文件控制管理制度

1、文件控制管理制度文件控制管理制度文件控制管理制度文件控制管理制度编制仅供参考审核批准生效日期地址： 电话：传真: 邮编:文件控制管理办法目的：有效管理公司内部文件几记录表单等文件编号具有唯一性、统一性、识别性、控制性，达到信息资料可追溯性、可延伸性的有效运转。适用范围：适用于公司所有的内部管理文件几外部文件。一级文件：M质量手册二级文件：P程序文件，HHaccp规范文件三级文件：W部门管理制度、作业指导书、工艺流程、技术文件、检验标准书、技术图纸等四级文件：R记录单、表单其他文件：通知、公告、合同管理职责：一级文件和二级文件的制订/修改/废止由总经办负责，管控权限归总经办，行政人事部存档。三级

2、文件和四级文件的制订/修改/废止由相关部门负责，管控权限归总经办，其中部门管理制度归行政人事部管控。通知公告类的制订/修改/废止由行政人事部负责，管控权限归行政人事部。合同类文件的制订/修改/废止由相关部门负责，管控权限归总经办。文件编码：新文件的编码：所有编写单位需要根据文件编码规定对文件进行编号；必须准确描述文件的内容；文件必须有统一、唯一的编码。一级和二级文件的文件编码:RT/* 版本（版本号无需在文件名中体现） 年份 如2018 流水号（填写01/02/03） M/P/H 瑞腾公司简称三级文件的文件编码：RT/W* 版本（版本号无需在文件名中体现） 年份如2018部门缩写代号+流水号举

3、例：公司行政人事部2018年编写的人事管理制度第A/0版本：即 RT/WXZ012018部门缩写，填写如下：部门采购品质生产技术财务销售行政缩写CGPZSCJSCWXSXZ四级文件的文件编码：RT/R* 版本（版本号无需在文件名中体现） 部门缩写代号+流水号举例：公司行政人事部 的一张员工入职简历表第第A/0版本：即 RT/RXZ01部门缩写，填写如下：部门采购品质生产技术财务销售行政缩写CGPZSCJSCWXSXZ文件的版本号：文件的版本号无需在问题中体现，版本变更以数字0、1、2顺序排列，版本A/0表示第一版，当版本变更3次后，若再做版本变更，则原文件编号为B/0开始。页数：以数字1、2、

4、3顺序排列，统一放在页面的右下角。文件格式：文件每一页必须包括文件名称、文件编号、生效日期、版本号、页数，文件首页还必须包括编制、审核、核准及公司统一标识。文件编写、修订、废止文件编写：视实际需要由公司指定人员或部门负责人，以各类文件的标准格式依要求编写，经部门负责人核准后，依职责规定上交总经办核准后，由总经办发行及控制（三级文件中部门管理制度交由行政部发行及控制）。文件修订：文件若不适合于现状，需修改增订，由提议部门填写文件修订、废止申请表经部门经理核准后进行修改，修改后的文件，依职责规定上交总经办核准后，由总经办发行及控制（三级文件中部门管理制度交由行政部发行及控制）。文件废止：由提议部门

5、填写文件修订、废止申请表依职责规定上报总经办核准后，回收各相关文件交由总经办废止（三级文件中部门管理制度交由行政部发行及控制）；需做保留的，经职责规定核准后，在存档文件上加盖“保留”章方可保留。文件的发放回收和标识：文件的发放要求：由相应文件管控部门人员依需要填写文件发放记录表，经总经办批准后，按发放范围发放，文件发放人和领用人签字确认，文件发放记录表标明文件名称、编号、版本、发放日期、对象、数量。发放修订版本文件时应将作废版本回收并记录在文件发放记录表上。文件的标识：发放文件前必须对文件状态进行标识，标识包括：文件发放正版、副本、文件保留、外来文件发行。以蓝色标识控制章为有效。文件的存档管理现场使用的文件必须置于作业现场，非现场使用的文件及资料由各文件管控部指定专人集中保管，不得放入私人的文件柜内。文件的使用部门当使用的文件破损、缺页、字迹模糊严重影响使用时，应填写文件补发申请单，依职责规定核准到管控部门办理更换手续，交回破损文件，重新领发新文件，保管员将破损文件销毁。与质量有关的文件凡是国家发布的与产品质量有关的文件及上级主管部门行业来文，有关政策、法令、法规，收到后统一移交到总经办。总经办对收集到的文件进行识别，识别其应实施的部门、范围、保存期限。总经办对收集到的文件，应按文件档案管理的要求，并分发各部门。其他