Oracle应付帐款系统概述

1、应付帐款管理系统应付业务务概述供应商的的管理发票的管管理付款的管管理预付款的的管理员工费用用报销创建日记记帐分录录Oracle应付帐款款系统主主要内容容应付业务务概述Oracle产产品和和应付的的集成Oracle资产产Oracle总帐帐Oracle人力资源源Oracle现金管理理Oracle采购购Oracle应付Oracle应应付概概述输入供应应商创建PO输入发票票审批发票票付款生成日记记帐分录录和PO匹配输入请购购单Unit 1:供 应商商主要内容容：建立新供供应商查询供应应商合并供应应商供应商: 概述述输入供应应商创建PO输入发票票发票审批批发票付款款创建日记记帐分录录和PO匹配输入请购购

2、单供应商和和供应商商地点设设置联系人联系人付款地点点采购地点点RFQ唯一地点点TokyoNewYork采购地点点付款地点点联系人 供应商Paris避免重复复供应商商在供应商商窗口设设置一个个新的供供应商之之前，要要先确认认系统中中没有该供供应商存存在.提交以下下报表以以确认系系统中没没有重复复的供应应商:供应商报报表供应商审审计报表表定期审核核供应商商,以达达到如下下结果:为了防止止生成重重复发票票为了提高高系统执执行速度度为了提供供准确的的供应商商报表合并供应应商运行供应应商审计报表表ABC CorpABC Corporation审核合并并结果ABCCorporation合并供应应商明确是否

3、否有重复的供供应商保留审计计痕迹合并供应应商合并供应应商时，发票和和PO同时被更更新。更新所有有发票或或者仅仅仅是未过过帐发票票。拷贝旧供供应商地地点给新新供应商商或者闲闲置旧地地点。系统自动动提交报报表来记记录合并并信息。合并供应应商保留报表表作为审审计线索索对于合并并供应商商记录,Oracle应付不不保留在在线的审审计痕迹迹Oracle应应付自动动地打印印采购订订单页眉眉更新报报表和供供应商合合并报表表将这些报报表作为为审计线线索供应商报报表报表名说明明供应商报报表查看供应商、供应商商地点和和供应商商联系信信息供应商审审计报表表可以帮助助查看潜潜在的名名称相似似的重复复供应商商新供应商商/

4、新供应商商复核新供供应商或或新供应应商地点点地点报表表供应商付付款历史史报表查看单个个或一组组供应商商付款历历史，包括无无效付款供应商已已付发票票查看单个个或一组组供应商商付款历历史，包包括折扣扣历史报表表和部分付付款Unit 2:发票票主要内容容：发票处理理流程、概念发票的输输入发票和PO匹配应用费用用报表资产发票票经常性发发票其他发票票管理功功能发票会计计分录发票的处处理流程程、概念念输入发票票:概概览输入供应应商输入请求求创建PO输入发票票或发票批批审批发票票付款创建日记记帐分录录调节付款款和PO匹配发票类型型发票总帐帐日期发票税金金发票分布布集有关发票票的几个个概念Oracle应应付发

5、发票类型型类型描述述标准发票票是是指由于于采购货货物或接接受劳务务从供应应商处取取得的发发票（标标准发票票既可以和和订单匹匹 配，也可可以不匹匹配）贷项通知知单指指对于于已开发发票的货货物或劳劳务而从从供应商商处取得得的红冲冲发票借项通知知单对对于已已开具的的发票供供应商未未开红冲冲发票，而由自自已录入入的红冲冲发票费用报表表指指对于雇雇员发生生的相关关费用的的而开具具的发票票PO缺省和采购订订单匹配配的发票票。（输输入PO号码后，Oracle应付自动动地提供供应商商信息。预付支支付给供供应商或或雇员的的作为预预付款的的一种发发票（视视为发票票）快速匹配配和和采购订订单匹配配的发票票。（输输入

6、PO号码，Oracle应付自动动地提供供应应商信息息并且和和采购定定单的每每一个装装运行匹匹配）混合发票票既既可以和和采购订订单又可可以和发发票匹配配的发票票（既可可以输入入正数，也可以输输入负数数）。指定缺省省的总帐帐日期应付选项项(总帐日期期)发票给每一个个发票和和发票批批指定一一个缺省省的总帐帐日期决定发票日期期、系统日期期、 缺省至总帐日期期发票分配配缺省至主要内容容：设置系统统选项-税收自动动计算（YES/NO）设置税名名称-税名称-税率-税核算会会计科目目发票税金金输入增值值税（VAT）税收类型型税名名税率率定义供应应商赋予予税名定义税名名输入含增增值税发发票检查税费费发票分布布集

7、利用发票票分布集集可以快快速建立立发票分分配行。分布集行行5001200300050031402600分布集行行001100300000220026000032004000发票分布布行001100300000120026000022004000发票分布布行5001200300050031402600完整分布布集框架分布布集或供应商指定分布布集给供供应商发票1000完整分布布集框架分布布集只有会计计科目信息，没没有具体的金额额分配比例有会计科科目信息和具具体的金额分分配比例发 票输输入入使用工作作台模式式发票批发票 (工作台)发票查询付款批付款(工作台) 付款查询付款发票付款工作台发票工作台输入

8、批:概概览输入一个个发票批批批文件复核批控控制报告告批控制形形式批控制形形式批名: JS03041998日期: 03/04/98控制发票票数量:20控制发票票总额l:$2,600.78实际发票票数量:19实际发票票总额l:$2,200.78计数差额额:1合计差额额:$400.00输入人: JohnSmithEntryTime(elapsed): 15 minutesNotes:Invoice#300941 forsupplierABCCorporationwas aduplicate.复核和维维护发票票批提交批控控制报表表以审核核处理的的准确性性和效率率；查看职员员输入发发票批的的数量和和批实

9、际际总额和和控制总总额之间间的差异异。发票票信信 息明细信息息缺省信息息基本信息息信息息供应商信信息发票信息息付款计划划行发票分配配行类型型描述述项目记录向供供应商购购物或劳劳务收费费金额税记录购买买商品或或劳务而而产生的的税额运费记录供应应商的运运输费用用杂项费用用记录一张张发票的的各项杂杂项费用用发票分配配类型将发票与与采购订订单匹配配发票和采采购订单单匹配: 概要要发票批输入发票票审批发票票发票和采采购订单匹配配发票归档档过帐发票票复核发票票 付款 匹配设置置选项二重匹配配三重匹配配四重匹配配发票票数量4价格150.00订单单数量4价格150.00二重匹配配订单单数量3价格150.00接

10、收收数量3价格150.00三重匹配配发票票数量3价格150.00订单单数量2价格150.00接受受数量2价格150.00四重匹配配发票票数量2价格150.00接收收数量2价格150.00匹配应用借/贷项发发票匹配借/贷项发发票至指指定发票票分配行行和采购购订单分分配行，或将贷贷项金额额按比例例分配到到与采购购订单装装运（与与贷项/借项通通知单匹匹配）关关联的所所有采购购订单Oracle应应付自自动使用用借/贷贷项发票票抵减正正常发票票，以减减少或清清除到期期应付供供应商款款总额应用费用用报表费用报表表处理输入费用用报表应用预付付款通过提交交应付发发票引入入建立发发票支付员工工款设置费用用报表分

11、分录定义费用用报表模模板输入员工工、地址址定义雇员员作为供供应商资产类发发票资产发票票资产标识识发票批准准、过帐经常性发发票经常性发发票:概概览览您可以为为可能收收不到发发票的定定期业务务费用（如租金金）输入发票票.输入经常常性发票票:定义特殊殊会计日日历定义经常常性发票票模板生成基于于模板的的发票通过经常常性发票票模板，您可以以:指定经常性发发票生成成的时间间间隔.定义随着着期间按按固定百百分比增增加或减减少的经经常性发发票其他发票票管理功功能（挂起、审批、调整、取消）帐户挂起起原因No资金挂起起原因Mixed信息不足足No发票挂起起原因Yes匹配挂起起原因Mixed期间挂起起原因No采购请

12、求求挂起原原因No差异挂起起原因Mixed挂起类型型查看在审审批发票票时系统统自动置置于的挂挂起类型型预先定义义用用户定定义手工释放放挂起类型型审批发票票输入发票票审批发票票和采购定定单匹配配发票文档档 付 款发票过帐帐发票查询询:概览发票批输入发票票审批发票票和PO匹配发票文档档查看发票票 付 款 接收发票票发票过帐帐借 方资产或费费用贷方方负债债1，和PO匹配2，使用发发票分布布集3，手工输输入1，财务级级缺省2，供应商商级缺省省3，供应商商地点级级缺省4，发票级级缺省生成方法法生成方法法发票会计计分录利用选择择或缺省省值来自自动生成成发票会会计分录录Unit3:付款款主要内容容 ：付款概

13、览览手工支付付、执行行付款批批返款预付款管管理执行停止止、无效效付款设置现金金控制概览览输入供应应商生成PO输入发票票发票审批批付款款生成日记记帐分录录和PO匹配输入请购购单付款调节节设置付款款银行主要内容容：银行名称称分行名称称银行帐户户会计信息息付款单据据Oracle应应付支支付方式式支付方式式支票Clearing电子资金金转帐电汇手工远期期付款定义义远期付款款给供应商商的付款款票据公司内部部主体间间付款，不用产产生付款款文档要求银行行在指定定未来日日期付款款的支付付单据通过电子子传递付付款至供供应商银银行联系银行行将资金金要求通通过电汇汇付款至至供应商商银行供应商指指定要求求银行在在将来

14、指指定未来来日期付付款的支支付单据据使用工作作台模式式发票批发票 (工作台)发票查询付款批付款(工作台) 付款查询付 款发 票付款工作台发票工作台手工付款款、执行行付款批批手工付款款手工付款款是在系系统外部部创建付付款，如如以下两两种手工工付款方式:支票电汇现金要付款的的发票选择发票票-(建立付款款)格式化付付款确定付款款打印支票票付款批：概览返 款返款：收收取供应应商或员员工的退退款例：公司司对供应应商A存在200元的应付付帐款，同时还还存在一一张1000元的贷项项通知单单，实际际上供应应商A对公司存存在800元的负债债，这时时可以利利用返款款功能输输入-800的付款，同时去去核销余余额为2

15、00元的应付付发票和和1000元的贷项项通知单单。预 付款款管管 理预付款管管理内容容预付款输输入确定预付付款何时时应用输入预付付款分配配信息审批、支支付预付付款使用发票票去核销销或取消消核销预预付款应用费用用报表核核销预付付款预付款步步骤：概览输入预付付款状态=未审批审批预付付款状态=未付支付预付付款发票票状态=可用选择发票票核销一一或多张张预付款款选择预付付款并应应用于一一或多张张发票预付款审批、支支付预付付款输入预付付款状态=未审批审批预付付款状态=未付支付预付付款状态=可用的选择发票票核销一一或多张张预付款款选择预付付款并应应用于一一或多张张发票使用预付付款状态态报表去去检查未未核销预

16、预付款明明细.确定并检检查可用用的预付付款可用预付付款核销金额额核销/取消核销销在发票工工作台取取消预付付款.如果预付付款已被被支付，则只有有当取消消付款后后才能取取消预付付款.除非预付付款从未未被核销销，否则则对应的的付款是是不允许许被取消消的.在发票界界面查看看预付款款取消信信息.取消预付付款停止、无无效付款款停止和取取消付款款:概概览银行帐户户余额不不足；录入错误误的付款款信息使用停止止和取消消付款的的情况：利用选择择或缺省省值来自自动生成成付款会会计分录录借方方负债债发票负债债科目生成方法法贷方方 现金金获得折扣扣系统级设设定科目目银行会计计科目生成方法法生成方法法付款会计计分录的的生

17、成Unit4：报表、会会计、和和审计主要内容容：报表、报报告集完成AP会计周周期AP其他他功能（公司间间业务、外币等等）报表表报表名称称提交报表表完成AP会计周期期传送资产产明细信信息至Oracle资资产传送帐户户明细至至总帐关闭应付付会计周周期调节周期期应付事事项清除记录录主要内容容AP周周期循环环检查、解解决AP问题传送至 Oracle总帐转移未解解决问题题至下一会会计期关闭应付付周期调节应付付事项日记帐分录过帐帐检查传送送结果解决过帐帐问题在应付输输入资产信息息提交成批批增加程程序检查结果果将附加过过入资产产将资产信信息传送送至FA：提交交成批增增加调节应付付帐款活活动使用以下下报表调调

18、节已过过帐付款款、发票票与应付付帐款试试算平衡衡:已过帐发发票登记记已过帐付付款登记记应付帐款款试算表表应付试算算表（本期）=应应付试算算表余额额（上期期）+已过帐帐发票登登记- 已过过帐付款款登记使用其他他会计功功能平衡公司司间交易易记录以非发票票币种付付款输入、支支付多种种货币发发票检查未实实现汇兑兑损益使用文档档序列使用公司司间帐户户Invoice for$150501505050Company 01Company 02Company03ExpensesAPExpensesExpensesStep 1Step 2Company 01Company02Company 03IntercompanyIntercompanyIntercompanyReceivablePayablePayableIntercompany1005050 BalancingEntry使用多币币种:概概览设置付款款选项使用多多币种过帐帐设置供应应商缺省省货币设置多币币种银行帐户户输入外币币发票付款款使用文档档序列号号手工或自自动输入入发票和和付款文文档序列列号通过文档档序列号号可以审审核发票票的连续续性以下几类类单据必必须自动动生成文文档序列列号：应付发票票引入生生成的发发票经