方志资料的搜集与整理方法

方志资料的搜集与整理方法2016-08-23点击数：165地方志书，是全面系统记述本行政区域自然、政治、经济、文化和社会的历史与现状的资料性文献。资料是志书的基础，是志书的生命，方志没有丰富翔实的资料，就成了无源之水，无本之木。资料的搜集、整理与运用，是方志编纂中的关键一环。新一轮方志纂修，对方志资料的收集、整理与运用，提出了新的、更高的要求。我们要在党的路线、方针、政策指导下，收集各地、各业在党的领导下，推进改革开放，进行社会主义现代化建设的重要现实资料，并科学整理运用，以充分反映全面建设小康社会、实现社会主义现代化这一伟大壮丽的事业。一、资料分类资料按其来源，大致可分为文字资料、实物资料、口头资料、网络资料4类。1.文字资料文字资料是指以书面文字形式存在的资料。包括以下几方面：文献档案。档案是历史活动的真实记录和具体反映。文献是指具有历史价值的文字资料，许多文献资料已经入档，但仍有大量资料没有入档，散存于各个单位和各种形式的文字载体中，应该注意收集。档案和文献都是编志最主要的资料来源。报刊图书。包括各时期报纸刊物上关于某一方面或某地的报道、文章等。报刊资料是历史活动的真实或曲折的记录，所记载的内容丰富具体，有较高的史料价值，是编修志书重要的资料来源。有关本地区、本部门和相邻地区、部门的出版物，记载了当地的情况。这些资料对于方志编纂也十分有用，编纂时可以批判地运用。私人著述。包括当事人、当地人的笔记、手稿、函电、笔记、诗文、回忆录、调查记录、演讲稿等，这些资料无论是否正式刊出，往往都具有很高的史料价值，能够补充档案资料的不足，在资料收集时应注意收录。2.实物资料实物资料是指具有资料价值的实物。主要有以下几种：遗址、遗迹。这些资料能够提供前人日常生活、社会活动、文化发展等相关情况，对于考察历史往往能够提供极具价值的资料。文物。蕴藏丰富的文物，真实地记录了事物的本来面貌，甚至本身就是事物的本来面目，因此有的甚至比文字更可靠，更富有生命力。方志部门可以和有关部门合作，把这些实物拍成照片，直接运用于志书中，并准确说明，以证实历史事实。图片资料。各类图片能够真实地反映当地政治、经济、文化、社会、军事、自然、人物等场景和面貌，是方志资料的重要组成部分。碑刻。用以刻石记事的碑刻及其碑文，内容涉及自然、经济、政治、文化等方面，从不同角度反映真实的历史，是编修方志的珍贵资料。3.口头资料口头资料又称活资料，是指保存在当事者、知情人记忆中的和在群众中口头流传的资料。这些资料往往更能反映社会的真实情况，是志书记述社会关系，反映人的品格、业绩与精神面貌，从而使志书更好地体现真实性的不可缺少的素材。4.网络资料随着计算机网络的兴起，通过因特网获取资料成为最迅速、方便的方法。我国已有吉林、黑龙江、福建、山东等省建立省情资料信息网，这为查阅网络资料提供了便利条件。收集资料要尽可能在“广”和“全”上下功夫。“广”指收集的面要广，“全”指收集应具有深度。只有广征博采，宁多勿缺，才能使志书的编修具有坚实的基础。特别是新一轮方志纂修，要多注意收集1978年改革开放以来，尤其进入21世纪全面建设小康社会的新情况、新资料。二、资料收集准备进行资料收集工作之前，应根据所编志书的大体内容，围绕每部志书的框架结构，篇、章、节、目设置，拟订资料的征集提纲，根据本地区或本部门的特点，按照每部志书的基本框架，列出各时期的重大事件与问题，划分成几大部分，研讨出可以付诸实施的资料收集提纲，形成一个完整的资料收集系统。与此同时，要做好有关人员分工，明确各自任务。参与编修志书人员应亲身参与资料收集，这样可以确保资料收集的质量。在收集时应尽可能多地占有资料，不仅要收集正面资料，而且要收集反面资料，对同一事件的不同记载应全部收录，以保证资料的完整性。具体操作应遵循“三先三后”原则。一是“先内后外”。先收集本部门、本系统的有关资料，采访本单位、本部门的知情者，然后再收集其他单位、其他地区的资料，这样可以避免舍近求远，延误时间。二是“先急后缓”。先收集在世人的口头资料，或即将工作变动的同志所掌握的资料，以免失去时机。对需要销毁或可能被毁的资料，更应及时抢救或收集。三是“先远后近”。先收集离现在时间较远的资料，再收集现有资料，也即先收集近志书上限的资料，后收集近志书下限的资料。以时间为序，既便于尽可能多地保存较早期的资料，又使整体资料条理清楚。三、资料收集基本途径方志编纂的过程实际上就是资料收集并消化吸收的过程，因此资料的收集至关重要。在收集资料时，应尽可能多地占有资料，凡是和志书内容相关的资料都要详加收集，博采略取，对收集到的资料再进行精细加工。方志资料收集可通过以下9条途径进行。1.查阅档案档案能够为修志提供重要的资料，应着重收集。收集的过程可分两步完成：第一步，查阅本单位自存的文书档案。这一过程可将查阅档案和清理档案结合起来，弄清本单位自有资料的数量、类型、涉及的范围、各类资料的情况、欠缺的资料等。因为工作量较大，可考虑多派一些人集中收集整理。第二步，到档案馆查阅。去档案馆查阅资料应遵循“先近后远”的原则。查找档案线索可利用档案馆的各种检索工具，如案卷目录、重要文件目录、专业目录、全宗介绍、专题介绍、专题卡片等。各种档案资料收集齐全后，要将属于同一范围的档案资料汇集在一起，并考证整理，便于利用。2.查阅书籍报刊资料书籍报刊，特别是记载本地区、本系统情况的书籍和本地区的专业性报刊，保存大量有用的信息，是资料收集的重点。在查阅资料时，可先列出书目和报刊文章目录，直接到图书馆或有关单位查阅，这样查阅目标明确，可以提高工作效率。除了利用历史资料外，还要注意对现有资料的利用，如当地的人口普查、地名普查、土地资源普查、农业普查、工业普查、第三产业普查等资料。这些资料都已编印成册，查阅方便，使用可信。3.收集活资料由于一些因素的影响，有些史事没有书面记载，给方志编纂的书面资料收集带来困难。这就需要通过访问当事人、见证人或对这些事情有了解的相关人士，记录这些内容，以弥补缺失。收集活资料主要有3种方式：一是请进来，即通过举行座谈会，邀请有关人士参加，通过座谈的方式了解当时的史事，并记录归类，考证后存档以备写作时使用。二是走出去，修志人员登门拜访当事人。这种方法使当事人可以不受时间的限制，尽可能多地回忆当时的情况，且还可以让其家人协助回忆，效果较好。三是约请有关人员撰写回忆录。4.实地调查通过实地调查可以获得生动、具体的第一手资料，因此，实地调查也是收集资料的主要途径之一。在实地调查时，还可以借助照相、绘图、录音录像等现代科技手段配合资料收集，使资料的类型更加丰富，表现力更强，也便于更好地保存。5.利用方志馆馆藏资料和地情资料库所藏资料我国已有十多个省份建立方志馆，许多市、县也建立方志馆。作为专门的方志收藏部门，方志馆收藏许多地区性或全国性的方志资料，是方志资料存储的宝库。资料收集人员可以通过查阅或借阅的形式，利用方志馆藏资料，复印、抄录自己所需要收集的资料。还有一些省份建立了省情资料库，这些省情资料库收集大量丰富的地情资料或与方志有关的资料，而且形式十分丰富，声、像、图、文并存。省情资料库的资料收集工作可通过计算机检索出所需资料，全文拷贝保存入磁盘或打印，应用十分方便，应多注意收集。6.广泛征集资料在组织专职人员集中力量收集资料的同时，还要广泛发动群众和基层单位提供资料。可通过发布文告征集，布置所属重点单位写志，印发调查表、调查提纲由基层单位撰写，发动知情者提供资料等方式进行。7.查阅外文资料新中国成立后，特别是改革开放以来，中国对外交往日益频繁，签订许多条约、协定、合资合作项目，以及贸易合同、援外等项目，留下丰富的外文资料(以及中文资料)。这些资料从不同角度记载一些历史事实，对方志编纂很有帮助。为此资料收集人员可根据图书馆、档案馆的分类卡片或索引，查找有关本地的外文资料，以补充中文资料的不足，丰富志书的内容。8.收集缩微资料缩微资料是以感光材料为存储介质，以缩微照片为记录手段而产生的一种信息存储和传播媒体，包括缩微胶卷、缩微胶片、缩微卡片、缩微印刷品等。许多珍贵的历史地理资料，就是以缩微资料的形式保存在各大图书馆、博物馆里的。这种资料存储方式的特点是存储密度高、体积小、价格便宜、传递方便；但也有缺点，缩微资料不能直接阅读，需要将其复制放大后方可使用。9.网上收集资料国际互联网的普及使人们通过网络查阅资料变得十分方便、快捷。互联网可以让人们查阅国内外网站上的所有资料，大大方便方志资料的收集。现在，许多档案馆、图书馆、官方的政府网站、机关网站、企业网站、行业网站等已经普遍采用计算机存储资料，不少资料已经上网，大大方便人们的网上资料收集。另外，许多省份已经建立省情信息网，这为人们利用因特网查阅地情资料提供有利条件。随着时代的发展，技术的不断进步，网上资料必将成为重要的方志资料。除了上述资料收集途径外，还可以通过收集音像资料来获得方志编纂所需资料，如录音带、幻灯片、电影片、录像带、光盘等。三、资料收集具体方法1.全文复印或抄录一些综合性资料，暂时无法分类的、具有很高价值的珍稀文献，或者非主题资料，准备作为旁征和参考用的，可以全部复印或抄录，以后根据需要使用，或原样收藏，或再作进一步整理。方志工作人员在收集资料时应注意掌握收录的标准，只收取有关的资料，从而提高资料的利用率，也可以降低时间成本和经济成本。2.摘要抄入卡片在收集资料时可以按照一事一卡的原则直接摘要抄入文摘卡，根据各地的经验，有的以章，有的以节，还有的细到以目为一事记入一卡。卡片表头内容有：分类、编号、资料题目、资料种类、保存单位、原馆藏编号、原文题目、著译者、卷、期、册、页、形成年代、出版时间、被采访人、性别、年龄、学历、职务、单位、住址、采访人、摘抄人、摘抄日期、摘抄内容等。一单位卡片规格应力求一致，以便于管理和利用。3.采访记录采访活资料时，无论是开座谈会还是单独访谈，都应该做好记录。采访记录要全，要忠于讲述者的原义，并使用讲述者讲话的语气记录。采访结束后，要及时整理清楚，并交给讲述者审阅签字。如果条件具备，采用录音或录像效果会更好。另外，也可请讲述者事后写成材料。在采访记录的表头上，要注明被采访者的姓名、性别、年龄、学历、职务、单位、住址、采访人、采访时间等。但以上这些做法都应得到采访者的同意。4.考察记录为了考察某些历史遗迹，为了寻访新的资料，或为了印证旧志书中的记载，往往需要带着问题进行实地考察，通过亲历、亲问，了解事情的原委，辨明事情的真假，从而保证资料的真实可靠性。实地考察时要随时将调查的情况和测量的数据记录下来，必要时还要进行摄影、摄像和测绘，以求资料的真实、准确。在具体的收集资料过程中，应做到：一是按照事先拟订的篇目制定资料收集提纲，资料应按照提纲去收集，做到目的明确。二是应坚持采编结合，边收集、记录，边整理、编写，以迅速熟悉和掌握所收集资料的情况。三是要注意资料收集的深度、广度。收集资料时应弄清资料的来龙去脉，前因后果，这样运用资料时才会得心应手。资料收集时还要注意收集到的统计数据齐全，既要收集点上的资料，又要收集面上的资料。四是要注意收集资料的灵活性。首轮修志，在资料收集上下了不少功夫。但也存在一些问题，诸如：“谱今有余，略古太过”，造成历史上(特别是民国时期、“文化大革命”时期)资料的重大缺漏；“静态资料多，动态资料少”，出现“见物不见人”情况；“档案资料多，口碑资料少”，难以相互印证和生动记述；“资料照抄照录，出处记载不清”，难以查对核实，等等。在新一轮修志中，这些问题都需引起注意。四、资料鉴别收集、整理、保存资料，其目的全在利用，而在利用资料之前必须对资料进行鉴别和选择。如果没有确凿无误的史料作基础，志书就很难传信后世。志书的资料来源广，种类多，数量大，时间长，一事异载、一题几说、真伪相间、正误互见等问题在所难免。这就需要对资料进行严格的核实、甄别、考证、校正。资料的考订工作要贯穿于志书编纂的全过程，以达到万无一失。在进行资料的鉴别中，必须坚持实事求是的原则，不唯上、不唯书、只唯实。1.鉴别资料真伪一是从资料来源分析其真实性与可靠性。首先要看资料的类型，资料来自档案、书刊、口头时，一般应以档案资料为准。另外还要看资料为何人所提供，根据资料提供者的身份、地位、职业等进行判断。由于资料来源不同，同一事件，会有不同的记载，必须经过比较分析，判断其真实性。二是从资料内容本身判断资料的真实性和重要性。首先从资料涉及的时间、地点、人物分析、辨别真伪；其次从史料的内容分析、判断其反映的问题是否真实，与事实是否相符合。三是从稿本分析。首先看稿本是原始记录还是根据原始记录整理后的成文。其次看稿本是属于草稿、底稿还是正稿。一般说来，正稿属于定稿，准确可靠，价值大，比其他两种形式更为可信。2.鉴别资料正误一是书证。即将同一问题在同一本书内或在不同文献之间进行对照比较，其中要注意有些文献会有以讹传讹的情况。具体可分为两类：一类是内证法，即以本书证本书。具体方法是根据同一部书中所记录的同一资料的同异进行判断。另一类是外证法，即用本书以外的材料来比较分析本书记载的正误。在占有丰富资料的基础上，将记载同一时间、地点和同一事物的各种资料集中，认真排比对证，分析研究，以判断资料的真伪。二是物证。即以实物资料验证文献资料或者口碑资料，以防史实不真、错漏、讹误。必须重视调查访问和实地考察工作，用实物资料考订事实。三是人证。即用口碑资料验证文献资料，通过知情人和各界人士进行核实。四是理证。即运用逻辑推理论证资料正误。它以验证人的思想水平、学识水平并运用辩证逻辑推理判断是非。有些资料不需要用其他资料对比论证，只用推理的方法，找出矛盾进行分析，就能判断真伪。有时资料的失误十分隐蔽，需要志书编修人员对之进行严密的推理论证，以辨明真伪。五是要用阶级分析的方法进行鉴别。编志所用的许多历史资料，来自社会的书刊、档案，打着深深的阶级烙印，对此，修志工作者应有清楚的认识，注意用阶级的观点进行分析。六是要对资料进行若干技术性的鉴别和考核。包括：从鉴别原始资料出发，由保存经过和流传过程考核真伪；从制作史料的原料和技术鉴别史料的真伪；从史料的行文格式、思想主题及其变化是否适合当时当地的制度、规定考核史料；从史料印章的样式、尺寸、花纹、字体、文字内容的变化鉴别真伪；从史料的字体、文字的变化进行考订；用理证的方法进行鉴别等等。五、资料整理与分类通过各种途径收集到的大量资料，内容丰富，种类繁多，应认真整理，确保资料真实、可信，为方志编纂做好准备工作。对方志资料的整理和分类，有利于检查资料、熟悉资料，提高资料的利用效率，提高方志的编纂速度，起到事半功倍的效果。由于搜集资料工作量大，时限跨度长，不能等资料搜集齐全以后再开始整理，而应边搜集边整理。资料的整理大致有以下几个步骤：1．编号登记资料收集后，首先要按先后顺序编号登记。登记方法主要有3种：一是建立《文献资料登记簿》，内容包括顺序号、资料名称、编纂者、出版时间、资料来源、提供或摘抄人、资料种类(书籍、报刊、档案、账簿、合同、契约规章、手稿、书信、日记等)、备注等。二是建立《实物资料登记簿》，内容包括顺序号、资料名称、发现时间、地点、提供资料者姓名、单位、住址、实物种类、应付报酬、备注等。三是建立《口头资料登记簿》，内容包括顺序号、资料名称、被采访人、性别、年龄、职业、住址、采访人、采访时间、采访地点、资料种类、备注等。如有条件，在备注栏内要写明资料的价值、可靠程度、是否已经鉴别等，供以后考证和利用时参考。2．建卡归类为了方便汇编资料和编写工作，按照编写提纲，每章为一类，按照一事一卡的原则，按章归类，资料笺上的类别即为编写提纲中各章的章名。若原一张卡片记两件或几件事的要分开。全文复印或抄录的，若有必要，也按一事一卡的原则进行整理。卡片建立后，要将之分别归入基本篇目的类别中，便于采摘利用。对于图件、照片、图像等，按照资料编目归类，分别装订到相应的资料中去，不另行造册，以便使用。为了便于查阅，归类时可根据章、节编制代号，标于卡片上，如5—4，代表第五章第四节。3．立卷保存从管理、利用相结合的角度考虑，对通过建卡归类的大量资料必须仔细核对，分章装袋。资料装袋不能跨章，但一章资料可装数袋。各袋资料均在袋面附上本袋资料的目录．内容包括：序号（即指该资料在本袋资料中的顺序号）、资料名称、登记流水号等，这些都应与“资料登记簿”一致。无论是从什么渠道搜集来的资料，都要一律按照一事一卷编号储存。这样，撰写时只需取出此卷，便可获得查阅、考订、研究某事的全部资料。4．资料汇集采用排列的方法，把同类的原始资料进行初步的筛选和集中，根据志书篇目的顺序，对资料进行有条理的排列。汇集资料不仅比较系统而且保留着资料的原始性，极具存档价值。在微机中进行汇集更便于存储，也便于进一步的加工制作，为资料汇编或长编打下基础。5．专题资料汇编专题资料汇编是在资料立卷储存后，对所收集的资料进行的再加工。它在资料汇集的基础上，运用马克思主义的观点统率资料，记录某事物产生、发展、变化的全过程，剖析事物之间的内在联系和因果关系，揭示事物发展的规律。汇集专题资料，能够发现现有资料中的缺失、错讹之处，从而有利于对资料的补充、丰富和订正。6．资料长编资料长编是在比较系统、全面地占有资料并经过初步整理分类、选择和考订核实后，按照志书篇、章、节、目对资料进行的初步纂辑，以完成从资料收集到志书试写的过程。它是资料整理工作的最后阶段，具有半成品的性质。长编是志书正式编纂的一次练兵，有利于发现问题，避免在正式编纂志书时出现大的失误。泉州市级专志（部门志）编好送审时，要求一同报送资料长编，以便审核。方志资料长编，就是按照志书确定的篇目要求形成的粗具条理的书稿。长编不同于一般的资料汇编。一般资料汇编，可以列出