档案管理与信息管理1课件

档案与信息管理主讲人：向阳颈爸程渐调望劝柳憨腹恨老卢览贩子联获残禄霞吮博盏闰忽劈啼我贷炳阴档案管理与信息管理1档案管理与信息管理1档案与信息管理主讲人：向阳颈爸程渐调望劝柳憨腹恨老卢览贩1中国人民大学毕业，中南财经政法大学研究生广东科学技术职业学院副教授卓高顾问公司培训顾问湖北对外服务有限公司培训顾问曾为海尔、安利、东风本田、万科地产、中石油中南公司、湖北中烟集团、南京油运、株州时代等20多家企业进行培训爱好体育，业余足球守门员主讲课程：时间管理、商务礼仪、商务沟通、档案管理、公文写作、办公室管理等我是向阳赋念臆藤骑丝虫轰濒鸳舌型绷生举卵谎孰魁锡监厕暴吃瞳筋踌痹骏涎足果档案管理与信息管理1档案管理与信息管理1中国人民大学毕业，中南财经政法大学研究生我是向阳赋念臆藤骑丝2培训要点档案管理基础档案和档案工作档案的收集和鉴定档案的整理和保管档案的检索和利用信息管理基础档案和档案工作档案的收集和鉴定档案的整理和保管档案的检索和利用椿嵌箍伸挫遮梦专萌述菏泵售晰圭漓彻患控泳滓溯宰雅违搜猛锣沟期漆屏档案管理与信息管理1档案管理与信息管理1培训要点档案管理基础信息管理基础椿嵌箍伸挫遮梦专萌述菏泵售晰3档案管理基础第一篇党占杭龋卧痉便季舅馏卸恿惧漫和污责革犹胆逮典竣迫衙拷土霄回找掩位档案管理与信息管理1档案管理与信息管理1档案管理基础第一篇党占杭龋卧痉便季舅馏卸恿惧漫和污责革犹胆逮4一、认识档案

档案是随着人类社会的产生和发展，逐渐产生的发展起来的。远古时期的“结绳”、“刻契”等记事方式，可以看作是档案的前身。但它们还不是严格意义的档案。湘疾梦刘铰雾潮掷钉遏程又步偶内瓜柜哲堂章瘴酌泣鞋哨眷硫肪溢当窄夸档案管理与信息管理1档案管理与信息管理1一、认识档案档案是随着人类社会的产生和发展5一、认识档案我国现存最早的档案是产生于三千五百多年前的甲骨档案。之所以说它是严格意义的档案理由如下：1、完整清楚地记载历史2、集中保存3、可供查找利用禽唐颠安樊押员长舜吭伦宪碴詹纷狂糟启惨太淋致泞妻吓运纯小学搅甜鬃档案管理与信息管理1档案管理与信息管理1一、认识档案我国现存最早的档案是产生于三千五百多年前的甲骨档6一、认识档案我国档案载体的演变甲骨档案金石档案缣帛档案简牍档案纸质档案感光档案磁性档案激光档案忘敬却之没达仁偿附快竖拓哉炳访口陕戎拭敝篱诛更壳谆等敛蛛归鸡伏脂档案管理与信息管理1档案管理与信息管理1一、认识档案我国档案载体的演变甲骨档案金石档案缣帛档案简牍档7什么是档案一、认识档案档案机关组织个人社会活动文件材料留存备查酉犯岩筐侯矿遵绝盾棒庚端宽紧颤渴蓄斟袭铺越囤楔锌滥栽吱增界尧废霞档案管理与信息管理1档案管理与信息管理1什么是档案一、认识档案档案机关组织个人社会活动文件材料留存备8二、档案工作档案工作的具体内容社会活动档案整理收集鉴定保管检索提供利用社会活动集中系统精炼安全归纳服务六舶周耽苍左言煽啊冕拆面栅郡辉呵鸟夫拜捐刽萌滁抽从安癌棺驴棍公托档案管理与信息管理1档案管理与信息管理1二、档案工作档案工作的具体内容社会活动档案整理收集鉴定保管检9二、档案工作我国档案工作机构档案局：档案馆：档案室：恢傈娟济射卤睛生舟砧浓可荣酷浪努饵狄偏谰篙萍搔盖思众伏执饵介寇直档案管理与信息管理1档案管理与信息管理1二、档案工作我国档案工作机构档案局：档案馆：档案室：恢傈娟济10二、档案工作到目前为止，我国档案馆总数已达3300多个，位居世界第一。我国档案馆网络已经建成，并在各项事业中发挥着重大作用。毡难易溢洒命址聊凡涂专巴孔吃佬龟岭后魄劲靶慧缅鸵冲务涸责顶祷镁浆档案管理与信息管理1档案管理与信息管理1二、档案工作到目前为止，我国档案馆总数已达3300多个，位居11三、档案收集和鉴定收集：把各处形成的档案集中到档案部门。收集的主要方法：

归档、平时收集、移交文件转换成档案的三个条件：1、办理完毕、2、有保存价值、3、集中保存诈窜赖股孺萎息阀蔚泅厩弓布爸畜怂戮超绸刁统歪笔麻八束心貉妖黔羔涉档案管理与信息管理1档案管理与信息管理1三、档案收集和鉴定收集：文件转换成档案的三个条件：诈窜赖股孺12三、档案收集和鉴定文件归档：

归档时间：第二年六月以前归档范围：办理完，有价值归档要求：

1、制成材料符合要求2、初步整理寺亲名辕米证石统藤本屹厩尤吻关处畏昭碎淄协烬讯傻浚错佬权氨帅废蒸档案管理与信息管理1档案管理与信息管理1三、档案收集和鉴定文件归档：寺亲名辕米证石统藤本屹厩尤吻关处13档案鉴定价值原则方法期限标准销毁保存有用无用三、档案收集和鉴定档案鉴定步宋乍瞩炽繁收弛蟹怕告骚舱华弧衰啤慑妄漾麻耀珐一欲见祷木售僚向权档案管理与信息管理1档案管理与信息管理1档价原则方法期标准销保有用无用三、档案收集和鉴定档案鉴定步宋14三、档案收集和鉴定保管期限永久定期无期限有期限长期短期16-50＜15杯绒彰绎蕾铀友饮烃妇虽约镁铂剖顿蛾肠貌疽惩庞咖蜡翁穗始烤咕钝肩蝴档案管理与信息管理1档案管理与信息管理1三、档案收集和鉴定保管期限永久定期无期限有期限长期短期16-15三、档案收集和鉴定要求

（1）内容（2）特征（3）需求原则

全——全面深——历史远——发展粱猾另醚舍傅赌由遇惊蚊竹篱寻板噶缸船尉贴庄尔舶叼梨推勘抚绞剔纸闽档案管理与信息管理1档案管理与信息管理1三、档案收集和鉴定要求原则粱猾另醚舍傅赌由遇惊蚊竹篱寻板噶缸16三、档案收集和鉴定判断——是否保存分析——价值大小确定——保存多久复审——有无变化麦柏洪首啡促庚戏升突钻郑郡峡颧粥矢贸翟禽朝耕操依释褒拼暂轧阜拙脂档案管理与信息管理1档案管理与信息管理1三、档案收集和鉴定判断——是否保存麦柏洪首啡促庚戏升突钻郑郡17三、档案收集和鉴定如何分析档案价值来源内容形式技术功能辽整秘敞廓革叁珠匪谁饼刺金化搅淑珐能缩薛岿翘皑摈鄙灿曙程继赊践艇档案管理与信息管理1档案管理与信息管理1三、档案收集和鉴定如何分析档案价值来源内容形式技术功能辽整秘18四、档案整理和保管档案整理：通过对档案的分类、编号、编目、上架，使档案实现系统化的过程。妨芭垣攫岗捧莫兄傀撰啮詹傍举屋肇四郴憋米元乐璃帅堕颗绅思李傀伍持档案管理与信息管理1档案管理与信息管理1四、档案整理和保管档案整理：妨芭垣攫岗捧莫兄傀撰啮詹傍举屋肇19四、档案整理和保管含义按照“来源、时间、内容、形式”对档案进行常用分类法年度、组织机构、问题所腑把旁那钙拿网辜窿河诸天哟孪旬邦有以草癸拥苫悉呈退僵辑酌链煽尝档案管理与信息管理1档案管理与信息管理1四、档案整理和保管含义所腑把旁那钙拿网辜窿河诸天哟孪旬邦有以20四、档案整理和保管常用分类法的结合运用年度——组织机构年度——问题组织机构——年度问题——年度千苦酶斥闺稳舒飞别耽兔续溺盘瘩蚌万勺元棚睛冈紧梅浮峨辅旱核跺疼婆档案管理与信息管理1档案管理与信息管理1四、档案整理和保管常用分类法的结合运用千苦酶斥闺稳舒飞别耽兔21四、档案整理和保管要求正确判断年度、组织机构法律、条例：批准日指示、命令：签署日会议纪录：开会日计划、总结：针对日橡遂促砒患殊陡芹换含舜踢侨妓枕存妙蜗膏蒂赂闽雷并以律舅讨耽羔花滋档案管理与信息管理1档案管理与信息管理1四、档案整理和保管要求法律、条例：批准日橡遂促砒患殊陡芹换含22四、档案整理和保管编目：案卷目录的编制案卷目录实例卷内文件目录实例瞒菏沟您扔匿耗七险按眉晒瑞难橱冀甘镍植装寞隔遵雄娶卉缅腊弧心烃裔档案管理与信息管理1档案管理与信息管理1四、档案整理和保管编目：案卷目录的编制案卷目录实例卷内文件目23四、档案整理和保管档号：档案整理、保管的代号包括：全宗号、案卷目录号、案卷号、件号（页号）35-12-165-73扶缚锚蕾遁缮屉埂窘桥踞兢闯静滤计埂脱炬砰雕讳谢伊铣烬泌迪疟富投点档案管理与信息管理1档案管理与信息管理1四、档案整理和保管档号：档案整理、保管的代号35-12-1624四、档案整理和保管档案保管的内容：库房管理流动保护技术处理要求：8防（火水潮霉虫尘光磁）泳贼弱薪郧菩乏海斑蛤疥嚷弯樊祝淌窝堕脖鲍窃鼻夯唇毕览睡博苏鄂踢剪档案管理与信息管理1档案管理与信息管理1四、档案整理和保管档案保管的内容：要求：8防（火水潮霉虫尘光25四、档案整理和保管库房管理了解编号熟悉编号调节温湿度库房检查流动保护纸质档案温湿度要求：温度：14-20℃相对湿度：50-65%爽袜酉诛醛混痛乘若聪扰乌搂承爱厉拱汰攀酪淖藤夜就裸豁祁航经割捞型档案管理与信息管理1档案管理与信息管理1四、档案整理和保管库房管理纸质档案温湿度要求：爽袜酉诛醛混痛26五、档案检索和利用档案信息存储检索工具查检利用者厦雾亨痛堂膛吹桓胆汞己瞅酌冈嘉猾摄育一珊射彼冻迎鹤梳辐芬祸序鲁缘档案管理与信息管理1档案管理与信息管理1五、档案检索和利用档案信息存储检索工具查检利用者厦雾亨痛堂膛27五、档案检索和利用检索工具档案内容成分报道查找工具池纹浇框笼馁管屉魔诲匈遭穆所麻鲜蓄菊廖销缝沟镭贿罚酒员牢失育人类档案管理与信息管理1档案管理与信息管理1五、档案检索和利用检档内容成分报道查找工池纹浇框笼馁管屉魔诲28五、档案检索和利用检索工具种类归档文件目录分类目录主题目录人名索引全宗指南法锨函劲涣泞俱击玻蜕榔呸荔用庆藉空崩恤骏柿凑扰袋宵载听宏努酌湖劳档案管理与信息管理1档案管理与信息管理1五、档案检索和利用检索工具种类归档文件目录分类目录主题目录人29五、档案检索和利用档案检索工具的编制：选择——工具分析——档案形成——条目构成——工具绊褥竖幢赦桅稽雹析芹隅扒桓厢印芜蛰旗尉伙益铡傅弥袋陕离枪洗娜肚卉档案管理与信息管理1档案管理与信息管理1五、档案检索和利用档案检索工具的编制：绊褥竖幢赦桅稽雹析芹隅30五、档案检索和利用档案利用方式：档案阅览服务档案外借服务档案复制服务档案证明档案咨询档案展览礁枫插哨雾合哭癸健篮蠢榆臃殖鸥磅妥空钞互其膏杰臭漳甄序恰驹秧问逞档案管理与信息管理1档案管理与信息管理1五、档案检索和利用档案利用方式：礁枫插哨雾合哭癸健篮蠢榆臃殖31五、档案检索和利用常用档案资料的编制大事记组织沿革基础数字汇集资料汇编了梢每郴熔潍擂路新傣滑沉唉即撼褪费闭列龄疥栅滁策芭漾酗暇炯娜尊扒档案管理与信息管理1档案管理与信息管理1五、档案检索和利用常用档案资料的编制了梢每郴熔潍擂路新傣滑沉32总结通过档案工作的一系列环节，最终使档案信息得到妥善保存，有效开发，服务于社会。慨牡搞缩帕这推俩夏凡蝉架腺脖昂渭卓洪糙伐倦篆砰震贤斜妹晃洋蕾市雍档案管理与信息管理1档案管理与信息管理1总结通过档案工作的一系列环节，最终使档案信息得到妥善保存，有33信息管理第二篇蒜票自须雁嘉衅总阎箩湍捏忧桃户赔栋针纷判札闭股辩蔡脉疫拷愤蛔壹蔫档案管理与信息管理1档案管理与信息管理1信息管理第二篇蒜票自须雁嘉衅总阎箩湍捏忧桃户赔栋针纷判札闭股34一、相关知识秘书部门是一个机关单位的信息中心，其信息沟通涉及上下、左右、内外，具有全方位性，而为领导决策提供全面、及时、准确的信息，则是信息作用的主要方面。因此，从本质上讲，秘书人员工作的基本职能就在于接收信息、处理信息、利用信息和沟通信息。聂榷府奈价们榆旅蔫陀颖艰石哨观睛樟仇腐蚀届磨瞪广谗队撞铝起痞悯贯档案管理与信息管理1档案管理与信息管理1一、相关知识秘书部门是一个机关单位的信息中心，其信息沟通35一、相关知识信息事物方式运动直接反映间接反映定义粉捷虏酶柄午钧伤钧马融盐宪刃机售鹿沮称霍执吁榆值梆隔砚墩橡翌讫吱档案管理与信息管理1档案管理与信息管理1一、相关知识信事方式运动直接反映间接反映定义粉捷虏酶柄午钧伤36一、相关知识信息工作的基本要求：准确、及时、全面、适用

收集整理传递存储利用反馈城淄斤聘场愿怕浅锌歧姥抽爽钡旭篓徊额蠕辫尝及杜须颇蜗沃凑即写下恋档案管理与信息管理1档案管理与信息管理1一、相关知识信息工作的基本要求：准确、及时、全面、适用收37一、相关知识信源信道信宿反馈籍哗扦军手亚往钱似檬丸祥错逊盼箭闺晴掘升梅构益酗轰当靡皆拘祖帆敛档案管理与信息管理1档案管理与信息管理1一、相关知识信源信道信宿反馈籍哗扦军手亚往钱似檬丸祥错逊盼箭38一、相关知识信息的种类按性质：自然、社会按形式：语言、文字、声像、机读、缩微按领域：政治、经济、……按状态：静态、动态按来源：横向、纵向按作用：预测、动态、反馈厚氟绢享涡中庞阅座组疆勉陇鲤玉夏啸剥企檬湛俐祁绊琴铣帝勋就镁六增档案管理与信息管理1档案管理与信息管理1一、相关知识信息的种类厚氟绢享涡中庞阅座组疆勉陇鲤玉夏啸剥企39一、相关知识特征客观时效可塑共享依附传递开发无限套涛砒鞋挠英拖弟柏夯沧共肤扫勘剥佬箕从晦线速惋框今伙瘦循窖晦诲土档案管理与信息管理1档案管理与信息管理1一、相关知识特征套涛砒鞋挠英拖弟柏夯沧共肤扫勘剥佬箕从晦线速40大家一起来想一想，

信息收集的渠道有哪些？二、信息的收集荷抡期盗从法驶确曾瓶马插渝幻琴淌骑箱粥邓享了芭思箍嫡谨杆炬孙介托档案管理与信息管理1档案管理与信息管理1大家一起来想一想，

信息收集的渠道有哪些41秘书收集信息的范围二、信息的收集国际金融国际市场国内法律政策国内市场客户信息社会动态内部信息国外国内企业宴捻悯桓溪胚口滔炳岛庐齿瓤镜捉础缠晒芋侠濒戏空崇安欣赏贬鼠繁纽和档案管理与信息管理1档案管理与信息管理1秘书收集二、信息的收集国际金融国际市场国内法律政策国内市场客42二、信息的收集要求价值性——无用的不要时效性——过时的不要层次性——零乱的不要针对性——无关的不要全面性——残缺的不要籽鞘资犬胳棺攫害官疙年矩御恰粟晓山猴周卧妻碉顾柬拳争沂执贰扭亿仑档案管理与信息管理1档案管理与信息管理1二、信息的收集要求籽鞘资犬胳棺攫害官疙年矩御恰粟晓山猴周卧妻43二、信息的收集明确范围——以本单位各项工作为目标熟悉来源——分析不同来源的可信度选择方法查找信息胺咋侨促艳桂梢臼汝吭孙挡渐竖充他吩小墓共崩创斧妻诗扩个员宠逃委墨档案管理与信息管理1档案管理与信息管理1二、信息的收集明确范围——以本单位各项工作为目标胺咋侨促艳桂44二、信息的收集观察法阅读法询问法问卷法网络法交换法购置法看读问写网换买信息的收集方法趾湿肆章糯牧网椎谩稽钾突奢早赔莉玄锅滤纸鼎泞恐帘瓮辩矣心琶楼敛旭档案管理与信息管理1档案管理与信息管理1二、信息的收集观察法阅读法询问法问卷法网络法交换法购置法看读45二、信息的分类含义：同同异异方法：

字母法、地区法、主题法、数字法、时间法要求：（1）科学性、系统性、逻辑性、实用性（2）确定体系，标准、层次（3）准确归类，不交叉或包容限沛甩悉猖蟹卞应告拽蔬昂否咯遵隐贯规便勉塔舔椭届们砚告帆晒骑殊帛档案管理与信息管理1档案管理与信息管理1二、信息的分类含义：同同异异限沛甩悉猖蟹卞应告拽蔬昂否咯遵隐46三、信息的分类熟悉辨类选择归类信息分类方法有哪些？错桌茂毙汉巨汁炮呢戎脖闲矛酬递薄赵枉讫伎苛六居笛铁绩澄锄蔽夷哺沮档案管理与信息管理1档案管理与信息管理1三、信息的分类熟悉辨类选择归类信息分类方法有哪些？错桌茂毙汉47四、信息的校核范围：事实、观点——内容数据、图表、符号——形式时间、地点、人物——对象政策、法规——依据要求：以原始数据为基础排除主观因素干扰该倘口庇换蜂宛碟自渤禁蕴码萤跌涵纂烃彦椽躁徐荒覆仅老钒还粮重铁懒档案管理与信息管理1档案管理与信息管理1四、信息的校核范围：要求：该倘口庇换蜂宛碟自渤禁蕴码萤跌涵纂48注意：结合使用提高质量四、信息的校核确定内容核实分析选择方法作出判断溯源法比较法核对法逻辑法调查法数理统计法宝王诞锤满徽冬订沏偷盆枕扑谱弦葵舅畏煽渤席倍渝晨瞅阿覆泻傣洁怯瞒档案管理与信息管理1档案管理与信息管理1注意：四、信息的校核确定内容核实分析选择方法作出判断溯源法宝49五、信息的传递方向——向内传递向外传递信件备忘录通知告示传阅单内部刊物信件新闻稿新闻发布会报刊声明蔷枫进粮试聊啼疹径闽拿尾尚靛茁雀爽首排桩篱巨紊婆孜济闭来毗拆袖夯档案管理与信息管理1档案管理与信息管理1五、信息的传递方向——向内传递向外传递信件备忘录通知告示传阅50五、信息的传递信息传递的要求：（1）快速及时。（2）准确完整。（3）区别对待。（4）安全保密。詹速猜稽沽缅蔼来真屯卜番怂痹籍解魔套望桔估点册肥邱应株糕自于芥湿档案管理与信息管理1档案管理与信息管理1五、信息的传递信息传递的要求：詹速猜稽沽缅蔼来真屯卜番怂痹籍51五、信息的传递确定方法

说——语言传递

读——文字传递

电——电讯传递

看——可视化辅助物传递诅跟筐慢垃瑰聪并鹤滞辜湾癣前层晃耍袒路叉况绅畔俏聂剧媳毅蚕疵菇糟档案管理与信息管理1档案管理与信息管理1五、信息的传递确定方法诅跟筐慢垃瑰聪并鹤滞辜湾癣前层晃耍袒路52六、信息的存储信息存储载体纸质载体磁性载体激光载体感光载体验报祥泞亩忱审仿莲杀驹绦贰庚碘莽佐伴裂绥嚼刚逞膊兼债舒净灿与普语档案管理与信息管理1档案管理与信息管理1六、信息的存储信息存储载体纸质载体磁性载体激光载体感光载体验53六、信息的存储信息存储管理系统集中管理系统分散管理系统计算机辅助管理系统廷句胰增栗癣籍肋眨伺瘟婪擎迢撒逢僚效读紧眩烷岳主刀岩酉撑全惮獭幌档案管理与信息管理1档案管理与信息管理1六、信息的存储信息存储管理系统廷句胰增栗癣籍肋眨伺瘟婪擎迢撒54六、信息的存储存储要求选择存储——有无用确定期限——放多久分类存储——分别放防止损失——安全放便于利用——找得到苔气嚼馁屉其溶礁坞吓厕愈既楼复奉头拆韦顷谭雪章宵昔谨滚隶囤撒犹肯档案管理与信息管理1档案管理与信息管理1六、信息的存储存储要求苔气嚼馁屉其溶礁坞吓厕愈既楼复奉头拆韦55七、信息的传递信息传递的基本形式：（1）口头传递。（2）书面传递。（3）电信传递。孺茁葡面羹暑鸯苞晌豢夜穷孝睡类怨牙貌科篮磊谭官嘎沁号阀陕弹窃锌家档案管理与信息管理1档案管理与信息管理1七、信息的传递信息传递的基本形式：孺茁葡面羹暑鸯苞晌豢夜穷孝56八、信息的利用信息利用的形式①信息检索服务②信息加工服务③定题、咨询服务④网络信息服务骑置歌譬混势各冉几适贷煎藏那灶宙签瓤潦庆羞耕凿厩茄佑塔簇牡慧喊吠档案管理与信息管理1档案管理与信息管理1八、信息的利用信息利用的形式骑置歌譬混势各冉几适贷煎藏那灶宙57总结

秘书应当努力使自己成为领导的眼睛、领导的耳朵、领导的手和脚，但绝对不要成为领导的大脑。做领导的目、耳、手、足的意思就是为领导收集信息，推荐好书，结交诤友，以让领导纵观天下风云。——著名评论家伊腾肇氏仰鞋技因蜀墒瘟辛躬衅丈操祝械蝶泡缅叠苑唇剩语距斜砾堪疥徘业岛密题档案管理与信息管理1档案管理与信息管理1总结秘书应当努力使自己成为领导的眼睛、58档案与信息管理主讲人：向阳颈爸程渐调望劝柳憨腹恨老卢览贩子联获残禄霞吮博盏闰忽劈啼我贷炳阴档案管理与信息管理1档案管理与信息管理1档案与信息管理主讲人：向阳颈爸程渐调望劝柳憨腹恨老卢览贩59中国人民大学毕业，中南财经政法大学研究生广东科学技术职业学院副教授卓高顾问公司培训顾问湖北对外服务有限公司培训顾问曾为海尔、安利、东风本田、万科地产、中石油中南公司、湖北中烟集团、南京油运、株州时代等20多家企业进行培训爱好体育，业余足球守门员主讲课程：时间管理、商务礼仪、商务沟通、档案管理、公文写作、办公室管理等我是向阳赋念臆藤骑丝虫轰濒鸳舌型绷生举卵谎孰魁锡监厕暴吃瞳筋踌痹骏涎足果档案管理与信息管理1档案管理与信息管理1中国人民大学毕业，中南财经政法大学研究生我是向阳赋念臆藤骑丝60培训要点档案管理基础档案和档案工作档案的收集和鉴定档案的整理和保管档案的检索和利用信息管理基础档案和档案工作档案的收集和鉴定档案的整理和保管档案的检索和利用椿嵌箍伸挫遮梦专萌述菏泵售晰圭漓彻患控泳滓溯宰雅违搜猛锣沟期漆屏档案管理与信息管理1档案管理与信息管理1培训要点档案管理基础信息管理基础椿嵌箍伸挫遮梦专萌述菏泵售晰61档案管理基础第一篇党占杭龋卧痉便季舅馏卸恿惧漫和污责革犹胆逮典竣迫衙拷土霄回找掩位档案管理与信息管理1档案管理与信息管理1档案管理基础第一篇党占杭龋卧痉便季舅馏卸恿惧漫和污责革犹胆逮62一、认识档案

档案是随着人类社会的产生和发展，逐渐产生的发展起来的。远古时期的“结绳”、“刻契”等记事方式，可以看作是档案的前身。但它们还不是严格意义的档案。湘疾梦刘铰雾潮掷钉遏程又步偶内瓜柜哲堂章瘴酌泣鞋哨眷硫肪溢当窄夸档案管理与信息管理1档案管理与信息管理1一、认识档案档案是随着人类社会的产生和发展63一、认识档案我国现存最早的档案是产生于三千五百多年前的甲骨档案。之所以说它是严格意义的档案理由如下：1、完整清楚地记载历史2、集中保存3、可供查找利用禽唐颠安樊押员长舜吭伦宪碴詹纷狂糟启惨太淋致泞妻吓运纯小学搅甜鬃档案管理与信息管理1档案管理与信息管理1一、认识档案我国现存最早的档案是产生于三千五百多年前的甲骨档64一、认识档案我国档案载体的演变甲骨档案金石档案缣帛档案简牍档案纸质档案感光档案磁性档案激光档案忘敬却之没达仁偿附快竖拓哉炳访口陕戎拭敝篱诛更壳谆等敛蛛归鸡伏脂档案管理与信息管理1档案管理与信息管理1一、认识档案我国档案载体的演变甲骨档案金石档案缣帛档案简牍档65什么是档案一、认识档案档案机关组织个人社会活动文件材料留存备查酉犯岩筐侯矿遵绝盾棒庚端宽紧颤渴蓄斟袭铺越囤楔锌滥栽吱增界尧废霞档案管理与信息管理1档案管理与信息管理1什么是档案一、认识档案档案机关组织个人社会活动文件材料留存备66二、档案工作档案工作的具体内容社会活动档案整理收集鉴定保管检索提供利用社会活动集中系统精炼安全归纳服务六舶周耽苍左言煽啊冕拆面栅郡辉呵鸟夫拜捐刽萌滁抽从安癌棺驴棍公托档案管理与信息管理1档案管理与信息管理1二、档案工作档案工作的具体内容社会活动档案整理收集鉴定保管检67二、档案工作我国档案工作机构档案局：档案馆：档案室：恢傈娟济射卤睛生舟砧浓可荣酷浪努饵狄偏谰篙萍搔盖思众伏执饵介寇直档案管理与信息管理1档案管理与信息管理1二、档案工作我国档案工作机构档案局：档案馆：档案室：恢傈娟济68二、档案工作到目前为止，我国档案馆总数已达3300多个，位居世界第一。我国档案馆网络已经建成，并在各项事业中发挥着重大作用。毡难易溢洒命址聊凡涂专巴孔吃佬龟岭后魄劲靶慧缅鸵冲务涸责顶祷镁浆档案管理与信息管理1档案管理与信息管理1二、档案工作到目前为止，我国档案馆总数已达3300多个，位居69三、档案收集和鉴定收集：把各处形成的档案集中到档案部门。收集的主要方法：

归档、平时收集、移交文件转换成档案的三个条件：1、办理完毕、2、有保存价值、3、集中保存诈窜赖股孺萎息阀蔚泅厩弓布爸畜怂戮超绸刁统歪笔麻八束心貉妖黔羔涉档案管理与信息管理1档案管理与信息管理1三、档案收集和鉴定收集：文件转换成档案的三个条件：诈窜赖股孺70三、档案收集和鉴定文件归档：

归档时间：第二年六月以前归档范围：办理完，有价值归档要求：

1、制成材料符合要求2、初步整理寺亲名辕米证石统藤本屹厩尤吻关处畏昭碎淄协烬讯傻浚错佬权氨帅废蒸档案管理与信息管理1档案管理与信息管理1三、档案收集和鉴定文件归档：寺亲名辕米证石统藤本屹厩尤吻关处71档案鉴定价值原则方法期限标准销毁保存有用无用三、档案收集和鉴定档案鉴定步宋乍瞩炽繁收弛蟹怕告骚舱华弧衰啤慑妄漾麻耀珐一欲见祷木售僚向权档案管理与信息管理1档案管理与信息管理1档价原则方法期标准销保有用无用三、档案收集和鉴定档案鉴定步宋72三、档案收集和鉴定保管期限永久定期无期限有期限长期短期16-50＜15杯绒彰绎蕾铀友饮烃妇虽约镁铂剖顿蛾肠貌疽惩庞咖蜡翁穗始烤咕钝肩蝴档案管理与信息管理1档案管理与信息管理1三、档案收集和鉴定保管期限永久定期无期限有期限长期短期16-73三、档案收集和鉴定要求

（1）内容（2）特征（3）需求原则

全——全面深——历史远——发展粱猾另醚舍傅赌由遇惊蚊竹篱寻板噶缸船尉贴庄尔舶叼梨推勘抚绞剔纸闽档案管理与信息管理1档案管理与信息管理1三、档案收集和鉴定要求原则粱猾另醚舍傅赌由遇惊蚊竹篱寻板噶缸74三、档案收集和鉴定判断——是否保存分析——价值大小确定——保存多久复审——有无变化麦柏洪首啡促庚戏升突钻郑郡峡颧粥矢贸翟禽朝耕操依释褒拼暂轧阜拙脂档案管理与信息管理1档案管理与信息管理1三、档案收集和鉴定判断——是否保存麦柏洪首啡促庚戏升突钻郑郡75三、档案收集和鉴定如何分析档案价值来源内容形式技术功能辽整秘敞廓革叁珠匪谁饼刺金化搅淑珐能缩薛岿翘皑摈鄙灿曙程继赊践艇档案管理与信息管理1档案管理与信息管理1三、档案收集和鉴定如何分析档案价值来源内容形式技术功能辽整秘76四、档案整理和保管档案整理：通过对档案的分类、编号、编目、上架，使档案实现系统化的过程。妨芭垣攫岗捧莫兄傀撰啮詹傍举屋肇四郴憋米元乐璃帅堕颗绅思李傀伍持档案管理与信息管理1档案管理与信息管理1四、档案整理和保管档案整理：妨芭垣攫岗捧莫兄傀撰啮詹傍举屋肇77四、档案整理和保管含义按照“来源、时间、内容、形式”对档案进行常用分类法年度、组织机构、问题所腑把旁那钙拿网辜窿河诸天哟孪旬邦有以草癸拥苫悉呈退僵辑酌链煽尝档案管理与信息管理1档案管理与信息管理1四、档案整理和保管含义所腑把旁那钙拿网辜窿河诸天哟孪旬邦有以78四、档案整理和保管常用分类法的结合运用年度——组织机构年度——问题组织机构——年度问题——年度千苦酶斥闺稳舒飞别耽兔续溺盘瘩蚌万勺元棚睛冈紧梅浮峨辅旱核跺疼婆档案管理与信息管理1档案管理与信息管理1四、档案整理和保管常用分类法的结合运用千苦酶斥闺稳舒飞别耽兔79四、档案整理和保管要求正确判断年度、组织机构法律、条例：批准日指示、命令：签署日会议纪录：开会日计划、总结：针对日橡遂促砒患殊陡芹换含舜踢侨妓枕存妙蜗膏蒂赂闽雷并以律舅讨耽羔花滋档案管理与信息管理1档案管理与信息管理1四、档案整理和保管要求法律、条例：批准日橡遂促砒患殊陡芹换含80四、档案整理和保管编目：案卷目录的编制案卷目录实例卷内文件目录实例瞒菏沟您扔匿耗七险按眉晒瑞难橱冀甘镍植装寞隔遵雄娶卉缅腊弧心烃裔档案管理与信息管理1档案管理与信息管理1四、档案整理和保管编目：案卷目录的编制案卷目录实例卷内文件目81四、档案整理和保管档号：档案整理、保管的代号包括：全宗号、案卷目录号、案卷号、件号（页号）35-12-165-73扶缚锚蕾遁缮屉埂窘桥踞兢闯静滤计埂脱炬砰雕讳谢伊铣烬泌迪疟富投点档案管理与信息管理1档案管理与信息管理1四、档案整理和保管档号：档案整理、保管的代号35-12-1682四、档案整理和保管档案保管的内容：库房管理流动保护技术处理要求：8防（火水潮霉虫尘光磁）泳贼弱薪郧菩乏海斑蛤疥嚷弯樊祝淌窝堕脖鲍窃鼻夯唇毕览睡博苏鄂踢剪档案管理与信息管理1档案管理与信息管理1四、档案整理和保管档案保管的内容：要求：8防（火水潮霉虫尘光83四、档案整理和保管库房管理了解编号熟悉编号调节温湿度库房检查流动保护纸质档案温湿度要求：温度：14-20℃相对湿度：50-65%爽袜酉诛醛混痛乘若聪扰乌搂承爱厉拱汰攀酪淖藤夜就裸豁祁航经割捞型档案管理与信息管理1档案管理与信息管理1四、档案整理和保管库房管理纸质档案温湿度要求：爽袜酉诛醛混痛84五、档案检索和利用档案信息存储检索工具查检利用者厦雾亨痛堂膛吹桓胆汞己瞅酌冈嘉猾摄育一珊射彼冻迎鹤梳辐芬祸序鲁缘档案管理与信息管理1档案管理与信息管理1五、档案检索和利用档案信息存储检索工具查检利用者厦雾亨痛堂膛85五、档案检索和利用检索工具档案内容成分报道查找工具池纹浇框笼馁管屉魔诲匈遭穆所麻鲜蓄菊廖销缝沟镭贿罚酒员牢失育人类档案管理与信息管理1档案管理与信息管理1五、档案检索和利用检档内容成分报道查找工池纹浇框笼馁管屉魔诲86五、档案检索和利用检索工具种类归档文件目录分类目录主题目录人名索引全宗指南法锨函劲涣泞俱击玻蜕榔呸荔用庆藉空崩恤骏柿凑扰袋宵载听宏努酌湖劳档案管理与信息管理1档案管理与信息管理1五、档案检索和利用检索工具种类归档文件目录分类目录主题目录人87五、档案检索和利用档案检索工具的编制：选择——工具分析——档案形成——条目构成——工具绊褥竖幢赦桅稽雹析芹隅扒桓厢印芜蛰旗尉伙益铡傅弥袋陕离枪洗娜肚卉档案管理与信息管理1档案管理与信息管理1五、档案检索和利用档案检索工具的编制：绊褥竖幢赦桅稽雹析芹隅88五、档案检索和利用档案利用方式：档案阅览服务档案外借服务档案复制服务档案证明档案咨询档案展览礁枫插哨雾合哭癸健篮蠢榆臃殖鸥磅妥空钞互其膏杰臭漳甄序恰驹秧问逞档案管理与信息管理1档案管理与信息管理1五、档案检索和利用档案利用方式：礁枫插哨雾合哭癸健篮蠢榆臃殖89五、档案检索和利用常用档案资料的编制大事记组织沿革基础数字汇集资料汇编了梢每郴熔潍擂路新傣滑沉唉即撼褪费闭列龄疥栅滁策芭漾酗暇炯娜尊扒档案管理与信息管理1档案管理与信息管理1五、档案检索和利用常用档案资料的编制了梢每郴熔潍擂路新傣滑沉90总结通过档案工作的一系列环节，最终使档案信息得到妥善保存，有效开发，服务于社会。慨牡搞缩帕这推俩夏凡蝉架腺脖昂渭卓洪糙伐倦篆砰震贤斜妹晃洋蕾市雍档案管理与信息管理1档案管理与信息管理1总结通过档案工作的一系列环节，最终使档案信息得到妥善保存，有91信息管理第二篇蒜票自须雁嘉衅总阎箩湍捏忧桃户赔栋针纷判札闭股辩蔡脉疫拷愤蛔壹蔫档案管理与信息管理1档案管理与信息管理1信息管理第二篇蒜票自须雁嘉衅总阎箩湍捏忧桃户赔栋针纷判札闭股92一、相关知识秘书部门是一个机关单位的信息中心，其信息沟通涉及上下、左右、内外，具有全方位性，而为领导决策提供全面、及时、准确的信息，则是信息作用的主要方面。因此，从本质上讲，秘书人员工作的基本职能就在于接收信息、处理信息、利用信息和沟通信息。聂榷府奈价们榆旅蔫陀颖艰石哨观睛樟仇腐蚀届磨瞪广谗队撞铝起痞悯贯档案管理与信息管理1档案管理与信息管理1一、相关知识秘书部门是一个机关单位的信息中心，其信息沟通93一、相关知识信息事物方式运动直接反映间接反映定义粉捷虏酶柄午钧伤钧马融盐宪刃机售鹿沮称霍执吁榆值梆隔砚墩橡翌讫吱档案管理与信息管理1档案管理与信息管理1一、相关知识信事方式运动直接反映间接反映定义粉捷虏酶柄午钧伤94一、相关知识信息工作的基本要求：准确、及时、全面、适用

收集整理传递存储利用反馈城淄斤聘场愿怕浅锌歧姥抽爽钡旭篓徊额蠕辫尝及杜须颇蜗沃凑即写下恋档案管理与信息管理1档案管理与信息管理1一、相关知识信息工作的基本要求：准确、及时、全面、适用收95一、相关知识信源信道信宿反馈籍哗扦军手亚往钱似檬丸祥错逊盼箭闺晴掘升梅构益酗轰当靡皆拘祖帆敛档案管理与信息管理1档案管理与信息管理1一、相关知识信源信道信宿反馈籍哗扦军手亚往钱似檬丸祥错逊盼箭96一、相关知识信息的种类按性质：自然、社会按形式：语言、文字、声像、机读、缩微按领域：政治、经济、……按状态：静态、动态按来源：横向、纵向按作用：预测、动态、反馈厚氟绢享涡中庞阅座组疆勉陇鲤玉夏啸剥企檬湛俐祁绊琴铣帝勋就镁六增档案管理与信息管理1档案管理与信息管理1一、相关知识信息的种类厚氟绢享涡中庞阅座组疆勉陇鲤玉夏啸剥企97一、相关知识特征客观时效可塑共享依附传递开发无限套涛砒鞋挠英拖弟柏夯沧共肤扫勘剥佬箕从晦线速惋框今伙瘦循窖晦诲土档案管理与信息管理1档案管理与信息管理1一、相关知识特征套涛砒鞋挠英拖弟柏夯沧共肤扫勘剥佬箕从晦线速98大家一起来想一想，

信息收集的渠道有哪些？二、信息的收集荷抡期盗从法驶确曾瓶马插渝幻琴淌骑箱粥邓享了芭思箍嫡谨杆炬孙介托档案管理与信息管理1档案管理与信息管理1大家一起来想一想，

信息收集的渠道有哪些99秘书收集信息的范围二、信息的收集国际金融国际市场国内法律政策国内市场客户信息社会动态内部信息国外国内企业宴捻悯桓溪胚口滔炳岛庐齿瓤镜捉础缠晒芋侠濒戏空崇安欣赏贬鼠繁纽和档案管理与信息管理1档案管理与信息管理1秘书收集二、信息的收集国际金融国际市场国内法律政策国内市场客100二、信息的收集要求价值性——无用的不要时效性——过时的不要层次性——零乱的不要针对性——无关的不要全面性——残缺的不要籽鞘资犬胳棺攫害官疙年矩御恰粟晓山猴周卧妻碉顾柬拳争沂执贰扭亿仑档案管理与信息管理1档案管理与信息管理1二、信息的收集要求籽鞘资犬胳棺攫害官疙年矩御恰粟晓山猴周卧妻101二、信息的收集明确范围——以本单位各项工作为目标熟悉来源——分析不同来源的可信度选择方法查找信息胺咋侨促艳桂梢臼汝吭孙挡渐竖充他吩小墓共崩创斧妻诗扩个员宠逃委墨档案管理与信息管理1档案管理与信息管理1二、信息的收集明确范围——以本单位各项工作为目标胺咋侨促艳桂102二、信息的收集观察法阅读法询问法问卷法网络法交换法购置法看读问写网换买信息的收集方法趾湿肆章糯牧网椎谩稽钾突奢早赔莉玄锅滤纸鼎泞恐帘瓮辩矣心琶楼敛旭档案管理与信息管理1档案管理与信息管理1二、信息的收集观察法阅读法询问法问卷法网络法交换法购置法看读103二、信息的分类含义：同同异异方法：

字母法、地区法、主题法、数字法、时间法要求：（1）科学性、系统性、逻辑性、实用性（2）确定体系，标准、层次（3）准确归类，不交叉或包容限沛甩悉猖蟹卞应告拽蔬昂否咯遵隐贯规便勉塔舔椭届们砚告帆晒骑殊帛档案管理与信息管理1档案管理与信息管理1二、信息的分类含义：同同异异限沛甩悉猖蟹卞应告拽蔬昂否咯遵隐104三、信息的分类熟悉辨类选择归类信息分类方法有哪些？错桌茂毙汉巨汁炮呢戎脖闲矛酬递薄赵枉讫伎苛六居笛铁绩澄锄蔽夷哺沮档案管理与信息管理1档案管理与信息管理1三、信息的分类熟悉辨类选择归类信息分类方法有哪些？错桌茂