国际货运代理公司进口部工作标准

进口部工作标准

一、询价和报价

总要求：做到有凭有据、有据可查、有据可依

（一）询价

1.客户向进口部询价应根据询价形式整理记录

（1）电话询价：及时记录询价人、询价时间、询价内容等等

（2）邮件询价：打印出文件，留底备案，如确认为实票后建立档案袋

2.进口部向国外代理询价

（1）邮件询价：在接受客户询价后当日或次日一早整理好邮件，如箱量、目的港、起运港、品名等发给代理，要求其尽快报价（如急件最好2个工作日内），但国外报价时间的快慢取决于各大海船公司放价效率，以及每月公布市场价的时间，还有地区时差等等，进口部人员要做到随机应变，因地制宜。

（2）传真询价：如发给代理的邮件24小时没有任何回复，这种情况可能是邮件系统出现故障，应立即将

邮件整理成传真件，传给代理。如是急件，传真件顶端应用醒目字体标注，如“TOPURGENT”

等等，以便引起收件人的注意，及时解决问题。

（二）报价

收到代理报价后，整理后并根据客户意思进行报价，报价形式一般见于电话报价、邮件报价和传真报价

1.电话报价：这种形式不提倡，但有时客户在外出差或办事，价格又要求必须立即报出，进口部操作员要在电话报价后及时记录报价内容、报价对象、报价时间备查找。这种形式老客户居多。

2.邮件或传真报价：这种方式最好，可便于我们和客户都有据可查，新客户一定要推举此种方式，就算是电话报价后也必须理封内容相同传真件，发往客户公司，便于双方核对。

二、订舱和双向反馈

总要求：及时、高效、

（一）订舱

1.客户书面或电话确认报价后并通知订舱

（1）电话通知：进口部操作员及时记录时间、货物信息如发货人地址、联系人、合同号等等

这种方式老客户居多，因为一个合同下分几次发运，货物信息基本相同，客户为避免繁琐直接电话通知。

（2）邮件或传真通知：这种方式多为新客户，操作人员应及时将文件留底备案。

2.进口操作人员收到客户确认订舱后通知代理订舱

（１）邮件：当日或次日一早写好货物信息，通知代理订舱后并与发货人联系，确定发货日期。

（２）传真：邮件在２４小时无答复，立即传真。

（二）反馈信息

１．要求代理尽快反馈订舱信息

（１）邮件：注明船期、船名次、航期并打印留底备案。

（２）传真：邮件在２４小时无答复，立即传真。

２．整理代理的反馈信息后当日或次日一早邮件或传真给客户，并电话通知其注意查收。

将邮件或传真打印出来，留底备案。

三、货物清关

总要求：单据完整、留底备案、交单及时。

（一）如客户委托进口部清关，要求客户在货到目的港前一周提供我们完整的报关资料，核对无误后，

打印留底备案。如有问题，立即通知客户修改，重新提交，但必须是货到港前修改完成，否则产

生的额外费用要提前给客户说明。

（二）进口部操作员需货到目的港前３个工作日到船代换取小提单。在与船公司结清所有费用后，船代

放单。之后复印留底。

（三）货到目的港前１个工作日将报关单据、小提单交报关行或公司船务部安排报关员报关，交单时让

相关人员签收，写明单位名称、日期等等。

四、货物放行和结算

总要求：放货及时、装卸拍照、交货签收、开票及时

（一）货物放行

１．报关员向海关申请放行后，立即通知客户备车提货。

２．陆运部人员到现场与客户自备车司机接洽提货。

３．开箱后，卸货前，陆运部人员进箱查看货物有无短缺、破损，并对货物拍照。如有短缺、破损立

即通知叉车人员不准掏箱，待港口外理人员出具记录单交予陆运部人员后才能允许掏箱卸货。

４．装车后，让司机在陆运部的签收单上签字。

５．陆运部人员在货交客户的第２个工作及时将签收单交进口部人员留底存档。

（二）结算

货物交给客户后，整理相关费用及时开票向客户收款。

１．本地客户：及时开票，登记发票号，亲自将发票送客户并签收。款到后退回报关单、税票、付

汇证明联并让客户签收。

２．异地客户：将发票先快递给客户，里面付上签收单，款到后再付上新的签收单将税票、报关单、

付汇证明联快递给客户。长期老客户可以将发票和报关单据一起快递给客户以节省成本，但新

客户必须按照要求严格执行。

进口部工作质量考核标准XY/JK02

序号

考核项目

考核标准

单项考核

合格标准

考核频次

1

工作质量

签订实客数量是否达标

跟踪货物是否及时

单证正确率高低

催款是否及时

是否圆满完成每票业务

累计8星

每月一次

2