三隆仪器有限公司行政管理制度

行政管理制度第一节办公室管理制度－员工守则…………第二节员工保密纪律规定…………….第三节印章管理制度…….第四节邮箱和电话管理制度……………第五节计算机管理制度…………………第六节日常涉外事务管理制度…………第七节办公室安全及卫生管理制度………行政管理制度第一节员工守则1.1思想规范：遵法则、严纪律、具有团队精神。1.2办公仪表规范：员工在上班时间内，要注意仪容仪表，总体要求是：得体、大方、整洁。 1.3语言规范：在任何场合应用语规范，语气温和，音量适中，严禁大声喧哗。1.4行为规范：(1)严格遵守考勤制度；(2)不向客户或外部人员谈论本公司的一切事务。不谈论客户短长。(3)一切内部文件、资料、报表、总结等，都应做到先收拾再离人，保证桌上无泄密，严格遵守员工保密纪律规定。(4)节约使用文具和器材，爱惜各种设备和物品。(5)工作时间内不应无故离岗、串岗，不看报纸、玩游戏或做与工作无关的事情，不得闲聊、吃零食，确保办公环境的安静有序。(6)工作时间，不要在办公室化妆。(7)接听电话应及时，一般铃响不应超过三声，如受话人不能接听，离之最近的员工应主动接听；重要电话作好接听记录；严禁占用公司电话时间太长。(8)接待来访和业务洽谈请在接待室或会议室进行，私客不得在办公区停留。(9)在接待公司内外人员的垂询、要求等任何场合，应注视对方，微笑应答，切不可冒犯对方。(10)接待客人时：面戴微笑，与宾客谈话时应站立端正，讲究礼貌，用心聆听，不抢话插话、争辩，讲话声音适度有分寸，语气温和文雅，不大声喧哗。听到意见、批评时不辩解，冷静对待，及时上报；遇到客人询问，做到有问必答，不能说“不”“不知道”“不会”“不管”“不明白”“不行”“不懂”等，不得以生硬、冷淡的态度待客人；尊重客人风俗习惯，不议论、指点，不讥笑有生理缺陷的客人，不嬉戏客人小孩，不收受贵重礼品。不以肤色、种族、信仰、服饰取人。与客人相遇，要主动相让；与客人同行时，应礼让客人先行；同乘电梯时，让客人先上、先下。会见客人时，不主动握手。必须握手时，应面带笑容，姿势端正，用力适度，不能用左手。握手时，左手不得插兜。客人面前不得化妆、修指甲、剔牙、挖耳朵、大饱嗝、伸懒腰、大响指、哼小调。遇有客人进入工作场地应礼貌劝阻。(11)做好个人工作区内的卫生保洁工作，保持办公桌上物品整齐、干净。(12)办公室电话：(12.1)禁止使用公司电话打私人长途电话；禁止使用公司电话打长时间（超过5分钟）私人市内电话。(12.2)违反12.1规定者，请自动到行政文员处登记并交纳所打电话费用；严重违反规定，又有意隐瞒事实，处以5倍罚款，直接从当月或下月工资中扣除。(12.3)所有电话，由公司统一管理；详见《邮箱和电话管理制度》。(13)劳动纪律由人事文员、行政文员实行归口管理；总经理室有责任和权利监督各部门劳动纪律的执行情况。第二节员工保密纪律规定

为保守公司秘密，维护公司权益，特制定本制度。2.1公司秘密是关系公司权力和利益，依照特定程序确定，在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项。2.2公司员工有保守公司秘密的义务。2.3公司保密工作，实行既确保秘密又便利工作的方针。2.4对保守、保护公司秘密以及改进保密技术、措施等方面成绩显著的部门或员工实行奖励。2.5保密范围和密级确定2.5.1公司秘密包括下列秘密事项：(1)公司重大决策中的秘密事项；(2)公司尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策；(3)公司内部掌握的合同、协议、意见书及可行性报告、主要会议记录；(4)公司财务预决算报告及各类财务报表、统计报表；(5)公司所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息；(6)公司员工人事档案，工资性、劳务性收入及资料；(7)其他经公司确定应当保密的事项。一般性决定、决议、通告、通知、行政管理资料等内部文件不属于保密范围。2.5.2公司秘密的密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。绝密:最重要的公司秘密，泄露会使公司的权益遭受特别严重的损害；机密:重要的公司秘密，泄露会使公司权益遭受到严重的损害；秘密:一般的公司秘密，泄露会使公司的权力和利益遭受损害。2.5.3公司秘级的确定：(1)公司经营发展中，直接影响公司权益的重要决策文件资料为绝密级；(2)公司的规划、财务报表、统计资料、重要会议记录、公司经营情况为机密级；(3)公司人事档案、合同、协议、员工工资性收入、尚未进入市场或尚未公开的各类信息为秘密级。2.5.4属于公司秘密的文件、资料，应当依据本制度规定标明密级，并确定保密期限。保密期限届满，自行解密。2.6保密措施2.6.1属于公司秘密的文件、资料和其它物品的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁，由总经理室委托专人执行；采用电脑技术存取、处理、传递的公司秘密由各部门指定人员负责保密。2.6.2对于密级文件、资料和其他物品，必须采取以下保密措施：(1)非经总经理室批准不得复制和摘抄；(2)收发、传递和外出携带，由指定人员担任，并采取必要的安全措施；(3)在设备完善的保险装置中保存。2.6.3具有属于公司秘密内容的会议和其他活动，主办部门应采取下列保密措施：(1)选择具备保密条件的会议场所；(2)根据工作需要，限定参加会议人员的范围，对参加涉及密级事项会议的人员予以指定；(3)依照保密规定使用会议设备和管理会议文件。(4)确定会议内容是否传达及传达范围。2.6.4不准在私人交往和通信中泄露公司秘密，不准在公共场所谈论公司秘密，不准通过其他方式传递公司秘密。2.6.5公司员工发现公司秘密已经泄露或者可能泄露时，应当立即采取补救措施并及时报告总经理室；总经理室接到报告，应立即作出处理。2.7责任与处罚2.7.1出现下列情况之一者，给予警告，并扣发两个月工资以上：(1)泄露公司秘密，尚未造成严重后果或经济损失的；(2)违反本制度保密措施的；(3)已泄露公司秘密但采取补救措施的。2.7.2出现下列情况之一的，予以辞退，并且公司持有向有关司法机关起诉的权利。(1)故意或过失泄露公司秘密，造成严重后果或重大经济损失的；(2)违反本保密制度规定，为他人窃取、刺探、收买或违章提供公司秘密的；(3)利用职权强制他人违反保密规定的。2.8附则2.8.1本制度规定的泄密是指下列行为之一：(1)使公司秘密被不应知悉的；(2)使公司秘密超出了限定的接触范围，而不能证明未被不应知悉者知悉的。第三节印章管理制度印鉴的使用关系到公司应负的法律责任，为严格管理好公司印鉴的使用，维护公司的利益，特制定本管理办法。3.1印章的种类3.1.1印鉴：公司向主管机关登记的公司印章或指定业务专用的公司公章。包括企业行政章，企业合同章，企业发票专用章，企业财务专用章，企业法人印章。3.1.2职章：总经理职衔印章。3.1.3部门章：刻有公司部门名称的印章。印章加注“对内专用”。3.2使用办法3.2.1公司内部文件经部门主管批示后，方可盖章。3.2.2出具的函件、证明，需盖公司行政章的，应经部门主管批示后，方可盖章，并由经办人办理使用登记手续。3.2.3公司合同章原则上用于各类经济合同的签约，须经有关主管签字后方可盖章。3.2.4公司发票专用章用于发票、收据的填开。3.2.5公司财务专用章、企业法人章除用于支票、汇票、税务、会计报表外用作其他用途，需经财务部主管批准，并办理使用登记手续。3.2.6公司各部门印章一律不得对外使用。3.3印章的监印3.3.1公司企业行政章，企业法人印章、企业财务专用章由财务部主管保管；企业发票专用章由公司财务部保管；企业合同章销售部保管；各部门配置的印章由部门主管保管。3.3.2所有印章由总经理室核定本公司的监印人员保存并填写《印章管理登记表》存档。3.3.3建立印章管理表，领用情况在表上予以记录。3.3.4印章必须由各保管人妥善保管，不得转借他人。3.3.5印章持有情况纳入员工离职时移交工作的一部分，如员工持有公司印章，须办理归还印章手续后方可办理离职手续。3.4.印鉴管理3.4.1用印程序：合同章：合同需用印时，申请人员和其部门主管签字后交由销售部主管盖章；同时在登记表上签字。其他印章：文件需用印时，应先填写《用印申请单》，经部门主管签字后交由保管人员盖章。如违反此项规定造成的后果由直接责任人员负责。使用印章必须有严格的等级、使用者必须签自己的名字。3.4.2印章保管人应对文件内容和印章使用单上载明的签署情况予以核对，经核对无误的方可盖章。3.4.3公司印章原则上不允许随便携带外出，特殊情况需由经办人向保管人员出具借条，经部门主管签字批准后方可借出，返回公司后须立即归还保管人员。经办人应妥善保管，并对遗失、被盗及非规定使用所导致的后果负完全责任；重要印鉴的外出必须由部门主管亲自负责办理或保存。3.4.4公司一般不允许开具空白介绍信、证明，如因工作需要或其它特殊情况确需开具时，必须经部门经理签字批条方可开出，持空白介绍信外出工作回来必须向公司书面汇报其介绍信的用途，未使用的必须交回。3.4.5严禁各级主管利用职权，擅自将公司印鉴携带外出。特殊情况按照《本制度》第3.4.3规定办理。3.4.6公司所有需要盖印鉴的介绍信、说明及对外开出的任何公文，应统一编号登记，以备查询，存档。监印人除于文件、文稿上用印外，并应于《用印申请单》注明印章类别。3.4.7用印后该《用印申请单》作为用印凭据由印章保管人留存，每月底整理后交人事文员归档。3.4.8财务人员依日常的权限及常规工作内容自行使用财务印章无须经上述程序。3.4.9公章和法人章的使用决定权归总经理室，其他各印章的使用决定权由总经理室根据实际工作需要进行授权。3.5.责任3.5.1各种印鉴由监印人负责保管，如有遗失或误用情事，由监印人全权负责。印章保管人必须妥善保管印章。无论何种情况和原因发生公司印鉴被盗或遗失，应立即报告总经理室，并采取相应措施，并应依法公告作废。3.5.2任何人员必须严格依照本办法规定程序使用印章，未经本办法规定的程序，不得擅自使用。3.5.3违反本办法的规定，给公司造成损失的，由公司对违纪者予以行政处分，造成严重损失或情节重的，移送有关国家机关处理。第四节邮箱和电话管理制度4.1邮箱管理和维护：由公司指定管理员负责。4.2管理员职责：4.2.1维护邮箱，保证邮箱的正常使用；负责对外的联系事务：邮箱维护的技术问题和邮箱的延期申请等；4.2.2统一管理邮箱密码，每半年变更一次。变更后密码交一份给总经理室备份。4.2.3负责邮件的备份，每月月底将备份资料交总经理室存档。4.3邮箱使用规则：4.3.1邮箱使用只限用于公司事务，不得作为个人私事使用；4.3.2使用人员不得擅自更改邮箱密码；4.3.3邮箱设置为三个级别：一级(主管级)：邮箱之间的任何邮件联系都要相互CC；二级（员工级）：二级邮箱中发出的邮件，都要CC给一级邮箱；二级邮箱的邮件整理由秘书负责，要CC给秘书，二级邮箱之间不特定相互CC，秘书邮箱属二级邮箱。4.3.4.为方便分类管理，任何邮件需注明有关主题。4.3.5邮件资料列入保密范围。未经许可，严禁非相关人员私自复制。（见《保密制度》）4.4所有公司业务电话，包括固定电话、手机和小灵通，由公司统一管理。（1）电话属公司财产，转为公司名下。（2）每月电话费用由公司根据有关规定办理自动划帐；员工电话费超出电话补助每月交到财务部。过期不交者，直接从工资里扣除。计算机管理制度5.1购置和维护、维修5.1.1公司指定专人负责统一制定公司计算机系统的各种软、硬件标准，只有符合这种标准的设备方可使用。5.1.2.公司软、硬件及相关服务的供应商由公司指定专人进行挑选（包括设备的采购）。公司及各部门软、硬件及相关通讯线路的安装和连接有公司指定的专人监督。5.1.3软、硬件设备的原始资料（软盘、光盘、说明书及保修卡、许可证协议等）根据档案保管要求保管。使用者必需的操作手册由使用者长借、保管。每半年清点一次。5.1.4公司及各部门计算机的维护、维修由公司指定的专人负责。5.2.使用5.2.1.公司及各部门的计算机只能由经办公室授权的员工操作使用。5.2.2使用者应保持设备及其所在环境的清洁。下班时，务必关机切断电源。5.2.3使用者的业务数据，应严格按照要求妥善分类存储在网络上相应的位置上。5.2.4未经许可，使用者不可增删硬盘上的应用软件和系统软件。5.2.5严禁使用计算机玩游戏。严禁登陆与工作无关的网站。严禁私人上网聊天。5.3安全措施5.3.1公司及各部门的业务数据，由各部门主管每月备份一次；做好标记，存档。5.3.2公司计算机系统的数据资料列入保密范围。未经许可，严禁非相关人员私自复制。（见《保密制度》）5.3.3未经许可，任何私人的光盘、软盘不得在公司的计算机设备上使用。5.3.4使用者必须妥善保管好自己的用户名和密码，严防被窃取而导致泄密。5.4违反使用处理上述各项使用规定，如有违反，每次罚款100元，并记入绩效考核记录；取消特别奖参选资格。日常涉外事务管理制度6.1外事接待管理规定6.1.1公司的国内外重要客人接待工作除由公司部门主管亲自接待以外，其余由办公室文员配合有关部门负责安排接待工作。外事接待工作必须按照公司的有关规定和统一部署安排办理。6.1.3外事接待工作的基本原则是：认真负责、热情周到、不卑不亢，言行得体，严守机密。6.1.4国内外宾客来访时，接待人员要提前一周填写《外事接待申请表》，提前通知有关单位和人员做好接送准备。6.1.5国内外宾客来访时，接待者要根据来访者的目的、规格及兴趣、意愿等选择安排参观项目，确定活动内容，拟定接待方案，报请部门主管批准。6.1.6有关部门根据批准的接待方案，认真作好政务接洽和业务洽谈。6.1.7安排外宾用餐除特殊情况外，原则上陪同人员不超过三名，安排娱乐活动时我方陪同人员应控制，坚决杜绝高消费、大吃大喝的现象发生。6.1.8在接待来宾工作中，要认真作好安全保卫工作。6.2电话接待服务及使用规定6.2.1员工打电话，用语应尽量简洁、明确，以减少通话时间。6.2.2响铃时：电话铃声响起之后，应尽快拿起器话筒。在电话玲声响起三次之内，必须有人接听电话，以免引起客户失望或不快。6.2.3找人时：来电指名找人，应迅速把电话转给要找的人。如果不在，应明确告诉对方，如果需要留言，必须作好记录。6.2.4接听时：员工接听外线电话的标准用语为“您好，博益公司”。总的要求是规范、简洁、礼貌。但是，新员工对企业情况知之不多，不要抢接电话，以免一问三不知，给客户留下不良印象。6.2.5声小时：对方说话声小，不能大声叫嚷，而要有礼貌地告诉对方，“对不起，声音有点小”。6.2.6通话时：如果有其他客户进来，不得置之不理，应该点头致意。如果需要与同事讲话，应有礼貌地说，“请你稍等”，然后捂住送话筒，小声交谈。6.2.7中断时：通话中突然中断，应该立即挂上电话，再次接通后要表示歉意，并说明原因。6.2.8挂断时：打完电话，不要自己先挂断电话，应该等对方挂断之后再轻轻放下。6.2.9高峰时：在业务通话高峰时，尽量不要占线时间太长。6.2.10公司的电话，主要是作为方便与外界沟通、方便开展业务之用，禁止员工在公司内打私人长途电话；禁止使用公司电话打长时间私人市内电话（超过五分钟）。6.2.11违反6.2.10条例者，及时在行政文员登记《电话登记表》，并于月底缴纳所打电话费用给行政文员，由行政文员统