会计电算化的基本要求与法规制度

1、第三章会计电算化基本要求第一节会计电算算化法规规制度1994年6月，财政政部为了了进一步步加强对对会计电电算化工工作的管管理，促促进我国国会计电电算化事事业的健健康发展展，根据据中华华人民共共和国会会计法的有关关规定，在试行行文件的的基础上上正式制制定了：一、会计电电算化管管理办法法二、会计核算算软件基基本功能能规范三、会计电电算化工工作规范范四、会计基基础工作作规范五、会计档档案管理理办法一、中华人民民共和国国会计法法1999年10月31日，最最新修订订的中中华人民民共和国国会计法法再次次以法律律的形式式规定：“使用电电子计算算机进行行会计核核算的，其软件件及其生生成的会会计凭证证、会计计账

2、簿、财务会会计报告告和其他他会计资资料，也也必须符合国家家统一的的会计制制度的规规定”，“用电子子计算机机进行会会计核算算的，其其会计账账簿的登登记、更更正，应应当符合国家家统一的的会计制制度的规规定”等。二、会计基础础工作规规范1996年6月17日，财政政部发布布会计基础础工作规规范，对会计计电算化化工作做做了具体体规范。三、会计档案案管理办办法1998年8月月21日日，财政政部发布布会计计档案管管理办法法规定，采用电子子计算机机打印输输出书面面会计凭凭证、账账簿、报报表的，必须符符合国家家统一会会计制度度的要求求；如果采用用中文或或中外文文对照，字迹一一定要清清晰。这些作为为会计档档案保存

3、存的资料料，其保保存期限限按会会计档案案管理办办法的的规定执执行。具备采用用磁带、磁盘、光盘、微缩胶胶片等存存储介质质保存会会计档案案条件的的，由国国务院业业务主管管部门统统一规定定，并报报财政部部、国家家档案局局备案。序号档案名称称保管期限限备注一会计计凭证类类1原始凭证证年2记账凭证证年3汇总凭证证年二会计计账簿类类4总账年包括日记记总账。5明细账年6日记账年现金和银银行存款款日记账账保管年。7固定资产产卡片固定资产产报废清清理后保保管年年。8辅助账簿簿年三财务务报告类类包括各级级主管部部门汇总总财务报报告。9月、季度度财务报报告年包括文字字分析10年度财务务报告（决算）永久包括文字字分析

4、四其他类11会计移交交清册年12会计档案案保管清清册永久13会计档案案销毁清清册永久14银行余额额调节表表年15银行对账账单年企业和其其他组织织会计档档案保管管期限表表第二节会计核算算软件的的要求一、会计计核算软软件的基基本要求求(p44)根据中中华人民民共和国国会计法法和国国家统一一的会计计制度规规定，会会计核算算软件设设计、应应用、维维护应当当符合以以下基本本要求：（9点）重点掌掌握第2、3、4、7、9点。1.会计计核算软软件设计计应当符符合我国国法律、法规、规章的的有关规规定，保保证会计计数据合合法、真真实、准准确、完完整，有有利于提提高会计计核算工工作的效效率。2.会计核算算软件应应当

5、按照照国家统统一的会会计制度度规定划划分会计计期间，分期结结算账目目和编制制会计报报表。(会计分分期：会会计的四四个假设设：会计主体体、持续经营营、会计分期期、货币计量量假设）3.会计核算算软件中中的文字字输入、屏幕提提示和打打印输出出必须采用用中文，可以同同时提供供少数民民族文字字或者外外国文字字对照。第二节会计核算算软件的的要求一、会计计核算软软件的基基本要求求(p44)根据中中华人民民共和国国会计法法和国国家统一一的会计计制度规规定，会会计核算算软件设设计、应应用、维维护应当当符合以以下基本本要求：（9点）重点掌掌握第2、3、4、7、9点。1.会计计核算软软件设计计应当符符合我国国法律、

6、法规、规章的的有关规规定，保保证会计计数据合合法、真真实、准准确、完完整，有有利于提提高会计计核算工工作的效效率。2.会计核算算软件应应当按照照国家统统一的会会计制度度规定划划分会计计期间，分期结结算账目目和编制制会计报报表。(会计分分期：会会计的四四个假设设：会计主体体、持续经营营、会计分期期、货币计量量假设）3.会计核算算软件中中的文字字输入、屏幕提提示和打打印输出出必须采用用中文，可以同同时提供供少数民民族文字字或者外外国文字字对照。会计分期期财政年度度又称预算算年度。国家预预算的有有效起止止期限，通常为为1年。1月1日日起至12月31日止止：中国、法国、德国、波兰、奥奥地利等等4月1日

7、日至下年年的3月月31日止：英国、加加拿大、日本、印度等等7月1日日起至下下年6月月30日日止：瑞典、孟孟加拉国国、巴基基斯坦、苏丹等等10月1日起至至下年9月30日止：美国、尼尼日尔、泰国第二节会计核算算软件的的要求一、会计计核算软软件的基基本要求求7.会计核算算软件应应当具有有在机内内会计数数据被破破坏的情情况下，利用现现有数据据恢复到到最近状状态的功功能。8.单位位修改、升级正正在使用用的会计计核算软软件，或或者需要要改变会会计核算算软件的的运行环环境时，应当建建立相应应的审批批手续。9.会计核算算软件开开发销售售单位必必须为使使用单位位提供会会计核算算软件操操作人员员培训、会计核核算软

8、件件维护、版本更更新等方方面的服服务。二、会计计数据输输入功能能的基本本要求数据输入入的正确确与否，决定着着会计核核算软件件处理结结果的准准确性。“垃圾进进，垃圾圾出”会计核算算软件的的会计数数据输入入可以采采用键盘手工工输入、软盘导入入或网络传输输等几种形形式。此外，会计软软件某个个功能模模块中所所需的数数据，可可以根据据需要从从另一功功能模块块中取得得，也可可以根据据其他功功能模块块中的数数据生成成。第二节会计核算算软件的的要求二、会计计数据输输入功能能的基本本要求（一）对对初始数数据输入入的基本本要求(P45)在会计账账套正式式启用之之前，会会计核算算软件必必须进行行初始化化设置。会计核

9、算算软件必必须具备备以下初初始功能能：1.输入入会计核核算所必必需的期期初数据据及有关关资料，包括总分分类会计计科目和和明细分分类会计计科目名名称、编编号、年年初数、累计发发生额及及有关数数量指标标等。2.输入入需要在在本期进进行对账账的未达达账项。3.选择择会计核核算方法法，包括记账账方法、固定资资产折旧旧方法、存货计计价方法法、成本本核算方方法等。会计核核算软件件对会计计核算方方法的更更改过程程，在计计算机内内应当有有相应的的记录。4.定义义自动转转账凭证证，包括括会计制制度允许许的自动动冲回凭凭证等。5.明确确操作人人员的岗岗位分工工情况，包括操作作人员姓姓名、操操作权限限、操作作密码等

10、等。6.必须须提供必必要的方方法对输输入的初初始数据据进行正正确性校校验。7.会计计核算软软件中采采用的总总分类会会计科目目名称、编码方方法，必必须符合合国家统统一会计计制度的的规定。第二节会计核算算软件的的要求二、会计计数据输输入功能能的基本本要求（二）会会计核算算软件输输入原始始凭证的的相关要要求（了解）会计核算算软件提提供的原原始凭证证输入项项目应当当齐全，主要项项目有：填制凭证证日期填制凭证证单位或或填制人人姓名接受凭证证单位名名称经济业务务内容、数量、单价和和金额等等P68，第十九九条第二节会计核算算软件的的要求二、会计计数据输输入功能能的基本本要求（三）会会计核算算软件输输入记账账

11、凭证的的相关要要求(p45)1.（P67，第十十三条）2.（P67，第十十四条）3.（P67，第十十四条）在输输入记账账凭证的的过程中中，会计计核算软软件必须须提供以以下提示示功能：（1）、（2）、（3）、（4）、（5）（6）会会计核算算软件应应提供对对已输入入尚未记记账的记记账凭证证进行修修改和审审核的功功能（7）对对同一张张记账凭凭证，应应当具有有权限控控制功能能。第二节会计核算算软件的的要求二、会计计数据输输入功能能的基本本要求（四）会会计核算算软件审审核、修修改记账账凭证的的相关要要求1.（P68，第十六条）修改功能2.对已已经输入入但未登登记会计计账簿的的机内记记账凭证证，应提提供修

12、改改和审核核的功能能，审核核通过后后，不能能再对机机内凭证证进行修修改。（P68，第十七条）3.对同同一张记记账凭证证，应分分别对审审核功能能和输入入修改功功能的使使用权限限进行控控制。（P68，第十七条）4.（P68，第十八条）5.采用用直接输输入原始始凭证由由会计核核算软件件自动生生成记账账凭证的的，在生生成正式式的机内内记账凭凭证前，应当进进行审核核确认。6.由账账务处理理模块以以外的其其他业务务子系统统生成会会计凭证证数据的的，应当当经审核核确认后后生成记记账凭证证。（无论什什么凭证证都需要要审核）第二节会计核算算软件的的要求二、会计计数据输输入功能能的基本本要求（五）会会计核算算软件

13、对对处理外外国货币币核算业业务的要要求P68，第二十十二条、二十三三条1.适用用于外国国货币核核算业务务的会计计核算软软件，应应当提供供能输入入外国货货币凭证证的功能能。通用用会计核核算软件件还可以以在初始始化功能能中提供供选择记记账本位位币的功功能。2.采用用统账制制核算外外国货币币的会计计核算软软件，应应当提供供在当期期外国货货币业务务发生期期初和业业务发生生的同时时，输入入期初和和当时外外汇牌价价的功能能。记账账凭证中中会计核核算软件件应当立立即自动动折合为为记账本本位币金金额。第二节会计核算算软件的的要求2011年3月月27日日外汇牌牌价 货币名称称现汇买入入价现钞买入入价卖出价基准价

14、英镑1046.431014.121054.831056.85港币83.9583.2884.2784.13美元654.37649.12656.99655.80瑞士法郎郎710.77688.83716.48722.35新加坡元元517.64501.66521.80520.24瑞典克朗朗102.3299.16103.14103.77丹麦克朗朗123.30119.50124.29124.72挪威克朗朗116.49112.90117.43118.02日元8.02637.77858.09078.0968第二节会计核算算软件的的要求三、会计计数据处处理功能能的基本本要求会计法律律法规对对会计核核算软件件进行

15、数数据处理理的规定定主要体体现在三三个方面面。记账结账报表生成成其他方面面（一）对对会计核核算软件件记账功功能的基基本要求求P46会计核算算软件应应当提供供根据审审核通过过的机内内记账凭凭证及所所附原始始凭证登登记账簿簿的功能能。在计计算机中中，账簿簿文件或或者数据据库可以以设置一一个或多多个。1.根据审核通过过的机内内记账凭证证或者计算机机自动生生成的记记账凭证证或者记账凭证证汇总表表登记总总分类账账。2.根据审核通过过的机内内记账凭证证和相应的的机内原始凭证证登记明明细分类类账。3.总分分类账和和明细分分类账可可以同时时登记，也可以以分别登登记，还还可以在在同一个个功能模模块中登登记或者者

16、在不同同功能模模块中登登记。4.会计计核算软软件应当当提供机机内会计计凭证审审核通过过后，直接登账账或者成成批登账账的功能能。5.机内内总分类类账和明明细分类类账登记记时，应应当计算算出各会会计科目目的发生生额和余余额。（二）对对会计核核算软件件对账、结账功功能的基基本要求求1.会计计核算软软件应当当提供机机内会计计数据按按照规定定的会计计期间进进行结账账的功能能。2.结账账前，会会计核算算软件应应当自动动检查本本期输入入的会计计凭证是是否全部部登记入入账，尤尤其要检检查由计计算机自自动生成成的机制制转账凭凭证（如如折旧计计提凭证证等）是是否已经经生成和和入账，全部登登记入账账后才能能结账。3

17、.机内内总分类类账和明明细分类类账可以以同时结结账，也也可以由由处理明明细分类类账的功功能模块块先结账账、处理理总分类类账的功功能模块块后结账账。4.机内内总分类类账结账账之前，应当与与明细分分类账进进行核对对，如果果不一致致，总分分类账不不能结账账。账账相符5.结账账后，不不能再输输入上一一会计期期间的会会计凭证证。但年年底可以以例外。（三）对对会计核核算软件件报表生生成功能能的基本本要求1.根据有关关规定，会计核核算软件件应提供供符合国国家统一一会计制制度的自动编制制会计报报表的功功能。2.而通用会会计核算算软件则则应提供会计计报表的的自定义义功能，包括定定义会计计报表的的格式、项目、各项

18、目目的数据据来源、表内和和表间的的数据运运算和稽稽核关系系等等。3.对于根据据机内会计计账簿生生成的会会计报表表数据，会计软软件不能提供供直接修修改功能能。（四）会会计核算算软件提提供的的的其他处处理功能能1.会计计核算软软件应当当提供自动进行行银行对对账的功能，根据机机内银行行存款日日记账与与输入的的银行对对账单及及适当的的手工辅辅助操作作，自动生成成银行存存款余额额调节表表。（P69，第第二十五五条）2.会计计核算软软件应当当具有确确保会计计数据安全全保密，防防止对数数据和软软件进行行非法修修改和删删除的功功能。3.通用用会计核核算软件件应当同同时提供国家会计计制度允允许使用用的多种会计计

19、核算方方法，以以便用户户选择。会计核核算软件件对会计计核算方方法的更更改过程程，在计计算机内内必须有有相应记记录。四、会计计数据输输出功能能的基本本要求会计电算算化条件件下，会会计数据据输出的形式:屏幕查询询输出会计数据据输出的的最基本本形式打印输出出会计数据据输出的的最基本本形式通过软盘盘输出多用于数数据的备备份或上上报数据据（尤其是是会计报报表）的的输出利用网络络传输输输出多用于企企业分支支机构向向总公司报账或或报表输输出)（一）会会计软件件提供查查询的相相关要求求对数据查查询功能能没有统统一的格格式和内内容要求求，当然提供的信信息越全全面越好好。会计软件件必须提提供以下下查询功功能：P4

20、51.查询询机内总总分类会会计科目目和明细细分类会会计科目目的名称称、编号号、年初初余额、期初余余额、累累计发生生额、本本期发生生额和余余额等项项目。2.查询询本期已已经输入入并登账账和未登账的机内记记账凭证证、原始始凭证。3.查询询机内本本期和以以前各期期的总分分类账和和明细分分类账簿簿。4.查询询往来账账款项目目的结算算情况。5.查询询本期和以以前各期期的会计计报表（二）会会计软件件提供对对机内会会计数据据的打印印输出要要求会计软件件必须提提供以下下打印输输出功能能：（七项）1.会计计软件应应当提供供机内记账凭证证的打印输输出功能能，打印印格式和和内容应应当符合国家统一的会计制制度规定。（

21、P70，第三十一一条）2.会计计软件可可以提供供机内原始凭证证的打印输输出功能能，打印印输出原原始凭证证的格式式和内容容应当符合国家统一一的会计计制度规定。（P70，第三十二条）3.会计计软件必必须提供供会计账簿簿、会计计报表的打印输输出功能能，打印印输出的的会计账账簿、会会计报表表的格式式和内容容应当符合国家统一一会计制制度的规定。（P70，第三十二条）具体而言言，打印印输出的的会计账账簿必须须包括日日记账、明细账账和总分分类账。其中，明细账账应提供供三栏账账、多栏栏账、数数量金额额账等各各种账簿簿形式的的打印输输出功能能。（二）会会计软件件提供对对机内会会计数据据的打印印输出要要求会计软件

22、件必须提提供以下下打印输输出功能能：（七项）4.在机机内总分分类账和和明细分分类账的的直接登登账依据据完全相相同的情情况下，总分类类账可以以用总分类账账户本期期发生额额的余额额对照表表替代。5.在保保证会计计账簿清清晰的条条件下，计算机机打印输输出的会会计账簿簿中的表表格线条条可以适适当减少少。（手手写可能能窜行）6.对于于业务量量较少的的账户，会计核核算软件件可以提提供会计计账簿的的满页打打印输出出功能。7.打印印输出的的会计账账簿、会会计报表表，如果果是根据据已结账账数据生生成的，则应当当在打印印输出的的会计账账簿、会会计报表表上打印印一个特特殊标记记，以示示区别。（三）关关于会计计核算软

23、软件输出出数据的的其他要要求1.会计报表表数据不不能直接接修改根据机内内会计凭凭证和据据以登记记的相应应账簿生生成的各各种机内内会计报报表数据据，会计计核算软软件不能能提供直直接修改改功能。（P70，第三十四条）2.结账时强强制备份份会计年度度终了进进行结账账时，会会计核算算软件应应当提供供在数据据磁带、可装卸卸硬磁盘盘或者软软磁盘等等存储介介质上的的强制备备份功能能。（P70，第三十五条）第三节会会计电电算化岗岗位及其其权限设设置的基基本要求求一、会计计电算化化岗位的的划分（P65第二、三条）基本会计计岗位会计电算算化岗位位第三节会会计电电算化岗岗位及其其权限设设置的基基本要求求一、会计计电

24、算化化岗位的的划分（P65第二、三条）基本会计计岗位包包括：会计主管管出纳会计核算各岗岗稽核会计档案案管理等等第三节会会计电电算化岗岗位及其其权限设设置的基基本要求求一、会计计电算化化岗位的的划分（P65第二、三条）会计电算算化岗位位是指直接接管理、操作、维护计计算机以以及会计计核算软软件的工工作岗位位。实行会计计电算化化的单位位要根据据计算机机系统操操作维护护开发的的特点，结合会会计工作作的要求求划分电电算化会会计岗位位。第三节会会计电电算化岗岗位及其其权限设设置的基基本要求求一、会计计电算化化岗位的的划分（P65第二、三条）大中型企企业和使使用大规规模会计计电算化化系统的的单位，可以考考虑

25、设立立如下岗岗位：1.电算主管管2.软件操作作3.审核记账账（不得得由出纳纳审核、不得审审核自己编制制的凭证证）4.电算维护护5.电算审查查6.数据分析析注意：不相容岗岗位：软件操作作岗位与与审核记记账、电电算维护护、电算算审查岗岗位为。（审核核监督功功能）会计电算算化岗位位及其权权限设置置一般在在系统初初始化时时完成，平时根根据人员员的变动动可进行行相应调调整。电算主管管负责定义义各操作作人员的的权限。具体操作作人员只有修改改自己口口令的权权限，无无权更改改自己和和他人的的操作权权限。基本会计计岗位和和电算化化会计岗岗位，可可在保证证会计数数据安全全的前提提下交叉叉设置，各岗位位人员要要保持

26、相相对稳定定。中小小型单位位和使用用小规模模会计电电算化系系统的单单位，可可根据本本单位的的工作情情况，设设立一些些必要的的电算化化岗位，许多岗岗位可由由一个人人承担。（P65，第四四条）第四节计计算机机替代手手工账的的基本要要求一、替代代手工账账的定义义替代手工工账（俗俗称甩账账）是指指将各种种基本的的会计数数据输入入计算机机，采用用电子计计算机设设备和会会计软件件对输入入计算机机的会计计数据进进行处理理（计算算、分类类、汇总总、转存存等），生成会会计信息息并存储储在磁性性或光盘盘等介质质上，根根据需要要输出各各种会计计凭证、账簿、报表，即采用用电子计计算机替替代手工工记账、算账、报账这这一

27、过程程。替代手工工账是会会计电算算化的目目标之一一（首要目目标）。二、替代代手工账账的条件件（P63，第二二条）1.配备备了计算算机硬件件设备和和会计软软件。2.进行行会计电电算化岗岗位培训训，配备备相应的的会计电电算化工工作人员员。3.建立立严格的的内部管管理制度度。三、替代代手工账账前的工工作（P63，第三三条）根据相关关规定，计算机机与手工工会计核核算应该该并行3个月以上，计计算机与与手工核核算的数数据相互互一致，软件运运行也安安全可靠靠，还要要接受有有关部门门的监督督。四、如何何替代手手工账1.整理理手工会会计业务务数据。（1）重重新核对对各项凭凭证和账账簿，做做到账证证、账账账、账实

28、实相符。（2）整整理各账账户余额额。（3）清清理往来来账户和和银行账账户。2.建立立会计账账户体系系并确定定编码。编码时，一级会计计科目编编码按财政部部规定的的编码方方案执行行；明细科目目编码按照具体体编码规规则设置置。一般般情况下下，会计计科目编编码采用用科目全全编码方方案；即即：本级级科目全全编码上一级级科目全全编码本级科科目编码码。四、如何何替代手手工账会计科目目编码原原则：（1）符合财财政部和和有关管管理部门门的规定定。（2）满足本本单位会会计核算算与管理理的要求求。（3）满足会会计报表表的要求求，凡是是报表所所用的数数据，如如果需要要从账务务系统中中取数，必须设设立相应应的科目目。（

29、4）要保持持体系完完整，不不能只有有下级科科目而没没有上级级科目。（5）要保持持科目的的相对稳稳定性。（6）应考虑虑与子系系统的衔衔接，凡凡是与其其他各子子系统有有关的科科目，在在整理时时应将各各子系统统中的核核算大类类在账务务处理系系统中设设为最底底层科目目。五、计算机机与手工工并行1.概念念:指在会计计软件使使用的最最初阶段段，人工工与计算算机同时时进行会会计处理理的过程程。2.主要任务务是：检查已建建立的会会计电算算化核算算系统是是否充分分满足要要求，使用人员员对软件件的操作作是否存存在问题题，对运行中中发现的的问题是是否还应应进行修修改，并逐步建建立比较较完善的的电算化化内部管管理制度

30、度等。五、计算机机与手工工并行3.在试试运行阶阶段，人人工与计计算机数数据对比比时，要要进行如如下工作作：检验各种种核算方方法。检查会计计科目体体系的正正确性和和完整性性。考查操作作熟练程程度。纠正会计计软件程程序错误误或业务务处理错错误。五、计算机机与手工工并行4.此外外，并行行期间还还要注意意以下问问题：适当安排排好实施施进度，试运行行期间及及时总结结、定期期检查。实施复杂杂大系统统时，应应向有关关方面的的专家咨咨询，或或向有经经验的单单位学习习，尽量量少走弯弯路。做好申请请替代手手工记账账前的准准备工作作，争取取一次通通过审查查。六、替代手手工记账账的基本本要求（一）替替代手工工记账方方

31、式下记记账凭证证的要求求（二）计计算机内内会计数数据打印印输出和和保存的的要求（三）存存储介质质要求六、替代手手工记账账的基本本要求（一）替替代手工工记账方方式下记记账凭证证的要求求记账凭证证分类：一种：记记账凭证证三种：收收款凭证证、付款款凭证、转账凭凭证五种：现现金收款款凭证、银行收收款凭证证、现金付款款凭证、银行付付款凭证证、转账账凭证六、替代手手工记账账的基本本要求（二）计计算机内内会计数数据打印印输出和和保存的的要求1.采用用电子计计算机打打印输出出书面会会计凭证证、账簿簿、报表表的，应应当符合合国家统统一会计计制度的的要求，采用中中文或中中外文对对照，字字迹清晰晰，作为为会计档档案

32、保存存，保存存期限按按会计计档案管管理办法法中的的规定执执行。2.现金金日记账账和银行行存款日日记账要要每天登登记并打打印输出出，做到到日清月月结。现现金日记记账和银银行存款款日记账账的打印印，如果果受到打打印机条条件的限限制，可可采用计计算机打打印输出出的活页页账页装装订成册册的办法法；如果果每天业业务量较较少，不不能满页页打印的的，也可可按旬打打印输出出。3.在所所有记账账凭证数数据和明明细分类类账数据据都存储储在计算算机内的的情况下下，总分分类账可可用“总总分类账账本期发发生额及及余额对对照表”替代。4.在保保证凭证证、账簿簿清晰的的条件下下，计算算机打印印输出的的凭证、账簿中中的表格格

33、线可适适当减少少。六、替代手手工记账账的基本本要求（三）存存储介质质要求1.采用用磁带、磁盘、光盘、微缩胶胶片等介介质存储储会计账账簿、报报表，并并将其作作为会计计档案保保存的单单位，如如果不再再定期打打印输出出会计账账簿，必必须征得得同级财财政部门门的同意意。2.作为为会计档档案保存存时，其其保存期期限应与与会计计档案管管理办法法中规规定的相相应会计计数据（书面形形式的会会计财簿簿、报表表）相一一致。3.记账账凭证、总分类类账、现现金日记记账和银银行存款款日记账账，还要要按照有有关税务务、审计计等管理理部门的的要求，及时打打印输出出有关账账簿、报报表。4.大中中型企业业应采用用磁带、磁盘、光

34、盘、微缩胶胶片等介介质存储储会计数数据，尽尽量避免免采用软软盘存储储会计档档案。第五节会会计电电算化档档案管理理的基本本要求计算机内内会计数数据的打打印输出出和保存存是替代代手工记记账的重重要工作作。采用电子子计算机机打印输输出书面面会计凭凭证、账账簿、报报表的，必须符符合国家家统一会会计制度度的要求求；如果果采用中中文或中中外文对对照，字字迹一定定要清晰晰。这些作为为会计档档案保存存的资料料，其保保存期限限按会会计档案案管理办办法的的规定执执行。采用磁带带、磁盘盘、光盘盘、微缩缩胶片等等存储介介质保存存会计档档案条件件的，由由国务院院业务主主管部门门统一规规定，并并报财政政部、国国家档案案局

35、备案案。第五节会会计电电算化档档案管理理的基本本要求一、电算算化会计计档案管管理概述述二、记账账凭证的的生成与与管理三、会计计账簿、报表的的生成与与管理四、电算算化会计计档案的的基本要要求一、电算算化会计计档案管管理概述述电算化会会计档案案以磁性介介质存储储在计算算机中的的会计数数据会计软件件系统开开发运行行过程中中编制的的各种文文档程序序计算机打打印输出出的书面面形式的的会计数数据其他会计计资料保存期限限按会计档档案管理理办法的规定停止使用用或有重重大更改改之后的的5年二、记账账凭证的的生成与与管理计算机替替代手工工记账后后，记账账凭证的的生成有有两种方方式：1.将原原始凭证证直接录录入计算

36、算机，由由计算机机打印输输出。2.手工工事先作作好记账账凭证，向计算算机录入入记账凭凭证，然然后进行行处理。此外，在在保证记记账凭证证清晰的的前提下下，计算算机打印印输出凭凭证中的的表格线线可适当当减少。三、会计计账簿、报表的的生成与与管理计算机替替代手工工记账后后，财政政部对会会计账簿簿和会计计报表的的书面打打印有明明文规定定，其保保存期限限按会会计档案案管理办办法的的规定执执行。但但财政部部的规定定同时考考虑到计计算机打打印的特特殊情况况，在会会计资料料生成方方面作了了一些灵灵活规定定。在会计资资料生成成方面作作了一些些灵活规规定包括括（9点）：1.现金日记记账和银银行存款款日记账账要每天

37、天登记并并打印输输出，做做到日清清月结。现金日记记账和银银行存款款日记账账的打印印，如果果受到打打印机条条件的限限制，可可采用计计算机打打印输出出的活页页账页装装订成册册的办法法；如果果每天业业务量较较少，不不能满页页打印的的，也可可按旬打打印输出出。2.一般账簿可可以根据据实际情情况和工工作需要要按月、按季或或按年打打印；发生业业务较少少的账簿簿，可满满页打印印。3.在所有记记账凭证证数据和和明细分分类账数数据都存存储在计计算机内内的情况况下，总总分类账账可用“总分类类账本期期发生额额及余额额对照表表”替代代。在会计资资料生成成方面作作了一些些灵活规规定包括括（9点）：4.在保保证凭证证、账

38、簿簿清晰的的条件下下，计算算机打印印输出的的凭证、账簿中中的表格线可可适当减减少。5.记账账凭证、总分类类账、现现金日记记账和银银行存款款日记账账，还要按照照有关税税务、审审计等管管理部门门的要求求，及时时打印输输出有关关账簿、报表。6.采用用磁带、磁盘、光盘、微缩胶胶片等介介质存储储会计账账簿、报报表，并并将其作作为会计计档案保保存的单单位，如如果不再定期打印输出会计计账簿，必须征得同同级财政政部门的的同意。在会计资资料生成成方面作作了一些些灵活规规定包括括（9点）：7.各单单位每年年形成的的会计档档案，都都应由财财务会计计部门按按照归档档的要求求，负责责整理立立卷或装装订成册册。当年的会会计档案案在会计计年度终终了后，可暂由由本单位位财务会会计部门门保管一一年。期期满后，原则上上应由财财会部门门编造清清册并移移交本单单位档案案部门保保管。8.各单单位保存存的会计计档案应应为本单单位积极极提供利利用，在在向外单单位提供供利用时时，档案原件件原则上上不得外外借。9.各单单位对会会计档案案必须进进行科学学管理，做到妥妥善保管管、存放放有序、查找方方便。四、电算算化会计计档案的的基本要要求（