公文格式实例分析课件

1、学习参考注意事项1、本课件使用的所有实例仅作培训教学引用，目的是为使学习内容有参照，并无它意；2、本课件仅作为学习参考使用，请勿误作其它用途；3、本课件请谨慎使用，妥善保管，不得对外公开。1一、略说公文古今二、例说公文格式2略说公文古今“公文”一词记载：通常说法但更相告语，莫肯公文。后汉书 刘陶传（释义：只是口头相互转告，不肯以公文形式上奏。） 后汉书作者范晔（398445），成书时间约南朝宋文帝元嘉九年十七年（432440）间。 由此推断：“公文”一词出现于1570余年前3略说公文古今“公文”一词记载：其实更早公文下郡，绵绢悉以还民。三国志 魏志 赵俨传（释义：公文下到郡县，绵绢全部归还百姓

2、。） 三国志作者陈寿（233297），成书时间约在后汉书之前150余年。 可见：“公文”一词当出现于1720余年前4略说公文古今据考证： 我国早在距今3500年前的殷代就有了公文。所见古代比较著名的公文有：谏逐客书（请示）秦李斯（？前208年）求贤诏 （通知）汉刘邦（前256前195年）隆中对 （意见）出师表 （报告）三国蜀汉诸葛亮（181234年）5略说公文古今 古代公文种类【尚书】初分为六种：典、谟、训、诰、誓、命【周礼】归纳为“六辞”：一曰词，二曰命，三曰诰四曰令，五曰祷，六曰诔【文心雕龙】(南朝 刘勰)始按行文关系类分为：下行文、平行文、上行文 诏策、檄移属下行文，封禅亦可划入此类 章

3、表、奏启、议对属上行文 书、记属平行文 6略说公文古今 现代公文种类1912年元月，临时政府内务部奉大总统令，颁发了公文程式五条。“现今临时政府业已成立，所有行用公文程式，亟待规定，以期划一，而利推行。”并规定行用公文分为：“令”、“咨”、“呈”、“示”、“状”五种。从而废除了封建王朝几千年来所使用的“制”、“诏”、“诰”、“敕”、“奏”、“表”、“笺”等公文名称，表现了革命党人反对封建专制的思想，是公文名称上的一次革命。7略说公文古今 现代公文种类【民国政府分类详注最新公文模范大全】(1929年)： 上行文呈文 平行文咨文、公函 下行文令文、布告、训令、指令 共3大类7小类（细分45种）【最

4、新公文手册】(1946年)： 上行文呈 平行文咨、公函 下行文令、训令、指令、布告、任命状、批 共3类9种（细分37种） 【代电】 8略说公文古今 现行公文种类【国家行政机关公文处理办法】（2019）划分为：命令令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函和会议纪要等13种【中国共产党机关公文处理条例】（2019）划分为：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函和会议纪要等14种【中国人民解放军机关公文处理办法】（2019）划分为：命令、通令、决定、指示、通知、通报、报告、请示、批复、函、通告和会议纪要等12种9一、略说公文古今二、例说公

5、文格式101988年，国家技术监督局（88版） GB/T 97041988国家机关公文格式2019年12月，国家技术监督局（99版） GB/T 97042019 国家行政机关公文格式 2019年1月1日起实施 改变名称增加“行政”2字 改变幅面成品尺寸为A4现行格式标准11主体标题主送机关名称一正文一附件成文日期一生效标识附注 版记主题词抄送机关一分送领导印发机关和印发日期版记中反线一版记位置眉首份数序号一秘密等级和保密期限一紧急程度发文机关标识发文字号一签发人红色反线 红反线及以上各要素红反线主题词之 间主题词及以下各要素按公文要素分为三部分12中国石油天然气集团公司文件二八年十一月十一日正

6、文区眉首区 主题词：版记区13主体标题主送机关名称一正文一附件成文日期一生效标识附注 版记主题词抄送机关一分送领导印发机关和印发日期版记中反线一版记位置眉首份数序号一秘密等级和保密期限一紧急程度发文机关标识发文字号一签发人红色反线 红反线及以上各要素红色反线与主题词之 间主题词及以下各要素公文格式要素之一14一、眉首文头版式： 国标规定，发文机关标识上边 缘至版心上边缘为25mm。 发文机关标识之下隔3行处印一条与版心同宽（156mm）的红色反线。中国石油天然气集团公司文件2628156A4纸：长宽=297210 版心：长宽=225156(单位：mm)2537353行单位：mm15一、眉首文头

7、版式： 国标规定，上行文发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。上行文版式中国石油天然气集团公司文件2628156A4纸：长宽=297210 版心：长宽=225156(单位：mm)8037353行字单位：mm16一、眉首份数序号： 国标规定，若公文需要编号发送时，用阿拉伯数字顶格标识在版心左上角第1行中国石油天然气集团公司文件001正误2717份数序号 集团规定，凡国家机密、中油商业机密及以上的涉密文件，必须标注序号发送。以01或001起编，用黑色印油打号机手工打印。一、眉首误019正18一、眉首秘密等级和保密期限： 国标规定，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行。中办、国办标在左上角国

8、资委、集团公司标在右上角中国石油天然气集团公司文件秘 密正误字体用错19秘密等级 集团规定与国标规定完全相同，有国家秘密（包括：秘密、机密、绝密）、商业秘密（包括中油商业秘密、中油商业机密、中国中油商业绝密）之分。一、眉首误正字体用错字距不当20一、眉首紧急程度： 国标规定，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；若需同时标识密级和紧急程度，密级标在第1行，紧急程度标在第2行。中国石油天然气集团公司文件油商密急 件正中国石油天然气集团公司文件急 件油商密误0321一、眉首发文机关标识： 国标规定，发文机关标识由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成。文件22文件！23上行文

9、发文机关标识 国标规定，发文机关标识除特定公文外，一律加“文件”两字，特别是上行文必须加。 集团规定与国标规定完全相同，原上行文未加“文件”两字是一种误解。一、眉首 企业向集团公司行文应使用上行文版头，而向集团公司各部门、维稳办、绿化办等行文则可用可不用，重大事项当用。 上行文应有“签发人”误向国务院国资委行文应采用上行文版头24单行式折行式发文单位标识格式 集团规定，发文单位标识字体推荐使用小标宋，红色。发文单位标识排法 以14个字（不含“文件”两字）为限，分为两种： 单行式 折行式一、眉首中国石油天然气股份有限公司文件股份有限公司中国石油天然气部门文件25发文单位标识排法一、眉首中国石油集

10、团测井有限公司文件正误塔里木事业部文件中国石油集团测井有限公司测井有限公司中国石油集团测井仪器厂文件（党委）办公室文件中国石油集团测井有限公司基地建设项目部中国石油集团测井有限公司文件联合发文版式26一、眉首发文字号： 构成国标规定，发文字号组成如下：发文代字+年份+序号不能颠倒不能缺项误27发文字号 国标规定发文字号位于发文机关标识之下空2行，红色反线之上，用3号仿宋体字左右居中排。 集团规定与国标规定完全相同，应特别注意字号中阿拉伯数字的字体。一、眉首误字体正确但未左右居中数字字体为新罗马体28一、眉首发文字号： 未按规定使用发文代字： “中油质字”应为： “中油质安字” “油直机党字”应

11、为： “直机党字”误各单位应通过发文明确发文代字。一经确定，不得轻易更改；机构变更，随时调整29一、眉首发文字号： 年份国标规定，年份应用阿拉伯数码标全称，并用六角括号“ ”括入。不能使用圆括号“( )”方括号“ ”误30一、眉首发文字号： 序号 不编虚位（即1不编为001）； 序号前不加“第”字。（字号中也不加“字”字）误31一、眉首签发人： 国标规定，上报的公文需标识签发人姓名。 应用3号仿宋体标识“签发人”3 字，而后用全角冒号；而签发人姓名用3号楷体字。不能只写“签发”两字 有“签发人”时发文字号应居红色反线上方左端空1字。误应各空1个汉字32中油办2019号 红反线文件 武文线函件中

12、油办函2019号中国石油天然气集团公司文件文件式函件式中国石油天然气集团公司33主体标题主送机关名称一正文一附件成文日期一生效标识附注 版记主题词抄送机关一分送领导印发机关和印发日期版记中反线一版记位置眉首份数序号一秘密等级和保密期限一紧急程度发文机关标识发文字号一签发人红色反线 红反线及以上各要素红色反线与主题词之 间主题词及以下各要素公文格式要素之二34 国家行政机关公文处理办法规定：公文标题应当准确简要概括公文主要内容并标明公文种类。 标题的三要素发文机关 主要内容（事由） 文种 公文标题一般构成形式：（发文机关）+“关于”+事由+“的”+文种 注意把握几点： 1. 不能省略“关于”和“

13、的” ； 2. 尽量避免省略“发文机关”，可用规范化简称； 3. 无论如何不能省略文种； 4. 除法规性文件使用“”外，一般不使用标点符号。二、主体35中油办2019号 只有文种不可取中国石油天然气集团公司文件通知各企事业单位：误关于印发中国石油天然气集团公司中国石油天然气集团公司公文管理办法的通知关于印发中国石油天然气集团公司公文管理办法的通知关于印发中国石油天然气集团公司公文管理办法的通知关于印发集团公司公文管理办法的通知36公文标题： 应在红色反线下空行，用号小标宋体字，分一行或多行居中排列，回行时要注意做到词意完整。意群（二）主体断词不妥37（二）主体公文标题：关于召开公司2019年度

14、预算工作会议的通知关于召开公司2019年度预算工作会议的通 知误芭蕾式太极式关于召开公司2019年度预算工作会议的通知正38公文标题 繁简失当集团公司未上市企业关于落实集团公司未上市企业2019年节能节水量任务分解指标的通知误正二、主体39公文标题 繁简失当集团公司关于印发集团公司2019年人事工作要点的通知误正二、主体40公文标题 繁简失当中国共产党章程直属机关党委关于深入学习贯彻中国共产党章程的通知误正直属机关党委二、主体41公文标题 繁简失当中国石油兰州石油化工公司关于同意中国石油兰州石油化工公司向加拿大输出劳务人员的批复误正二、主体42公文标题 繁简失当科技部关于转发科技部关于严肃财经

15、纪律规范国家科技计划课题经费使用和加强监管的通知的通知误正此处书名号内“的通知”不可省略关于转发财政部关于印发委托会计师事务所审计招标规范的通知的通知可省略二、主体43公文标题 繁简失当关于转发国家安全监管总局 国务院国资委有关立即在国有重点企业中开展重大事故隐患排查整改工作的文件的通知误正二、主体44公文标题 繁简失当关于转发北京市人民政府北京市道路交通安全防范责任制管理办法的通知误正二、主体45公文标题 举例： 关于不良资产处置有关问题的通知 关于征集外部信息需求的通知 关于召开部分企业工作座谈会的通知 关于加强近期有关安全生产工作的通知 关于印发建设节约型机关实施意见的通知 关于对未上市

16、炼化企业进行调研的通知繁简失当二、主体46公文标题 关于“的”字误请示报告情况报告备案报告总结报告调查报告处分决定二、主体47公文标题 文种失当关于对韩爱民等86人技师杨辉等14人高级技师职业资格的批复误正二、主体48公文标题 文种失当关于对新疆石油管理局所属钻井钻修作业队伍办理临时施工作业许可的批复误正二、主体49二、主体标题： 标题中除书名号外，一般不用标点符号。 50公文标题 标点失当误正误二、主体51公文标题 “一般不用”不是“一律不用”。除法律法规、规章制度外，书刊名称可用书名号()；某些表示特定意义的缩略语、专用词语等，可用引号（“ ”）；有些需加注释或补充词语时，可用括号；有些特

17、别情况可用顿号（、）；但通常单位名间不用顿号，用半格空开。 禁止使用逗号、分号、冒号、句号、感叹号等。标点失当正二、主体52公文标题 不合语法关于组织做好集团公司科技大会经验交流有关工作的通知误正二、主体53公文标题 用词失当关于华北石油管理局年产8万吨苯乙烯项目初步设计的批复关于办理巴基斯坦新建输气管线及其配套设施项目投标许可的请示关于中国石油集团海洋工程有限公司新增多用工作船项目可行性研究报告的批复二、主体通常标题中不出现外文及数字54关于向甘肃地震灾区及“3.14”藏民暴乱事件捐款的请示关于大庆油田向黑龙江慈善总会捐赠爱心基金有关事项的批复关于甘肃销售分公司向甘肃地震灾区捐款等问题的请示

18、误正正误政治和民族问题产生歧义55公文标题 断词不妥误二、主体误误误56公文标题 断词不妥误二、主体57二、主体公文标题： 排列不对称，间距不恰当； 回行断词时词义不完整。 58二、主体主送机关： 规范化全称或简称。 企事业单位对集团行文要写全称。 企事业单位对集团行文不写具体司局。如不能写： 集团公司规划计划部误59主送机关 主送单位比较混乱，问题较多： 越级越权行文； 用语不规范； “各有关单位” ； “各有关企业” ； “各单位”、“各部门” ； “在京单位” ； 格式不规范； 简称不规范； 政工、党委、纪委等文件主送单 位不完善。主送不规范二、主体60主送机关 机关部门文件不能直接发所

19、属企事业单位。二、主体主送不规范正误61主送机关 “各有关单位”用法： （1）一般情况不可随意使用； （2）在印发固定资产计划、会议通知、邀请函等文件，附件中附有要发送的“有关”单位的名单、名录、名额等情况下可使用； （3）若“有关”单位数量不太多时，可一一列上，但太多（超过3行文字）时，则一一列入版记“抄送”之前，用“主送：”； （4）不得使用“各有关企业”、“各企业”、“各单位”等；“机关有关部门”用法同于“各有关单位”。主送不明二、主体62（二）主体主送机关： 在文件标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识。位置不对字体用错63主送机关 关于“上行文”主送单位： （1）各企事业单位发上行

20、文时，应使用全称：中国石油天然气集团公司中国石油天然气股份有限公司 不得使用“中国石油集团”、“中油集团” 、“集团公司” 、“中石油” 、“股份公司”等。 （2）各企事业单位向总部部门报送公文时，也应使用全称，如：中国石油天然气集团公司规划计划部 不能使用“规划计划部”。主送不明二、主体64主送机关 使用规范用语：“各企事业单位”， “总部各部门”， “各专业公司”，“各油气田企业”等。主送不规范误各部门各机关部门各企业单位在京单位在京各单位二、主体65主送机关 使用规范标点符号：各单位、部门或各类单位、部门间用逗号，用作定语的同类单位间用顿号。如：“集团公司、股份公司”之间用顿号。主送不规

21、范误，主送单位中不用“和”、“及”等连词二、主体66机关各部门党支部（总支），各直属单位党委（总支）：正主送机关党群发文主送亟待规范误，党群系统发文不送行政单位，应对口主送。二、主体67各企事业单位党委，直属机关党委：或： 机关各部门党支部（总支），各直属单位党委（总支）：正主送机关党群发文主送亟待规范误事党群系统发文，主送单位用语应规范，并尽量与行政公文一致。二、主体68各企事业单位党委，直属机关党委：正主送机关党群发文主送亟待规范误思想政治工作部发文，应主送或者抄送直属机关党委。二、主体69机关各部门党支部（总支），各直属单位党委（总支）：（各专业公司党委？）正主送机关党群主送单位亟待规范

22、误，直属机关党委、纪委、工会、团委发文，应抄送思想政治工作部。二、主体70各企事业单位党委、纪委，直属机关党委、纪委：正主送机关党群主送单位亟待规范误，党组纪检组发文，应主送或者抄送直属机关党委、纪委。二、主体71二、主体正文： 引用公文 先引标题，后引发文字号，发文字号用圆括号括上。 根据关于上报的通知(计划字2019154号）要求 你公司关于的请示（油运党字201995号）收悉。72二、主体正文： 引用公文 引用公文标题要与原文一致。不多字不漏字73二、主体结构层次： 序数 一、 （一） 1.（用圆点！） (1) 格式 回行空2字74正文格式格式不规范误自然段落起头空两格，经常由于计算机自

23、动处理的原因而出错。甚至出现主送单位下空一整行的情况二、主体75正文格式格式不规范 正文格式存在问题主要集中在以下方面： （1）版心、行距、字号、字距等不一致 有的每页2024行，每行2730字不等； （2）一、二、三、四级标题字体不统一 小标宋、黑体、楷体等粗略统计有67种； （3）结构层次序号随意编排不符合要求 “一、1、”组合、“一、（1）”组合混乱； （4）正文之后随意标或漏标附注或附件 平行上行文附注不规范，附件标注格式乱。 还有正文中文号标引、附件体例格式和印章套印方式等等。二、主体76正文格式各级标题层次体例不规范二、主体77段首句78同一文件前后体例不一致79公文正文各层级标题

24、例版式推荐表标题层级序号字体字号标 点排 法公文标题2号小标宋 除书名号、引号等一般不用 上下各空1行，左右居中，换行断词正文各层次标题第一层次一、3号小标宋 含“章“。 句中尽量不用标点，末尾通常不用标点 单占行或段落，上下各空1行，左右居中，通常不接排第二层次（一）3号黑体 句中可用标点，末尾可不用标点；接排文字时用句号；全篇统一 前空两字居左排，可单占行或段落，也可接排文字；全篇统一第三层次13号楷体 句中可用标点，末尾可不用标点；接排文字时用句号；全篇统一 前空两字居左排，可单占行或段落，也可接排文字；全篇统一第四层次（1）3号仿宋体(加粗体) 句中可用标点，末尾可不用标点；接排文字时

25、用句号；全篇统一 前空两字居左排，可单占行或段落，也可接排文字；全篇统一80正文格式 版记之后正文与之前体例不一致：正文内容体例不规范标题字体字号不同，正文字体字号也不同二、主体81引文重复，遣词不精，行文不畅内容照抄，前后重复，语句繁冗正文格式行文遣词不当二、主体82委员会、领导小组等下设办公室，行文时如何表述，应有一定套路还有任命文件等，都要形成一定套路，做成模板正文格式行文不合套路正误二、主体83正文格式正文内容不规范英文缩写大小写前后不一致“提出如下：”不合语法，用“通知如下：”为好这句话没喘气二、主体84正文格式正文内容不规范单占行的标题在页面的最后一行属“背题”引用来文时应以书名号

26、引起来，并在其后加发文字号二、主体85正文格式 正文中引用文号问题：文号引用不规范年份用方括号年份及序号用全角数字年份括号一方一六角文中只引用文号二、主体86二、主体附件： 附件题录 “附件” 与正文间空1行，前空2个汉字。 “附件”之后接排文字。标题不另起不加书名号87二、主体附件： 题录序号 附件如不止一个，只用1个“附件”，并用阿拉伯数字编序号。 序号数码后加圆点“”。88二、主体附件： 附件题录 不能只写“附”。 应写为“附件”或“附表”。 附件正文中的字体字号、行距版式应与正文一致。 89二、主体附件： 附件正文 序号及内容应与前面的题录标题名称一致。 正文首页左上角顶格用3号方正仿

27、宋体标注“附件”或“附件”，其后不加冒号。90二、主体附件： 附件题录 附件标注要规范。91上行、平行文中，有标错附注位置的，还有的根本没有联系人的附件附注 上行文、平行文附注标引不规范：附注不规范二、主体92附件附注不该做附件的当做附件标注，如印发、转发件。附件标注不规范这里两个附件标注本身也不合要求。左文转行没有内对齐，而且通常不用书名号；右文序号之后应当用园点“”，而且所标注的附件题目与后文标题不一致二、主体93附件附注文中提到“见附件”，文后有，但文末没有标注。标注附件题目，要在距正文空1行、前空2字写上“附件：”，而后接着写题目，若需回行，则采取内对齐的方式编排附件标注不规范二、主体

28、94附件附注 文中没提到“见附件”，文末也没有标注，但文后却附着。附件也未标注“附件”二字附件标注不规范二、主体95附件附注 “附件”标注与正文间空1行是很容易遗忘的。文末没有标点符号。附件标注不规范前面标注是“附件”，后面是“附表”，且其后带冒号，也不合规定二、主体96附件附注 附件标注不规范 这是同一份文件。首先是正文中附件序号用汉字，其次是文后用“附：”，其三是附件标注序号均用阿拉伯数字但“5”后用的是顿号而不是圆点，到“附件”正文中又用汉字序号二、主体97 附件附注 附件标注不规范 这也是同一份文件。附件名称不符，且附件正文左上角标注的附件之后带冒号。不合要求 “名单”字间没空开此“附

29、件”之后不用冒号用顿号，且回行未内对齐二、主体98附件附注 附件标注不规范 “附件：”之后换行不对，序号后跟着就“表一：”更没道理下面的文件把附件加上“ ”是常见的错误附件标注的问题还不少，不一一列举了二、主体99附件附注 附件标注不规范此处的“附件”标注位置不当，应放在印章之前二、主体100印章 印章问题还存在国标中已明文禁止使用“此页无正文”二、主体101二、主体“此页无正文”： 国标规定，不得采取标识“此页无正文”的方式。 成文日期（印章）页至少有一行正文文字。可通过调整行距或字距解决。102二、主体成文时间： 国标规定，成文时间采用汉字数字小写，“零”写为“”。 正常情况下，成文时间与

30、正文文字间空4行，右空4字。 正确：二五年十月二十七日数字：二00五年十月二十七日英文：二OO五年十月二十七日 成文时间以领导同志签发日期为准； 联合发文，以最后签发机关的签发日期为准。103二、主体成文时间：格式【单一单位】不标单位名称，与正文间空4行【两个单位】不标单位名称，与正文间空4行【三个以上】标列单位名称，下空1行标时间二五年十月二十七日二 五 年 十 月 二 十 七 日二五年十月二十七日章压日期章不压日期章压日期104印章弧下无字采用下套式，日期压在印章中线上 弧下有字采用中套式，日期压在字款与弧线底间印章盖法要统一下套式中套式 二五年十一月十七日中国石油天然气集团公司中国石油天

31、然气集团公司 二五年十一月十七日办公厅二、主体105二、主体生效标识：即印章。 单一发文： 不署名称，只标日期。 弧下无字，下套方式；弧下有字，中套方式。 联合行文： 两个部门，日期拉开，左右空七，主办在前，印章对齐； 三个以上，应署名称，序同文头，最多排三，末排居中。 二五年十一月十七日 二五年十一月十七日中国石油天然气集团公司中国石油天然气集团公司办公厅下套式中套式106中国石油集团 中航科技集团中航科工集团 中粮集团 中国石油天然气集团公司中国航天科技集团公司中国航天科工集团公司中国粮油食品(集团)公司二五年十一月十七日中国石油集团 中航科技集团 中航科工集团 中粮集团 中国石油天然气集

32、团公司中国航天科技集团公司中国航天科工集团公司中国粮油食品(集团)公司二五年十一月十七日107二、主体附注： 国标规定，公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文日期之下空1行。 通常是对发放范围等事项的说明；上行文用于标注联系人及电话。 不要写“附注”2字。108主体标题主送机关名称一正文一附件成文日期一生效标识附注 版记主题词抄送机关一分送领导印发机关和印发日期版记中反线一版记位置眉首份数序号一秘密等级和保密期限一紧急程度发文机关标识发文字号一签发人红色反线 红反线及以上各要素红色反线与主题词之 间主题词及以下各要素公文格式要素之三109抄送、分送三、版记抄送分送容易乱 主题词： 通知 抄送：国务院国资委，集团公司机关各部门。 分送：集团公司领导成员，股份公司管理层成员，存档(3), 共印30份。 中国石油集团部 2019年3月29日印发左端对准题，抄分要另起；先抄后分送，空项应删去。抄送外到内，单位要具体；分送限领导，不能抄自己。回行内对齐，逗号用到底；最后标句号，存印不另起。110三、版记主题词： 注意字体字号。 “主题词”3个字为3号方正黑体字，居左顶格排，后为全角冒号； 词目字体为3号方正小标宋体字。111三、版记主题词： 词目之间空一个汉字。112三、