齐耀建设工程公司法务合同管理制度

PAGEPAGE23法务合同管理制度危机公关与纠纷解决办法第一条为维护本公司的合法权益，妥善解决出现的纠纷，处理突发事件，进行危机公关，根据国家有关法律、行政法规，结合本公司的实际情况，制定本办法。第二条公司法务合同部是解决合同纠纷，处理突发事件，进行危机公关的主管部门。第三条解决合同纠纷，处理突发事件，进行危机公关必须以事实为根据，以法律、法规、规章和政策为准绳，在最大化维护公司合法权益的基础上，充分考虑事件可能造成的社会影响，遵循及时、迅速、合法、合理的原则解决处理纠纷。第四条本办法中的危机与纠纷包括以下几类：1、因纠纷引发的诉讼或者仲裁：包括我方提起诉讼（或者申请）和对方提起提起诉讼（或者申请）。2、对方向新闻媒体投诉或者其他原因引起新闻媒体介入的；3、对方向行政管理机关申诉或者其他原因引起行政管理机关介入的；4、引起对方围攻、哗变，械斗、上访或者其他干扰正常生产活动的；5、发生安全事故，引起人员伤亡或者重大财产损失的；6、虽未发生上述情况，但有发生之可能的；第五条在合同履行和其他生产活动中发生纠纷，相关部门应积极通过协商解决，尽量化解矛盾。协商不成的，对于可能引发或者已经发生本办法第四条规定的情形的，相关负责人应在24小时内将事件情况以书面形式报告公司法务合同部，同时将相关材料一并移送。发生重大安全事故等情况紧急的，立即通知法务合同部。第六条法务合同部在接到有关部门的报告材料后，应迅速搜集相关材料，尽快向有关知情人了解情况，在认真分析充分调研的基础上，分别做出以下处理：1、对方不履行合同或不正确履行合同的，在对方违约行为发生后，法务合同部提出法律意见，以公司的名义起草致对方的信函，经总经理批准盖章后，以传真或者特快专递方式通知对方。在合理期限内，问题未能解决的，法务合同部提出起诉或者仲裁意见，经总经理批准后，提起诉讼或者仲裁。需要聘请律师的，由法务合同部出具意见，报总经理批准后执行。2、公司作为案件的被告或者仲裁的被申请人时，法务合同部要做好应诉工作，搜集查阅相关资料，了解案情，相关部门必须予以配合，同时上报总经理。需要聘请律师的，由法务合同部出具意见，报总经理批准后执行。3、对于行政管理机关或者新闻媒体介入的纠纷，法务合同部在相关部门配合下，研究出可行方案，同时上报总经理批准后执行。4、对发生围攻、哗变，械斗、上访或者其他干扰正常生产活动等现象，法务合同部会同有关部门在充分深入了解分析有关情况的基础上，写出可行方案，报总经理批准后执行；5、发生安全事故，引起人员伤亡或者重大财产损失的，法务合同部会同有关部门在充分深入了解分析有关情况的基础上，写出可行方案，报总经理批准后执行。第七条在危机与纠纷处理解决后，法务合同部应写出书面报告，内容包括：事件的起因，经过，处理过程，教训，并对引发纠纷的责任人或者在纠纷处理中工作不力的相关人员提出处罚意见，上报总经理。同时做好案件材料的整理归档工作。第八条本办法自发布之日起施行。合同监督检查办法第一条为保证合同的正确履行，维护公司的权益，根据《合同管理办法》制定本办法。第二条公司法务合同及经营开发部是合同监督检查的主管部门，负责对全公司的合同进行监督检查工作，相关部门应在其职责范围内予以配合。第三条合同的检查包括检查合同的签订是否规范，是否符合《合同管理办法》的相关规定，合同的归档管理是否符合《合同归档管理办法》，合同的履行情况等。重点检查签订的合同是否与会签后的合同一致，是否按照合同会签意见进行了修改。第四条对合同履行的检查实行分类分部门检查。第五条对于物资采购类合同，要重点检查如下内容：1、采购物资是否已经按照合同约定的时间进行了交付；2、物资的名称、质量、数量、规格、型号等与合同约定是否相符。如不相符，采取了哪些措施；3、相关管理情况，库存与实际是否相符；4、劳务队伍使用物质与实际使用是否相符，是否存在超领甚至偷卖情况；5、结算与支付情况等；6、我方及对方人员是否存在违反廉洁自律合同约定的现象；必要时，调查市场上同质量规格型号物资的单价情况，并写出调查报告。第六条对于机械设备租赁类合同，要重点检查如下内容：1、机械设备是否已经按照合同约定的时间进行了交付使用；2、机械设备的名称、规格、型号、数量等与合同约定是否相符。如不相符，采取了哪些措施；3、使用情况如何，是否能满足使用要求；4、结算与实际是否相符，付款情况与实际情况是否相符；5、我方及对方人员是否存在违反廉洁自律合同约定的现象；必要时，调查市场上同规格型号机械设备的租赁价格情况，并写出调查报告。第七条对于施工劳务分包类合同，要重点检查如下内容：1、是否存在违约转包和再分包情况；2、机械设备是否按约定时间、数量进场，机械设备权属情况；3、人员是否按约定时间、数量进场；是否有进场人员花名册及身份证复印件报存，是否为进场人员按约定上保险，是否有出工民工花名册报存，民工工资发放情况等；4、劳务队伍对外签订合同特别是约定租赁相关机械，材料采购合同情况是否符合约定，是否向我方报存，合同内容情况是否属实；5、劳务队伍已完工程点与付款情况是否相符，是否存在超付情况。6、我方结算情况与实现完成工程量是否相符。7、劳务队伍的进度、质量、安全等是否符合合同约定。8、我方工作人员对劳务队伍的服务情况，是否存在吃拿卡要等违反廉洁自律合同的现象，劳务队伍是否存在对我方人员有违反廉洁自律合同的现象；第八条检查项目部机物部对机械设备租赁合同的检查情况，所报情况是否与实际相符；第九条检查项目部财务部门的款项的支出，是否依据合同约定应付款金额进行付款。是否与上报计量结算相一致，发现情况，应当质询经办人和主管负责人，并写出书面报告交部门负责人或者总经理。第十条检查项目部计量结算部门对工程进度的计量结算与实际是否相符，是否存在计量超算等现象。第十一条检查项目部质检工程部门对工程的质检监督是否尽责，实际情况与所报材料是否相符等；第十二条在检查合同履行过程中，如发现合同相对方已经违约或者存在预期违约的可能，应当及时提醒合同经办人和我方具体履行部门，并写出书面报告交部门负责人或者总经理。第十三条在合同检查过程中发现上述情况的，应当视情节处以100至500元的罚款，情节严重的，处以500元以上的罚款，并可解除劳动合同，构成犯罪的，依法移交司法机关追究其刑事责任。第十四条法务合同部与相关部门在监督检查后，应写出书面报告，监督检查报告包括：检查发现的情况，处罚的依据与建议等，报告由参与检查人员签字后，提交部门负责人。第十五条本办法自发布之日起施行。合同部合同员审核传到公司合同是否资料齐全、是否按流程审批、合同条款是否齐全合理、语言表达是否清楚，如资料不齐全、未按流程审批有权退回要求送审部门补齐及按流程审核后再传阅公司其他部门。合同部合同员审核传到公司合同是否资料齐全、是否按流程审批、合同条款是否齐全合理、语言表达是否清楚，如资料不齐全、未按流程审批有权退回要求送审部门补齐及按流程审核后再传阅公司其他部门。财务部主要对合同价款、付款方式、周期、支付方式等涉及财务的条款进行审核、补充、修改、完善，对合同涉及财务内容负审核责任。合同起草小组业务人员业务人员即主办人员，对相关合同条款及内容从具体实施的源头、细节上把关，参照公司提供合同范本形成合同条款。业务人员应做好如下工作：1、收集对方相关资料（营业执照、资质证明、与原件核对无异的身份证复印件等）并上报；2、考察对方的资信和声誉等情况；3、选择对方的理由。从价格、质量、信誉等比较，至少要货比三家，要写出询价情况，要有联系人和联系方式（对垄断行业或无法进行选择的，要写出情况说明），并随合同一同上报。业务负责人主要指项目部门负责人。业务负责人应与业务人员积极沟通，对涉及本部门的合同内容广泛征求业务人员意见，仔细研究涉及本部门合同条款和内容。可能出现的风险和存在的漏洞，对合同规避风险和防范漏洞的条款认真审核、补充、修改、完善。业务负责人对本部门责任范围内合同风险和漏洞的规避和防范负具体领导责任。项目副经理、项目总工项目副经理、项目总工对自己负责工作范围内的合同条款和具体内容、可能存在的风险和漏洞以及规避和防范措施等全面审核、补充、修改、完善。对相关风险、漏洞的规避和防范负直接领导责任。项目经理项目经理对送审合同总体把关，特别是对方资信、价款、权利义务、违约责任等合同重要内容全面审核，对合同总体风险和漏洞的规避和防范负领导责任。机物部主要对合同所列价格条款、质量标准及验收条款、履行标准、计量条款、运输条款及相关技术条款、双方权利义务条款及履约过程中可能引发纠纷的情况等进行审核、补充、修改、完善，对合同涉及机物内容负审核责任。经营开发部主要审核合同所列各项条款是否符合公司成本核算及结算要求进行审核、补充、修改、完善，对合同涉及相关工作内容负审核责任。工程部主要审核合同进度条款、质量标准及验收条款、双方权利义务条款、合同标的物数量质量是否满足工程需要等条款进行审核、补充、修改、完善，对合同涉及工程内容负审核责任。主要对合同条款以及合同履行过程中可能存在的法律风险进行审核与规避，对合同合法性、完整性、规范性、风险性负审核责任。管委会总经理法务合同部项目部合同部公司会签同意批准后，项目部签订后同合将合同原件传送公司，项目部留存合同复印件，在合同履行中相关部门报经项目经理批准查阅。法务合同负责人合同合同审核小组注：若由公司组织合同谈判，可由合同谈判部门起草合同，直接进入合同审核程序，公司签订合同后传送至项目部合同部留存复印件，合同改选中相关部门报经项目经理批准查阅。合同管理办法第一章总则第一条为了维护公司的合法权益，规范合同管理，以实现签订合同没有风险隐患、履行任何合同没有纠纷苗头，圆满解决任何合同争议，为公司经营管理服务的合同管理目标，起到合同管理监控公司经营风险，提升公司良好形象，为公司创造最大经济效益的作用，根据《中华人民共和国合同法》以及国家有关法律、法规的规定，结合公司的实际情况，制定本办法。第二条本办法适用于公司本部及下属各项目部在经营活动中所签订的各类经济合同、劳动合同。办公用品采购等其他非经济活动合同依其他相关制度执行。第三条订立、履行合同应当遵照合法、自愿、公平、诚实信用等合同法基本原则，不得违反法律和损害公共利益。第四条订立、履行合同的每一个环节中，都应当有诉讼意识，注意收集、保存与合同有关的证据材料，有效避免合同纠纷的发生，争取在处理合同纠纷中处于主动地位，强化防范风险的意识。第五条公司对合同实行分类管理，按项目归档。公司合同分以下四类：1、机械物资采购类；2、机械设备租赁类；3、施工劳务分包类；4、其他类；第二章合同管理机构及会签所需资料第六条公司合同管理实行由公司法务合同部统一归口管理、各业务部门分级负责，主管副总经理、总经理审批的管理体制。第七条 合同主管部门相关合同方面的职责是：1、合同的登记、编号及保管；2、对合同的合法性、完整性、规范性、风险性进行审核；3、签署合同会签意见、负责会签流转；4、落实审核意见；5、其他与合同管理相关的职责；第八条合同会签应提供如下资料1、合同文本；2、中标会议纪要或询价记录单或情况说明。3、合同相对方营业执照，资质等级证书、委托书、法定代表人或代理人身份证复印件等文件；4、合同签订会签表；5、补充协议需要会签的，应将原合同复印件附后，一并送审会签。第三章合同形式、编号、存档及查阅第九条所有合同均应当采用书面形式，有关修改合同的文书、图表、传真件等均视为合同的组成部分。

第十条合同的形式要求：1、合同的书面形式指合同书、协议书等可以有形地表现所载内容的形式；2、合同书的标题应当为“×××合同”或“×××协议”，不得任意命题；3、合同书必须打印。情况紧急或客观条件有限的，可用碳素墨水笔书写，字迹要求工整，标点符号使用正确；4、合同双方的名称应都使用打印或者手写，严禁我方采用打印形式，而合同相对方采用手写形式。5、合同金额一律以人民币计价，应为：人民币×××元，金额数字同时采用大、小写两种形式，相互对应；第十一条合同编号由公司法务合同部统一编排，编号格式为：年度（公元纪年）+项目代码+编码（3位数字），如：（2008）大广五合字第012号，即为2008年度大广五项目第012号合同。如果合同进行变更或者补充则合同编号相应在增加“补”字，其余不变，如上述合同的补充合同编号为：（2008）大广五合字第012号补01号，依次顺延。合同编号在合同签订会签表上填写，但在对方合同原件上不予填写，至合同签订后由法务合同部管理人员在我方留存的合同文本右上角上填写。第十二条所签合同原件我方至少留存二份，其中法务合同部存档一份、相关部门留存一份。合同的存档及查阅等，按《合同档案管理办法》执行。第四章合同签订前的准备工作第十三条订立、履行合同应该全面评估合同效益，主要包括：合同项目的可行性，法律规定和政策导向，承担的风险，现金流情况，社会意义等。第十四条对于合同相对方的选择应遵循以下程序进行：1、有条件进行招标的，一般应当进行招标。招标应当由承办业务部门、法务合同部及财务部门等参加；2、不具备招标条件的，可采用询价议价的方式，但须坚持货比三家原则，由业务部门具体进行，并写出书面询价议价过程，重点有对方的联系人，联系方式，价格及质量等，报公司机物部核准，择优选定合作单位。3、属于战略合作伙伴单位、垄断行业及其它特殊情况的，应写出书面情况说明，报总经理审核批准。。第十五条订立合同前，应对合同相对方的主体资格、资信能力、履约能力进行调查，不与不能独立承担民事责任的组织签订合同，也不得与法人单位签订与该单位履约能力明显不相符的经济合同。一般不与自然人签订经营性合同，确有必要签订经营性合同的，应在合同会签单中作专门的说明，经审批后方可签订。各业务部门在订立合同前，应当将合同相对方的基本情况以及合同性质、标的额、用途、经办人等基本情况向法务合同部备案。各业务部门在与对方谈判时，可以邀请法务合同部人员参加。第十六条 合同双方达成意向后，应先签订书面合同再进行履行，严禁先履行后补合同书。第十七条业务部门根据本部门业务需要负责具体合同的起草、谈判工作，由相关业务人员、部门负责人、项目部主要领导组成合同起草小组，合同起草小组召开合同会审会议，对合同涉及的技术问题、专业问题和实际操作可能存在的风险问题等集体讨论，认真审查，严格把关，然后把会审后合同文本共同签字后与会签审批单及其它相关材料一并送法务合同部。第十八条合同的内容由合同双方（或多方）约定，一般包括以下条款：1、合同双方（或多方）的名称或者姓名和住所：应当与《营业执照》或身份证件上的记载完全相符；2、标的：应注明详细的名称、规格、型号。同一种标的物有不同规格型号的，应列表注明详细的规格和型号；3、数量：对应标的物的名称、型号、规格详细写明标的物的数量和计量单位，应采用国家标准的计量单位；4、质量：有国家质量标准的，应优先采用国家质量标准；没有国家质量标准的，应要求合同相对方提供行业质量标准或企业质量标准；采用行业质量标准或企业质量标准的，应要求合同相对方提供样品并完善对样品的封存；5、价款或者报酬：对应标的物的名称、型号、规格，详细写明标的物的单价和总价；6、履行期限、地点和方式：合同履行应要求合同相对方承担履行费用，应优先选择约定我方住所地为合同履行地，合同约定由我方先履行的，可以先要求相对方提供担保；7、违约责任：应本着权利义务相一致的原则约定违约责任，慎用违约金条款，适当延长我方的履行期限，注意规避风险；应明确约定合同相对方履行的质量和期限，合同相对方履行质量不符合合同约定且拒绝整改的，拒绝履行或故意怠于履行的，应明确我方解除合同的权利，及合同相对方应承担的违约责任；8、解决争议的方法：合同在履行中发生争议，应首先通过协商解决，协商不成，对于我方承担付款义务的，应约定石家庄仲裁委员会仲裁；对于合同相对方承担付款义务的，应约定我方所在地法院管辖。第十九条合同相对方如果是法人，在签订合同前经办人应根据实际需要要求对方出具《营业执照》（副本）、资质证明、法定代表人身份证明、授权委托书等必要的主体身份和资质、资信等证明资料，并在合同审核审批时将以上复印件（法定代表人身份证明保存原件）作为合同书附件随合同书草案一并上报。合同相对方如果是自然人，在签订合同前经办人应要求对方出具身份证件等，并将以上材料复印件随合同书草案上报审批。第二十条合同双方达成意向后，我方应预先准备合同书，待通过审批后再提交合同相对方，不得将没有经过审批或正在进行审批的合同书草案提交合同相对方。第五章合同的会签程序第二十一条合同签订前实行会签制度，各相关部门进行审查会签。审查实行各部门重点审查，分别负责。合同的会签程序见《合同会签人员工作内容及责任、流程图》。第二十二条法务合同部审查的内容包括：1、主体资格是否合法，代理人的授权委托文书是否具备；2、是否履行招标或询价程序或者情况说明；3、合同内容是否合法；4、合同条款是否完备；5、合同的违约责任是否清楚；6、纠纷解决方式对我方是否有利。7、语言的表达是否清楚、准确，合同条款之间是否相互矛盾等。8、其他认为应当审查的内容；第二十三条财务部重点审查资金方面我方有无履行能力等，机物部等部门重点审查合同的验收及履行标准等，工程部重点对合同相关的专业问题上进行审查等。第二十四条法务合同部人员审查合同应以书面形式提出合同审查意见书。合同审查意见书应当列明如下事项：1、主送部门；2、对合同的审查意见，要求逐项写明；3、如无意见，应在法务合同部意见栏中写明无意见；4、审查人签名以及审查时间。第二十五条相关部门负责人在审批合同时如有异议，应当在会签表上写明具体修改意见，必要时与合同经办人进行沟通。第六章合同的订立第二十六条合同书依照权限会签后，由总经理批准或者总经理授权批准后，方可由合同双方的法定代表人或授权的代理人签订。严禁未经会签程序签订任何合同。未经公司书面特别授权严禁任何人以项目部名义（盖项目部章）签订任何合同。公司各部门及各项目经理部所有劳务分包、机械设备租赁、大宗物资采购等一切经营活动，必须事先签订书面合同，然后履行；严禁未经公司特别授权，先履行后补签合同的情况发生。第二十七条合同相对方是授权代理人的，应出具相应的委托代理文件。第二十八条通过审批的合同，由经办人持合同会签表到相关部门盖章，相关部门工作人员应当将拟盖章的合同文本与合同审定稿进行核对，确认无异后再加盖合同专用章或者公章，并进行用章登记。合同文本超过一页的，应加盖骑缝章。合同签订后，由经办人负责将已签订合同交法务合同部存档。第二十九条根据法律规定必须履行登记、审批手续始能生效的，履行相应的登记、审批手续后，合同生效。合同双方约定或法律规定需要对合同进行公证、签证生效的，办理相关手续后合同生效。合同双方应当在合同中约定办理上述手续的费用承担及违约责任等。第七章合同的履行第三十条合同一旦成立，业务部门经办人和部门负责人应当做好合同履行工作，确定合同履行责任人。在合同履行过程中，要注意收集整理与履行相关的一切材料，并归档存查。第三十一条在合同履行过程中，发现合同相对方履行不符合合同的约定，经办部门应及时通知财务停止付款，并向主管领导汇报、处理。第三十二条涉及物资采购的合同，要注意对标的物的质量、数量的检查、验收，发现问题，及时向对方提出书面质询并要求对方答复。涉及支付货款的，如果对方没有按合同规定的时间付款，应当及时书面通知并要求对方做出答复。涉及工程劳务的，要记载工程状况，并请对方签字确认第三十三条 在履行合同过程中，经办人如发现合同相对方存在预期违约的可能，应当及时采取相应措施，依法行使不安抗辩权。在履行合同过程中，合同相对方应当先履行合同义务而没有履行或履行不符合约定，经办人应当及时采取相应措施，依法行使后履行抗辩权。第三十四条财务部门每笔款项的支出，除履行公司其他相应的财务制度外，必须要有合同或复印件，依据合同应付款金额进行付款，特殊情况，必须要有总经理的特别签批。第三十五条在合同履行过程中，发现合同相对方有转移财产、怠于行使债权等行为，给我方实现合同债权带来危害，经办人应当及时采取证据保全措施并向其主管领导报告，依法行使代位权或撤销权。第八章合同的变更与解除第三十六条我方要求变更或解除合同的，应当由经办人出具书面报告，并按本办法第五章、第六章规定的合同审核程序，逐级审批后通知合同相对方；合同相对方要求变更或解除合同的，经办人接到对方通知后应当立即报告其主管领导，并会同法务人员提出处理意见，同时注意收集、保存有关证据。第三十七条法律、行政法规规定变更或解除合同应当办理批准、登记等手续的，依照其规定，由经办部门办理相关手续。第九章合同的监督检查第三十八条合同的监督检查按《合同监督检查办法》执行。第十章合同争议纠纷的处理第三十九条合同争议纠纷的处理按《危机公关与纠纷解决办法》的相关规定执行。第十一章罚则第四十条具有下列违反规定行为之一的，将对经办人及合同审核人员处以批评、警告及至人民币100元至2000元的罚款。1、合同文本不符合规定格式、书写不规范，合同语言逻辑关系不严密、文字表达不准确；2、合同经办人员对合同的主体审核不严，造成公司遭受欺诈，对方不能履行等情况发生的。3、财务审核不严，合同价款或收付款方式显著不合理，损害公司利益的。4、印章管理人员用印审核不严，错盖、漏盖印章，使未经审批程序的合同得以签订的。5、合同经办人员没有及时将签字、盖章的合同交付合同管理人员，造成合同丢失、损毁的。6、合同保管人员对合同和有关文件保管不善，造成合同或有关信息丢失的。第四十一条具有下列违反合同审批、签订程序行为之一的，根据情节轻重，对经办人及其相关负责人处以批评、警告及至人民币100元至20000元的罚款。1、无总经理特别授权或者事后追认，经办人不履行合同审批程序的；2、无总经理特别授权或者事后追认，先履行合同后补合同书的；3、采取模仿笔迹，无权代理等方式，越权签订合同的。第四十二条具有下列玩忽职守行为之一的，将对经办人及其相关负责人处以批评、警告及至人民币100元至1000元的罚款，并根据情节轻重和造成损失大小，由经办人及其相关负责人赔偿部分或全部经济损失。1、未按规定索要、留存相对方出具的营业执照、资质证书、法定代表人或代理人身份证复印件、授权委托手续等签订、履行合同，造成或可能造成公司经济损失的；2、无故不按合同规定履行约定义务，造成或可能造成公司经济损失的；3、对方当事人违约，我方经办人员未及时采取相应措施、保全相关证据，造成公司经济损失的；第四十三条合同相关人员提供虚假业务信息或隐瞒实情，使公司利益在合同签订、履行过程中受到损害的，或借职务之便利用合同谋取私利，给公司造成损失的，给予开除处理，并承担全额赔偿责任，构成犯罪的，依法移交司法机关处理。第四十四条追究经办人和部门负责人的责任由法务合同部提出责任追究意见书，意见书的主要内容包括：1、案情简要；2、公司的损失情况；3、责任人员的过错；4、责任依据；5、处理意见。总经理接到意见书后，应当组织相关部门的负责人讨论，责任人应到场介绍情况并对是否承担责任发表意见。根据会议讨论情况，并按照公司有关规定，做出相应决定，由法务合同部执行。第十二章附则第四十五条本办法由公司法务合同部负责解释。第四十六条本办法自颁布之日起施行。合同档案管理办法第一条为了加强本公司的合同档案管理，方便合同的查阅，督促检查合同的履行，制定本办法。第二条合同档案的保存期限为10年，公司法务合同部作为公司的合同归口管理部门负责保管，留存合同档案资料。项目及其他需要部门留存复印件，同样按此要求管理。合同档案管理应特别重视保密工作，合同档案管理人员不得泄露合同档案内容，不得违反规定私自给任何人查阅、摘抄、复制。第三条合同订立后，法务合同部应将签订后的合同文本进行整理归档。一份完整的合同档案应当包括：签订后的合同文本，合同签订会签表，中标会议纪要或询价记录单或情况说明，合同相对方营业执照及资质等级证书，委托书、法定代表人或代理人身份证复印件等资料；第四条合同实行分类归档，按项目进行归类，将每个项目（如承朝、大广五等）的合同按照合同编号（小号在上，大号在下依次排序）放置在一个档案盒内。如果合同较多，放置不开，可分盒放置，但亦应按合同编号归档，在档案盒正侧签标明序号（如承朝Ⅰ、承朝Ⅱ等）。每个档案盒的正面签与侧面应当有明显标记标明盒内合同的类别。第五条每个档案盒都应有合同目录，标明该档案盒放置合同的情况。合同目录包括：合同编号，合同名称，合同类别，我方名称、对方名称、合同金额，签订日期等。第六条所有合同（包括合同目录）及资料都应留存电子版。电子版的同样按分项目放置，具体要求按本办法第四条、第五条规定执行。第七条根据工作情况，需要查阅档案的，应当由查阅部门提出申请，报经主管副总经理批准同意后，办理借阅手续。借阅档案原则上应在档案阅读室查阅，不得带出，特殊情况需复制带走的需经总经理批准。第八条发生诉讼或者仲裁的合同，其合同档案中应附有诉讼或者仲裁的全部资料。诉讼或者仲裁文书应独立整理归档。第九条档案管理人员未能按本办法办理归档手续或者不符合要求的，视情节对直接责任人按每份10—50元进行处罚。档案管理人员泄露档案内容，违反规定让他人私自查阅、摘抄、复制的，视情节给予100—2000元的罚款。借阅档案人丢失档案的，视情节给予100—2000元的罚款；情节严重的解除劳动合同，给公司造成损失的，应当赔偿损失。第十条本办法自发布之日起施行。合同查阅审批表查阅部门查阅人查阅合同名称查阅时间查阅目的是否复印批准人备注合同查阅审批表查阅部门查阅人查阅合同名称查阅时间查阅目的是否复印批准人备注合同查阅审批表查阅部门查阅人查阅合同名称查阅时间查阅目的是否复印批准人备注合同查阅台帐序号合同编号合同名称查阅部门查阅人签字查阅时间备注项目部合同履行情况半月报表（劳务分包合同）NO：合同编号及名称一二联联项报目公部司留法存务合同部合同签约方名称对方履行情况eq\o\ac(○,1)设备eq\o\ac(○,2)人员eq\o\ac(○,3)民工管理eq\o\ac(○,4)施工进度eq\o\ac(○,5)施工质量eq\o\ac(○,6)施工安全eq\o\ac(○,7)廉洁自律eq\o\ac(○,8)材料领用eq\o\ac(○,9)材料抽检是否合格eq\o\ac(○,10)是否分包或转包eq\o\ac(○,11)是否发生纠纷eq\o\ac(○,12)受奖惩情况eq\o\ac(○,13)其他情况己方履行情况eq\o\ac(○,14)计量结算eq\o\ac(○,15)财务支付eq\o\ac(○,16)民工工资发放及公示eq\o\ac(○,17)业主或监理检查结果eq\o\ac(○,18)其他情况eq\o\ac(○,19)合同变更情况、时间及事由eq\o\ac(○,20)合同终止情况、时间及事由eq\o\ac(○,21)合同解除情况、时间及事由eq\o\ac(○,22)管委会及法务合同部核查情况合同签约对方意见：合同履行负责人签字：综合办负责人签字：机物部负责人签字：财务部负责人签字：合同部负责人签字：试验室负责人签字：工程部负责人签字：项目总工签字：项目副经理签字：项目经理签字：合同签约方签字：备注：1、履约情况由相关负责人填写，如表格不够用可另附件专述。其中综合办填写第eq\o\ac(○,3)eq\o\ac(○,7)eq\o\ac(○,16)项；机物部填写第eq\o\ac(○,1)eq\o\ac(○,6)eq\o\ac(○,8)项；财务部填写第eq\o\ac(○,3)eq\o\ac(○,15)eq\o\ac(○,16)项；合同部填写第eq\o\ac(○,11)eq\o\ac(○,12)eq\o\ac(○,13)eq\o\ac(○,14)eq\o\ac(○,18)eq\o\ac(○,19)eq\o\ac(○,20)eq\o\ac(○,21)项；试验室填写第eq\o\ac(○,9)项；工程部填写第eq\o\ac(○,1)eq\o\ac(○,2)eq\o\ac(○,4)eq\o\ac(○,5)eq\o\ac(○,6)eq\o\ac(○,10)eq\o\ac(○,11)eq\o\ac(○,12)eq\o\ac(○,17)项；项目副经理填写第eq\o\ac(○,1)eq\o\ac(○,2)eq\o\ac(○,4)eq\o\ac(○,5)eq\o\ac(○,6)eq\o\ac(○,7)eq\o\ac(○,8)eq\o\ac(○,9)eq\o\ac(○,10)eq\o\ac(○,11)eq\o\ac(○,12)eq\o\ac(○,18)项；项目总工填写第eq\o\ac(○,4)eq\o\ac(○,5)eq\o\ac(○,6)eq\o\ac(○,7)eq\o\ac(○,14)项；项目经理填写第eq\o\ac(○,3)eq\o\ac(○,14)eq\o\ac(○,15)eq\o\ac(○,16)项。2、本表由项目部合同部合同员组织填写，每月3日前、18日前将上半月报表报公司法务合同部。项目部合同履行情况半月报表（租赁合同）NO：合同编号及名称一二联联项报目公部司留法存务合同部合同签约方名称对方履行情况eq\o\ac(○,1)租赁机械设备具体情况（完好状况、品牌、生产日期、数量等）eq\o\ac(○,2)租赁机械设备进场日期eq\o\ac(○,3)配备人员eq\o\ac(○,4)维修保养记录eq\o\ac(○,5)出勤率及故障停工时间eq\o\ac(○,6)是否满足施工需求eq\o\ac(○,7)安全eq\o\ac(○,8)租赁机械设备退场日期eq\o\ac(○,9)其他情况己方履行情况eq\o\ac(○,10)租金支付（每台租金、共计租金等）eq\o\ac(○,11)施工安全管理eq\o\ac(○,12)其它情况eq\o\ac(○,13)合同变更情况、时间及事由eq\o\ac(○,14)合同终止情况、时间及事由eq\o\ac(○,15)合同解除情况、时间及事由eq\o\ac(○,16)管委会及法务合同部核查情况合同签约对方意见：合同履行负责人签字：综合办负责人签字：机物部负责人签字：财务部负责人签字：合同部负责人签字：试验室负责人签字：工程部负责人签字：项目副经理签字：项目总工签字：项目经理签字：备注：1、履约情况由相关负责人填写，如表格