常用项目管理工具

1、常用项目管理工具本人看到的文章，共享 -来源：不详。随着IIT行业业的发展展，ITT行业内内的项目目拓展和和投资比比比皆是是。为了了提高项项目管理理水平，赢赢得市场场竞争，特特别是在在加入WWTO后后在国内内、国际际市场上上拥有与与国际接接轨的项项目管理理人才，越越来越多多的业界界人士正正通过不不同的方方式参加加项目管管理培训训并力争争获得世世界上最最权威的的职业项项目经理理（PMMP）资资格认证证。同时时，大部部分的IIT行业业项目管管理人士士正尝试试使用项项目管理理软件对对自己的的项目进进行辅助助管理，为为了方便便大家的的使用，现现对项目目管理作作一简要要介绍。 目前市市场上项项目管理理软

2、件种种类较多多，具有有代表性性的为微微软项目目管理软软件20000，但但大多以以美国项项目管理理协会（PPMI）的的项目管管理理论论为基础础，在使使用过程程中要注注意以下下内容：一、 项目管管理软件件特征1 预算及及成本控控制大部分分项目管管理软件件系统都都可以用用来获得得项目中中各项活活动、资资源的有有关情况况。人员员的工资资可以按按小时、加加班或一一次性来来计算，也也可以具具体明确确到期支支付日；对于原原材料，可可以确定定一次性性或持续续成本；对各种种材料，可可以设立立相应的的会计和和预算代代码。另另外，还还可以利利用用户户自定义义公式来来运行成成本函数数。大部部分软件件程序都都应用这这一

3、信息息来帮助助计算项项目成本本，在项项目过程程中跟踪踪费用。项项目过程程中，随随时可以以就单个个资源、团团队资源源或整个个项目的的实际成成本与预预算成本本进行对对比分析析，在计计划和汇汇报工作作中都要要用到这这一信息息。大多多数软件件程序可可以随时时显示并并打印出出每项任任务、每每种资源源（人员员、机器器等）或或整个项项目的费费用情况况。2 日程表表日程表表程序主主要用来来对项目目中各个个单项资资源或一一组资源源确定工工作时间间。可以以用这些些日程表表计算出出项目的的进度计计划。大大部分系系统软件件都对基基本工作作时间设设置一个个默认值值，比如如星期一一到星期期五，早早上8点点到下午午5点，中

4、中间有一一小时的的午餐时时间。对对于各个个单项资资源或一一组资源源，可以以修改此此日程表表。例如如：修改改上、下下班时间间，按非非工作时时间输入入公司假假期，输输入各种种换班（白白天、夜夜晚），包包括节假假日以及及数量单单位（小小时、天天、周）。汇汇报工作作进程时时要用到到这些日日程表，它它通常可可以根据据每个单单项资源源按天、周周或月打打印出来来，或者者将整个个项目的的日程打打印成一一份全面面的，可可能有墙墙壁大的的项目日日程表。3 电子邮邮件一些项项目管理理软件程程序的共共同特征征是可以以通过电电子邮件件发送项项目信息息。这一一功能使使得用户户不必通通过打印印机或屏屏幕显示示，直接接从电子

5、子邮件中中获得信信息。通通过电子子邮件，项项目团队队成员可可以了解解重大变变化，比比如最新新的项目目计划或或进度计计划，可可以掌握握当前的的项目工工作情况况，也可可以发出出各种业业务表格格。4 图形对于有有大量活活动事项项的项目目工程，人人工制出出一份甘甘特图或或网络图图，或人人工进行行修改制制图是一一件极其其乏味而而又容易易出错的的工作。当当前项目目管理软软件的一一个最突突出的特特点是能能在最新新数据资资料的基基础上简简便、迅迅速地制制作各种种图表，包包括甘特特图及网网络图。有有了基准准计划后后，任何何修改就就可以轻轻易地输输入到系系统中，图图表自动动会反映映出这些些改变。项项目管理理软件可

6、可以将甘甘特图中中的任务务连接起起来，显显示出工工作流程程。特别别是用户户可以仅仅用一个个命令就就在甘特特图和网网络图之之间来回回转换显显示。另另外，图图形和表表格通常常有以下下功能供供用户使使用：. 进进行任务务和关系系的交互互式操作作处理。例例如，通通过图表表连接任任务，改改变优先先关系或或通过扩扩展活动动持续显显示功能能来改变变活动持持续时间间。. 定定制格式式，例如如图形大大小、标标题、颜颜色、字字型以及及文件布布局。. 显显示任务务或成本本的基准准对照表表。. 突突出关键键路径，显显示出任任何活动动的延缓缓。. 放放大或缩缩小显示示图像。5 转入/转出资资料许多项项目管理理软件包包允

7、许用用户从其其他应用用程序，比比如文字字处理、电电子表格格以及数数据库程程序中获获得信息息。为项项目管理理软件输输入信息息的过程程叫做转转入。例例如，你你只需在在需要时时转入某某个电子子表格的的信息就就可以了了，而大大可不必必将电子子表格中中有关人人员或机机器的成成本信息息重新键键入项目目管理软软件程序序，而且且这样还还可能会会输入相相互冲突突或错误误的资料料。同样样地，常常常也要要把你的的项目管管理软件件的一些些信息输输入到这这些应用用程序中中去。发发出信息息的过程程叫做转转出。例例如，可可能要把把对某一一承包商商的进度度计划报报告转出出到文字字处理备备注文件件中。绝大部部分项目目管理软软件

8、程序序允许把把标准AASC码中的的信息文文件从WWinddowss Cllipbboarrd转出出到SQQLdaatabbasee,Lootuss, EExceel, Miccrossoftt Prrojeect Excchannge, OLLEclliennt/sservver, DDDEclliennt/sservver 以及一一些其他他系统中中。6 处理多多个项目目及子项项目有些项项目规模模很大，需需要分成成较小的的任务集集合或子子项目。另另一种情情况是经经验丰富富的项目目经理同同时管理理好几个个项目，而而且，团团队成员员也同时时为多个个项目工工作，在在多个项项目中分分派工作作时间。在在

9、这种情情况下，大大部分项项目管理理软件程程序能提提供帮助助。它们们通常可可以将多多个项目目储存在在不同文文件里，这这些文件件相互连连接。项项目管理理软件也也能在同同一个文文件中储储存多个个项目，同同时处理理几百个个甚至几几千个项项目，并并绘制出出甘特图图和网络络图。7 制作报报表项目管管理软件件包在最最初应用用时，一一般只有有少数报报表，通通常是列列表总结结进度计计划、资资源或预预算。今今天，决决大多数数项目管管理软件件包都有有非常广广泛的报报表功能能。下面面列出一一些可制制作的报报表内容容：. 项项目全面面汇报报报表。. 项项目主要要阶段（里里程碑）报报表。. 一一定时期期内的各各种信息息，

10、例如如这一时时期内完完成和正正在进行行的任务务，以及及准备开开始的任任务。. 财财务报表表，显示示全面的的信息，包包括所有有任务、整整个项目目预算、超超支情况况、累计计预算成成本、实实际成本本以及承承付款项项。. 成成本/进进度控制制系统准准则（cc/sccsc）报报表。通通常美国国国防部部进行国国防项目目时要求求使用这这个报表表。. 对对项目的的各种或或一组资资源进行行资源配配置报表表。. 定定制的标标准报表表、交叉叉报表、变变量基准准对比表表。8 资源管管理目前的的项目管管理软件件都有一一份资源源清单，列列明各种种资源的的名称、资资源可以以利用时时间的极极限、资资源标准准及过时时率、资资源

11、的收收益方法法和文本本说明。每每种资源源都可以以配以一一个代码码和一份份成员个个人的计计划日程程表。对对每种资资源加以以约束，比比如它可可被利用用的时间间数量。用用户可以以按百分分比分为为任务配配置资源源，设定定资源配配置的优优先标准准，为同同一任务务分配各各个资源源，并保保持对每每项资源源的备注注和说明明。系统统能突出出显示并并帮助修修正不合合理配置置，调整整和修匀匀资源配配置。大大部分软软件包可可以为项项目处理理数以千千计的资资源。9 计划在所有有项目管管理软件件包中，用用户都能能界定需需要进行行的活动动。正如如软件通通常能维维护资源源清单，它它也能维维护一个个活动或或任务清清单。用用户对

12、每每项任务务选取一一个标题题、起始始与结束束日期、总总结评价价，以及及预计工工期（包包括按各各种计时时标准的的乐观、最最可能及及悲观估估计），明明确与其其他任务务的先后后顺序关关系以及及负责人人。通常常，项目目管理软软件中的的项目会会有几千千个相关关任务。另另外，大大部分程程序可以以创建工工作分析析结构，协协助进行行计划工工作。10项目监监督及跟跟踪项目管管理的一一项基本本工作是是对工作作进程、实实际费用用和实际际资源耗耗用进行行跟踪管管理。大大部分项项目管理理软件包包允许用用户确定定一个基基准计划划，并就就实际进进程及成成本与基基准计划划里的相相应部分分进行比比较。大大部分系系统能跟跟踪许多

13、多活动，如如进行中中或已完完成的任任务、相相关的费费用、所所用的时时间、起起止日期期、实际际投入或或花费的的资金、耗耗用的资资源，以以及剩余余的工期期、资源源和费用用。关于于这些临临近和跟跟踪特征征，管理理软件包包有许多多报告格格式。11进度安安排在实际际工作中中，项目目规模往往往比较较大，人人工进行行进度安安排活动动就显得得极为复复杂了。项项目管理理软件包包能为进进度安排排工作提提供广泛泛的支持持，而且且一般是是自动化化的。大大部分系系统能根根据任务务和资源源清单以以及所有有相关信信息制作作甘特图图及网络络图，对对于这些些清单的的任何变变化，进进度安排排会自动动反映出出来。此此外，用用户还能

14、能调度重重复任务务，制定定进度安安排任务务的优先先顺序，进进行反向向进度安安排（从从末期到到日首期期），确确定工作作轮班，调调度占用用时间，调调度任务务，确定定最晚开开始或尽尽早开始始时间，明明确任务务必须开开始或必必须结束束日期，或或者是最最早、最最晚日期期。12保密项目管管理软件件一个相相对新颖颖的特点点是安全全性。一一些系统统对项目目管理包包自身、单单个项目目文件、项项目文件件中的基基本信息息（例如如工资）均均设有口口令密码码。13排序及及筛选利用排排序，用用户可以以按随心心所欲的的顺序来来浏览信信息，比比如从高高到低的的工资率率，按字字母顺序序的资源源名称或或任务名名称。大大部分程程序

15、有各各种排序序方式（例例如：按按名、姓姓等）。筛筛选功能能帮助用用户选择择出符合合具体准准则的一一些资源源。例如如，某些些任务要要用到某某种具体体资源，用用户如果果想了解解这些任任务的有有关信息息，只需需命令软软件程序序忽略未未使用这这种的任任务，而而只把用用到这种种资源的的任务显显示出来来就可以以了。14假设分分析项目管管理软件件一个非非常实用用的特点点是进行行假设分分析。用用户可以以利用这这一特点点来探讨讨各种情情形的效效果。在在某一项项目的一一些节点点上，用用户可以以向系统统询问：如果果拖延一一周，会会有什么么结果？系统统会自动动计算出出延迟对对整个项项目的影影响，并并显示出出结果。例例

16、如，某某个建筑筑项目，要要研究木木材消耗耗率上升升15%将发生生什么结结果，承承包商只只要把这这一变化化输入计计算机，所所有的相相关费用用成本就就能显示示出来。几几乎可以以对项目目中所有有变量（人人员、工工资率、成成本）进进行测试试，观察察发生具具体情况况的影响响。这种种分析能能使项目目经理更更好地控控制有关关项目的的各种风风险。二、 常见的的项目管管理软件件包下面简简要介绍绍一下当当前一些些最常见见的项目目管理软软件包。1 CA-SupperPProjjecttCommputterAAssoociaatessIntternnatiionaal公司司的CAA-SuuperrProojecct是

17、一一个常用用的软件件，特别别是在那那些管理理公司网网络的项项目管理理人员、在在Uniix或WWinddowss环境下下的工作作人员以以及需要要高性能能程序的的人中更更受欢迎迎。这个个软件包包能支持持多达1160，0000多多个任务务的大型型项目。许许多 HYPERLINK 评论论人员因因为它在在大型项项目及小小型项目目两方面面的优异异表现而而予以高高度评价价。CAA-SuuperrProojecct能创创建及合合并多个个项目文文件，为为网络工工作者提提供多层层密码入入口，进进行计划划审评法法（PEERT）的的概率分分析。而而且，这这一程序序包含一一个资源源平衡算算法，在在必要时时，可以以保证重

18、重要工作作的优先先性。它它的主要要缺点是是用户界界面不如如其他一一些程序序友好，应应当在将将来的版版本中进进一步解解决。2 Miccrossoftt Prrojeect毫不意意外，作作为微软软家庭一一员的MMicrrosooftPProjjectt，已经经占领了了项目管管理软件件包市场场的大量量份额。MMicrrosooftPProjjectt的主要要优点是是它与微微软其他他产品（AAcceess、EExceel、PPoweerPoointt、Woord）很很相似，菜菜单栏几几乎一样样，用户户的工具具栏如出出一辙。另另外，用用户可以以在应用用文件之之间轻易易地来回回移动信信息资料料，例如如，可

19、以以把Exxcell资源表表中的成成本信息息轻易地地移到MMicrrosooftPProjjectt中，MMicrrosooftPProjjectt中的一一份甘特特图也可可通过拖拖入或连连接，轻轻易地移移入Woord文文件中。日日常用语语（Tiipsoofthhedaay）、提提示卡以以及大量量帮助范范例大大大简化了了程序的的应用，交交互式日日程系统统、电子子邮件以以及分配配设备的的功能很很强大。现现在，还还包含应应用文件件的视象象（ViisuaalBaasiccfottApppliccatiionss），便便于高级级用户设设计接口口或自动动处理重重复性工工作。MMicrrosooftPPro

20、jjectt的缺点点是它的的关键路路径处理理，用户户不太容容易查看看，并且且它也不不如其他他一些软软件包能能处理多多个项目目及子项项目。3 Proojecct SScheedullerSciitorr公司的的ProojecctScchedduleer软件件是一个个易于操操作、基基于Wiindoows的的项目管管理软件件包，它它获得电电脑杂志志的编辑选选择奖（EdditoosCChoiiceAAwarrd）。PProjjecttSchheduulerr具备传传统项目目管理软软件的所所有特征征，图形形界面设设计完好好，报表表功能强强大，制制图方面面也是如如此。比比如甘特特图，能能用各种种颜色把把关

21、键任任务、正正或负的的时差、已已完成的的任务以以及正在在进行的的任务区区别开来来。任务务之间建建立图式式连接极极为方便便，任务务工时的的修改也也很容易易。资源源的优先先设置及及资源的的平衡算算法非常常实用。对对多个项项目及大大型项目目的操作作处理也也比较简简单，与与外部数数据库的的连接也也不同一一般。该该软件美美中不足足的地方方是联机机帮助和和文件编编制以及及电子邮邮件功能能有限。无无论如何何，这些些将会在在将来的的版本中中得到改改进。4 SurreTTrakk Prrojeect MannageerSurre TTrakk Prrojeect Mannageer是PPrimmaveeraSS

22、ysttemss公司的的产品。该该公司也也生产一一种叫做做ProojecctPllannner的的优质尖尖端项目目管理软软件包。SSureeTraakPrrojeectMManaagerr是一个个高度视视觉导向向的程序序，具有有优异的的放缩、压压缩及拖拖入功能能。它的的基本结结构，比比如柱形形、图表表、色彩彩和数据据结构便便于调整整，定制制模板也也容易创创建。它它的工作作分析结结构功能能优异，便便于使用用。重复复活动处处理简便便，活动动网络图图可以分分区段储储存在磁磁盘里，并并可装入入其他程程序。联联机帮助助及文件件编制是是SurreTrrakPProjjectt Maanagger的的不足之

23、之处，这这会在将将来版本本里改进进。5 Timme LLinee电脑脑杂志的的编辑辑选择奖奖的另另一位得得主是SSymaanteec公司司的TiimeLLinee软件。尽尽管这个个软件在在初学者者使用时时略微有有些困难难，但TTimeeLinne是有有经验的的项目经经理的首首选。它它的报表表功能以以及与SSQL数数据库的的连接功功能都很很突出。日日程表、电电子邮件件的功能能，排序序和筛选选能力以以及多项项目处理理都是精精心设计计的。另另外，它它还有一一个叫做做Co-Pillot的的功能，这这是一个个很有用用的推出出式帮助助设施，用用户界面面很好，极极易操作作。然而而，许多多评论人人员认为为Ti

24、mmeLiine最最适于大大型项目目以及多多任务项项目，但但不如其其他软件件包便于于初学者者使用。6 Higgh-EEnd Proojecct MManaagemmentt Sooftwwaree如果上上面讨论论的基于于个人电电脑的软软件包不不能管理理大型或或企业规规模型的的项目，人人们就会会想到HHighh-Ennd PProjjecttMannageemenntSooftwwaree的软件件包。这这些系统统软件包包括Luucass MaanaggemeentSSysttemss的Arrtemmis、WWelccomeeSofftwaareTTechhnollogyy的OppenPPlann

25、、Prrimaaverra的PProjjecttPlaanneer以及及PSDDI的PProjjectt/2。这这些软件件能在一一个颁布布式数据据环境下下共享资资料，便便于处理理多任务务项目，连连接其他他商业信信息系统统，比如如会计、采采购、而而且通常常对进度度计划及及资源配配置有非非常完善善的算法法。这些些系统软软件的成成本普遍遍从数千千到7.5万美美元，预预计这些些系统的的价格会会降低，而而同时基基于个人人电脑的的系统功功能将不不断增强强。三、 选择项项目管理理软件的的标准下面是是购买项项目管理理软件包包时应考考虑的一一些因素素。根据据你个人人的需要要，下面面的某些些因素相相对其他他人而言

26、言，可能能对你会会更重要要或不十十分重要要。1 容量这主要要是考虑虑系统能能否处理理你预计计进行的的项目数数量、预预计需要要的资源源数以及及预计同同时管理理的项目目数量。2 文件编编制和联联机帮助助功能各个项项目管理理软件包包的文件件编制和和联机帮帮助功能能质量各各不相同同，差别别较大。主主要考虑虑用户手手册的可可读性、用用户手册册里概念念的逻辑辑表达、手手册和联联机帮助助的详细细程度，举举例说明明的数量量、质量量、对高高级性能能的说明明水平。3 操作简简易性这一点点通常不不论选择择在哪种种软件包包时都是是主要的的。主要要应考虑虑系统的的观看看和感觉效果、菜菜单结构构、可用用的快捷捷键、彩彩色

27、显示示、每次次显示的的信息容容量、数数据输入入的简易易性、现现在数据据修改的的简易性性、报表表绘制的的简易性性、打印印输出的的质量、屏屏幕显示示的一致致性，以以及熟悉悉系统操操作的难难易程度度。4 可利用用的功能能一定要要考虑系系统是否否具备项项目组织织所需要要的各种种功能。例例如，程程序是否否包含工工作分析析结构以以及甘特特图和网网络图，资资源平衡衡或均衡衡算法怎怎么样？系统能能否排序序和筛选选信息、监监控预算算、生成成定制的的日程表表，并协协助进行行跟踪和和控制？它能否否检查出出资源配配置不当当并有助助于解决决？5 与其他他系统的的兼容能能力在当今今的数字字化社会会里，大大量的电电子系统统

28、日趋统统一。如如果你的的工作环环境里，切切合数据据储存在在各个地地方，比比如数据据库、电电子数据据表里，这这时就要要特别注注意项目目管理软软件的兼兼容统一一能力。有有些系统统只能与与少数几几种常见见的软件件包进行行最基本本的统一一，有些些却可以以与分布布数据库库甚至对对象向数数据库进进行高级级的综合合统一。另另外，项项目管理理软件通通过电子子信箱向向文字处处理及图图形软件件包转入入信息的的能力也也会影响响到你的的决策。6 安装要要求这里主主要考虑虑运行项项目管理理软件对对计算机机硬件和和软件的的要求：存储器器、硬盘盘空间容容量、处处理速度度和能力力、图形形显示类类型、打打印设置置以及操操作系统

29、统等。7 报表功功能目前各各种项目目管理软软件系统统的主要要不同之之处是它它们提供供的报表表种类和和数量。有有些系统统仅有基基本的计计划、进进度计划划和成本本报表，而而有一些些则有广广泛的设设置，对对各个任任务、资资源、实实际成本本、承付付款项、工工作进程程以及其其他一些些内容提提供报表表。另外外，有些些系统更更便于定定制化。报报表功能能应给予予高度的的重视，因因为大多多数用户户非常注注重软件件这种能能生成内内容广泛泛、有说说服力的的报表的的功能。8 安全性性能有些项项目管理理软件有有相对更更好的安安全性。如如果安全全问题很很重要，那那么就要要特别注注意对项项目管理理软件、每每个项目目文件及及

30、每个文文件数据据资料的的限制访访问方式式。9 经销商商的支持持要特别别注意，经经销商或或零售商商是否提提供技术术支持、支支持的费费用，以以及经销销商的信信誉。四、 应用项项目管理理软件的的益处应用项项目管理理软件有有很多益益处。下下面介绍绍一些：1 精确性性应用项项目管理理软件的的一个主主要益处处是可以以大大提提高精确确性。对对于大型型项目，人人工绘制制网络图图、计算算起止时时间、临临近资源源使用情情况是非非常困难难的。项项目管理理软件有有精确的的算法来来计算项项目信息息并设有有大量内内部例行行程序检检查用户户的错误误。2 经济性性基于个个人电脑脑的项目目管理软软件售价价约4000-7700美

31、美元。这这个价格格对于个个人来说说显得昂昂贵些，但但对大多多数业务务而言，这这样的软软件确实实物有所所值。3 使用简简便近几年年来，项项目管理理软件的的操作使使用变得得极其简简便，稍稍加训练练就可以以完全掌掌握。这这一特点点，加上上价格能能接受，便便利项目目管理软软件的用用户迅速速增加。4 处理复复杂问题题的能力力显然，项项目管理理软件在在处理大大型项目目的某些些方面（特特别是数数据方面面）确实实要比人人工简便便得多。对对于只有有少数活活动的短短期项目目，人工工方法也也许行得得通，但但如果项项目有数数以千计计的活动动、上千千种资源源、持续续几年时时间，项项目管理理软件对对如此复复杂工作作的协助

32、助作用就就显得必必不可少少了。5 可维护护性和可可更改性性对人工工系统进进行项目目信息的的维护和和修改，通通常是很很麻烦的的。例如如，对某某个项目目的管理理没有应应用计算算机，那那么每次次发生变变化时，项项目人员员就不得得不人工工重新设设计网络络图、重重新核算算成本。利利用项目目管理软软件数据据资源的的任何更更改都会会自动反反应到网网络图表表、成本本表以及及资源颁颁布表等等这些项项目文件件中。这这个功能能会经常常用到，因因为无论论你的计计划做得得多么完完善，在在过程中中都必定定会发生生一些变变化（至至少一点点儿）。6 保持记记录项目管管理软件件的一个个主要优优点是它它能很好好地保持持记录。例例

33、如，可可以保护护有关各各个团队队成员的的进度计计划、各各项任务务及所用用资源的的数据资资料。在在准备优优质的报报表或将将来做计计划时，会会用到这这些数据据资料。但但是，用用户必须须不断更更新文件件，使记记录保持持不失去去意义。7 速度收集好好相关数数据资料料并且输输入后，软软件就能能非常迅迅速地进进行几乎乎每一种种能想出出来的计计算。人人工创建建、修改改计划、进进度计划划和预算算，要花花费几小小时、几几天或几几个星期期，但是是，系统统在分秒秒之内便便可完成成修改工工作，省省下的时时间通常常足够来来支付软软件的价价格了。8 假设分分析进行假假设分析析是项目目管理软软件的一一个超前前进步的的功能，也也是它的的一个显显著优点点。正如如前面讨讨论的，假假设