合约管理手册

合约约管管理理手手册册合约约管管理理手手册册序序言言随着着公司司规规模模的的扩扩大大及及项项目目不不断断的的增增加加，，科科学学及及规规范范化化的的管管理理，，在在提提高高工工作作效效率率方方面面显显得得愈愈来来愈愈重重要要。。按领导导指指示示，，及及为为了了配配合合公公司司管管理理规规范范化化的的要要求求，，合合约约部部在在总总结结过过去去经经验验，，本本着着提提高高工工作作效效率率的的精精神神，，在在此此制制定定了了合合约约部部工工作作内内容容及及操操作作流流程程，，以以便便公公司司合合约约部部人人员员，，以以及及公公司司其其他他有有关关人人员员执执行行操操作作。迅速完成成部门组组建对工工作正常常运转很很重要1、合约部部前期组组建1.1、合约部部工作内内容及操操作流程程总汇1.2、合约部部人员架架构表合约总监监汇报对对象为项项目总监监1.3、合约部部工作职职责划分分序号工作内容1编制各种管理制度、工作制度和工作程序，以及各项目通用的各种审批表和报表2编制各项目的面积统计表3编制各项目的成本估算/预算4编制各项目的资金流量表5项目造价总表6编制各项目的合同框架表及各项目的招标/定标计划7各类顾问公司的招聘(建筑设计师除外)8项目的招标议标工作8.1资格预审8.2确定投标单位名单8.3准备议标文件、图纸8.4发标8.5议标8.6考察议标单位8.7决定中标单位9中标通知书、合同书10工程中期付款11工程变更12工程最终结算13项目各种合约报表14合约部日常来往文件处理（对外及其他部门发文抄送集团）15合约部日常会议16合约部专业人员招聘17合约部人员培训及会议合约部主主要工作作可分为为以上三三个阶段段2、合约管管理流程程简介3、前期准准备工作作阶段3.1、人员招招聘3.2、聘请顾顾问3.2.1、国内/外设计顾顾问服务务合同重重点1、含所有图图纸盖章章(包含所有有送政府府部门之之图纸)2、国外设计计院的国国内合作作单位(当地设计计院)须由甲方方指定3、长驻工地地现场人人员资历历及名单单4、到工地审审查及参参与相关关会议的的次数5、额外工作作的收费费计算方方法，如如按时/按日计等等的确认认6、其他费用用，如机机票、住住宿费等等确认7、当地设计计院人员员架构及及资历，，聘用已已退休的的人员须须得甲方方同意8、出图时间间表9、拖期罚金金10、变更修改改如何计计算11、工期延长长时，追追加费用用的处理理及计算算方法12、如顾问单单位为境境外机构构，需确确认付款款货币，，完税责责任及资资质注册册手续事事宜13、总费用要要包括支支付所有有国内征征收的税税项14、付款方式式15、终止合约约条款3.2.2、顾问清单单的内容1、可行性研研究报告告顾问2、建筑设计计顾问3、国内设计计院4、酒店管理理顾问5、室内设计计顾问6、机电顾问问7、玻璃幕墙墙顾问8、工料测量量顾问9、电讯顾问问10、灯光设计计顾问11、招标代理理顾问12、施工监理理顾问13、环境监测测顾问14、基坑围护护设计顾顾问15、隔音效果果顾问16、音响、视视频顾问问17、招牌及标标志牌设设计顾问问18、审图顾问问19、艺术品顾顾问20、档案管理理21、景观设计计顾问22、厨房、餐餐饮设施施顾问23、抗震顾问问24、日照分析析顾问25、扩初设计计评审26、日照测量量27、人防设计计28、排水方案案咨询29、废路还路路规划咨咨询30、代办排管管工程31、环境影响响咨询32、防雷检测测33、沉降监测测34、室内环保保检测35、精装修质质量检测测根据项目目情况选选择3.3、项目成成本概预预算3.3.1、项目主要要资料统统计表在项目前前期准备备工作阶阶段，合合约部须须按照已已有的项项目资料料，编制制项目主主要资料料统计表表。项目目主要资资料统计计表是最最基础性性的资料料，是编编制概预预算清单单和日后后造价估估算及控控制的基基础。如，楼栋栋数、绿绿化面积积、湖水水面积、、幕墙/铝窗面积积、车位位数量、、电梯数数量等记住：及及时更新新3.3.2、概预算算清单合约部在在项目前前期准备备工作阶阶段须完完成项目目的概预预算清单单。完成的概概预算清清单在公公司审核核批准后后存档，，并作为为项目团团队成本本控制及及KPI的计算基基础。概概预算清清单为机机密文件件，由合合约总监监指定的的专人保保管。3.3.3、项目造造价总表表合约部应应编制项项目工程程造价总总表，项项目工程程造价总总表由合合约总监监审核后后，上报报公司审审批通过过后，将将作为项项目成本本控制的的基础。。项目工工程造价价总表为为机密文文件，由由合约部部负责更更新及保保管。3.3.4、项目资资金流量量表1、项目资金金流量表表是反映映随项目目进度而而发生的的项目资资金动态态用量的的报表，，每月初初由合约约部编制制及估算算，并上上报合约约总监审审核通过过后，转转财务总总监审批批并存档档执行。。另外，，每个项项目开始始时及每每年年终终要编制制一个整整个项目目的资金金流量表表。2、必要时，，合约部部应按照照财务部部门的要要求，编编制符合合财务要要求的资资金流量量表。资资金流量量表须由由合约部部按财务务部要求求定时更更新。3、为财务部部门编制制的资金金流量表表不能与与合约部部标准的的资金流流量表合合并或混混淆，须须分开存存档。项项目资金金流量表表为机密密文件，，在合约约部由合合约部经经理负责责更新及及保管。。3.4、招标、、定标计计划3.4.1合同框架架表是反反映项目目合同类类别、合合同关系系及项目目工程各各标段分分拆的总总表。合合约部须须会同工工程部在在项目前前期准备备工作阶阶段编制制完成此此表，在在上报项项目总监监审批通通过后存存档执行行。经批准的的合同框框架不应应随意改改动，任任何改动动须上报报项目总总监审批批后才可可执行。。另外有有关项目目的界面面划分表表和招标标定标计计划表须须依据此此合同框框架表及及施工进进度计划划表编制制。3.4.2招标定标标计划表表是依据据项目工工程总进进度计划划及合同同框架表表而编制制的动态态反映项项目招标标定标具具体时间间节点的的报表，，也是合合约部、、设计部部、工程程部及相相关部门门日常工工作计划划的重要要内容。。招标定标标计划表表的第一一次编制制由合约约部与项项目设计计部、工工程部及及建筑设设计部共共同主办办编制，，经项目目总监审审批后存存档执行行。招标定标标计划表表由合约约部按工工程实际际情况及及结合其其他相关关部门意意见后定定期更新新编制，，上报项项目总监监审批后后存档执执行。3.5、文档管管理合约部文文档管理理系统由由合约部部负责制制订及更更新，文文档管理理系统的的执行情情况也是是考核合合约部工工作质量量的重要要内容。。合约部部负责解解释合约约部文档档管理疑疑问以及及不定期期的查核核合约部部文档管管理系统统的执行行情况。。3.6、政府部部门招标标手续的的办理3.6.1合约部文文档管理理系统由由合约部部负责制制订及更更新，文文档管理理系统的的执行情情况也是是考核合合约部工工作质量量的重要要内容。。合约部部负责解解释合约约部文档档管理疑疑问以及及不定期期的查核核合约部部文档管管理系统统的执行行情况。。3.6.2办理招标标手续时时，特别别是政府府主管部部门签发发的中标标通知书书时，不不宜采用用合同金金额及开开工/竣工日期期有出入入的合同同或协议议书。3.6.3目前政府府部门签签发的中中标通知知书由项项目公司司开发部部办理，，合约部部应协助助提供有有关资料料，确保保中标单单位顺利利办理有有关开工工手续。。4、招标阶阶段4.1、选定投投标单位位4.1.1设计部、、工程部部、合约约部均可可提供相相应资质质的优秀秀承包单单位或供供货商名名单作筛筛选资格格预审。合约部应应按照《《资格预预审流程程》的要要求与工工程部及及建筑设设计部共共同审核核预审单单位资质质，然后后由项目目总监决决定最后后的投标标名单。4.1.2未经集团团审批，，任何人人和部门门均不能能随意增增减已确确定的投投标单位位。4.1.3资格预审审时应填填写《实实地考察察报告》》。审批批投标单单位时应应填写《《投标单单位审批批表》。。4.2、招标公司的招招标工作作由合约约部负责责。同时时，合约约部应主主动协调调其他相相关部门门的技术术支持与与配合。。4.3、议标4.3.1合约部应编制制各相关关招标项项目的详详细议标标时间安安排表，包括议议标会议议。4.3.2技术议标标与商务务议标应应分开进进行，商商务议标标有项目目总监及及合约部部参与；；技术议议标有项项目总监监、合约约部、工工程部、、设计部部参与。参加议标会议议的人员员应事先先分别对对技术回回标及投投标报价价做出分分析及准准备好针针对性的的发言主题。议标会议议应有专专人做会会议记录录，以便便疑问回回复时澄清。4.3.3在议标会会议上应应重点澄澄清投标标范围、、主材料料/设备资料料、施工工/供货计划划大纲、、技术方方案的可可行性和和项目主主要管理理人员的的能力考考查等主主要内容容。在商商务澄清清方面应应注重工工作范围围、工作作界面划划分，投投标单位位有否自自拟附加加条件、、有否漏漏缺项目目、数量量是否过过多，价价格是否否合理等等。4.3、议标4.3.4议标工作要要注意及审审核以下几几点：1、在议标会议上上，首先与与投标人确确认工程范范围，是否否有差异情情况、灰色色界面等；2、澄清投标人须配配合其他承承包人的工工作范围及及投标人需需其他承包包人配合的工作范围；3、施工场地布置、、施工方案案(包括施工安安全措施等等)、管理人员员架构表、、施工质量量监管制度度等；4、供货及进场时间间；5、施工进度表；6、材料技术规格表表；7、产品保证书等资资料；8、付款条件让财务务审核；9、与投标人确认认再回标时时间及回标标的份数；；4.3、议标4.3.5议标疑问及回回复1、议标疑问有关关技术的问问题由工程程部、设计计部等整理理提出并交交项目公司司合约部汇汇总后交至至合约部统统一填写《《答疑回复复表》后发发予各议标标单位；2、议标疑问及回回复应统一一编号及统统一发出；；3、除需要统一澄澄清的问题题外，议标标疑问及回回复表内容容应针对个个别议标单单位的疑问问而发出，，不应涉及及其他投标标单位。但但对于个别别的问题，，应把有关关问题消化化后由合约约部再考虑虑是否需要要向其他单单位澄清；4.3.6承诺函有关合同的的重要条款款，针对性性的议标过过程中产生生的事项应应在承诺函函中确认；；4.4、定标4.4.1议标疑问及回回复合约部应在在澄清所有有议标疑问问及谈妥合合同条款和和商务报价价后及时上上报定标；；4.4.2议标疑问及回回复上报集团审审批中标单单位时,合约部须填填写及准备《中标标单位审批批表》，相关技术术分析表、、量/总价/单价比较表表、商务分分析表要同同时附在审审批表后；；公司如有必必要可再次次要求议标标单位澄清清或再次承承诺。合约约部应及时时配合联系系或提供有有关资料；；经审批决定定的中标单单位才可发发出中标通通知书；4.4、定标4.4.3备忘录在确定电梯梯及主要机机电设备(如制冷机组组)供应与安装装中标单位位时，还应应综合考虑虑投标单位位在免费保保修期满后后往后5年的维修保保养合同的的报价；在确定铝窗窗与幕墙中中标单位时时，还应综综合考虑擦擦窗机的技技术参数（（如适用）），可行性性及报价；；4.5、发中标通通知书4.5.1合约部收到的《《中标单位位审批表》》后须立即即准备并填写《中标标通知书审审批表》上报审批4.5.2如有需要及及特别情况况发生时，，中标通知知书之草稿稿应发给法法务部提意意见；4.6、编制合同同4.6.1合同审批时时，项目部部须填写《合同同审批表》》，并且须附附上合同的的完整文件件。内部的审批流程程结束后，，合约部才才可把已修修改好的合合同交予承承包单位确确认，并且且须限定在在3至7日内确认签签署意见或或修改意见见。4.6.2承包单位的的修改意见见经合约部部审核有必必要纳入到到合同文件件时，应在在加入合同同文件前按按上述合同同审批流程程再提交审审批并附上上原审批表表。对承包包单位的修修改意见，，不同意纳纳入合同的的，应给予予解释说明明。5、施工阶段段合约部履行行提醒义务务5.1、中期付款款中期付款备备忘录：注意审批权权限，按权权限传送至至相关领导导批复。按审批权限限及流程所所示，检查查是否所有有须审批的的领导签名名齐全。付款记录表表的合同金金额须与正正式合同一一致。任何变更追追加，必须须有变更确确认书或补补充协议的的签署后才才能放进付付款记录的的变更帐内内。第一次次加入变更更帐项时，，必须把变变更确认书书/补充协议副副本附上。。保留金的计计算须考虑虑变更追加加。当付款累计计达85%或以上时，，要倍加小小心，特别别是变更追追减或扣款款的帐项。。如工期已拖拖延，付款款须考虑扣扣减拖期罚罚金。任何付款如如有宽限期期，审批后后的付款审审批表须押押在财务部部并由其保保管。5.2、工程变更审审核及批复复5.2.1已报价的变变更，应及及时更新登记《变更更登记表》》及《变更总汇汇》。5.2.2在未最终批批复前，工工程变更的的审核状态态和审核结结果为机密密文件，不不能通知承承包单位。5.2.3合约部应指派估估算师跟进进变更帐的的审核，有有关变更对对帐的会议议应派人参参加。合约部对变更的的审核意见见，应附有有详细的工工程量计算算细目及变变更单价的的组成细目目，并填写《变更更审批表》》上报审批。。5.2.4经批复的变变更，合约约部应发出出附件《变更确认认书》，以便承包包单位及时时书面确认认，避免其其日后反悔悔。5.3、设备/材料数量统统计对于甲指乙乙供或甲供供设备/材料，在定定标、每批批订货、验验收、仓存存、发给各各承包商/安装单位、、完工验收收等过程中中，都要特