6001主营业务收入损益收入项目核算6401主营业务成本损益支出项目核算6602管理费用损益支出部门核算…………………………数据存储举例收入与支出：期末结转本年利润后余额为0主要数据文件设计＿凭证文件凭证内容文件序号字段名1凭证类型2凭证号3日期4附件5录入6审核7记账凭证业务文件序号字段名１凭证号３摘要４科目编码５借贷标志６金额主要数据文件设计＿凭证文件临时凭证文件历史凭证文件二者相同点数据结构相同二者差异临时凭证文件存储记账前的凭证历史凭证文件存储记账后的凭证主要数据文件设计＿凭证文件数据存储举例借：本年利润 5,000

贷：主营业务成本 1,000

营业税金及附加

1,000

管理费用

1,000

销售费用

1,000

财务费用

1,000主要数据文件设计＿凭证文件凭证内容文件凭证号日期附件录入审核记账转字1号2013-3-11张明李静柴亮凭证业务文件凭证号摘要科目代码借贷标志金额转字1号费用结转至本年利润4103借5000转字1号费用结转至本年利润6401贷1000转字1号费用结转至本年利润6403贷1000转字1号费用结转至本年利润6602贷1000转字1号费用结转至本年利润6601贷1000转字1号费用结转至本年利润6603贷1000数据存储结果主要数据文件设计＿科目汇总文件序号字段名１科目编码３年初余额４借贷方向５1月借方合计６1月贷方合计．．．．．．７12月借方合计８12月贷方合计存储策略：一年一个科目汇总文件通过计算获取以下数据：月初余额、月末余额、本年借方累计、本年贷方累计账务处理与会计循环账务处理概述账务处理的流程分析总账子系统的总体设计总账子系统的初始设置凭证管理出纳管理期末处理与账表输出辅助管理初始设置的设计设置账套科目设置初始余额输入凭证类别设置结算方式设置其他设置（根据需要设置）部门信息人员信息项目信息等会计主体与账套管理账套：用于对会计主体的经济业务进行会计核算，通常，一个会计主体建立一个账套一个账套，包含若干套年度账如：中国人民大学账套2012年度账2013年度账账套参数账套参数账套：账套号、账套名称、单位名称、企业性质等编码方案账套启用日期记账本位币会计主管姓名等账套参数编码方案会计科目、部门、存货、客户、供应商等档案的编码级次及每级位数例如：会计科目编码采用4-2-2的方案账套启用日期：新旧会计系统的切换日期，即新的会计信息系统从那天开始使用人员权限设置：根据岗位分工情况，对职员进行授权，保证系统的安全性和会计信息的保密性账套管理账套管理账套的维护账套数据的备份与恢复年度账管理年度账的维护年度账数据的备份与恢复用户与权限用户的建立授权上机指导系统管理子系统实现账套管理功能系统管理的操作员分为两类系统管理员（admin）。系统管理员的用户名为admin，初始密码为空。系统管理员的权限包括：建立账套、备份账套、恢复账套、启用子系统、维护操作员、给操作员授权、确定账套主管。账套主管（建立账套时授权）。账套主管的权限包括：修改账套、启用子系统、年度账管理、给操作员授权。系统管理员与账套管理(admin)账套主管与年度账权限管理人员权限设置根据财务人员岗位分工，分配与设置人员权限在会计信息系统中，财务主管具有最高权限，可以为其他财务人员设置权限，如：李红，有凭证录入权、记账权、账簿查询权杨柳，有凭证审核权、账簿查询权权限管理账套管理特别提示系统管理员建立账套后，可立即通过“系统管理”子系统中“账套”菜单下的“启用”供，启用总账等子系统系统管理员建立账套后，如未启用系统就退出了系统管理，则必须以账套管理员身份进入系统管理启用系统科目设置将会计核算中使用的会计科目逐一按要求描述给系统，并将科目设置的结果保存在科目文件中，实现对会计科目的管理科目设置科目合规性检查：是否符合编码规则是否重复编码是否为一级科目是否,上级科目编码是否存在科目是否已经使用是,只能增加平级科目,不能增加下级科目初始余额输入方法一：录入开始使用月份的月初余额方法二：录入年初余额和一月至使用计算机前各月的发生额余额录入完毕，试算平衡资产=负债+所有者权益+（收入-费用）总账=下属明细科目之和借方合计=贷方合计初始余额输入录入余额：进行辅助核算的科目，需要录入各辅助核算项的余额，系统自动汇总生成科目余额录入完毕，进行试算平衡，检查所录余额是否正确凭证类别设置定义凭证类别确定凭证类别的限制条件制作人:殷建红结算方式设置企业经营过程中使用的收款及付款结算方式设置内容结算方式编码结算方式名称（如现金结算、现金支票、转账支票、银行本票等）结算方式被运用于总账、销售与收款、采购与付款等子系统中总账子系统录入收付款凭证，输入结算方式及票据号，以便进行银行对账结算方式录入凭证（收款与付款业务）、收款单、付款单，需要输入结算方式及结算票据号账务处理与会计循环账务处理概述账务处理的流程分析总账子系统的总体设计总账子系统的初始设置凭证管理出纳管理期末处理与账表输出辅助管理凭证管理——凭证录入凭证管理——凭证录入与控制机制正确性检查措施凭证号：连续编号凭证日期：凭证日期随凭证号递增而递增，不能为已结账月份的日期科目编码存在性检查是否是末级明细记账科目与凭证类型的限制条件是否相符金额：借贷平衡凭证管理——输入辅助核算信息科目性质为客户往来（或供应商往来）核算科目性质为部门核算科目性质为个人往来核算科目性质为项目核算凭证管理——输入辅助核算信息凭证管理——凭证审核凭证审核的目的发现凭证输入时出现的错误记账的前提凭证审核的方法：静态屏幕审核法凭证审核的控制审核及取消审核，与制单不能为同一人凭证审核后不能修改、删除取消审核只能由审核人完成凭证管理——凭证记账记账方式按单按天多天记账凭证管理——凭证记账临时凭证文件科目编码借贷金额，，，科目文件科目编码科目性质上级科目，，，历史凭证文件科目编码借贷金额，，，科目汇总文件科目编码余额发生额，，，，，企业银行账文件科目编码借贷金额，，，记账过程文件之间的数据传递关系账务处理与会计循环账务处理概述账务处理的流程分析总账子系统的总体设计总账子系统的初始设置凭证管理出纳管理期末处理与账表输出辅助管理出纳管理——支票管理基本完善的支票管理应该包括以下功能经办人领用支票时，出纳人员输入支票信息经办人持发票办理报销业务时，会计人员录入记账凭证的同时，录入相关支票信息系统自动填写已领支票的报销日期出纳管理——银行对账银行对账：银行记载的银行存款收付记录和单位登记的银行存款日记账相互核对银行与企业间由于记账时间不同或其他原因会形成一方已记录而另一方未记录，这类款项称为未达账项银行已收企业未收银行已付企业未付企业已收银行未收企业已付银行未付银行对账的目的：找出相同的收付款业务进行核销，而且还要找出未达账项和造成未达账项的根源出纳管理——银行对账前提科目设置：将需要进行银行对账的银行存款科目设置为“银行账”日常处理：录入凭证，使用“银行账”科目，录入结算方式及结算票号出纳管理——银行对账初始化余额调节表获取银行对账单定期对账输出对账结果核销已达账项初始化余额调节表启用银行对账前，最后一张非会计信息系统的余额调节表上的未达账项获取银行对账单获取方式手工录入银行对账单软盘获取对账单网络获取对账单定期对账自动对账结算方式+结算号+金额手工对账输出对账结果核销已达账删除银行对账单文件已达记录单位银行对账文件已达记录账务处理与会计循环账务处理概述账务处理的流程分析总账子系统的总体设计总账子系统的初始设置凭证管理出纳管理期末处理与账表输出辅助管理期末处理——自动转账定义自动转账分录期末处理——自动转账生成自动转账分录——机制凭证期末处理——自动转账期末转账的特点转账业务大多发生在各个会计期的期末期末转账业务大多只有会计人员自己编制的会计凭证，而没有原始凭证期末转账业务大多要从会计账簿中提取数据有些期末转账业务必须依据另一些期末转账业务产生的数据期末处理——自动转账每个月月末有规律重复填制的凭证（摘要、科目相同，金额的来源或计算方法相同）“费用分配”的结转。

如：工资分配等“费用分摊”的结转。

如：制造费用等。“税金计算”的结转。

如：所得税等。“提取各项费用”的结转。如：提取福利费等。期末收入费用类科目结转本年利润等定义自动转账分录模板定义的内容摘要借贷方科目金额计算公式自动转账分录模板举例提取城市维护建设税及教育费附加（假设该公司不需要交纳营业税和消费税，只需要交纳增值税）定义自动转账分录模板举例生成自动转账凭证期末处理——结账月结保护结账前状态结账前必要的检查工作上月未结账，则本月不能结账本月还有未记账凭证时，本月不能结账计算本月各账户发生额合计，计算本月各账户余额并将余额结转至下月月初结账标志年结(12月份结账)必须产生下年度的空白账期末处理——结账特别提示，结账顺序账表输出账表输出内容日记账明细账总账账表的查询条件会计科目会计期间账表输出输出方式打印输出磁介质输出查询输出账务处理与会计循环账务处理概述账务处理的流程分析总账子系统的总体设计总账子系统的初始设置凭证管理出纳管理期末处理与账表输出辅助管理辅助管理部门核算与管理往来核算与管理项目核算与管理部门核算与管理动因简化会计科目体系传统的部门信息通常被设置为明细科目立体科目：实现会计科目与部门档案的动态链接，形成一个科目对多个部门，一个部门对多个科目的交叉关系加强部门管理从部门视角了解损益、收支发生情况制作人:殷建红部门核算与管理初始设置将需要进行部门核算的会计科目，设置为“部门辅助核算”（立体科目）维护部门档案信息日常处理录入凭证时，如果科目需要进行“部门辅助核算”，需要同时录入对应部门信息账表查询按部门查询部门总账和部门明细账，进行部门收支分析部门核算与管理科目设置部门核算与管理部门档案部门核算与管理凭证录入往来核算与管理范围客户往来（销售业务引起的债权关系）供应商往来（采购业务引起的债务关系）个人往来（职员与公司之间的债务关系）本节以客户往来为例往来核算与管理手工环境下往来科目设置应收账款——华北地区——天津——天津糖果贸易公司

——天津——天津日化厂

——天津——…… ——石家庄——A公司

——石家庄——……应收账款——华东地区——……随着客户资源的增加，明细科目越来越多往来核算与管理会计信息系统中，采用客户往来辅助核算往来核算与管理初始设置将应收账款科目设置为“客户往来辅助核算”（立体科目）维护客户档案信息在初始余额录入中，录入各客户的期初未达往来账（即尚未收到的货款）日常处理录入凭证时，如果应收账款需要进行“客户往来辅助核算”，需要同时输入对应客户信息往来核销：收到货款时，确定应收账款与收款之间的核销关系账表查询查询客户余额表以及客户明细账如果应收账款和预收账款同时进行客户往来辅助核算，可以一次性查询某个客户或多个客户的应收及预收款项余额和明细信息进行应收账款的账龄分析往来核销核销：确定应收账款凭证与收款凭证之间的对应关系，即收到货款时指定收到具体哪些销售业务的款项逐笔核销客户编码+发生额+借贷方向相反全额核销客户编码+借贷发生额合计一对多或多对一手工核销往来核算与管理科目设置往来核算与管理往来单位档案根据客户数量决定是否对客户分类，如分类，需要维护客户分类档案及客户档案往来核算与管理凭证录入往来核算与管理往来核销说明：凭证号为记-0029号凭证确认应收账款的增加