ERP系统建设项目采购管理概念培训

1、中国农机院ERP系统建设项目采购管理概念培训编写人：韩序编码：编写日期：版本：目录一、概述二、供应商管理五、查询与修改采购订单三、创建采购订单四、审批采购订单七、接收八、总结六、供应商门户概述可以这样样说，采采购模块块的核心心就是采采购订单单，整个个采购模模块的功功能，都都是围绕绕着采购购订单的的创建、审批、查询、修改和和接收这这条主线线来进行行的。采购订单单既是供供应商向向我们送送货的依依据，同同样也是是我们与与供应商商进行结结算的依依据。市场预测测销售订单单管理应收款管管理物料清单单管理质量管理理计划管理理采购管理理应付款管管理车间生产产管理库存管理理资产管理理成本管理理现金管理理总账管理

2、理业务系统统财务系统统概述根据采购购模块的的业务主主线，总总结出采采购模块块具有如如下功能能点：供应商管管理创建采购购订单审批采购购订单查看、修修改采购购订单 接收目录一、概述二、供应商管理五、查询与修改采购订单三、创建采购订单四、审批采购订单七、接收八、总结六、供应商门户供应商管管理1、供应应商名称称、供应应商地点点：系统的标标准功能能，允许许根据实实际业务务情况，来定义义供应商商名称和和供应商商地点，如图所所示：美元供应商A人民币供应商的的有效性性：对于于某些供供应商来来讲，我我们可能能仅仅在在某一段段时间内内，会发发生采购购业务，但超过过一定期期限后，就不再再合作，标准功功能提供供了供应

3、应商有效效期的控控制，可可以设定定供应商商的失效效时间。供应商管管理2、合格格供应商商列表：合格供应应商列表表规定了了，当前前系统中中的所有有供应商商中，哪哪些供应应商是可可以进行行采购业业务的，我们可可以设定定：某一物料料类别的的合格供供应商列列表某一物料料的合格格供应商商列表不使用合合格供应应商列表表对于一些些比较贵贵重的原原材料，需要严严格控制制采购的的来源；对于相对对没有那那么严格格，但还还是需要要进行一一定控制制的原材材料，可可能需要要对采购购来源做做一个大大体上的的控制；对于一些些常见且且价值比比较低的的原材料料，可能能不需要要进行采采购来源源的控制制。目录一、概述二、供应商管理五

4、、查询与修改采购订单三、创建采购订单四、审批采购订单七、接收八、总结六、供应商门户创建采购购订单我们需要要购买什什么？我们出于于什么样样的原因因购买？我们以怎怎样的方方式购买买？关于创建建采购订订单，希希望大家家结合系系统标准准功能，掌握以以下三点点：创建采购购订单我们需要要购买什什么？我们出于于什么样样的原因因购买？不依赖于于需求的的战略性性采购，一般用用于比较较关键的的原材料料，或受受行情影影响较大大的原材材料。由某部门门提出申申请，而而由采购购部负责责进行购购买的物物料，如如办公用用品。为满足正正常的生生产需求求而进行行的采购购我们以怎怎样的方方式购买买？统谈统签签分谈分签签统谈分签签协

5、定总额额生产用原原材料的的采购，如发动动机的采采购，摆摆动筛的的采购办公用品品的采购购，如办办公用的的A4纸，企业业内部可可能不关关心每一一张纸究究竟使用用在了什什么地方方，而只只关心购购买的总总金额是是多少创建采购购订单采购订单单的五要要素：供供应商、物料、数量、时间、价格供应商物料数量价格时间采购订单单要素创建采购购订单1、行上上具有采采购订单单上的行行类型：货物，费费用，外外协3、协议议与订单单-标准采采购订单单，一揽揽子采购购协议，合同采采购协议议标准采购订单 一揽子采购协议 合同采购协议 已知货物 是 是 否 已知价格是 不确定 否 已知数量 是 否 否 已知时间 是 否 否 2、创

6、建建采购订订单的方方式：手工创建建（关键键部品且且采购周周期长，采购部部门需要要根据对对市场的的预测，提前进进行购买买）通过采购购申请创创建采购购订单（一些非非生产性性的采购购需求，如办公公用品、设备等等等，需需要由各各部门提提交申请请，再统统一由采采购部门门进行采采购；由由于操作作相对繁繁琐，所所以生产产过程中中，很少少用到该该流程）通过计划划创建采采购订单单（大量量而一般般的物料料的采购购，多数数是生产产过程中中价值较较低的材材料，可可以通过过计划下下达采购购订单）目录一、概述二、供应商管理五、查询与修改采购订单三、创建采购订单四、审批采购订单七、接收八、总结六、供应商门户四、审批批采购订

7、订单职务（Job）: 组织织中员工工所担任任的工作作，如采采购，质质检等。职位（Position）: 组织织中员工工所任职职的岗位位，如采采购员，采购总总监。职位层次次结构: 组织织中根据据岗位级级别的不不同组成成的有层层次的结结构。审批权限限: 审批批的范围围。如采采购金额额,帐户户范围,物品范范围，物物品分类类范围等等审批组: 审批批人所拥拥有的审审批权限限的集合合。审批权限限分配: 给职职位层次次结构上上的各层层分配审审批组和和审批单单据。四、审批批采购订订单审批的两两种方式式:员工主主管结构构: 根据据雇员和和上级主主管之间间关系,由人员员建立起起的审批批结构。采购员A采采购员B采采购

8、员C主管A主主管B主主管管C职位层次次结构: 根据据岗位级级别的不不同,由由岗位组组成的有有层次的审批结结构。发发生人员员变动后后,只须须变动某某个岗位上上的人员员信息,审批层层次不变变.四、审批批采购订订单标准采购购审批批职位层层次审批层次次结构将将雇员、工作、职位结结合成树树状结构构。总经理100万副经理50万万采购科长长10万万采购员1 5千千采购员2 5千千目录一、概述二、供应商管理五、查询与修改采购订单三、创建采购订单四、审批采购订单七、接收八、总结六、供应商门户五、查询询与修改改采购订订单1、采购购订单的的查询：按照各种种条件进进行采购购订单的的查询，包括头头上的单单据号、供应商商

9、、审批批状态，相关单单据号（采购申申请），和行上上的物料料、类别别、交货货日期等等等2、安全全性级别别控制：公有:任任何用户户都可以以访问所所有单据据私有:只只有单据据所有者者可以访访问这些些单据采购:只只有单据据所有者者以及定定义为采采购员的的用户可可以访问问这些单单据层次结构构:只有有单据所所有者以以及采购购审批层层次结构构在该单单据拥有有者之上上的用户户可以访访问这些些单据3、访问问控制：仅查询：仅具有有查看的的权限，无法修修改采购购订单可修改：可以修修改采购购订单，但对采采购订单单的修改改仍限定定在一定定范围内内全部：可可以对采采购订单单执行符符合逻辑辑的任何何修改4、审批批后的采采购

10、订单单，会在在系统中中留下事事务处理理记录，作为历历史更改改的一个个保留信信息。可以通过过对历史史信息的的保留，有效的的监督采采购订单单整体的的审批、修改、再审批批的过程程，提高高采购订订单的监监管力度度。5、当采采购订单单的金额额小于之之前的金金额时，系统还还是自动动置为已已审批状状态，目目前业务务上是怎怎样处理理的？目录一、概述二、供应商管理五、查询与修改采购订单三、创建采购订单四、审批采购订单七、接收八、总结六、供应商门户六、供应应商门户户1、准许许供应商商用户登登陆供应商门门户提供供为供应应商用户户注册的的功能2、业务务数据的的查询功功能提供对采采购单据据、库存存现有量量、接收收、退货

11、货等一系系列采购购相关的的业务数数据的查查询3、采购购方与供供应商信信息交互互对于采购购单据的的确认，可以由由采购方方审批通通过后，传递至至供应商商，而供供应商也也可以对对采购方方的采购购单据进进行确认认，并将将确认的的结果以以及导致致该结果果的原因因，注释释在确认认的数据据中，反反馈给采采购方；而采购方方，也可可以对供供应商所所反馈的的信息做做二次的的确认。六、供应应商门户户库存模块块质量模块块采购模块块应付模块块计划模块块供应商门门户订单信息息供应商信信息接收信息息现有量信信息质量信息息发票信息息付款信息息计划需求求预测目录一、概述二、供应商管理五、查询与修改采购订单三、创建采购订单四、审批采购订单七、接收八、总结六、供应商门户六、接收收三种接收收方式：直接接收收、标准准接收、检验接接收交货 接收标准接收收直接接收收要求检查查交货 接受拒绝返回到供供应商检验交货 接收六、接收收数量时间控制条件件拒绝处理方式式无警告接收的控控制目录一、概述二、供应商管理五、查