一份远程办公系统的方案

...wd......wd......wd...一份远程办公系统的方案

远程办公系统

〔一〕系统适用范围：

从网络经济的开展来看，未来不久会出现许多虚拟办公的公司，而这种公司，就要使用基于互联网的办公平台，这种平台尽管和基于局域网的办公平台有差异，但想追求的办公效果几乎是一样的，就是利用一套基于WEB的办公方式使不同地域的员工能够缩短沟通时间、提高办公效率，同时在跨国公司中使地区时差不再困扰公司的运营及管理。

在全球所有的办公软件中，Microsoft

Office软件能够做到用户的个人生产效率和办公效率，而

远程办公系统是把类似Office文档作为对象存放在Exchange

Server非构造化多媒体文档数据库中进展管理和维护，让用户可以非常方便地交换和共享有关的文档。相对于传统的文件系统和电子邮件系统，

远程办公系统以WEB方式定义的文档更加灵活地被组织管理和查找〔通过定义不同的视图〕，同时也更加安全〔通过设定用户的访问权限〕。

如果要构造一个成功的信息系统，网络、服务器、系统软件和应用软件都是关键因素，但是如果没有数据一切都是空的；在很多单位，已经有大量的数字化信息已经以Office文档的形式存放在每个人的电脑或文件服务器上，所以建设一套完整、有效、方便和持续的机制把这些Office文档管理、组织以及进展安全地交流共享具有非常重要的意义。现在，

远程办公系统就能帮助您实现多人协作、团队管理，提高整个公司的办公效率和生产效率！

而

远程办公系统不仅仅适用于远程的企业办公管理，还可以运用于企业的局域网内。

〔二〕系统的功能：

远程办公系统功能主要表达的组织成员间〔企业各级管理人员、员工；虚拟办公企业的各级管理人员、员工〕进展的公务处理、信息共享和检索、交流与沟通、文书流转、任务管理、工程团队管理、人力资源管理、财务管理等。

以下是平台的前台功能简介：

1.

个人办公：收件箱、日历、联系人、个人方案〔周方案、月方案、年方案、工程方案等〕、任务〔个人任务、负责的工程任务、负责的部门任务等〕、日记、便签、新建和管理Office文档；

2.

电子邮件：收件箱、发件箱、已发送邮件、已删除邮件、草稿；

3.

公共服务：车辆管理、会议管理、日程安排、活动安排、公务接待、事务接洽、出差管理、费用报销、人事管理、值班管理、网上投票；

4.

信息共享：Web资源库、信息资源库、电子公告板、信息简报、电子刊物、单位通讯录、航班时刻表、火车时刻表、政策法规、大事记、讨论组等；

5.

档案管理：目录管理、档案检索、档案借阅；

6.

公文管理：收文管理、发文管理、督查管理；

7.

流程管理：表单向导、流程定义、流程角色和用户管理、流程监控、流程查询、流程统计；

8.

系统管理：单位信息、组织构造、讨论组安装、字段配置；

9.

全文检索功能：按数据库的搜索字段〔如：作者、时间、主题、关键词等〕进展办公系统内所有文件的检索。

个人办公：

通过个人的用户名和密码以WEB的方式登陆到远程办公区域内，却声设置是进入“个人办公〞栏目下，它包括：

1.

收件箱：为本用户的收件箱，用来接收信息资料。可以显示邮件的统计资料，如：总邮件数、未阅读邮件、应批复邮件、应转交邮件、已批复邮件、已转交邮件等数据。

2.

日历：显示事务处理提醒备忘功能。

3.

联系人：可以查询〔按姓名、Emai等〕工作中所涉及的联系人的联系方式，主要包括：姓名、Emai、办公信息〔公司名称、公司、公司地址等〕、私人信息〔私人、家庭信息、家庭地址、个人主页等〕。点击联系人可以直接向其发送邮件。

4.

个人方案：周方案、月方案、年方案是按固定时间段来制定方案，可以直接对其进展修改、注释、文书流转、报批或审核；工程方案是按照工程进程制定方案，再时间方面可以由自己对其进展修改，此功能可以直接与Office

之Microsoft

Project软件进展捆绑。

5.

个人任务：个人任务是记录常规性的工作；负责的工程任务是工程负责人记录工程管理进程〔分析、方案、实施、控制等〕；负责的部门任务是部门负责人纪录整个部门的工作任务、完成指标额度等。

6.

日记与便签：类似“记事本功能〞，方便、快捷的对突发事情的纪录，但没有提醒等功能，也不能进展文书流转。

7.

个人资料上传：个人所撰写的文案或搜集的信息资料通过WEB的方式上传到小组“信息板〞中，供小组成员查阅；管理员可以从每个小组的“信息板〞上的资料转移到其他信息资料共享目录下。

图示见下：

电子邮件：

通过WEB方式进入自己的邮件系统。

1.

收件箱：同“个人办公的收件箱〞。

2.

发件箱：可以在此对文案进展“文书流转〞，并设置管理方式，包括：等待批复、批复、传阅等；设置发送方式，包括秘密〔分为绝密、机密、秘密、普通四级〕抄送、要求回执、跟踪、优先级等。

3.

已发送邮件：自发件箱发送出去的邮件的备份，可以重新发送或者删除。

4.

已删除邮件：删除的邮件存放处，可以彻底删除〔无法恢复〕。

5.

草稿：撰写邮件，但没有发送的。

图例如下：

公共服务：

整个公司的公共事务处理，权限划分比较简单。

1.

交通管理：公司内的交通管理，包括各种交通设备〔如飞机、火车、汽车、出租、轮船、地铁等〕和各种形式〔固定交通补贴、差旅交通补贴〕。此栏目一般由公司行政部门负责。

2.

会议管理：公司内的会议管理，包括各种内部会议管理〔小组会议、部门会议、工程会议、表彰会议、批报会议、决策性会议等〕和外部会议管理〔所在的直接上级会议、区级会议、市级会议、省级会议、行业会议、展览会、促销会等〕，包括：会议参加人员〔评选标准〕、会议时间、地点〔行走路线〕、会议联系人和联系方式、会议主题、会议记录、会议总结等。此栏目一般由公司行政部门负责。

3.

日程安排：公司内每固定时间段〔天、周、月、年〕的重大日程安排信息和日程主题、涉及人员等。此栏目一般由公司行政部门负责。

4.

活动安排：公司内部组织的各类员工活动和对外参加的活动〔如：联谊会、运动会等〕。此栏目一般由公司的工会负责。

5.

公务接待：公司对外的接待事务，包括：接待原因、接待时间、地点、我方人员、对方人员、停留时间、资料准备等。此栏目一般由公司的公关部或市场部负责。

6.

事务接洽：公司对外的工程谈判事务，包括：接洽事务的主题、必备资料、我方人员、告知〔公司信息中的商业机密不准泄漏、谈判时的本卷须知等〕、餐饮预定等。此栏目一般由公司的公关部和工程负责人双方面协调。

7.

出差管理：公司的出差制度管理，包括：出差备忘、审批条件、预借款、出差费用报销、出差方案和总结的撰写、每固定时间段〔月、季、年〕的公司差旅费一览表。此栏目一般由公司行政部负责。

8.

费用报销：一系列公司有关员工的费用报销管理，包括报销制度〔发布时间〕、报销标准、每固定报销时间段〔每天几时至几时〕。此栏目一般由公司的财务部负责。

9.

人事管理：公司的人事管理，包括员工档案、员工参加审批流程、招聘方案、面试规划、既定岗位等。此栏目一般由公司的人事部〔人力资源部〕负责。

10.

值班管理：公司关于工作的所有加班加点方面的管理，包括：加班费的制定和实施、加班人员的选取、加班时期的事务处理、加班时期的特殊管理方式等。

信息共享：

用户〔通过严格的权限划分〕可以对这些信息进展观察、修改、发表评论、删除等行为。

1.

Web资源库：通过系统管理员而提交的以WEB方式直接能够观察的信息资源。

2.

信息资源库：通过系统管理员而提交的以WEB方式不能直接观察的〔如不兼容的财务软件、人事管理软件、安全性差的软件系统等〕信息资源。

3.

电子公告板〔讨论组、BBS〕：用户在观察信息后，可以到BBS中发表自己的观点，当然也可以直接到BBS中去发表。

4.

电子刊物〔Mai

ist，含信息简报〕：由公司有关领导〔一般是文化部或工会组织〕审批，对内部员工发行的电子刊物；由公司有关领导审批，对外发行的电子刊物。

5.

单位通讯录：按照不同的分类标准〔一般是部门、小组、工程团队三种方式〕统计成员的通讯方式。

6.

航班〔火车〕时刻表：

7.

政策法规：国家重大政策和所属行业的重大政策。

8.

大事记：公司的成长经历和重大事故处理等。

档案管理：

公司秘密文件的管理，权限极其严格。

1.

目录管理：公司所有档案的观察目录。

2.

档案检索：按照一定的字段〔档案号、存档人、存档日期、档案主题等〕进展档案的检索。

3.

档案借阅；通过严格的审批〔多级审批或同级屡次审批等〕由借阅人签收后借阅出去，其中的管理工程包括：借阅人、预借阅时间、实际借阅时间、签订保密协议、领导审批备案、借阅的档案信息等。

此栏目主要由公司的档案部负责。

公文管理：

针对不同的用户〔即不同权限〕的公文方面的管理，主要表达在文书流转方面。

1.

收文管理：参考“电子邮件〞的“收件箱〞。每固定时间可以进展数据分析与统计。

2.

发文管理：参考“电子邮件〞的“发件箱〞。每固定时间可以进展数据分析与统计。

3.

督查管理：主要是在重要的执行人员〔中上层级别〕在收到文书但没有处理的时候，通过智能系统提醒他快速执行。其他人员智能系统会自动记录他的日志，对其进展数据统计，以做日后绩效考核方面的参考依据。

此栏目主要由公司的总办人员负责。

流程管理：

部门负责人〔或工程负责人〕自己可以设计职责范围内的文档格式和形象：

1.

表单向导：表单的设计向导。

2.

流程设计贺自定义工作流：工作流在实际应用中需要有灵活的适应能力，利用此系统可视化流程定义工具，系统管理员可以无须编程、通过拖拉操作进展“所见即所得〞的流程设计，而且工具提供了四种基本流程类型选择〔普通、子流、自动、转流程〕，可以定义流程在不同状态的数据字段控制〔不可见、可见、可改

〕，设定流程中系统自动催办、督办的时间，进展规那么检查以及通过流程定义文件分发用户定义流程，最强大的功能是允许用户通过COM／DCOM对象动态扩展工作流。

具体流程如以以下图：

3.

流程角色和用户管理：系统管理员可以方便灵活地定义工作流中有关的角色和用户，设定其用户权限〔查询范围和密级、有权催办或重发〕，利用此系统可视化流程监控工具，用户可以根据权限进展流程的监控和统计工作，包括流程状态动态显示、流转路径跟踪显示〔处理步骤、处理时间、处理人、处理意见〕以及对流转文档的催办、督办、强制撤回、跳过等

具体流程如以以下图：

4.

流程监控：在工作运作中，部门负责人〔或工程负责人〕可以监控整个流程是否按方案实施。

具体流程如以以下图：

5.

流程查询：在工作运作中，部门负责人〔或工程负责人〕可以查询每个工作细目的详细状况，如：负责人、工作时间、协调者、所需资源等。

6.

流程统计：工作流引擎自动将所有流程处理日志记入数据库，用户可根据实际需要生成统计报表。系统内置的统计功能如以以下图，可按每固定时间段〔时、天、周、月、季、年〕内，按照不同统计方式：负责人〔细化到每个人〕或资源〔资金、设备、场地等〕；不同显示顺序，对流程的收文数、签收数、已处理数、平均处理时间、平均签收时间等指标进展统计。用户也可以利用这些数据按照自己的要求进展统计处理。

具体流程图如下：

系统管理：

后台数据库方面的管理：

1.

信息管理：所有涉及公司的信息发布、修改、删除等管理，包括系统的开发和安装。

2.

组织构造：包括行政方面〔组织构架〕、财务方面〔工资、福利、待遇〕、职称方面〔高级、中级、初级、无〕等。

3.

讨论组：BBS的技术细节，包括系统的开发和安装。

4.

邮件系统安装：文书流转的主要渠道。包括系统的开发和安装。

5.

下载系统：对用户从服务器短Down信息资料的管理，包括：格式文件屏蔽、每日最大下载量、下载IP记录等。包括系统的开发和安装。

6.

全文检索功能：按数据库的搜索字段〔如：作者、时间、主题、关键词等〕进展办公系统内所有文件的检索。包括系统的开发和安装。

7.

即时通讯功能：包括收信息者、发信息者、信息撰写框、发送、回复、联系人名单等。可以在办公区域内观察在线人员，直接以WEB方式联系他。

8.

权限管理：

远程办公系统在权限方面的管理非常严谨而且较为灵活。其中，系统管理员为最高权限者，可使用流程用户角色管理器指定其他用户，并设定其权限。

术语：“用户〞——

远程办公系统的基本参与者是用户