XX期货经纪公司档案管理办法

1、XX期货经纪公司档案管理办法第一章总则第一条为了加强期货公司的档案管理，维护档案的完整 与安全，有效 保护和利用档案，根据中华人民共和国档 案法和关于加强期货经纪公司内部控制的指导原则 制定本制度。第二条本制度所称档案是指公司各项活动中直接形成 的，具有保存价 值的各种文字、图表、凭证、声像、计算 机数据介质等不同形式的历史记录。第三条公司档案工作实行集中统一的管理原则，确保各类档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。第二章档案机构及职责第四条公司根据档案工作需要，建立与之相适应的档案管理机构，配 备兼职档案管理人员。第五条档案管理机构负责收集、整理、保管本公司的档案，对本公司的档案工作实行监

2、督和指导。第六条档案管理人员应当认真学习贯彻 中华人民共和国档案法， 忠于职守，遵守纪律，保守秘密；应当了解熟悉本行业经营与管理基本知识，具备档案管理专业知识、技能，胜任档案全过程管理工作。第三章归档范围第七条凡是上级机关印发的有关文件、批件和反映本公司工作活动，具有查考价值的文件和材料，均属归档范围。第八条公司和营业部在业务中形成的文件资料，归档范围主要包括：（一）应当完整保存的客户开户申请表、期货交易风险说明书、期货经 纪合同、协议、法定代表人签署的有关 批准文件等客户开户资料;（二）应当完整保存的有关客户的交易、结算、保证 金、交割等方面的材料；（三）应当保存的错单记录及处理错单的情况材

3、料；（四）应当保存的能够证明交易指令内容的书面、电话、计算机或中国证监会规定的其他方式下达交易指令的 记录；（五）应当保存的交易所交易、结算、交割的有关文 件、规定、报表等资料；（六）应当保存的客户投诉、业务纠纷及处理结果材 料；（七）应当保存的计算机数据在各种介质上的备份。第九条公司在经营管理中形成的文件资料，归档范围主 要包括：（一）公司设立和变更的申请、审批、登记以及终止、 解散后清算等方面的文件材料（包括公司章程及投资各方 签订的合同）；（二）股东会、董事会及管理机构形成的文件；（三）财务、会计及其管理方面的文件材料；（四）人事管理、劳动工资、职工教育、培训等文件 材料；（五）经营决策

4、、经营责任制、经营管理方面的文件 材料；（六）行政事务、法律事务、处理纠纷、广告宣传、 外事活动等方面的文件材料；（七）仪器设备、基建等方面的文件材料；（八）信息咨询方面的文件材料；（九）党群组织在工作中形成的文件材料； （十）其它具有利用和保存价值的文件材料。第四章档案的管理第十条归档的文件材料必须完整；必须准确地反映经营 管理等各项活动的真实内容和历史过程；必须层次分明， 符合其形成规律。第一条公司经营活动与管理工作中形成的文件材料， 由各职能部门按其业务与工作范围，指定有关人员负责积 累、整理后归档，任何个人不准 随意留存或据为已有。第十二条有关部门对于应当立卷归档的材料，必须及时 或每

5、个季度清理一次，定期向本单位档案机构或者档案管 理人员移交。交易方面的原始凭证记录材料必须按月归档。接收档案必须认真验收，办理交接手续。第十三条当年的文件材料要在次年第一季度整理归档完 毕；跨年度的 案件或项目在案件结案或项目结束后，及时 立卷归档。如有特殊情况，也可 以分阶段归档。第十四条业务中形成的指令记录、交易结算单、交易月报等交易记录和其他业务记录的档案应当至少保存二年， 但对有关期货交易有争议的应当保存至该争议消除时为止。管理中形成的文件材料档案，应当根据实际价值和文件 之间历史联系的 原则，按照永久、长期、短期三种期限， 进行分类编制与科学保管。第十五条公司应当配置库房、档案柜等必

6、要的设施保管 档案，确保档案的安全。第十六条到期和失去保存价值的档案应当进行清理、鉴 定、造册，提 出销毁意见，销毁的档案必须经领导审批， 由二人监销，不准擅自销毁。密级文件按有关规定和程序处理。第十七条档案管理要应用先进技术，实现档案管理的现 代化第五章档案的利用第十八条公司应当建立健全并严格执彳亍档案使用制度， 既要发挥档案的作用，乂要防止失密和泄密。第十九条档案利用要改进服务方法，提高服务质量，方 便档案查阅、借阅。第二十条借阅档案要按规定办理登记手续。借阅的档案 必须妥善保 管，不得遗失，不得转借、涂改、圈划、损坏 和擅自翻印，如有遗失，要及 时报告，立即作出处理。第二一条借阅者借出的档案用完后应及时和限期归还，过期不还者 必须申明理由办理续借手续。第二十二条档案管理人员应对借阅档案到期未还的及时 催还，归还时 要当面验清并及时放回原处。第六章罚则第二十三条有下歹！J彳亍为之一的，根据情节轻重，给予教育、限期改正、行政处分和处罚，造成损失的责令赔偿损 失，构成犯罪的，依法追究当事人 的刑事责任：（一）损毁、丢失或者擅自销毁档案的；（二）涂改、伪造档案的；（三）不按规定保存期货交易、结算、交割等资料档 案的；（四）擅自提供、查阅、抄录、复制保密档案的；（