部门职责梳理培训课件

1、四台矿绩效管理咨询项目培训之部门职责梳理2009年4月17日主讲:张力予四台矿绩效管理咨询项目培训之部门职责梳理2009年4月1本次培训议程项目简介与工作回顾为什么要梳理部门职责部门职责说明填写方法3.1 部门基本信息3.2 部门职责3.3 部门关键流程3.4 部门人员岗位结构图3.5 部门工作网络四. 填写工作安排本次培训议程四. 填写工作安排 在四台矿领导、相关部门及人员的大力配合与支持下，四台矿绩效管理咨询项目现已进入第二阶段。此前，上海泽坤咨询公司与四台矿一起，对四台矿的内部管理现状进行了初步的调研诊断。接下来，双方项目组还将就四台矿的组织结构优化、关键业务流程、部门职责及岗位职责梳理

2、、绩效管理等内容展开深度合作，上海泽坤将运用自身在人力资源管理领域的丰富经验以及专业的咨询手段与方法，协助四台矿在新的形势下，建立起战略性人力资源绩效管理体系，从而带动四台矿的管理水平迈上更高的台阶，同时也为四台矿培养核心竞争力、进一步提升企业形象和企业文化建设水平带来实效影响。1.1 项目简介 在四台矿领导、相关部门及人员的大力配合与支持下，四台访谈全面熟悉企业全面熟悉企业管理人员和一般员工发现问题线索就某些问题与相关人员进行探讨管理调查问卷了解员工对企业的基本认识了解员工基本素质与基本观念了解企业管理基本状况查阅内外部资料查阅公司内部管理文档，发现问题支持依据通过各种记录对问题核实与深度挖

3、掘查阅行业信息1.2 第一阶段工作回顾：在访谈和调查的基础上完成了对四台矿的内部管理诊断四台矿内部管理诊断报告相关会议一线员工座谈会参与作业会分析与讨论访谈全面熟悉企业管理调查问卷了解员工对企业的基本认识查阅内外1.3 项目总体目标项目目标 确定各类别岗位的绩效考核指标和标准，建立科学合理的、以人为本的现代人力资源管理绩效管理体系。1324通过内部企业诊断和相关外部环境的研究，深入了解四台矿内部管理现状，为构建战略导向的、科学的、以人为本的人力资源绩效管理体系打下基础。明晰部门职能，并在此基础上进行部门职责梳理及岗位设计。优化核心业务流程，提高组织运作效率；进行岗位描述。通过系统化的战略性人力

4、资源绩效管理体系建设，提升四台矿的内部管理水平。1.3 项目总体目标项目目标 确定各类别岗位的绩效考核指标本次培训议程项目简介与工作回顾为什么要梳理部门职责部门职责说明填写方法3.1 部门基本信息3.2 部门职责3.3 部门关键流程3.4 部门人员岗位结构图3.5 部门工作网络四. 填写工作安排本次培训议程四. 填写工作安排2.1 炮兵的启示任何组织都应当按时或根据情况的变化及时进行职责的梳理。2.1 炮兵的启示任何组织都应当按时或根据情况的变化及时进行2.2 据问卷调查结果，近三分之一的四台矿员工认为部门间的责任界定不够明确 仅14%的员工认为各部门间的责任界定非常明确问题：在需要相关部门合

5、作的事务中，您认为各部门间的责任界定？ （有效问卷633份）资料来源：第一阶段调查问卷2.2 据问卷调查结果，近三分之一的四台矿员工认为部门间的责2.3 部门职责划分的问题影响了部门之间的配合当自己的工作需要相关部门协助时，近1/3的人反映配合状况不好问题：在您工作需要相关部门协助时，相关部门配合状况？ （有效问卷633份）资料来源：第一阶段调查问卷2.3 部门职责划分的问题影响了部门之间的配合当自己的工作需扯皮很多，横向出现扯皮。 要有领导亲自下去跑，员工才会好。生产还行，管理上好多情况不如人意。有点难，到相关部门要资料，有人不配合，这主要是人为的原因。有时还会有几个部门为了同一个事情重复罚

6、款几次的情况。2.4 访谈中不少员工反映部门之间存在配合不是很好，以及职责交叉等状况扯皮很多，横向出现扯皮。 2.4 访谈中不少员工反映部门之间2.5 部门职责分析及职责梳理的目的部门职责分析的目的是明确部门在企业流程中的增值领域明确部门的关键增值活动明确部门所需要的核心能力明确部门所需要设置的职位部门职责分析的目的不是重新设计组织结构重新设计部门结构流程再造设计部门职责分析将为组织结构调整或流程再造提供重要的信息部门职责分析是职位分析与设置的基础部门职责分析将为人员配置提供重要信息2.5 部门职责分析及职责梳理的目的部门职责分析的目的是部门2.6 部门职责说明书的意义(1)组织结构设计组织结

7、构图战略部门职责定位部门职责说明书权限分配权限分配表工作程序设计/优化工作程序图职位职责确定职位说明书2.6 部门职责说明书的意义(1)组织结构设计组织战略部门职Do-部门需要做什么(主要职责描述)Deliver-完成该部门职责需要提供的成果(主要绩效成果描述)部门文档公司目标策略、成功要素、流程对员工的要求2.6 部门职责说明书的意义(2)Display-完成部门职责需要积累的能力(主要能力描述)职位文档Do-职位需要做什么(主要职责描述)Deliver-完成职责需要提供的成果(主要绩效成果描述)Display-完成职责需要的能力(主要能力描述)Do-Deliver-部门文档公司目标策略、对

8、员工2.6 部门职责说明书的意义(3)部门职责说明书是一个部门的工作指南，规范了部门之间的操作行为。通过部门职责说明书，可以明确企业里各部门的工作流程，准确界定部门内的责任范围，明晰各部门之间的工作关系。部门职责说明书是将组织实现战略目标的职责分解落实到具体部门，从而确保组织正常运转，支持组织目标的实现。部门职责说明书为部门绩效考核提供了重要参考依据。部门职责提炼关键绩效指标依据部门绩效考核2.6 部门职责说明书的意义(3)部门职责说明书是一个部门的另外，职能与职责清晰化的过程可以有效解决本部门职位与其他部门职位之间、本部门不同职位之间职责重叠和职责冲突的问题，也不会出现职责的遗漏，而且还能发

9、现组织业务流程和各部门职能职责分配现状中存在的问题。2.6 部门职责说明书的意义(4)另外，职能与职责清晰化的过程可以有效解决本部门职位与其他部门本次培训议程项目简介与工作回顾为什么要梳理部门职责部门职责说明填写方法3.1 部门基本信息3.2 部门职责3.3 部门关键流程3.4 部门人员岗位结构图3.5 部门工作网络四. 填写工作安排本次培训议程四. 填写工作安排3.1 部门基础信息部门负责人指该部门最高领导人职务填写职务，而非姓名部门内总人数，具体人员组成在“岗位结构图”述由集团或四台矿统一规划编号部门内下属科室、队组上级直接领导部门，如无部门则填写直接领导人职务3.1 部门基础信息部门负责

10、人指该部门最高领导人职务部门内总3.1 部门基础信息错误模版3.1 部门基础信息错误模版3.1 部门基础信息正确模版3.1 部门基础信息正确模版3.2 部门职责部门：是指组织中主管人员为完成规定的任务有权管辖的一个特殊的领域。 职责：是职务与责任的统一。由授权范围和相应的责任两部分组成。 部门核心职能：概述本部门的职能范围，可以用3-5个词对各项职能进行分类简述。如：人员招聘、绩效管理、薪酬管理等。部门职责：根据各单位属性所赋予的部门所承担的职责，或上级（集团及各单位）有关文件规定部门所承担的职责。3.2 部门职责部门：是指组织中主管人员为完成规定的任务有权3.2.1 部门职责核心职能及定位部

11、门宗旨/使命是:部门存在的目的/意义？对实现公司战略目标的作用？如果没有此部门存在，公司哪些重要目标无法实现？需要考虑一系列问题，如：部门如何支持推动实现公司战略目标的实现？矿领导对它的宗旨和存在价值是否达成共识？本部门的存在与其它部门的关联？为实现部门的宗旨可得到什么样的支持或可能存在什么样的障碍？3.2.1 部门职责核心职能及定位部门宗旨/使命是:需要考3.2.1 部门职责如何概括核心职能及定位职能强调能力上能做什么。部门职能即指部门的功能。部门职能描述是对部门任务或者功能的阐述，是服务于企业的总任务或者总目标的。 3.2.1 部门职责如何概括核心职能及定位职能强调能力上能3.2.1 部门

12、职责核心职能及定位错误问题1、理解错误，完全没有说明本部门的“核心职能”例：综采X队“全面抓好安全生产，创建全国一流的生产队组。”（后一句描述的是本部门的愿景，而本部门的核心职能“采煤”却没有体现出来。）2、用词含糊，没有突出本部门在四台矿内“独一无二”的作用，很多词语放在其他部门同样适用例：安监站“实现全矿安全管理机制高效运行，强化监管实现矿井安全发展。”（没有体现出与安全监察科等部门的差异）3.2.1 部门职责核心职能及定位错误问题1、理解错误，3.2.1 部门职责核心职能及定位错误问题、用词笼统，描述不精确例：成本利润中心“对全矿部分经营指标的日常管理及考核，加强部分成本指标的日常复核。

13、”（究竟是哪一部分的指标）3.2.1 部门职责核心职能及定位错误问题、用词笼统，3.2.1 部门职责核心职能及定位正确模版生产技术科的核心职能：生产作业计划、井巷工程设计、技术支持与服务。机掘队的核心职能：巷道掘进3.2.1 部门职责核心职能及定位正确模版生产技术科的核3.2.2 部门职责完全、主导及配合的职责部门职责：根据各单位属性所赋予的部门所承担的职责，或上级（集团及各单位）有关文件规定部门所承担的职责，强调应该做什么。 简言之，就是部门所从事的事情、工作和任务3.2.2 部门职责完全、主导及配合的职责部门职责：根据各该部门的工作内容中，由本部门全权负责的部分。即不需要其他部门配合，也不

14、需要协助其他部门完成，而是独立完成的工作内容。完成该项工作需要配合的部门名称该部门的工作内容中，由本部门主导完成的部分。即需要其他部门配合才能完成的工作项目主导该项工作的部门名称该部门涉及到的工作内容中，由其他部门主导完成的部分。即由其他部门主导，本部门配合完成的工作项目。3.2.2 部门职责完全、主导及配合的职责该部门的工作内容中，由本部门全权负责的部分。即不需要其他部门3.2.2部门职责如何梳理部门职责（1）对如何梳理部门职责的三种方法建议：一是逐级分解法，即从部门核心职能逐级分解到二、三级职能以及对应的职责；二是倒推归纳法，即列出部门内的全部工作内容，再反向汇总归纳；三是双向推进法，即参

15、考部门下属队/组的工作内容，再向两头分别归纳总结部门的核心职能和分解更为详细的职能与职责。(注意部门下属队/组的职责未必包含了部门的全部职责.) 3.2.2部门职责如何梳理部门职责（1）对如何梳理部门职责3.2.2部门职责如何梳理部门职责（2）3.2.2部门职责如何梳理部门职责（2）3.2.2 部门职责分析的框架愿景战略组织结构职能和职能职责 职位和职位职责流程部门使命、客户的主要需求和期望、部门关键职责、部门主要产出、部门关键绩效领域职位关键职责、主要产出和关键绩效领域、职位胜任能力要求战略模式-创造价值的方式组织结构、流程与战略模式的匹配3.2.2 部门职责分析的框架愿景战略组织结构职能和

16、职能职3.2.2 部门职责填写规范 始于一个动词。 （如：制定，建议，检查，确保，负责，联络，进行） 继续陈述这一动词针对什么样的目标群体或事物。 （如：集团公司、下属单位、各岗位、公司财务报表） 所要进行的操作或者要达到什么目的。 注意：职责陈述不包括如何完成结果的过程3.2.2 部门职责填写规范 始于一个动词。负责制定年度筹资计划以及相关各部门年度经营计划中的财务考核指标的分解、监控与分析。 协助相关部门处理企业劳动争议调解工作，以稳定职工队伍 。收取并汇总成本数据，以用于制作管理报告。动词目标群体操作目的3.2.2 部门职责填写规范负责制定年度筹资计划以及相关各部门年度经营计划中的财务考

17、核指3.2.2 部门职责填写规范之动词建议完全职责：负责本部门主导职责：负责其他部门主导职责：配合、参与核心动词建议辅助动词建议3.2.2 部门职责填写规范之动词建议完全职责：负责核心动3.2.2 部门职责错误问题多条职责合并为一条例：安监站“对全矿重点井下区域进行安全监察，及时对事故提出分析建议。”（对事故提出分析建议是建立在出现事故的基础上，这里描述了两条职责却合并在了一起）例：技术科“负责全矿井的井巷设计，采、掘生产衔接部署工作。”3.2.2 部门职责错误问题多条职责合并为一条3.2.2 部门职责错误问题一条职责分解成多条（多条职责重复或交叉重叠）例：准备区“综采工作旧面撤退。”“综采工

18、作面搬家后设备撤退工作。”“综采工作新面形成供电系统。”“综采工作新、旧面形成前期准备绞车运输系统。”“综采工作新、旧面进绞车、电缆等设备。”例：成本利润中心“负责日常部分成本、费用指标的管理和考核及日清月结工作。”“负责日常部分成本指标的日清月结工作。”“负责四台矿各种成本、利润考核办法的制定和完善。“负责各种经营管理办法的制定和发布。”例：安监站“检查各单位安全责任制和管理制度的贯彻落实情况。”“落实综采、普工掘队组现场作业规程和岗位操作标准及安全管理制度的落实情况。”3.2.2 部门职责错误问题一条职责分解成多条（多条职责重3.2.2 部门职责错误问题部门职责遗漏例：准备区下级部门准备一

19、队、二队、三队及机电队部门职责描述中只描写了准备一队、二队、三队的职责，却没有体现机电队的工作内容例：安监站下级部门技术组、事故组、运输检查组、综合检查组、安全调度室、安全信息站部门职责描述中没有关于安全调度室的内容。例：机掘某队架设支护也是机掘队的重要工作内容之一，支护质量是关键考核指标。但职责中却没有体现相关内容。3.2.2 部门职责错误问题部门职责遗漏3.2.2 部门职责错误问题用词笼统，描述不精确，和其他部门负责的内容没有区分开来例：安监站“监督各单位安全责任制和管理制度的贯彻落实情况。”（各单位是全矿所有单位还是针对井下单位，管理制度是全矿所有的管理制度还是只针对安全管理制度）“配合

20、技术科完成对综采、普工掘队组的竣工验收工作。”（针对安全方面的竣工验收）例：成本利润中心“负责日常部分成本指标的日清月结工作。”“负责日常部分成本、费用指标的管理和考核及日清月结工作。”（部分成本指标具体是指哪些内容。）3.2.2 部门职责错误问题用词笼统，描述不精确，和其他部部门完全负责职责、主导职责、其他部门主导职责混淆例：XX队“建立原煤队职工、设备的档案，制定设备使用计划。”填写在部门完全职责栏（建立职工档案不应该是本队主导职责，应该是协助人事部门完成的职责。）例：生产技术科“参与安全技术方面的标准规范、规程的制定和审查。”填写在部门完全职责栏（参与某项工作就不是完全负责的职责，应是其

21、它部门主导的。）3.2.2 部门职责错误问题部门完全负责职责、主导职责、其他部门主导职责混淆3.2.2 3.2.2 部门职责错误问题非本部门职责例：XX队“负责企业文化建设。”例：XX科“负责处理与上级部门的往来联系。”例：XX队“及时供应零配件，确保质量。”“各类制度的审核，工资的审核。”（和本部门的核心职能没有明确的联系）3.2.2 部门职责错误问题非本部门职责3.2.2 部门职责错误问题部门职责重要性排序问题按照各个职责的重要性，依次排序3.2.2 部门职责错误问题部门职责重要性排序问题3.2.2 部门职责之错误案例（综采X队）3.2.2 部门职责之错误案例（综采X队）3.2.2 部门职

22、责之正确模版（综采X队）3.2.2 部门职责之正确模版（综采X队）3.3 什么是业务流程？业务流程，英文“process”，中文也译作“过程”。业务流程是把一个或多个输入转化为对顾客有价值的输出的活动。业务流程是公司以产出产品和服务为目标的一系列连贯的、有序的活动的组合，业务流程的输出结果是为内部或外部的 “ 客户 ” 所需的，并为 “ 客户 ” 所接受的产品或服务。 - Prof. Dr. Dr. Dr. Dr. A.-W. Scheer3.3 什么是业务流程？业务流程，英文“process”，中业务流程是把输入转化为输出的一系列相关活动的结合，它增加输入的价值并创造出对接受者更为有效的输出

23、。 -H.J.约翰逊业务流程是一组将输入转化为输出的相互关联或相互作用的活动。 - ISO90003.3 什么是业务流程？业务流程是把输入转化为输出的一系列相关活动的结合，它增加输入3.3 业务流程的组成要素不同的定义强调了不同的要点，但归结起来可以发现，“流程”的定义包括了个要素：输入的资源活动活动的相互作用（结构）输出的结果顾客价值 输入资源输出结果若干活动我满意，因为流程为我创造了价值3.3 业务流程的组成要素不同的定义强调了不同的要点，但归结 部门关键业务流程即部门工作中，会对企业生产经营管理造成直接影响或与运营系统总指标有密切关联的工作业务流程。3.3 部门关键流程定义 简言之，部门

24、关键业务流程就是与部门核心职能相对应的业务流程，如综采队的关键业务流程就是“采煤生产工作流程”3.3 部门关键流程定义 简言之，部门关键业务流程就是与部门3.3 如何填写部门关键流程流程，简单而言就是做某项工作的一个顺序，包含的因素工作主体部门，即流程中所涉及的各个节点上的工作主体部门，如“采煤生产工作流程”中的“工作面巷道准备”的工作主体单位就是机掘队和普掘队实际工作内容，整个流程中所涉及到的所有工作内容工作顺序，按做事的顺序按序填写整个流程3.3 如何填写部门关键流程流程，简单而言就是做某项工作的一流程项目名称流程展开详细步骤3.3 如何填写部门关键流程流程项目名称流程展开详细步骤3.3

25、如何填写部门关键流程3.3 填写部门关键流程之常见问题流程缺乏主体例：机掘X队“生产流程”“开工准入安全检查开机前准备掘进机割、装、运运料、清洗临时支护”（缺乏主体，如谁进行安全检查）3.3 填写部门关键流程之常见问题流程缺乏主体流程命名不准确例：机掘X队“生产（流程）”综采X队“生产（流程）”（生产的对象是什么，如机掘队是巷道掘进流程，综采队是采煤流程）例：XX科“生产服务（流程）”（很多部门都为生产服务，本部门具体针对哪些方面提供哪些服务）例：XX部“总结、报告（流程）”（针对什么内容的总结、报告）3.3 填写部门关键流程之常见问题流程命名不准确3.3 填写部门关键流程之常见问题3.3 填

26、写部门关键流程之常见问题非本部门的关键流程例：成本利润中心“例会工作（流程）”“会议组织安排会议决议传达”3.3 填写部门关键流程之常见问题非本部门的关键流程非流程描述形式例：准备区“设备试运转（流程）”“做到一次性试运转成功，一次性移交综采对组”（并非流程的描述形式，设备试运转步骤是新面准备流程的其中一步）3.3 填写部门关键流程之常见问题非流程描述形式3.3 填写部门关键流程之常见问题3.3 部门关键业务流程之错误案例（综采X队）3.3 部门关键业务流程之错误案例（综采X队）工作顺序工作主体部门实际工作内容流程名称3.3 部门关键业务流程之正确模版（综采四队）工作顺序工作主体部门实际工作内

27、容流程名称3.3 部门关键业务部门内部组织分工以具体工作岗位为单位划分3.4 部门人员岗位结构图部门内部组织分工3.4 部门人员岗位结构图 部门人员岗位结构图描述的是上下级关系以及各岗位名称及人员数量。机掘X队3.4 部门人员岗位结构图之常见错误 部门人员岗位结构图描述的是上下级关系以及各岗位名称及3.4 部门人员岗位结构图之错误案例（综采四队）3.4 部门人员岗位结构图之错误案例（综采四队）3.4 部门人员岗位结构图之正确模版（生产技术科）3.4 部门人员岗位结构图之正确模版（生产技术科）3.5 部门工作网络部门工作网络是指部门在上下游价值链中所面临的网络关系外部输入机构，即为本部门输入员工、材料、设备供应、信息等的相关外部机构外部输出机