大厦业主管理制度3篇

1、Word - 12 -大厦业主管理制度3篇 小区大厦业主入住管理制度 小区(大厦)业主入住管理制度 1、目的 规范业主入住管理工作,确保业主顺当入住。 2、适用范围 适用于业主入住的管理工作。 3、办理入住的前提条件 小区(大厦)已经利用接管验收,达到入住条件。 4、接管验收标准如下。 4.1房屋无重大质量问题。 4.2工程遗留问题基本获得解决。 4.2.1工程资料已经齐备; 4.2.2业主档案资料已经移交完毕,产权确认工作已经结束; 4.2.3达到入住的条件,详细条件包括以下几点。 4.2.3.1小区实现通路、通水、通电、通气、通信、通邮、排水、排污等基本使用功能,能够满足平时生活所需; 4

2、.2.3.2配套设施基本齐备,建成并可以使用; 4.2.3.3客户服务部有固定的办公场所并开头办公; 4.2.3.4物业管理公司已经同托付方签订物业管理托付合同。 5、入住预备工作 5.1入住资料预备。 5.1.1按照小区的实际状况编写和印制业主公约、住户手册、服务指南、消防平安责任书、入住通知书; 5.1.2入住通知书的内容要求写明物业公司办公地点、业主办理入住手续时应带的资料、证件及交纳的费用明细,并附简明扼要的入住流程等。 5.1.3印刷以下各类入住表格: 5.1.3.1业主证领用记下表; 5.1.3.2住所使用说明书; 5.1.3.3住所质量保证书; 5.1.3.4钥匙领用记下表; 5

3、.1.3.5开发商提供的入住验房表; 5.1.3.6业主家庭状况记下表; 5.1.3.7入住记下表。 5.2设计办理入住手续流程图 5.2.1入住时的环境布置:涉及服务标识区分的按服务标识管理标准作业规程有关规定办理。 5.2.2区内环境 5.2.2.1入口处挂欢迎横幅,插彩旗,营造热情的气氛; 5.2.2.2插指路牌,由入口处到客户服务部沿途插指路牌,指路牌标明*物业管理中心字样; 5.2.2.3入口处标明客户服务部办公地址和办公时光。 5.2.3客户服务部办公环境 5.2.3.1挂灯笼,飘小彩带,摆放花篮、盆景,给人以隆重、喜庆的感觉; 5.2.3.2张贴醒目的办理入住手续流程图,办理手续

4、窗口设置要求做到一条龙服务,各窗口标识清晰,一目了然; 5.2.3.3管理人员着装干净,精神饱满; 5.2.3.4办公室内资料摆放整齐有序。 5.3发出入住通知 5.2.1物业管理中心依据议定的入住时光,向业主发出入住通知,内容包括: 5.2.2关于办理入住手续的通知; 5.2.3致广阔业主的慰问信。 5.4收到入住通知 业主收到入住通知后,应该在规定的时光内带齐有关证件和资料到客户服务部办理入住手续。假如在规定截止期限到来的前3天内,业主尚未办理入住手续的,物业管理中心内勤应再次发函或致电通知尚未办理入住手续的业主前来办理入住手续;超过规定期限未办理入住手续的,内勤应将状况向经理汇报打算是否

5、再次催办。 5.5关于办理入住手续的通知 5.6购房合同原件和复印件各一份。 5.7业主及家庭成员的身份证原件及复印件各一份,小一寸彩照每人两张。 5.8单位购房的尚须带齐营业执照副本及复印件各一份。 5.9托付他人办理的,须带业主托付书。 以上为办理入住宅需 6、入住手续办理 6.1验证 内勤在业主前来办理入住手续时,应首先对以下证件举行检查: 6.1.1购房合同原件; 6.1.2业主的身份证原件; 6.1.3单位购房的还须检查其单位营业执照副本; 6.1.4托付他人办理的,还须检查业主的托付书; 6.1.5检查无误后,客户服务专员将购房合同原件、业主及家庭成员的身份证原件、单位营业执照副本

6、返还业主,证件复印件及业主托付书存入业主档案; 6.1.6将业主提供的照片一张贴在业主家庭状况记下表内,另一张为业主办理业主证。 6.2交纳入住费用 客户服务部指引业主到财务部缴纳入住费用,财务部按照收款项目开具收款收据。普通状况下,入住费用包括以下项目。 6.2.1有线电视初装费 属代收代缴费用,小区无此配套项目的不予收费。 6.2.2水电押金 采取抄表到户的小区不需收取,未采取抄表到户的可适当收取。 6.2.3装修保证金 业主可挑选入住时交纳或等申请二次装修时再交纳。 6.2.4装修垃圾清运费(略)。 6.2.5管理费 以入住之日起计算当月管理费。 7、验房收楼 7.1内勤在业主交完入住费

7、用后带业主验房,并请业主将房屋存在的问题填入业主入住验房表中; 7.2房屋验收合格的,客户服务专员应请业主在业主入住验房表中签字确认; 7.3验收中发觉问题,业主要求搬入或二次装修前修理的,客户服务部应通知进展商在一周内赋予解决,并将整改结果通知业主。 7.3.1开发商一周内未整改完毕的,应将整改状况反馈给业主,并告之详细再验收时光; 7.3.2整改完毕后,由客户服务专员通知业主二次验收,二次验收不合格的,由客户服务主管举行跟进,并依据物业管理公司同进展商签订的物业管理托付管理合同中的保修条款要求进展商尽快解决。 7.4发放钥匙 7.4.1业主房屋验收无问题或要求在搬入后再行修理的,客户服务专

8、员应将业主房屋钥匙所有交给业主; 7.4.2业主房屋验收有问题,客户服务专员在将钥匙交给业主的同时,应留下一把大门钥匙以供修理时用; 7.4.3业主在领取钥匙时,客户服务专员应要求业主在钥匙领用表内签名确认。 7.5签署业主公约和消防平安责任书 7.5.1客户服务专员将业主公约、消防平安责任书(一式两份)交给业主并请业主具体阅读; 7.5.2请业主签署业主公约、消防平安责任书; 7.5.3客户服务专员将签署后的业主公约、消防平安责任书其中一份存入业主案,另一份随其他资料交业主保存。 7.6资料发放 内勤将以下资料发给业主保存并要求业主在资料领取清单上签名: 7.6.1住户手册; 7.6.2住户

9、指南; 7.6.3签署后的业主公约; 7.6.4签署后的消防平安责任书; 7.6.5住所使用说明书; 7.6.6住所质量保证书。 7.7开通水电 7.7.1内勤应邀请业主一起将水电表读数抄录在业主入住验房表中; 7.7.2内勤需通知工程管理部开通该业主房屋的水电。 8、相关表格 8.1业主家庭状况记下表; 8.2业主入住验房表; 8.3钥匙领用记下表; 【第2篇】大厦业主租户档案管理制度 管理部的服务过程是大厦运营的最基本的组成部分。负责公共区域各楼层的各项服务场地管理,也是面向业/租户各类服务关系。管理部的工作又是销售工作的连续。 当营业部完成一份租赁合同,业/租户进驻大厦时,租赁合同的落实

10、就要依赖管理部的服务工作来维系,其工作质量的优劣还会影响到日后业/租户对管理公司的形象。 1.管理部的主要业/租户管理目标: 管理部的主要目标就是服务。惟独健全业/租户档案及服务内容,才可能留住旧业/租户,吸引新业/租户。 2.管理部业/租户管理的平时工作包括: 准时上行下达业/租户与管理之间的学问、报告、通知、通报,传送文件应准时、精确,仔细地记下并制作各种表格。 协调与业/租户之间的关系,强化横向交流; 做好与业/租户有关各类文件的档案工作,并定期收拾,以备随时查询及跟进; 接听业/租户投诉,解决业/租户投诉; 接听业/租户工程报修电话,准时联系修复; 3.楼层钥匙的管理 管理部内设有大厦

11、钥匙柜,钥匙柜内存放有大厦各个楼层、各个单位、公司的钥匙。钥匙柜的设立既可为遗忘携带或遗失的业/租户提供开门服务,亦是大厦平安消防工作的须要保证手段。 4.业/租户档案管理 业/租户档案资料的管理主要是收集、收拾、归档及使用四个环节。普通 业/租户档案包括以下的资料: 1)收集业/租户单位资料 2)业/租户缴费记录包括各样对付之押金 3)业/租户装修工程文件 4)业/租户迁入时填具之资料 5)业/租户资料补充 1业/租户联络资料 2紧张事故联络人的资料 3管理人员在平时职务常与业/租户人事变迁资料 6)业/租户与管理处往来文件 7)业/租户违规事项与欠费记录 8)业/租户请修记录 9)业/租户

12、投诉记录 10)业/租户单位有关的工程档案(与二次装修工程有关资料) 【第3篇】小区大厦业主档案管理制度-6 小区(大厦)业主档案管理制度6 1.0业主档案构成规定 1.1业主档案 1.1.1 业主个人资料 1.1.1.1业主(法人)姓名、年龄、性别、国籍、兴趣、文化程度 1.1.1.2工作单位、联系电话、办公电话 1.1.1.3 业主(法人)联系电话、紧张事故联系人及联系方式 1.1.1.4 身份证件复印件 1.1.1.5营业执照、税务记下、企业法人代码证复印件(企业) 1.1.1.6业主(法人)照片 1.1.1.7其他(如托付他人办理收楼:托付书、被托付人身份证实、被托付人联系方式、被托付

13、人照片) 1.1.2家庭成员资料(住所物业) 1.1.2.1家庭成员姓名,各自年龄、性别、国籍、兴趣、文化程度 1.1.2.2家庭成员工作或学习单位及联系方式 1.1.2.3与业主关系 1.1.2.4各自照片 1.1.2.5各自联系方式 1.1.3产籍资料 1.1.3.1购房合同复印件 1.1.3.2房地产权书复印件 1.1.3.3房屋面积测绘资料 1.1.3.4收楼通知书 1.1.3.5收楼证实书及确认书 1.1.3.6收楼验收表 1.1.3.7业主领取物品(资料)记录表 1.1.3.8钥匙托管书 1.1.3.9防火责任书 1.1.3.10精神文明公约 1.1.3.11业主(暂时)公约 1.

14、1.3.12前期物业管理服务协议(如有) 1.1.3.13物业使用及管理服务公约(细则) 1.1.3.14房屋使用说明书及质量保证书 1.1.3.15房屋租随便或转让协议 1.1.4物业使用资料 1.1.4.1装修管理资料(申请表、设计图、审图看法书、装点单位营业执照、资质证书、装修管理服务协议、整改通知、违规处罚通知、装修巡逻检查记录、装修巡逻签到表、装修完工记录、竣工单、装修退款申请表、工程变更核定单) 1.1.4.2单元物业使用记录 1.1.4.3单元物业修理保养记录 1.1.4.4单元物业修理派工单 1.1.4.5单元物业投诉记录 1.1.4.6各种业主托付书、授权书、申请书、保证书

15、1.1.4.7各种整改通知、费用单据、函件 1.1.4.8物业出租资料(物业租赁协议、承租人身份证实或营业执照(企业)、税务记下证(企业)、法人代码证(企业)、联系方式、紧张联系人及电话、允诺书、管理公约) 2.0业主档案管理规定 2.1业主档案由客户服务部设专人统一负责管理,客户主管负管理责任 2.2业主档案必需保持文本资料与电子文档同步共存 2.3业主档案应根据业主档案构成规定逐步安善内容 2.4业主档案应保持完整、精确并及明更新 2.5客理人员其管理的业主档案文本资料应存入档案保险柜,且做好防盗、防火、防潮、防蛀、防鼠、防灰、防腐蚀等平安措施 2.6 对业主档案的保管要根据栋号、楼层号、房号先后挨次举行编号、分类、集中存放 2.7业主档案的挨次记下在与内容有关和业主楼案名目中,根据名目依次罗列存放管理 2.8 对保管的业主档案举行记下造册、编号,每月检查一次,发觉缺少应立刻查找,并确介档案的完整性 2.9建立业主档案移交制度,交接双方应共同清点并签字留据