商务秘书的文档工作处理

商务秘书的文档工作处理刘永涛（新疆轻工职业技术学院新闻传播学院普08文秘班）【内容摘要要】从秘书书工作实实践者的的角度，分分析了建建立社会会主义市市场经济济体制和和全球经经济一体体化的新新形势下下商务活活动中秘秘书的文文档处理理工作面面临的严严峻挑战战。阐释了了文件是是档案的的来源，档档案是文文件的归归属。办办理完毕毕、具有有保管利利用价值值并经系系统整理理归档的的文件，实实现了文文件向档档案的转转化。文文秘人员员是文件件的重要要形成者者，其形形成文件件的质量量，直接接关系到到档案工工作的质质量和效效率。我我们在社社会实践践中，需需要凭借借文书这这一工具具来进行行彼此之之间的联联系，进进行信息息的交流流。文书书的系统统整理和和保存，最最终形成成了档案案，文件件是档案案的基础础，档案案是文件件的精华华。这就就要求我我们秘书书从业者者要顺应应经济发发展形势势，除了了要扎实实自己的的基本秘秘书知识识，还要要学习和和掌握电电子计算算机与通通讯网络络技术的的应用、信信息的传传递等知知识，不不断适应应新技术术发展的的需要，提提高综合合素质。强强化“文档一一体化”意识，随随着办公公自动化化体系和和计算机机网络技技术的不不断发展展和更新新，传统统的文秘秘和档案案工作分分块管理理的状况况，在某某种程度度上已不不能适应应商务活活动中秘秘书文档档工作处理理的需要要。致使使处理文文档工作作操作和和衔接过过程中存存在着诸诸多不规规范和脱脱节的现现象，从从商务秘秘书文档档工作的的全局出出发，在在公文生生成与归归档管理理的全过过程，使使用“文文档一体体化”计计算机管管理系统统。“文文档一体体化”的的实质就就是把现现代文秘秘工作和和档案管管理工作作从组织织制度到到具体程程序真正正交融在在一起。探讨了应该如何准确把握新形势下企业秘书工作的定位特点发展趋势，和实现人生价值，并针对商务秘书人员如何适应形势发展，提高综合素质和文档处理工作的能力，提出了一些个人看法及意见。【关键词】商务秘秘书文档工工作发发展趋势势文文档一体体化目录论文摘要··········································································1关键词···········································································11一、阐释商商务秘书书的含义义及文档档工作处处理在商商务活动动中的重重要作用用······331.叙述商商务秘书书文档工工作的具具体内容容····································32.商务秘秘书在商商务活动动中发挥挥的重要要作用·······························3二、网络新新技术发发展形势势下，商商务秘书书应如何何适应··························5三、从案例例中反映映商务秘秘书工作作中文档档工作重重要性··························51.商务秘秘书应提提高自己己的综合合素质·······································62.素养提提高对商商务秘书书文档处处理的作作用·································7四、商务秘秘书文档档处理工工作三强强化············································81.强化“文档一一体化”意识···············································82.强化""全过程程管理""工作················································83.强化""文书部部门立卷卷"工作作·············································9五、总结我我们学习习新的文文档处理理方法对对我们发发展的重重要性··················9参考文献··········································································10商务秘书的的文档工工作处理理一、阐释商商务秘书书的含义义及文档档工作处处理在商商务活动动中的重重要作用用随着市场经经济的深深入发展展，尤其其是加入入世界贸贸易组织织（WTTO）以以来，在在全球化化的语境境中，商商务秘书书的发展展趋势越越来越明明显，商商务秘书书已成为为各类秘秘书岗位位的一个个重要分分支，其其队伍庞庞大，人人数众多多，远远远超过党党政秘书书队伍的的数量，成成为市场场经济条条件下新新兴的社社会职业业群体，是是商务活活动中重重要的不不可缺少少的辅助助力量。商务秘书是指在各种工商企业中从事秘书工作的一类人员的总称。商务秘书是商务活动中重要的不可或缺的辅助力量，商务秘书在各种商务活动的组织中负责文档工作处理，担负上司的近身参谋、助手和工作伙伴的工作人员，在商务秘书从事的各项活动中，文书档案管理是核心的工作内容，文书和档案是社会管理活动中紧密联系的两种事物，文件是档案的来源，档案是文件的归属。将文书学，文书工作.档案学及档案管理是文秘专业的文档关系。在商务秘书的工作中，文档工作处理无疑是不可或缺的组成部分，是商务秘书工作中的重中之重。1.叙述商商务秘书书文档工工作的具具体内容容商务秘书已已不再是是过去的的简单的的行政事事务人员员，优秀秀的商务务秘书应应该拥有有积极的的工作态态度与工工作热情情，良好好的工作作技能和和专业素素养，应应该在平平凡的工工作中为为上司、公公司创造造并增加加价值。专专业的商商务秘书书代表了了公司良良好的人人员素质质、标准准的管理理，以及及优秀的的企业文文化。同同时，许许多在事事业上取取得成就就的人士士，他们们的第一一份工作作是秘书书或行政政人员，通通过了解解公司的的运作，洞洞察企业业的发展展与变化化，为职职业生涯涯打下良良好的基基础，商商务秘书书，文书书和文档档工作的的业务性性都比较较强，必必须学习习和掌握握其基本本知识和和技能，这这是做好好本职工工作的基基本条件件。文书书(文件件)处理理工作的的总任务务是简明明、精确确、有条条理地办办理与管管理文件件，为有有效推进进企事业业单位工工作服务务。其具具体任务务包括收收文的登登记、拟拟办、分分发、承承办、催催办、注注办和发发文的拟拟稿、核核稿、签签发、缮缮印、传传递以及及文件的的整理、立立卷、归归档、保保管、提提供查阅阅等三个个层面若若干环节节的工作作。这些些环节环环环相扣扣，构成成商务活活动信息息运转的的流程，从从而保证证企事业业单位工工作有条条不紊地地顺利完完成。文文书档案案工作的的主要任任务是文文档的收收集、整整理、鉴鉴定、检检索、编编研、利利用及统统计等环环节的工工作，其其中，利利用是中中心环节节。做好好文档工工作，为为本部门门、本单单位中心心工作服服务，是是作为一一个商务务秘书的的根本任任务，也也是检验验秘书文档档工作优优劣的标标尺。2.商务秘秘书在商商务活动动中发挥挥的重要要作用我们在社会会实践中中，需要要凭借文文书这一一工具来来进行彼彼此之间间的联系系，进行行信息的的交流。文文书的系系统整理理和保存存，最终终形成了了档案，文文件是档档案的基基础，档档案是文文件的精精华。文文书(文文件)处处理工作作的总任任务是简简明、精精确、有有条理地地办理与与管理文文件，为为有效推推进机关关工作服服务。其其具体任任务包括括收文的的登记、拟拟办、分分发、承承办、催催办、注注办和发发文的拟拟稿、核核稿、签签发、缮缮印、传传递以及及文件的的整理、立立卷、归归档、保保管、提提供查阅阅等三个个层面若若干环节节的工作作。这些些环节环环环相扣扣，构成成机关信信息运转转的流程程，从而而保证商商务活动动有条不不紊地顺顺利完成成。这是是我们做做好商务务秘书的的工作任任务。由由于商务务秘书文文书档案案管理工工作是通通过秘书书办公部部门的内内设机构构即文档档室进行行的，而而这类文文档室具具有综合合性，它它不仅是是管理文文书档案案，同时时统管了了诸如人人事、科科技、会会计等档档案，门门类更多多，内容容更丰富富，工作作更复杂杂，这样样，要求求提供大大量的参参考资料料，要求求为秘书书中心工工作的利利用创造造方便的的条件，而而且要求求提供的的资料迅迅速、准准确，这这就增加加了一定定的难度度。因此此，商务务秘书秘秘书在加加强秘书书工作修修养的同同时，又又必须具具有文书书档案工工作人员员的有关关理论、业业务、纪纪律、技技能等方方面的修修养，做做一名合合格的文文书档案案管理工工作者。文件是档案案的来源源，档案案是文件件的归属属。办理理完毕、具具有保管管利用价价值并经经系统整整理归档档的文件件，实现现了文件件向档案案的转化化。文秘秘人员是是文件的的重要形形成者，其其形成文文件的质质量，直直接关系系到档案案工作的的质量和和效率。例例如，某某份文件件，如果果缺少主主题词，档档案人员员在著录录标引时时，就要要花费很很长时间间通览全全文，提提炼出并并不十分分准确的的主题词词；某份份文件的的定稿，如如果书写写材料不不耐久，档档案人员员在整理理时就要要复制((印)附附在定稿稿之后，这这既影响响了档案案的质量量，又大大大降低低了工作作效率。因因此，要要努力提提高文秘秘人员的的综合素素养，其其中的技技能修养养、知识识修养，是是检验文文秘人员员称职与与否的标标准，而而品德修修养、作作风修养养，则涉涉及到文文秘人员员合格与与否。只只有文秘秘人员具具备了一一定的综综合素养养，其经经手办理理的规范范性文件件材料才才能为文文书档案案提供准准确、真真实、可可靠、具具有较高高价值的的原始材材料。由由此可见见，秘书书人员的的高素养养是文书书档案管管理工作作的重要要基础条条件。商务文秘工工作是文文书档案案管理工工作的重重要源头头和基础础，档案案管理工工作是现现代文秘秘工作的的直接资资源库。公公文作为为文档管管理工作作与文秘秘工作相相互衔接接的主体体，是档档案的主主要来源源，是文文秘工作作的最主主要、最最直接的的产品，其其质量的的优劣既既反映了了文秘工工作者的的学识才才干和业业务水平平，又直直接影响响到档案案管理工工作的质质量和效效率。高高质量的的文书档档案首先先必须要要有高质质量的公公文，高高水平的的档案管管理是建建立在规规范处理理公文的的基础上上。公文文从产生生到运转转的每一一个环节节，尤其其是公文文向档案案转化的的关键环环节上，档档案工作作的具体体要求始始终贯穿穿其中。在一些中小企业，由于受机构设置和人员编制的限制，文书档案管理工作往往都是由文秘人员兼任。实际工作中，档案和文秘工作二者的衔接往往存在一些问题，如公文格式不标准、附件不规范、原稿不齐全、书写材料不符合要求、文种使用不当、办文程序混乱等。这就要求文秘人员必须具有较强的档案书档案工作关于实行统一管理、完整与安全、便于利用的原则要求，努力提高文书档案管理工作方面的业务修养。二、网络新新技术发发展形势势下，商商务秘书书应如何何适应

随随着办公公自动化化体系和和计算机机网络技技术的不不断发展展和更新新，传统统的文秘秘和档案案工作分分块管理理的意识识，严格格按照国国家规范范办理好好每一份份公文，为为公文转转化为档档案创造造有利条条件。同同时，文文秘人员员还应按按照文状状况，在在某种程程度上已已不能适适应实际际工作的的需要。一一些文秘秘人员档档案意识识淡薄，档档案管理理人员也也很少考考虑文秘秘工作，致致使两者者在具体体实际操操作和衔衔接过程程中存在在着诸多多不规范范和脱节节的现象象。针对对这种现现象，档档案界提提出了“文文档一体体化”的的思路，就就是从文文秘和档档案工作作的全局局出发，在在公文生生成与归归档管理理的全过过程，使使用“文文档一体体化”计计算机管管理系统统，一次次输入，多多次输出出，从公公文产生生到运转转的每一一个环节节，特别别是在公公文向档档案转化化的关键键环节，都都体现出出档案工工作的具具体要求求，使文文档生成成一体化化、管理理一体化化、利用用一体化化，实现现文秘工工作和档档案工作作的信息息共享和和规范衔衔接。“文文档一体体化”的的实质就就是把现现代文秘秘工作和和档案管管理工作作从组织织制度到到具体程程序真正正交融在在一起。三、从案例例中反映映商务秘秘书工作作中文档档工作重重要性

文文书、秘秘书和文文档工作作的业务务性都比比较强，必必须学习习和掌握握其基本本知识和和技能，这这是做好好本职工工作的基基本条件件。要学学习党和和国家颁颁布的各各种文书书档案规规范性文文件，熟熟悉和掌掌握文件件处理的的程序与与方法、文文件立卷卷的原则则与方法法以及档档案的接接收、整整理、保保管、利利用、统统计、鉴鉴定的原原则和要要求。要要学习公公文写作作的基本本知识，提提高公文文写作能能力与水水平。同同时，还还要学习习和掌握握电子计计算机与与通讯网网络技术术的应用用、信息息的传递递等知识识，不断断适应新新技术发发展的需需要。

刘刘处长秘秘书李浩浩然是北北大中文文系的高高才生,,写得一一手好文文章.前前几天,,他按照照处长要要求,完完成一篇篇工作总总结.刘刘处长在在全公司司总结大大会上宣宣读了该该总结,,获得了了全公司司的一致致好评..知道内内情的人人都说这这是李秘秘书的功功劳,李李浩然得得悉后,,严肃地地说:""不能这这么说,,我只是是写了个个草稿,,最后还还是处长长定的稿稿."

上上述案例例中,刘刘秘书的的做法对对吗你你是如何何理解秘秘书的""谋"而而不"断断"的应该如如何理解解秘书要要甘当领领导身后后的无名名英雄。案例讨讨论与分分析：秘书是是为领导导服务的的,是领领导的参参谋和助助手,但但只是起起辅助作作用,只只是"谋谋"而不不"断"",领导导在做最最后的决决策之前前,会让让秘书做做先期的的工作..有时,,秘书的的工作能能力,完完成领导导交给的的任务比比较到位位,无须须领导做做更多的的修改就就采用了了,但这这不等于于是秘书书的意志志,因为为是由领领导拍板板的,就就此已经经转化为为领导的的意志了了,而最最终为此此负责的的也是领领导文书书、秘书书和文档档工作的的业务性性都比较较强，必必须学习习和掌握握其基本本知识和和技能，这这是做好好本职工工作的基基本条件件。要学学习党和和国家颁颁布的各各种文书书档案规规范性文文件，熟熟悉和掌掌握文件件处理的的程序与与方法、文文件立卷卷的原则则与方法法以及档档案的接接收、整整理、保保管、利利用、统统计、鉴鉴定的原原则和要要求。要要学习公公文写作作的基本本知识，提提高公文文写作能能力与水水平。同同时，还还要学习习和掌握握电子计计算机与与通讯网网络技术术的应用用、信息息的传递递等知识识，不断断适应新新技术发发展的需需要。秘书工工作的任任务概括括起来是是党组织织的助手手、领导导的参谋谋、群众众的桥梁梁、机关关的管家家。所谓谓党组织织的助手手，即作作为一级级党组织织，其日日常、具具体的工工作，必必须通过过具体的的办事机机构或秘秘书工作作人员来来办理；；涉及路路线、方方针、政政策性很很强的问问题，需需要秘书书工作人人员调查查研究、分分析比较较、综合合归纳，然然后根据据党组织织的指示示(意意见)认认真处理理，真正正起到助助手的作作用。1.商务秘秘书应提提高自己己的综合合素质••所谓领导的的参谋，即即领导者者处理大大量的工工作，时时间、精精力、水水平都有有一定的的限度，加加之有的的到了新新的工作作岗位，不不熟悉新新的情况况，需要要秘书人人员帮助助出主意意，当参参谋。实实践证明明，许多多正确的的意见，往往往是秘秘书人员员在调查查研究、分分析综合合的基础础上提出出来的。所所谓群众众的桥梁梁，主要要是指秘秘书工作作接触面面广，能能够把群群众的意意见、愿愿望和要要求，尤尤其是带带有苗头头性、倾倾向性、政政策性的的问题和和意见，及及时反映映给领导导，使领领导做到到心中有有数，按按照关注注民生的的要求，帮帮助群众众解决实实际困难难和问题题，充分分调动群群众的积积极性和和创造性性，使党党的方针针、政策策和上级级的指示示顺利地地得到贯贯彻和落落实。所所谓机关关的管家家，就是是要把机机关管好好，建立立健全各各项管理理制度，提提高机关关工作效效率。商务秘书书作为领领导的助助手和参参谋，一一是记录录和抄写写；二是是文稿起起草。记记录，有有领导的的口授记记录，有有接待来来访者的的记录，还还有会议议记录和和电话记记录等等等；抄写写，即对对字迹潦潦草或因因在起草草过程中中经反复复推敲、多多次修改改和勾划划的文稿稿进行誉誉写以便便于继续续修改或或交付打打印。帮帮助领导导誉写稿稿件使之之能腾出出时间去去做其它它工作，这这是文字字秘书应应尽的责责任。起起草文稿稿，是文文字秘书书工作的的主要部部分。文文稿的起起草过程程，常常常是由领领导和文文字秘书书合作进进行的。有有时，是是领导亲亲自动手手，秘书书帮助誉誉写。以以及做一一些收集集、补充充和核实实；有时时，是领领导口授授主要内内容，秘秘书记下下后负责责文字的的加工整整理；有有时则是是领导只只口授一一个要点点，或者者同秘书书一起在在讨论中中形成一一个要点点，然后后由秘书书据此去去收集材材料、推推敲观点点，形成成文字。他他除了具具备一般般工作人人员的基基本条件件外，还还应有自自己特殊殊的知识识修养、技技能修养养、品德德修养、作作风修养养方面的的要求。知知识修养养、技能能修养好好不好，是是一个文文字秘书书称职不不称职的的问题；；品德修修养、作作风修养养好不好好，是一一个文字字秘书合合格不合合格的问问题。因此，文字字秘书要要自觉地地、全面面地加强强这四个个方面的的修养，努努力把自自己造就就成为德德才兼备备、既合合格又称称职的国国家特殊殊岗位上上的工作作人员，在在自己的的工作岗岗位上，不不仅仅通通过文字字的抄写写、记录录和文稿稿起草做做好领导导的助手手和参谋谋，同时时，由其其经手、处处理的具具有较高高水平的的文字材材料，也也为文书书档案提提供了准准确的、丰丰富的、详详实的具具有较高高价值的的原始资资料。这这最后一一种，领领导只是是出题目目，而从从拟定提提纲、收收集材料料、起草草文稿到到讨论修修改，则则都由文文字秘书书单独负负责。特特别需要要指出的的是，在在起草文文稿的时时候，文文字秘书书不但可可以在酝酝酿和讨讨论文稿的的时候提提出自己己的意见见供领导导参考，而而且可以以在起草草时直接接把自己己的想法法写上去去，形成成初稿，让让领导人人去决断断，而不不是照葫葫芦画瓢瓢，这样样形成的的文稿才才能真实实、全面面、生动动地反映映传达领领导的决决策、方方针、意意图等，并并使之成成为群众众性的行行动。要要达到上上述目的的，文字字秘书就就必须具具备较高高的素质质。因此此，较好好的文字字秘书的的素质修修养，是是文书档档案管理理的重要要基础条条件之一一，为此此，针对对文字秘秘书和文文书档案案管理的的重要性性以及在在实际工工作中存存在的问问题，应应该从以以下几个个方面加加强秘书书队伍建建设。第第一，以以公务员员基本素素质要求求为基本本条件，在在配备文文秘、文文档管理理人员时时，应选选调那些些所学专专业的有有关人员员；第二二，对在在岗的专专业人员员应定期期地进行行教育培培训，使使他们在在品德、业业务、技技能等方方面有不不断提高高，以适适应新形形势的要要求；第第三，在在所属业业务管理理部门的的指导下下，对商商务秘书书、文档档管理人人员，特特别是秘秘书兼文文档管理理的工作作人员进进行定期期考核，合合格者，给予相应的书面认可。2.素养提提高对商商务秘书书文档处处理的作作用商务秘书人人员的素素养，是是文档工工作的重重要基础础。文秘人人员作为为领导的的助手与与参谋，其其主要工工作是记记录、抄抄写和起起草文件件。记录录有领导导口授记记录、接接待来访访记录、电电话记录录、会议议记录等等。抄写写即对字字迹潦草草或因起起草过程程中经多多次修改改或勾划划的文稿稿进行誉誉写，以以便继续续修改或或交付缮缮印。文文件的起起草是文文秘工作作的重要要组成部部分，也也是一项项经常性性的工作作。特别别是一些些涉及方方针、政政策性文文件的起起草，首首先必须须要吃透透两头，即即掌握上上面的方方针政策策精神，调调查了解解下面的的实际隋隋况，形形成初稿稿文字，而而不是依依葫芦画画瓢照抄抄照搬，这这样形成成的文稿稿才能做做到真实实、全面面、生动动，便于于有效贯贯彻实施施。因因此，要要努力提提高商务务秘书人人员的综综合素养养，其中中的技能能修养、知知识修养养，是检检验秘书书人员称称职与否否的标准准，而品品德修养养、作风风修养，则则涉及到到文秘人人员合格格与否。只只有文秘秘人员具具备了一一定的综综合素养养，其经经手办理理的规范范性文件件材料才才能为文文书档案案提供准准确、真真实、可可靠、具具有较高高价值的的原始材材料。由由此可见见，文秘秘人员的的高素养养是文书书档案管管理工作作的重要要基础条条件。四、商务秘秘书文档档处理工工作三强强化实现商务文文秘工作作和档案案管理工工作规范范衔接的的"三强强化"措措施，要实现现商务文秘秘工作和和文书档案案管理工工作的规规范衔接接，我认为应应着重从从"三强强化"抓抓起。

（一一）强化化"文档档一体化化"意识识

""文档一一体化""的实质质是把商商务秘书书工作和和文书档案案管理工工作从组组织制度度到具体体程序真真正交融融在一起起。这个个概念的的提出，旨旨在加强强档案部部门对文文件管理理的超前前控制，保保证档案案的质量量，同时时减少档档案部门门的工作作程序，避避免无谓谓的重复复劳动，使使文档工工作流程程科学化化、合理理化。文文秘工作作是"文文档一体体化"的的基础性性工作，最最重要的的是文秘秘人员必必须具有有较强的的档案意意识。档档案，是是人们社社会实践践的历史史记录，是是历史的的折射和和缩影，是是传承社社会文明明的薪火火，可以以说没有有档案就就没有历历史。对对一个单单位来说说，要维维护其历历史的真真实性，使使人们了了解它的的历史传传统和发发展现状状，靠什什么？靠靠的是档档案，靠靠的是大大量的文文件材料料。可以以说今天天的文件件，就是是明天的的材料。所所以，每每一个文文秘人员员头脑中中都要有有"档案案"二字字，不仅仅仅只是是为当前前工作服服务，更更要站在在对历史史负责的的高度，按按"文档档一体化化"的要要求，规规范办理理好每一一份公文文。（二）强化化"全过过程管理理"工作作

首首先，要要树立质质量管理理意识。不不论文秘秘工作，还还是档案案工作，每每个环节节的每个个工作人人员都要要确立质质量第一一观念，明明确认识识各自的的岗位质质量责任任，这是是"全过过程管理理"的前前提。

其次次，要理理顺管理理体制，完完善组织织机构，建建立优秀秀的工作作队伍。这这是"全全过程管管理"的的基础。此此外，还还必须建建立一支支过硬的的、相对对稳定的的工作队队伍。文文秘工作作和档案案工作都都具有较较强的专专业性和和技术性性，不能能设想一一个人员员素质不不高、更更换频繁繁的工作作队伍能能创造出出优秀的的工作业业绩。

第三三，要建建立有效效的管理理制度和和工作程程序，严严格按照照规范程程序办理理公文。这这些规定定和程序序要尽可可能细化化，简捷捷明确，操操作性强强。要严严格执行行公文行行文规则则，严格格审核签签发制度度，禁止止滥发文文件和发发无效、无无用的文文件。不不但在公公文正式式印制前前对审核核签发手手续是否否完善、附附件是否否齐全、格格式是否否规范进进行复核核，印制制后发送送前应再再次进行行复核。若若要修改改实质内内容，则则应按程程序复审审。在公公文用纸纸纸型、幅幅面尺寸寸、字体体字号、排排布规则则、装订订要求等等技术指指标上也也要严格格按机关关报标准准把握。要要发挥随随文卡片片的控制制作用，对对"文件件处理单单"、""发文稿稿纸"等等卡片的的填写要要简明扼扼要，合合理确定定文件的的发文范范围，在在控制文文件"件件数"的的同时，严严格控制制文件的的"份数数"，禁禁止滥抄抄滥送。

第四，商务