公司项目经济档案管理制度

公司项目经济档案管理制度

为规范工程项目经济档案管理工作，充分发挥项目经济档案在工程建设、企业管理、工程维护、企业维权、工程款回收中的作用，根据文件《公司项目经济档案管理办法》，结合集团公司的实际情况制定本办法。本办法适用于集团公司所属各分公司、子公司。第一条、项目经济档案管理实行集团公司、各分子公司和项目部三级管理。主要是指集团各职能部门对经济档案管理工作的检查、督导；各分、子公司对项目经济档案资料的归档保管；项目部对原始资料的收集、整理、移交。第二条、集团各职能部门有责任对分、子公司项目经济档案管理工作进行监督和指导，每年进行定期检查。第三条、各分、子公司项目经济档案管理人员要严格执行公司档案管理制度，认真细致地做好档案保管工作。将经济档案资料进行分类整理，填制经济档案目录，归档保存。避免经济档案资料的流失，充分发挥经济档案资料的作用。第四条、各分、子公司按照集团公司《档案管理办法》的相关规定及实际情况，确定档案保存期限，做好保管工作。项目“两清”工作结束前永久保存相关经济档案资料。第五条、项目经济档案管理人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。第六条、借阅经济档案资料，必须履行审批、登记、签收、归还手续。第七条、借阅经济档案资料者必须妥善保管档案资料，不得任意转借或复印、不得拆封、污损文件，归还时保证经济档案资料完整无损，否则按《山西一建员工过失追究细则》追究当事人责任。第八条、项目经济档案资料执行分管部门检查制度。参照建工集团总公司下发的项目经济档案目录内容，集团公司按经济档案归口管理部门划分。合同预结算中心负责第一、二、六条经济档案内容的检查；生产监控中心负责第四、七、八、九、十一、十二条经济档案内容的检查；科技管理中心负责第三条经济档案内容的检查；财务管理中心负责第五条经济档案内容的检查；法务部负责第十条经济档案内容的检查。（见附件）第九条、各分、子公司可根据自身实际情况划分经济档案归集保管部门，明确职责，确实加强项目经济档案的管理工作，以促进项目精细化管理和工程款回收。第十条本制度从xx年五月一日起执行。附件：项目经济档案参考目录合同资料（合同预算中心）工程招投标文件资料；中标通知书；(市场经营中心)施工合同（正本）、协议；其他与甲方相关的协议；经济签证、成本分析资料（合同预算中心）设计变更工程量增减核定资料；零星工程量增减核定资料；材料代用核定单；工期延误签证；项目经营成本情况分析资料；其他经济签证。工程质量管理资料（科技管理中心）各种质量保证资料；质量管理文件；质量检查评定记录；施工组织设计（方案）报审表；单位工程质量竣工验收记录；工程验收证明书。会议纪要（记录）与洽谈记录（生产监控中心）影响工程进度、工期方面；影响整体设计、主体结构方面；向建设单位报送的报告、函件等；其他重要会议资料。收款记录、考核兑现资料（财务管理中心）工程款往来对账单（原件）；最后一笔收款证明；其他有效收款书面证明；清收欠款记录、建设单位联络卡等（原件）；项目考核兑现资料。工程结算资料（合同预算中心）月度验工计价资料；工程结算书（原件）；工程结算送达签收记录（原件）；工程结算审计报告（原件）。开、竣工报告报验收资料及工程量计划（生产监控中心）施工许可证；开工报告（原件）；竣工报告（原件）；月度、季度、年度计划及完成情况统计；工程回访及维修记录（生产监控中心）项目部资料（生产监控中心）项目负责人信息、身份证明及联系方式；项目管理责任书；十、涉及法律诉讼项目（