档案管理实际操作知识(控股集团)

档案管理实际

操作知识主要内容一、档案管理制度、分类方案的制定二、立卷归档管理的具体要求三、档案提供利用四、档案统计五、档案编研工作企业档案管理工作定义：把企业在生产经营过程中形成的有价值的档案资料进行标准化、规范化的分类立卷和整理，把分散的资料通过有序的归档过程转变为档案进行合理管理，从而保证档案资料的完整、安全和有效地提供利用

档案管理制度的主要内容第一、总则部分。第二、各类档案管理具体规定。第三、档案管理责任制度和考核制度的内容。总则部分

一、制度制定的依据。二、档案管理在组织机构、人员上的要求。三、档案管理机构的具体职责

各类档案管理具体规定一、归档时间的要求。二、各类档案的管理规定和要求。三、档案分类、类目设定的要求。四、档案保管期限的规定。五、档案保管装具、档案库房的要求。其它，包括档案管理中的保密、提供利用、借阅、鉴定销毁、统计、编研等方面的内容

鄂尔多斯控股集团档案一级类目分类表一级类目代码一级类目名称0党群工作类

1行政管理类

2经营管理类

3生产技术管理类

4产品类

5科学技术研究类

6基本建设类

7设备仪器类

8会计档案类

9干部职工档案类

一级类目：0——党群工作类二级类目：1——党务工作二级类目：

2——组织工作二级类目：

3——宣传工作二级类目：

4——工会工作二级类目：

5——共青团工作二级类目：

6——协会工作

一级类目：1——行政管理类二级类目：1——行政事务

二级类目：

2——保卫监察

二级类目：

3——人事管理

二级类目：

4——教育卫生

二级类目：

5——后勤服务

二级类目：

6——外事工作

一级类目：2——经营管理类二级类目：1——经营决策

二级类目：

2——计划统计

二级类目：

3——财务管理

二级类目：

4——物资管理

二级类目：

5——产品销售

二级类目：

6——企业管理

一级类目：3——生产技术管理类二级类目：1——生产调度

二级类目：

2——质量管理

二级类目：

3——劳动管理

二级类目：

4——安全环保

二级类目：

5——能源管理

二级类目：

6——科技管理

二级类目：

7——标准计量

二级类目：

8——档案信息管理

一级类目：4——产品类二级类目：1——洗净绒

二级类目：

2——无毛绒

二级类目：

3——羊绒纱

二级类目：

4——羊绒衫

二级类目：

5——羊绒面料

二级类目：

6——服装

二级类目：

7——其它

一级类目：5——科学技术研究类二级类目：1——分梳设备

二级类目：

2——梳纺设备

二级类目：

3——编织设备

二级类目：

4——成衣设备

二级类目：

5——其它设备

一级类目：6——基本建设类二级类目：1——生产及辅助设施二级类目：

2——公用设施二级类目：

3——办公生活设施二级类目：

4——其它一级类目：7——设备仪器类二级类目：1——分梳设备

二级类目：

2——梳纺设备

二级类目：

3——编织设备

二级类目：

4——成衣设备

二级类目：

5——质检仪器

二级类目：

6——染色设备

二级类目：

7——其它设备

一级类目：8——会计档案类二级类目：1——会计凭证二级类目：

2——会计账簿二级类目：

3——会计报表二级类目：

4——其它一级类目：9——干部职工档案类二级类目：1——干部档案二级类目：

2——工人档案二级类目：

3——离退休职工档案二级类目：

4——其它一级类目：6－基本建设类

二级类目：1——生产及辅助设施

三级类目：01——伊盟羊绒衫厂工程三级类目：02——鄂绒公司工程三级类目：03——原料公司工程三级类目：04——电子公司、奥伊勒公司工程三级类目：05——东昊公司工程三级类目：……….三级类目：18——东华公司工程三级类目：19——库区工程三级类目：20——档案工作的定义：狭义上理解档案工作就是指具体的档案业务工作，它包括档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研及提供利用等几个方面的具体内容。

归档工作的内容：归档工作第一步——档案资料收集归档工作第二步——档案的鉴定。归档工作第三步——档案的分类。归档工作第四步——档案的立卷。归档工作第五步——档案检索。归档工作第六步——档案保管

工具清单1、档案装具：档案库房，档案柜或密集架，各种规格的档案盒。2、档案目录：案卷目录、卷内目录、文件归档目录、备考表、移交清单、借阅登记表等。3、印章及工具：归档印章、数字印章、保管期限印章、棉线或不锈钢订书钉及装订工具。归档文件材料范围及保管期限表

类别序号归档文件材料名称重要程度保管期限党群工作类1上级机关指示、决议、纪要、报告、通知等针对本企业永久重要长期一般短期234档案的收集按照一定的接收制度和征集办法，把分散在各个部门、各个机构及个人手中的档案资料及时、准确地集中到档案管理部门，实行统一管理。

文件材料移交清单移交者移交单位名称移交时间

移交文件目录接收者备注案卷序号文件序号

文件名称页数档案的鉴定对档案资料的保存价值、保管期限进行鉴定，确定档案资料是否要归档存放，存放的期限如何确定或者是否可以直接销毁。

档案号的构成一个完整意义上的档案号由全宗号、目录号、分类号、案卷顺序号、件号、页号组成，它用于综合档案管理机构比如综合档案馆对多个单位的档案进行管理时使用，企业在编制档案号的时候需要使用的就是分类号、案卷顺序号这个部分。

档案号的标示方法一级类目●二级类目号●案卷顺序号案卷案卷就是把相同大类下相同问题的文件资料组织在一起进行立卷，放入同一个档案盒这就形成了一个案卷。案卷顺序号对每一个案卷依据一定的类目级别编制的顺序号例：企业2005年成立至今，共形成经营管理类案卷10卷一级类目：2－经营管理类年度数量二级类目数量案卷顺序号档号20053卷1－经营决策1卷12.1.12－计划统计2卷22.2.232.2.320067卷2－计划统计3卷42.2.452.2.562.2.64－物资管理2卷72.4.782.4.86－企业管理2卷92.6.9102.6.10一级类目：6－基本建设类年度数量二级类目三级类目数量案卷顺序号档号20067卷1－生产及辅助设施18－东华公司工程2卷136.1.18.13146.1.18.1420－东益公司工程3卷16.1.20.126.1.20.236.1.20.34－其他02－基建审计2卷1036.4.02.1031046.4.02.104档案立卷把零散的文件材料按照它的来源、内容或者形式等特征之间的联系组成案卷的过程。具体内容：档案的组卷，填写档案盒封面，加盖档号章、保管期限章，装订卷内档案，加盖件号章，编排件号、页码，填写案卷目录、卷内目录、卷内备考表。档案组卷原则年度原则级别原则机构原则问题原则期限原则

档案盒案卷封面、侧封

档号：档案馆（室）号：缩微号：

案卷题名编制单位编制日期保管期限密级档号案卷题名案卷题名的结构

作者——问题——形式

卷内档案的装订要求第一、要求去掉金属物，用不锈钢钉书钉或者棉线打孔装订。第二、要求一件一件分开装订。卷内档案排列原则按时间顺序排列

的原则按作者——时间相结合的原则

按作者——问题——时间排列的原则按重要程度排列的原则

件号章全宗号档号件号页码的编排要求单面有字的在这一页的右上角标页号。双面有字的正面在右上角标页号，反面在左上角标页号。空白页不标。同一卷所有档案的页码从第一件的第一页开始编，按件号的先后顺序连续编制。档案案卷文件目录

类别：全宗名称目录号档案号页数编制单位编制日期归档时间存放地点题名保管期限卷内文件目录顺序号文件名称日期文件号代号所在页号备注卷内目录序号文件编号责任者文件材料题名日期页次备注卷内备考表本卷情况说明立卷人：检查人：立卷时间：案卷检索目录封面

档案案卷检索目录

档案类别：归档单位：起止年度：起止档号：保管期限：

档案库房“八防”

防火、防盗、防潮、防光、防虫、防鼠、防尘、防污染

档案入柜排列要求1、按一级类目分开排列。2、每一类按案卷顺序号排列。归档文件整理规则

2000年12月发布的《中华人民共和国档案标准归档文件整理规则》

关于“件”的规定正本与定稿为一件正文与附件为一件原件与制印件为一件转发文件与被转发文件为一件来文与复文可以为一件报表、名册、图册等一册或者一本为一件归档文件整理原则文件在整理时应当遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

文件装订要求归档文件应当按件装订装订时，正文和定稿为一件时，正文在前，定稿在后；转发文件时，转发文在前，被转发文在后;原件和复制件为一件时，原件在前，复制件在后；来文和复文为一件时，复文在前，来文在后。文件装订的位置要求30页以内在文件左上角空白处斜装订，30页以上在文件左侧装订。

归档文件分类原则年度－机构或问题－保管期限原则

保管期限－年度－机构或问题原则例：控股集团2007年收集文件550件年度数量机构或问题数量保管期限数量件号200550件2006500件控股集团发文100件永久20件1－－20长期30件21－－50短期50件51－－100控股集团各职能部门发文150件永久10件101－－110长期80件111－－190短期60件191－－250产业集团及所属企业上报文件50件永久5件251－－255长期10件256－－265短期35件266－－300收行政单位来文200件永久80件301－－380长期70件381－－450短期50件451－－500文件归档章全宗号年度室编件号机构或问题保管期限馆编件号归档文件目录件号责任者文号题