管理信息系统在企业中的应用

文档编码:CL9S5D3I10J2——HH8Y10U2C10B8——ZL3L5Q2K9Q2 治理信息系统在企业中的应用

当21世纪信息化的浪潮席卷全球的时候, 信息化的脚步正以它前所未有的渗透力深化到社会生活的每个角落, 信息技术成为当今最活跃,进展最快速,影响最广泛,渗透力最强的科学技术领域之一；信息化是一场深刻的革命,在社会许多领域对传统的生产、生活和思维方式产生着巨大冲击, 并促进着经济和社会的快速和均衡进展,治理信息系统在信息化的大势所趋下, 它的完善与进展、越来越受到人们的普遍关注,它是企业现代化的重要标志,是企业进展的一条心由之路,其在治理现代化中起着举足轻重的作用,它不仅是实现治理现代化的有效途径,同时,也促进了企业治理走向现代化的进程一、治理信息系统的概念及功能 治理信息系统（managementinformationsystems,MIS）是一个以人为主导,利用运算机硬件、软件、网络通讯设备以及其他办公设备,进行信息的收集、传输、加工、储存、更新和爱护,以企业战略竞优,提高效率为目的,支持企业高层决策、中层把握、基层运作的集成化的人机系统；一个完整的 MIS应包括：帮忙决策系统（DSS）、工业把握系统（IPC）、办公自动化系统（OA）以及数据库、模型库、方法库、学问库和与上级机关及外界交换信息的接口； MIS具有多种功能,各种功能之间又有多种信息联系, 构成一个有机结合的整体,形成一个功能结构；其功能主要是：1、数据处理,即数据的收集、输入、传输、储备、加工处理和输出； 2、事务处理,即将治理人员从繁重的重复性的事务处理中解脱出来,以更多的精力摸索治理问题,从事制造性劳动； 3、推测功能,即运用数学、统计或模拟等方法,依据过去的数据推测将来的情形； 4、方案功能,即合理支配各职能部门的方案,并依据不同的治理层供应相应的方案报告； 5、把握功能,即对方案的执行情形进行监测、检查,比较执行情形与方案的差异,并分析其缘由,帮忙治理人员准时用各种方法加以把握； 6、帮忙决策功能,即运用数学模型,准时推导出有关问题的最优解,帮忙各级治理人员进行决策；组织是指完成方案所需的组织结构、规章制度、人财物的配备等；信息技术是组织改革的有效技术基础,信息系统的开发应用是组织规范治理、 提高效率的契机；二、治理信息系统在企业现代化治理中的重要位置（一）治理信息系统能为企业的治理供应科学的方案决策 方案是治理的首要职能,是从现在通向将来的桥梁,它对将来大事作出推测,为治理活动供应基本依据,以制定出行动方案予以应对；治理信息系统可以从多方面快速地为方案供应科学、精确的数据；一是促使方案数据能够快速、 精确的获得及存取；通过建立方案信息数据库可以使方案数据得以快速、 精确地获得及存取,并实现方案编制自动化,达到利用运算机进行生产指挥的高度, 提高了管理效率；二是其拥有强大的统计分析功能； 统计是信息加工的重要方法, 它能反映治理经营活动的成效、彼此的内在联系、进展趋势和存在问题,是科学推测、制定方案的前提；治理信息系统就供应了强大的统计分析功能； 三是促进推测的精确性；科学的推测是方案的基础,而治理信息系统为科学的推测供应了精确的数据,通过吸取精确的数据,从而选择适当的策略,为科学决策打下良好基础；四是支持方案的优化；通过信息系统的分析,可以利用最优化和其它数学方法,选择最优或较佳方案；总之,治理信息系统的使用,不但使企业部门之间的沟通、员工与员工之间的沟通更加简洁, 上下层之间信息的传输更加快速, 而且更简洁收集到客户的产品需求信息、竞争对手的信息和其它市场信息, 有利于生产方案和销售方案的制订；由于各种参考数据唾手可得,使领导的决策水平空前提高,达到“运筹帷幄之内,决胜千里之外 ”的成效；（二）治理信息系统能够优化企业治理的组织职能组织是指完成方案所需的组织结构、规章制度、人财物的配备等；信息技术是组织改革的有效技术基础,信息系统的开发应用是组织规范治理、 提高效率的契机；治理信息系统进行到确定阶段必定会引发企业治理机制的变革和业务流程的重组；再者,治理信息系统本身是一种先进治理思想的载体, 它要求企业进行相应的组织机构的调整或业务流程的重组；这两者的相互作用将帮忙企业进行“企业再造”和“治理重塑”；从业务流程分析到业务流程重组,削减迂回,排除延迟,提高效率；目前,纵横交叉的运算机网络转变了信息传递的方式,使其由阶梯层型逐步变为水平型,与信息传递方式紧密相连的治理组织结构也就从尖顶的“金字塔”型变成扁平的“矩阵”型,组织结构扁平化意味着打破部门之间的界限,任命跨职能部门的任务团队；同时,高层决策者与基层作业者直接联系的方式增多,基层作业者依据实际情形准时参与决策的机会增多；扁平化结构的非集中管理模式,削减层次,削减环节,增强了治理功能,提高了治理效率； （三）治理信息系统促进了企业治理的领导职能的发挥领导职能是指对所属对象的行为进行发令、调度、检查；确保把全部的治理对象集合起来,同时,建立默契的协作关系,保持整体平稳,以便共同为企业的进展做贡献；治理信息系统正在成为企业治理的重要战略手段和企业文化的一部分；多媒体和综合业务数字网（ISDN）的利用,可以使企业通过声音、图象和文字来近地或远程把握产品生产或服务供应的全过程,从而削减产品的不良率和提高顾客的中意程度；通过运算机网络和运行其上的应用系统, 可以高效地、便捷地、经济地治理跨地域的分公司；公司总经理坐在运算机前就可以快速对外地分公司下达指令和准时明白分公司当天的运营情形；总公司能更加简洁把握分公司的业务活动,分公司的不透亮性因素在削减、 决策失误在削减,通过治理信息系统的使用,可以加强信息沟通,把握内外动态,帮忙决策制定,准时处理、解决问题,最大限度的发挥了领导的职能；（四）治理信息系统支持企业治理把握职能的实现 把握是促使组织的活动依据方案规定的要求开放的过程； 把握职能是依据既定的目标、方案和标准,对组织活动各方面的实际情形进行检查和考察, 发觉差距,分析缘由,实行措施,予以订正,使工作能按原方案进行；或依据客观情形的变化,对方案作适当的调整,使其更符合于实际；把握职能与方案职能密不行分；方案是把握的前提,是把握的开头；把握是实现方案的手段,把握活动为计划的实现供应保证；信息的充分、精确和准时传递对实现把握职能起着举足轻重的作用；实施把握必需经受 4个主要步骤：1、收集数据：2、处理数据；3、解释处理结果；4、实行相应行动；信息系统可以在前两步赐予详细的支持和实现,对后两步也能起确定的帮忙作用；治理信息系统对于各个不同治理层次的把握都可以支持：对作业层是确保作业有效实施；对战术层是随时把握实际作业信息,将实际作业情形与方案要求进行分析比较,并供应各种可能的解决方案；对战略层是分析、供应各种纵向,横向数据,推测将来,帮忙制定战略方案；企业治理中的一些较为重要的把握都可在治理信息系统中帮忙实现, 如库存把握（定量控制、定时把握等）、质量把握（散点图）、行为把握、生产进度把握、成本把握、财务预算把握等；三、治理信息系统在烟草企业中的开发和应用（一）网络智能办公系统的应用 目前,网络智能办公系统的应用在许多地方许多单位都比较普遍, 它给工作带来了很大的便利和帮忙；就贵港烟草而言,目前,全市烟草系统的网络已经全部实现互连互通,基层网点的运算机可以通过网络拜望局（公司）的网络和系统,各个部门以及基层网点的广大员工通过局 （公司）的智能办公系统明白公司的相关文件精神及信息,同时基本上都能正常运用智能办公系统于日常的工作中, 主要借助系统开展信息沟通、工作沟通、资料传送、公文传输等,起到了很好的作用,解决了员工相互间的有效沟通；我公司网站的主要功能模块有： 1、文章管理：此模块可以进行公司（部门）公告通知、图片出现、视频出现等； 2、资料治理：此模块可以发布领导讲话、工作文件、上级文件及政策、报刊文章、资源共享、业务培训等等；3、职能办公室版块：包括政工纪检、督查考核、烟草专卖、营销治理、物流治理、财务审计、安全工作、信息技术、整顿与基建、企业文化建设等等；4、沟通互动版块：包括用户中心、交互论坛、消遣天地、链接交换、单位（部门）动态等等；员工可以通过网页式的浏览,准时把握公司及各单位各部门发布的文件、信息,提高工作效率和查看资料、文件的准时性；也可以将公司的新闻、公告、通知在主页上以各种形式发布出来, 仍可以实现图片新闻和视频新闻的发布,丰富网站新闻的内容和形式；同时,可以实现多种方式（网页式、后台上传式、压缩打包上挂等）的资料上传下载；员工仍可以通过功能强大的论坛系统,相互沟通工作、生活、学习心得体会,加强员工与员工、员工与领导间沟通沟通,加强企业的凝聚力；（二）客户关系治理（CRM）系统的应用 客户关系治理简称 CRM,是指通过接受信息技术,使企业市场营销、销售治理、客户关怀、服务和支持等经营环节的信息有序地、充分地、准时地在企业内部和客户之间流淌,实现客户资源有效利用的治理软件系统；CRM主要内容包括3个方面：营销自动化、销售人员自动化和客户服务；其核心思想是把客户群体看作是企业宝贵的外部资源,并尽可能地纳入企业的控制范畴内,以增加客户价值为中心,有效中意客户的个性化需求, 改善客户关系和提高企业的市场竞争力；那么如何捕捉到真实的需求信息？如何稳住给企业带来 80%利润的老客户？如何发觉新的客户,开拓新的市场领域？如何供应客户中意的售前和售后服务？CRM就是在这种治理需求下,运用Internet技术、数据仓库技术、电子商务平台、运算机电话集成技术（CTI）等最新的信息技术进展起来的系统；贵港市公司要求客户经理依据管辖的零售客户及走访周期,在 CRM系统中制订详细的日、周走访方案及重点走访的对象,依据每天（周、月、季度）的工作开展情形编写工作日记、周总结、月总结、季度总结及相关工作内容,并通过 CRM系统对市场及客户进行分析,内容包括销售分析、重点品牌分析、客户分析、存在问题及下一步工作方案等,成效很好；在烟草商业企业中导入 CRM的好处有两个方面：一是通过对客户信息资源的整合,实现资源共享,为客户供应更快捷、周到的优质服务,提高客户中意度和忠诚度；二是通过对业务流程的重新设计, 更加有效的治理客户关系,降低企业成本；（三）WEB/GIS应用系统的开发目前,烟草公司的卷烟零售客户数量众多,分布在不同的地理位置；这种特点准备了烟草公司 95%以上的数据都有空间属性,比如零售户信息、区域销售状况、品牌区域销售分布等,都与地理信息相关联,仅以表格或文字的形式来出现统计分析结果,不仅形式呆板,不够直观,而且可能将一些重要的信息隐匿在文字背后,无法准时发觉；而接受电子地图表现的方式,将各个零售户的数据与电子地图关联起来,从电子地图上来观看和分析这些数据之间的关系, 便可以一目了然地得出数据之间存在的规律,帮忙企业进一步完善业务过程,对企业经营进行指导,帮忙领导进行精确的决策、制定更加符合企业的经营策略等, 提升企业的决策、规划、经营才能；WEB/GIS系统的应用使客户经理可利用电子地图争论、把握自己所治理的零售户的分布状况,合理支配自己的客户拜望方案,高效地支配自己的工作路线与工作时间；品牌经理可利用电子地图对品牌宣扬、投放进行推测及成效分析,实现品牌合理布局、品牌选择等工作；送货员可利用电子地图选择最适合的送货路线,准时、精确地把卷烟送达零售户；稽查员可利用电子地图来合理支配自己的市场巡查方案,高效地支配自己的工作路线与工作时间；在烟草商业企业中导入CRM的好处有两个方面：一是通过对客户信息资源的整合,实现资