办公室行政工作流程

1、办公室行政工作流程办公室主要要工作内内容：执行办公设设备、公公共设施施的日常常管理和和维护；执行办公用用品及日日常用品品的采购购、发放放管理；执行固定资资产及低低值易耗耗品的管管理；执行秘书事事务、行行政日常常事务、档档案的归归档管理理；执行各种费费用的控控制交纳纳；执行后勤管管理；执行上级交交办事务务等。具体工作流流程执行办公用用品及日日常用品品的采购购、发放放管理月末综合办办公室要要根据其其他部门门的请购购计划及及库存情情况，并并要根据据相关规规定作适适当储备备以备不不时之需需，作好好请购计计划单经经主管审审批后，及及时保质质保量地地采购办办公用品品和日常常用品，采采购物品品应当定定价定点

2、点，保证证质优价价廉。要要作好物物品出入入库登记记，每月月盘存，确确保帐物物相符。部门申请主管审批请购计划单查看库存检查验收出入登记月末盘存帐物相符监督检查物品采购定期询价议价部门申请主管审批请购计划单查看库存检查验收出入登记月末盘存帐物相符监督检查物品采购定期询价议价二、执行固固定资产产及低值值易耗品品的管理理对于公司所所有的固固定资产产以及低低值易耗耗品，需需要建立立台帐清清单，监监督各部部门于每每月255日进行行盘点，办公室会根据各部门盘点情况进行抽查，核对帐物是否相符，然后根据各部门盘点状况及调动增加状况制作固定资产、低耗品清单报表发放各部门；每季度组织财务部对各部门进行全面盘点，核对

3、帐物。对需要报废的资产按照相关程序申请报废，及时跟进各部门资产调动、出入库单据的核对，做到帐物相符。对于资产管理不当、帐物不符，应进行相应处罚。资产分类建立台帐清单每月盘存核对帐物资产分类建立台帐清单每月盘存核对帐物三、执行各各部门基基础设备备、设施施维修管管理综合办公室室根修协外术维对全进制部维量确所有维修要要求做好好记录、跟跟踪维护护结果及及完成状状态；对对未按要要求完成成的维修修事项、及及时了解解情况并并报告负负责人。维修申请记录备案安排维修维修结束检查验收维修申请记录备案安排维修维修结束检查验收四、执行文文件档案案的归档档管理根据不同种种类档案案的特点点，做好好系统编编目、使使用/传阅

4、控控制、分分类存放放、排列列有序，定定期收集集各类文文件资料料，并整整理立卷卷归档。各部门往来来的备忘忘录、文文档、资资料等按按类别、内内容、时时间顺序序等存档档管理。文件、资料收集分类整理编号立卷归档装订成册存放使用.传阅控制文件、资料收集分类整理编号立卷归档装订成册存放使用.传阅控制六、文件资资料收发发、传真真管理各类文件资资料收发发、传真真均需在在登记薄薄上作好好详细登登记、记记录，及及时将各各类信息息（通知知、文件件）进行行上传下下达，特特别是各各类客户户信息应应登记后后及时传传递给相相关部门门；文件资料的收发行政审阅上传下达准确记录传真往来文件资料的收发行政审阅上传下达准确记录传真往

5、来七、执行各各种费用用的支付付、控制制按时申请、交交纳、控控制公司司各项费费用，例例如：车车辆养路路费、车车船税等等；并将将所要交交纳的各各项费用用进行审审核记录录，对各各项资金金审批单单归类管管理。做做到资金金审批的的及时、准准确，以以确保各各职能部部门工作作的正常常开展。统计各项所要交纳费用申请审批资金部门主管审批领导审批签字支付各项费用归类登记管理统计各项所要交纳费用申请审批资金部门主管审批领导审批签字支付各项费用归类登记管理八、执行对对外关系系建立维维护建立良好的的公共关关系平台台是企业业正常经经营的关关键，综综合办公公室门肩肩负着对对外沟通通、协调调的重任任，要把把对外关关系维护护作

6、为重重要工作作来抓，企企业的经经营活动动涉及到到方方面面面的关关系，既既有政府府部门的的，又有有社会关关系的，哪哪方面关关系处理理不好，或或多或少少都会有有一定影影响。在在平时的的工作中中要经常常保持与与已有关关系的联联系与沟沟通，并并结合实实际情况况，建立立新的公公共关系系。在对对外交往往中要自自觉维护护公司形形象，要要将对外外关系维维护情况况及时向向领导汇汇报，以以便作出出符合公公司利益益的调整整。关系建立沟通协调经常维护情况汇报合理调整档案关系建立沟通协调经常维护情况汇报合理调整档案九、执行处处理突发发事件公司各种突突发事件件出现后后，综合合办公室室在收到到信息的的同时，要要根据事事件影

7、响响的大小小，迅速速向领导导汇报，并并及时处处理，将将有可能能对公司司或个人人的不利利影响降降到最低低限度，情情况特别别紧急又又不能向向领导及及时汇报报时可先先处理再再汇报，但但事后要要向领导导阐明原原因。在在处理突突发事件件时，应应把握有有利原则则，要充充分维护护公司或或员工的的利益，树树立好公公司的整整体形象象。减少不利影响处理结果汇报突发事件出现妥善解决处理及时汇报领导主要情况收集减少不利影响处理结果汇报突发事件出现妥善解决处理及时汇报领导主要情况收集十、后勤服服务保障障综合办公室室要将后后勤服务务保障列列入日常常工作中中，要加加强对工工作环境境、交通通、餐厅厅的管理理进行监监督，收收集

8、员工工建议，缓缓解员工工情绪，通通过有效效途径督督促集团团公司改改善；为为员工提提供较为为良好的的生活、工工作环境境，提高高保障质质量；车车辆管理理中，要要制定相相应制度度，经常常提醒驾驾驶员遵遵章守纪纪，保证证车辆随随时处于于良好的的性能状状态，确确保人员员接送、货货物输送送的时效效性。拟定制度加强检查收集建议提高质量员工满意反馈安抚员工拟定制度加强检查收集建议提高质量员工满意反馈安抚员工安全工作是是企业的的一项重重要工作作，综合合办公室室是安全全工作的的主要执执行部门门；日常常工作中中应将安安全工作作、保密密工作列列入议事事日程，要要充分明明确重点点安全项项目，不不定期地地组织检检查，认认

9、真查出出安全隐隐患，及及时消除除潜在的的安全危危害并作作好记录录。要落落实安全全责任制制，签定定安全责责任制，规规划安全全教育、培培训计划划并认真真加以实实施。熟悉安全制度提高防范意识规划教育培训明确安全目标组织实施检查确保整体安全熟悉安全制度提高防范意识规划教育培训明确安全目标组织实施检查确保整体安全十一、日常常事务处处理综合办公室室的工作作杂而乱乱，涉及及面广，大大小事情情多，并并且很多多事务具具有不可可确定性性，临时时出现的的工作，会会给当日日计划工工作带来来很大的的冲突，这这时就要要择其轻轻重而处处理。总总体来讲讲，综合合办公室室属于服服务保障障部门，是是为其他他部门服服务的，所所以也

10、要要协助他他们处理理不涉及及本部门门的日常常事务。否否则会影影响正常常工作秩秩序，甚甚至会影影响经营营活动。当日计划工作临时事务处理择其轻重处理注重时效结果保证正常工作提高服务意识当日计划工作临时事务处理择其轻重处理注重时效结果保证正常工作提高服务意识十二、执行行上级交交办事务务优先完成领领导交办办各类事事务，规规定时限限内完成成不了的的，应向向领导说说明其原原因，并并尽力尽尽快完成成，最终终将完成成结果向向领导汇汇报。接受上级交办任务及时完成保质保量汇报结果确实了解、记录工作要求接受上级交办任务及时完成保质保量汇报结果确实了解、记录工作要求综合办公室室电脑系统维维护工作作流程网络管理员员要保

11、证证公司网网络、各各个工作作站点能能正常工工作，保保证公司司电脑系系统的稳稳定高效效，信息息通道的的畅通，日日常工作作流程如如下：公司电脑设设备申请请流程1、设备的的申请： 包括电电脑整机机、电脑脑配件、网网络和通通讯设备备、ICC卡建立主要应用设备标准主要供应商价格信息档案建立主要应用设备标准主要供应商价格信息档案电脑用品采购领用申请单项目栏：正确添写什么部门使用什么设备；计算机部门建议栏：添写型号、数量、单价、总价；最后备注中简单写明原因；各部门主管提出申请设备需要设备型号采购申请审 批了解当地的相关设备的价格、型号电脑用品采购领用申请单项目栏：正确添写什么部门使用什么设备；计算机部门建议

12、栏：添写型号、数量、单价、总价；最后备注中简单写明原因；各部门主管提出申请设备需要设备型号采购申请审 批了解当地的相关设备的价格、型号到财务领用“资金审批单”正确填写购买名称及用途、金额到财务领用“资金审批单”正确填写购买名称及用途、金额财务签字认可联系供货商送货上门确认型号无误填写“报销单”贴上发票的报销单，供货商签字到财务报帐，付上电脑设备采购单、固定资产申报联系供货商送货上门确认型号无误填写“报销单”贴上发票的报销单，供货商签字到财务报帐，付上电脑设备采购单、固定资产申报更新、核对设备档案设备到位安装调试，投入使用设备到位安装调试，投入使用2、日常故故障处理理：各部门有电脑故障处理申请及

13、时到现场观察处理是公司内部问题处理完后做记录是网络或其他问题及时协调处理，记录事故原因处理完后，报告主管。各部门有电脑故障处理申请及时到现场观察处理是公司内部问题处理完后做记录是网络或其他问题及时协调处理，记录事故原因处理完后，报告主管。3、日常故故障解决决解决问题指导操作人员留意避免同类错误解决问题指导操作人员留意避免同类错误出现问题，信息反馈通过多次总结，把常出错的问题解决方案统一打印出来，作为培训教材、发往员工信箱如果出现系统不可挽回的破坏费用报销事故报告联系供应商记录事故原因通过多次总结，把常出错的问题解决方案统一打印出来，作为培训教材、发往员工信箱如果出现系统不可挽回的破坏费用报销事

14、故报告联系供应商记录事故原因 综合办公室室人事日常工工作流程程手册第一章 前前 言第一条条 为使使本公司司人力资资源管理理作业正正轨化、制制度化，能能在有序序可循的的情况下下，使本公司人力力资源管管理作业业脉络一一贯，并并加强人人力资源源部门与与各部门门间的了了解，借借以更密密切配合合，提高高工作效效率，特特制订本本程序。 第二章 主主 办第第二条 人力资资源管理理事宜由由公司综综合办公公室负责责管辖和和办理，下下设人事事专员一一人， 负责下列全全盘人力力资源业业务。 第三章 招招募甄试试第三条条 人员员招募作作业程序序第四条条 收到到“增补人人员申请请单”时，即即行拟订订招募计计划，内内容包

15、括括下列项项目：11. 招招募职位位名称及及名额；2. 资格条条件限制制；3. 职位预预算薪金金（综合合办公室室和用人人部门主主管负责责）；4. 预定任任用日期期；5. 通报稿稿或登报报稿(诉诉求方式式)拟具具；6. 资料审审核方式式及办理理日期(截止日日期)；7. 甄试方方式及时时程安排排(含面面谈主管管安排)；8. 工作能能力安排排；9. 准备事事项(通通知单、海海报、公公司宣传传资料等等)。第第五条 诉求：即将招招募消息息告诉大大众及求求职人，如如下：1.网网络招聘聘：先拟拟广告稿稿、主管管确认、发发布；2.登报征征求：拟拟广告稿稿，决定定刊登何何报、何何时，然然后联络络报社报报价、审审

16、批、执执行。33.内部部推荐：以海报报或公告告方式进进行。第六条条 应征征信息处处理：1. 诉求消消息发出出后，会会收到应应征资料料，人事事专员定定时收集集交主管管审核后后，由主主管初审并协调面面试时间间，通知知前来本本公司接接受甄试试。2. 不合格格应征资资料，归归档一个个月后销销毁，但但有要求求退件者者，应给给予退件件。为了了给社会大众一个个好的印印象，对对所有未未录取者者发邮件件“致谢函函也是是应有的的礼貌。第七条 甄甄试：新新进人员员甄选考考试分笔笔试及面面谈。1. 笔试包包括下列列：(1)专业测测验(由由申请单单位拟订订试题)；说明：常规规情况下下，由用用人部门门在申请请人员增增补时

17、提提供测试试题和标标准答案案；应试人员完完成笔试试后，由由人力资资源管理理人员、用用人部门门主管或或授权技技术骨干干、核定定权限主主管分别别面试。各级面试完完成均应应有面试试记录和和评价意意见填写写在面试试记录表表。(22)领导导能力测测验(适适合干部部级)；2. 面谈：由申请请部门主主管、综综合办公公室主管管、核定定权限主主管分别别或共同同面谈，面面谈时应注意：(1)要尽量量使应征征人员感感到亲切切、自然然、轻松松；(2)要了解解自己所所要获知知的答案案及问题题点；(3)要了解解自己要要告诉对对方的问问题；(4)要尊重重对方的的人格；(5)将口试试结果随随时记录录于面面谈记录录表。(6)面试

18、试过程中中，应尽尽可能满满足应试试者对岗岗位和公公司的咨咨询，并并通过应应聘者提提问的方方法、出出发点等等评估应应聘者的的心理素素质。(7)原则则上所有有环节的的应试（笔笔试、面面试、复复试）须须按排在在连续时时间内完完成。33. 如如初次面面谈不够够周详或或需要特特殊安排排的，发发出“复试通通知单，再次次安排约约谈。第第八条 背景调调查：经甄试试合格，初初步决定定的人选选，视情情况应做做有效的的背景调调查。（限限管理、技技术骨干干）第九九条 结结果评定定：经评定定未录取取人员，先先发出谢谢函（邮邮件）通通知，将将其资料料归入储储备人才才档案中中，以备备不时之之需。评评定录用用人员经经总经理理

19、核准，综综合办公公室发出出“报到通通知单，并安安排职前前训练有有关准备备工作。第十条 注意事项：应征资料的处理及背景调查时应尊重应征人的个人隐私权，注意保密工作。第十一条 体检安安排A公司人力力资源管管理人员员统一安安排体检检，尽可可能提前前一天以以上通知知；B派专人全全程陪同同体检；C通知面试试拟录用用的人员员体检（强强调时间间、需空空腹）；D告知体检检结果需需要的时时间；E及时向医医院了解解体检结结果（合合格者告告知报到到时间，不不合格者者告知情情况提醒醒就医）。第十二条 体检结结果有重重大疾病病的，不不可直接接告知当当事人；必要时时强调当当事人有有不健康现象，指指导当事事人尽快快安排就就

20、医。第十三条 体检结结果有重重大疾病病的，人人事专员员除报告告主管外外，不可可以在任任何场合合透露，以以尊重当当事人隐隐私。第四章 任任 用第第十四条条 经核核定录用用人员，由由综合办办公室依依据甄选选报名单单发给报到通通知单，请他他于报到时携携带下列列资料：(一)填写本本公司新新进职工工录用表表；(二二)缴验验学历证证、职称称证及身身份证；(三)缴验近近期正面面半身免免冠照片片；(四)原单位位劳动合合同结束束证明； (以以上应缴缴资料视视情况可可增减)第十五五条 管管理人员员任用，视视情况可可发给聘任书书和“任免通通知”。第十六六条 新新进人员员于报到到日，综综合办公公室应检检收其应应缴资料

21、料，若资资料不全全，应限限期补办，否则则首月薪薪资可暂暂扣发。 第十七条 综合办公室随后应亲切有礼地引导新进人员报到，逐项协助办理下列：(一)领取员工相关文具用品；(二)发放考勤卡并解释使用；(三)领取办公桌锁匙；(四)视情况引导参观、介绍各部门及安排职前相关管理制度讲（参照“工作程序”）。(五)综合办公室应引导新进人员向部门主管报到，跟踪新员工适应情况和工作安排。（参照“工工作程序序”执行）第第十八条条 人员员报到完完毕随后后应办理理下列事事项：(一) 更新新员工花花名册(二) 收齐报报到应缴缴资料连连同甄选选报名单单建立个个人资料料档案(三) 填报集集团公司司所有资资料。第五章 试试 用第

22、十九九条 原则上上所有员员工试用用期为三三个月，期期满合格格者，办办理转正正手续才才正试聘聘用，个别试用成成绩突出出者，可可提前转转正。综综合办公公室每月月15日发发出当月月转正人人员考考核表，由由被考核核人提交交述职报报告后，部部门主管管、综合合办公室室考核确确认；行行政人员员经部门门主管、综合办公室考核后呈相关领导核定；转正后的员工经分管部门主管及人力资源管理人员和权限程序审批后可签订劳动合同。第二十条 综合办办公室根根据考核核表发给给试用期期满通知知。第二十十一条 综合办办公室发发出“试用期期满通知知”后，并并依不同同的批示示，办理理下列事事项：(一)试用用不合格格者，另另发给通通知单。

23、(二)调(升)职者，由综合办公室办理异动作业。(三)薪资变更者，由综合办公室主管办理调薪。第二十二条 前条办理完毕后，考核表应归入个人档案中。第二十三条 新进人员在试用期中，表现不合要求，部门主管认为有必要停止试用时，可立即提前前办理考考核，按按程序报报请权限限主管核核定停止止试用。第六章 异异 动第第二十四四条 晋晋升(升升职、升升级)及及降级由由申请人人填写人事异异动申请请单及及办理临临时考 核，部门主主管签署署后转综综合办公公室签注注意见，呈呈权限主主管批示示。第二十十五条 调职由由申请人人填写人事异异动申请请单送送调职部部门会签签，转综综合办公公室签注意见后，呈呈权限主主管核定定。第二

24、十十六条 未批准准的升、降降、调申申请单退退回申请请部门；经批准准的申请请单则由由综合办办公室依据发发布人人事异动动通知，副本本抄送申申请部门门及本人人，并限限期办理理业务移交手续续，履任任新职。综综合办公公室应立立即变更更薪资名名册。第二十十七条 经批准准异动后后，涉及及调整薪薪资者，综综合办公公室应根根据人事事异动申申请单批批示，填制“薪资调调整通知知单办办理调薪薪。第七章 请请 假第第二十八八条 员员工因故故请假应应按有关关规定办办理，综综合办公公室备案案，依权权限逐级级呈核，再转回综合合办公室室登记于于考勤表表上。第二十十九条 请休假假作业应应另参照照员工工手册有有关规定定办理。第八章

25、 考考 勤 第三十十条 各各部门主主管应于于每月33日前将将上月份份考勤表表审核后后送综合合办公室室备查。第三十一条 所有请假记录将作为员工工作表现考核依据之一。第三十二条 员工因调休、请假，应按有关规定办理，综合办公室备案；经权限主管核准后转转综合办办公室查查核并登登记于考考勤表上上。第三三十三条条 员工工请假超超过三天天以上的的，原则则上应事事先办理理。第三三十四条条 因公公而未考考勤，应应通知综综合办公公室呈上上级主管管核签。第三十五条 下班忘记打卡，可由本人找直属主管或综合办公室签证，若未签证者一律以旷工论论。（每每月签证证不超过过3次）第三十六条 综合办公室于每日检视出勤状况，遇异常

26、状况或违规事情，应即主动与部门主管联联络。第三十十七条 员工出出勤情况况，综合合办公室室应于每每月终了了编制调调休、请请假一一式两份份，一份本部门门留底，一一份交给给各部门门公布，限限三日内内接受更更正申请请。第三三十八条条 综合合办公室室应建立立每一员员工一份份年度考考勤统计计表(印印于个人人资料卡卡中)，逐月依据考考勤表予予以登录录，经登登录后考考勤表即即可销毁毁作废。第三十九条条 每一一年度终终了，综综合办公公室应即即依据年年度考勤勤统计表表，统计计是否有有未休完特别假的的人员。第四十条 每一年度终了后，综合办公室应即调查编制次年度享有特别假人员名单，予以造册呈呈准后公公布实施施。第四十

27、十一条 有关考考勤作业业，请参参照有关关规定办办理。第九章 出出 差 第四十十二条 出差作作业，应应参照财财务部出差管管理办法法和相相关规定定办理。第十章 奖奖 惩第第四十三三条 员员工遇有有功过奖奖惩时，可可由建议议人填报报奖惩惩建议申申请单公文，先先由综合办公室签签注调查查意见后后，呈经经理核定定。第四十十四条 综合办办公室根根据核准准奖惩建建议申请请单发布布奖惩惩通知单单公文文，副本本抄送本人部门及及本人知知照，另另一份留留底本部部门月底底加扣薪薪资。第四十十五条 综合办办公室应应按月将将人事奖奖惩通知知单登录录于个人人资料卡卡内。第四十十六条 奖惩作作业应另另参照奖惩办办法及及相关规规

28、定办理理。第十一章 考 核核第四十十七条 考核按按考核制制度执行行，部门门内有考考核体系系的，记记录应报报综合办办公室备备案。试试用期考考核：员员工试用用期三个个月，由由试用单单位主管管、综合合办公室室负责考考核，并并报公司司分管领领导审核核，期满满考核合合格者，填填具“试用人人员考核核表”，依权权限逐级级呈核后后转正。(三)临时时考核为为申请升升降职，应应附办理理临时考考绩，以以作上级级批示决决策参考考依据。第四十八条 考绩表办理完毕，存于个人资料袋内，并予以登录。第四十九条 考绩作业应另参照考绩办法规定办理。第十二章 薪 资资第五十十条 综综合办公公室应于于每月55日前整整理上月月到职的的

29、新进人人员，将将核准工工资登录录于薪资名册，更正正人事资资料。 第十三三章 训训 练第第五十一一条 职职前训练练新进人人员于报报到后，综综合办公公室应办办理以下下职前教教育：(一)介绍公公司历史史背景、经经营方针针、工作作环境；(二)简介各各部门组组织、职职责、作作业状况况；(三)相关人人事管理理制度及及注意事事项；(四)介绍各各部门办办公室及及主管。第五十二条 在职训练(一) 综合办公室于年度开始，依所需培训目标、课程、教材、预算，拟订训练计划。(二) 综合办公室于培训期中，应严予考核。(三)员工于接受培训后，视需要提出心得报告，成绩优劣列入考核依据。第五十八条 专业培练(一)专业知识，视必

30、要可办理专案培训。(二)搜集专业报导或讲座教材，印发给每位员工。(三)各部门主管可自行申请或由公司指派参加国内外各种培训机构举办的讲座、观摩、训练。第五十三条 培训作业应另参照培训办法规定办理。第十四章章 辞 职第五五十四条条 正式式任用的的员工如如感工作作不适或或其他原原因想辞辞职，应应于155天前提提出辞职职申请书书，由部部门主管管及综合合办公室室主管签签具意见见后，呈呈公司经经理核准准，再转转回综合合办公室室，综合合办公室室凭此办办理停薪薪手薪。第五十五条 综合办公室依据辞职申请书发给离职通知单，通知本人于批准离职日当天下班前依离职通知单上应办理事项，逐项办理移交，办理完毕由综合办公室审核并签署意见后计当月薪资。第五十六条 综合办公室根据离职通知单于当日即行办理下列事项：(一)登记于人员异动记录簿内。(二)注销综合办公室控制的人员状况表内登记。(三)登记个人资料卡，注销个人资料档案，将资料存入离职档案袋。第五十七条 综合办公室视情况应约谈离职人员，并将面谈结