适用公文写作与公文处理

1、适用公文写作与处理实务 国色天乡乐园 李树恒例：1928年4月国民党南京市教育局的布告 布 告荒唐古怪又稀奇、南京市民发疯气、无缘无故起谣言、通衢小巷闹把戏、什么妖妇摄灵魂、却属荒唐无根据、无识民众偶听到、吓得精神不附体、其实没有这回事、反动分子乱凑趣、奉劝诸君莫轻听、奉劝诸君莫轻听、现在时疫正流行、儿童卫生须注意、打倒死亡与疾病、拥护科学与革命。 南京市教育局长 标准性强，受领导之命，代公司立言。“以文辅政 目的：为处理公务效劳，排斥个性化写作。 内容：真实地反映事实，排斥文学手法。 格式：具有标准体式，符合公文格式标准。 表达：采用应用文体，恰当运用公文术语。 时限：在领导规定的时间内完成

2、任务。一、认识公文写作的根本特点1内容上鲜明的政治性和政策性2效能上的法定权威性和行政约束力3体式上的程式化和标准化4使用上特定的范围和时限5文风与语言上的准确与庄重公文的特点国务院?国家行政机关公文处理方法?国发200023号 二、公文处理依据国家质量技术监督局发布的?国家行政机关公文格式?中华人民共和国国家标准GB/T9704-1999，简称“新国标 1999年12月27日发布，2000年1月1日开始实施。主要对公文用纸主要技术指标、用纸幅度和版面尺寸、图文颜色、排版规格与印制装订要求、各要素标识规那么、式样、盖章等都做出了标准化的规定。国家行政机关公文处理方法分：总那么、公文种类、公文格

3、式、行文规那么、发文办理、收文办理、公文归档、公文管理、附那么等九章五十七条。?关于统一集团各公司发文字号的通知? ?发文字号的种类及使用说明? ?关于统一集团各公司公文写作要求的通知?置信公司关于公文写作的要求 二、遵循公文格式标准国务院?国家行政机关公文处理方法?国发200023号第三章第十条规定： 眉首：发文机关标识；发文字号；密级与保密期限；缓急时限；签发人标识；份号。 主体：标题；主送机关；正文；附件；生效标识；成文日期；附注。 版记：主题词；抄送机关；印发机关；印发日期；印数 等18个局部组成。 一眉首1、公文份数序号：用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。2、秘密等级和保密期限

4、：密级标识分三种：“绝密、“机密、“秘密，保密期按标识年限确定，未标注保密期限的按绝密级30年、机密级20年、秘密级10年认定。3、紧急程度：紧急公文应当根据紧急程序分别标明“特急、“急件。4、发文机关标识：由发文机关全称或标准化简称后加“文件组成；函可只用机关名称。5、发文字号：发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。6、签发人：上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。 二主体1、公文标题：公文标题一般由发文机关全称或标准简称、事由、文种三局部组成。一是事由概括要准确、句子长短要简短 二是标题制作要标准。 三是文种选项用要恰当。 容易出错的几种形式：生造文种。混用文种。误作文种。

5、 四是标题排列要合理。二主体2、主送机关：主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或标准化简称、统称。主送机关应为能独立对外行权机关，一般不直接送内设机构。 3、公文正文：主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。二主体4、附件：公文如有附件，在正文下空一行左空2字用3号仿宋体字标识“附件，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码如“附件：1.；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。 5、成文时间：用汉字将年、月、日标全；“零写为“。6、公文生效标识： 1单一发文

6、印章：单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。成文时间右空4字；加盖印章应上距正文2mm4mm，端正，居中下压成文时间，印章用红色。即正文最后一排下空3行，标识成文时间。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。 2联合行文印章：当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文时间，保证印章排列整齐。当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称可用简称排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出

7、版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。 三、公文的主要种类与写作 什么是公文？ 所谓公文，它是公务文书的简称，它是国家机关在行政管理过程中为处理公务而按规定格式制作的书面材料。 2001年1月国务院发布的?方法?，将公文文种调整为13种，包括： 1指挥性公文：命令、决定 2指示性公文：通知、通报、意见、批复 3晓谕性公文：公告、通告 4呈请性公文：请示、报告、议案 5商洽、纪要性公文：函、会议纪要 在各类企业中，所指的公文一般为商务公文，主要分为介绍报告、请示、会议纪要、工作方案要点、公司及产品介绍、信函、讲话稿、可行性报

8、告、工作总结、市场调查报告、说明等 三、公文的主要种类与写作三公文的主要种类及根本要求1、决定，适用于对重要事项或者重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。 1法那么性决定 2重大事项决定 3机构、人事决定 三、公文的主要种类与写作三公文的主要种类及根本要求2、通知下行文，有时也可作平行文 适用于批转下级机关、单位、企业的公文，转发上级机关或不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。 通知大体有以下几种类型：1部署工作性通知2贯彻指示性通知3管理措施性通知4制定政策性通知5会议通知6任免类通知 三、公文的主要种类与写

9、作三公文的主要种类及根本要求3、通报下行文适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。1表彰通报。2批评通报。3情况通报。“通报与“通知的区别：“通知主要是侧重于让下级机关了解上级机关的指示精神，特别是带有指示性的通知，具有行政约束力。而“通报那么主要是通过表扬好的，批评坏的，说明领导机关提倡什么、反对什么的态度，告诉下级机关应注意什么问题，其作用在于引导、启发、告诫，而不是指挥。 三、公文的主要种类与写作4、报告 (上行文)适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。报告的几种主要类型：1正常工作报告。2情况报告3意见、建议性报告4回复性报告 报告是报知性上行文，要注意克服“

10、懒该报的不报和“滥不用报的老报两种不良倾向。 1例行报告 2综合报告 3专题报告 注意：报告不能夹带请示事项。 三、公文的主要种类与写作5、请示上行文请示，适用于向上级机关请求指示、批准。请示是报请性 上行文，根本上是下级主动报送的。“请示与“报告的相同点和不同点：“请示与“报告的相同点在于，两者都只能是隶属机关对上行文所使用的文种，平行机关、非隶属机关之间不得使用。不同之处在于，两者在行文的目的、时间、处理方法以及格式等方面都有明显的区别。1行文的目的不同。2行文时间有别。3处理方法不同。4内容有异。 1建议性请示 2求批性请示 3求助性请示 一是必须一事一请示，不能许多事搅在一起，一锅端给

11、上级。 二是标题一定要写明“请示，不要写成“请示报告。 三是不要在“报告等非请示性公文中夹带请示事项。 四是必须事先请示，不能“先斩后奏，像个总结报告。 五是只能向上级机关请示，不能越级请示，不能多方请示，也不能向不相隶属机关请示。 六是请示事项涉及其他部门业务范围时，应当协商取得一致意见后再向上级机关报送请示；经过协商却不能达成一致意见时，要在请示中说明。请示公文应注意的问题 七是几个机关因同一事项需要请示时，可联合向同一上级机关报送请示。 八是请示公文应是单位一把手签发。 九是请示一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送下级机关。 十是除上级机关负责人直接交办

12、的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示包括“报告、“意见。 十一是请示公文要在成文日期后标明联系人和联系 。 三、公文的主要种类与写作三公文的主要种类及根本要求6、函平行文适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。 1商洽、询问性的 2请求批准的 3知照性的 4答复问题、回复请求的 一是要正确认识“函这种公文的作用，它表达的是郑重的公务，不要等同于一般的“便函，不能随意。 二是要用好“函的“请求批准之意，不相隶属机关之间可以用“函报送请求批准的事项，而不要用“请示，或要求不相隶属机关给你部门报送“请示。 三是“函的用语要得体，不能用命令的口气，不能用粗

13、暴的语气。 四是报送“请求批准的函时，应在成文日期后标明联系人和联系 。函公文应注意的问题： 三、公文的主要种类与写作 三公文的主要种类及根本要求7、会议纪要会议纪要是一种记载、传达会议情况及议定事项的纪实性公文。它用于各机关、企事业单位召开的工作会议、座谈会、研讨会等重要会议。 会议纪要通过记载会议的根本情况、会议成果、会议议定事项，综合概括反映会议精神，以便使与会者统一认识，会后全面如实的进行传达组织开展工作的依据。同时会议纪要是可以多向行文，具有上报、下达以及同级单位进行交流的作用。 三、公文的主要种类与写作 一般由首部、正文、尾部三局部组成。 一、 首部。这局部的主要工程是标题。有的会

14、议纪要的首部还有成文时间等工程内容。会议纪要的标题通常是由会议名称和文种构成的。如?*公司*会议纪要?。 二、 正文。会议纪要正文结构由前言、主体两局部组成。 1、 前言。首先概括交代会议的名称、时间、地点、主持人、主要议程、参加人员、会议形式以及会议主要的成果。 2、 主体。它是会议机要的核心内容，主要记载会议情况和会议结果，写作时要注意紧紧围绕中心议题，把会议的根本精神，特别是会议形成的决定、决议准确的表达清楚。对于会议上有争议的问题和不同意见，必须如实予以反映。 三、 尾部。包括署名和成文时间两项内容。 四、公文写作有关问题一要用心提高三种能力1认识能力。2思维能力。要培养创新性思维，一

15、是要有首创性。要想前人所未想、想别人所未想；要有疑心精神、批判精神、开拓精神、勇担风险精神和科学求实精神。二是要有独立性。要勇于和蔼于独立思考，而不是人云亦云、唯书唯上，随大流、跟风走。三是要有前瞻性。既能适应现实的需要，又能看到未来的开展，走一步、看两步、想三步四步甚至更多。创新性思维活动的产物，往往是过去没有或超越了前人的东西。 3表达能力。一是选择主题的能力。这需要宽广的知识面和敏锐的洞察力。二是论述主题的能力。这需要整体结构是思想内容逻辑次序的表现，离不开思维能力。三是文字修饰能力。即人们常说的辞章修养，指能熟练地运用语言文字，把握语言体裁和表达方式，有文体感，符合语法修辞规律，发挥文

16、字的表现力，具有健康的文风等。这需要较高的语言文字素养。 二如何提高写作能力1广泛积累知识，厚积薄发。2把握写作知识，遵从标准。3加强写作实践，提高能力。宋朝大文学家欧阳修：“文有三多，看多写多商量多也。唐代诗人孟郊：“不有百炼火，孰知寸金精。鲁迅：“我有一言应记取，文章得失不由天 三作文与做人 “文如其人与“文非其人。 口说如风过口是风，纸笔定山河笔是踪。 记真实，写真事，讲真话。反对假话、大话、空话、套话的不正文风。 1准确性。一是事实准确；二是引用准确。 2鲜明性。一是观点鲜明；二是态度鲜明。 3生动性。一是内容生动；二是表现形式生动。 四公文语言文字运用问题一打工者与某纺织企业签订的?

17、劳动合同?： 一、甲方招用乙方从事棉布水洗加工工作岗位，自招用当日起，乙方在劳动期间，应遵守厂纪厂规，不违反操作规程，如违章操作，造成乙方工伤事故者，由乙方自己负责，甲方概不负责。 二、甲方发放乙方工资，原那么上以计时为单位，按工计算，在正常情况下男工工资8001000元之间，女工700800元，如男工缺乏800元，女工缺乏700元，甲方应该于补足，女工自己旷工，不予补足。 三、乙方在甲方正常生产的条件下，不得擅自，如旷工一天，罚款50元天，女工30元天，甲方无货停产，那么补贴生活费8元天。 四、工资发放时间，以每月10日15日发放，进厂时必须扣押一个月工资，到年底全部结清，如乙方中途离厂，甲

18、方打7折付给乙方工资，如缺乏一个月甲方拒付乙方工资。 五、请假必须写请假条，如请假13天由厂长同意签字，擅自旷工，按厂部规定，按旷工处理。 又如：一位大学教授写的一篇文章APEC记者招待会后，我约了STV的记者和一群MBA、MPA研究生朋友，讨论中国参加WTO后的IT业对GDP的影响。读MBA的张小姐本来想去COM当CEO，但觉得IT业风险大，转而想去NIKE公司。读MPA的李先生却认为参加WTO后政府职能将大有改变。随后大家相约关掉BP机，也不上QQ和BBS聊天，而是去了KTV唱卡拉OK。 又如：“偶稀饭KPM，就酱紫，一会和同学出动米西，88*0*。“今天和好朋友出去FB腐败，花了偶100

19、个大洋，心疼死偶的说：不过，金钱就索是那浮云啦。 “人叫“银，“我叫“偶，“什么叫“虾米，“喜欢叫“稀饭，“这样子叫“酱紫；RPWT人品问题，TMD他妈的，KPM肯德基、比萨和麦当劳，7456气死我了，PK；美眉、恐龙、粉丝 又如：“西游和尚，行李和马，路遥途险脚乏，古道西风人渣，夕阳西下，秀逗人在天涯。这是“沙和尚在?沙僧日记?中的自述时下，名著改编的潮流在出版界大肆风行，即解构名著，颠覆正史，戏说人生，制造流行。如：唐诗宋词变成了条油诗，?西游?被大话，?三国?被水煮，“慈禧同志有了“先进事迹，白毛女是一个具有洋学历的商界巾帼英雄最终利用自己的商业技巧为父报仇，曹禺?雷雨?中的繁漪和周萍怀

20、孕流产租屋另筑爱巢，阿Q与吴妈谈起了恋爱，?荷塘月色?时原“我居然希望在荷塘看见女孩子洗澡 公文是以语言文字为载体来传达党和国家的路线、方针、政策，反映社会现实情况，请示、商洽和答复问题，指导工作、交流经验的，因此，公文语言的正确运用至关重要。语言文字是公文的根本要素，特殊的应用目的和应用范围，要求公文的语言准确、精炼、严谨、标准。 目前公文语言文字方面存在的问题 一是一些公文冗长繁琐，动辄数千言，“懒婆娘的裹脚又臭又长； 二是有的公文空话连篇，言之无物，不关痛痒，不切实际； 三是有的公文内容贫乏，文字干瘪，枯燥乏味； 四是有的公文习惯照抄照搬上级文件，陈陈相因，缺乏新意； 五是有的公文字词搭

21、配不当，成分残缺不全，逻辑关系混乱。等等。 公文语言运用的四个方面的要求1量的要求：简明扼要，适可而止。公文绝不是越长越好。公文用语恰到好处，就是只包括行文必要的信息，没有冗余的信息。信息量充足即可，表达清楚透彻即可，不要插入题外话、画外音，切忌叠床架屋，重复累赘，甚至画蛇添足。 2质的要求：真实准确，摒弃虚假。不说虚假的话，不说缺乏足够依据的话。既要真实，又要准确，讲究高质量、高效率的语言表达，不要矫揉造作、无病呻吟，不要“华而不实，言而无文，力戒虚假随意，正确运用模糊语言。3义的要求：简练顺畅，防止晦涩歧义。公文语言与文学语言不同，文学语言允许运用“朦胧、“意识流甚至荒唐，还可运用夸张、双

22、关、婉曲、比兴等修辞手法，公文那么不允许。公文表达之义，应是开门见山、直述不曲、陈言务去、条理清晰，不晦涩，无歧义，极少用甚至不用修辞手法例：一份简报会场上，人们僵住了，空气凝结了，只有会计桌上的马蹄表，“嗒嗒嗒地以前所未闻的响声告诉人们时间在前进！说时迟那时快，人群里霍地站起一个人来，辫子往身后一甩，仿佛扬起一道黑色的闪电。只见她水灵灵的眼睛喷着火焰，银铃般的语声化作了雷霆。4理的要求：有理有据，不强词夺理。理，基于事实，不能杜撰和空想。要讲事实，摆道理，诉要求或请求，“理实才能服人，“理新才能鼓励人，“理深才能吸引人，“理周才能指导人，不要“为赋新辞强说愁，甚至强词夺理，更不要把领导或上级

23、教导我们的道理用在公文上行文中，反过去教导或开导领导或上级。 总之，公文语言文字的正确运用，应做到：“丰而不余一言，约而不失一辞，其事信，其理切。“酌奇而不失其真，玩华而不坠其实。不要“为人性僻耽佳句，语不惊人死不休。 五公文质量要求?国家行政机关公文处理方法?国发200023号第二十五条草拟公文应当做到九点要求 一文种使用问题1不要乱请示、乱报告。“请示或“报告只适用于下级对上级领导机关，对平级或不相隶属的单位不能用“请示或“报告。 2“意见不需要用“函作为载体。如：“成都市温江区人民政府关于?征求意见稿?的意见的函，可改为“成都市温江区人民政府关于?征求意见稿?的意见。 3不应用“通知来印

24、发“意见转发除外。“意见与“通知一样都是法定主要文种，可以直接发文。五、公文处理中的一些具体问题 二公文内容方面的问题 1公文主旨不清晰，套话多，教化语言多，口号式的话多。 2结构不合理，层次不清晰，重点不突出。 3语言缺乏概括提炼，累赘、重复、交叉、遗漏、出错，篇幅冗长。 4表述不准确、不完整、不简洁，甚至出现前后矛盾的情况。 5引用公文标题不全。在文中首次出现时应引全标题并在标题之后注明发文字号，再次出现时可直接引用发文字号。 6批转、转发或印发的文件标题，前后几次出现时不一致。 三表述问题1法条款、项莫混淆法律、法规条文之下分款、项、目。有的条文只有一款。如果条文包含数款，第二款、第三款

25、、第四款等均以另起一行来表示。在款的后面，如果用一、二、三等序号的，那么为项。如某条只有一款，包含几项，引用时应写成第 条第 项。在项的后面，如果用1、2、3等阿拉伯数字为序号的，那么为目，用法同上。 2法规和公文中所称“以上、“以下均含本数或本级。这样行文简洁、意思明确、解释统一。如果在法规或公文中另加括号说明，会造成理解混乱，也不好解释。如：“县及县以上地方各级人民政府，应删去“县及二字；“当年新安置自谋职业的城镇退役士兵到达职工总数的30%以上含30%，“其中服役期间荣立三等功含以上的，“自谋职业的城镇退役士兵在地级及其以上城市落户的，“含30%、“含、“及其应删掉。 3多多海涵。“如有

26、不当之处，请多多海涵。“海就是“多多的意思，这是“叠床架屋。 凯旋归来。“祝奥运健儿凯旋归来。“旋就是“归来。 德育教育。“德育就包含了“教育之意。 四搭配问题1“关于与“对不能连用。“关于和“对作介词时，都表示“引进某种关系者两者也有一些差异：涉及某种事物的范围时，一般用“关于，指向某种对象的本身时，一般用“对。因此，两者不宜连用。 2在公文中凡后面与百分比搭配的应用“增长，由原来的多少到现在的多少应用“增加。 3“最大限度地团结和依靠全体同仁：“团结和依靠全体同仁不应该有限度。 4讲程度用深浅来表示，讲气氛用浓淡来表示。如：“军地相互支持的气氛日益深厚，应将“深厚改为“浓厚。 五字词的标准

27、应用问题 1援手援之以手；祝酒祝之以酒；卧病因病卧床。 2抓手，逗硬，一把手，主要负责人，定夺，裁定 3慎用形容词的最高级：非常，最，很，极，顶，巅 4正确应用祈请语：阅，示，酌，参阅，参考，阅示，审示，审阅，阅处，酌处，审核，审定，审批，审签，签发 5模糊语言运用运用条件：表述内容是带有模糊性的概念；暂时无法实施但又必须说明的内容；需要留有盘旋余地的内容；类举的事例不能全部列出的内容等。 1表示时间的：现在、最近、近日、近几天、前几天、今年以来、正在、一度、上午、早晨、中午、下午、晚上、适当时候等。 2表示范围的：每、各、有的、局部、少数、一些、个体、某种、某些、有关、以上、以下、等、多数、

28、大多数、主要、绝大多数等。 3表示程度的：一般、比较、适当、很、极、显著、逐步、有所、进一步、根本上、大体上、普遍、几乎、原那么上、酌等。 4表示频率的：经常、屡次、不断、反复、接连、再次、往往、三令五申、连续等。 六数字用法1应当用阿拉伯数字的主要有两种情况 1公历世纪、年代、年、月、日和时刻。如：“公元前二千五百年，应为“公元前2500年。 2记数与计量包括正负整数、分数、小数、百分比、约数等。如：“应当经三分之二以上组成人员同意方可通过，“三分之二应为“23。 2在公文中10以上的数字及分数原那么上应当用阿拉伯数字表述；整数一至十，如果不是出现在具有统计意义的一组数字中，可以用汉字，但要

29、照顾到上下文，求得局部体例上的一致。 3关于数值范围 1百分数的数值范围的表述。如：“46%应标准表述为“4%6%，“3540%之间应标准表述为“35%40%之间等。 2分数和整数表述数值范围，如：“6000700010万，应标准表述为“600010万700010万；“50100万人口的城市应标准表述为“50万100万人口的城市等。 七年代问题 1凡涉及“建国以来或“建国多少年等字样的，为防止产生异义，就标准表述为“中华人民共和国建国以来或“新中国成立以来，“建国五十多年来，应改为“中华人民共和国建国50多年来。 2非本世纪的年代，应将所属世纪写出。如：“20世纪六七十年代，“20世纪60年代

30、以来等。 3夏历和中国清代以前历史纪年用汉字。 4年度缩写法：借用高撇号的缩写形式，是从英文出版物引进的。这里的高撇号“习惯上称作“省字号。高撇号与年度数字结合的形式如“98称之为年度缩写式为宜。年度缩写式中的高撇号称为年度缩写号有人叫它为标年号。 使用年度缩写号的标记，已经标明现时所处的同一世纪中的年代与年份，已起到了表“年的作用，不能再加上“年字，如写作“98年是不正确的。 注意：用年度缩写号的年份只限于本世纪内。如本世纪2000年可写作00，1900年就不能写作00。使用年度缩写号的年份，必须保存本世纪末尾的两位数字，分别表示年代和年份。如2001年必须写作01，不能写作1。 书面语中年

31、份一般不用简写，如1998年不能简作“九八年或“98年：国家标准?出版物上数字用法的规定? 无论是汉字数字或是阿拉伯数字的年度前面都不能滥用竖排文字用的后半单引号作为年度缩写号。 八标点符号用法 1并列或递进关系的中间不便停顿。如：“就有关工作进行协商，并提出落实方法，“并字前的逗号应去掉。 2表示概数连用的两个数字之间不应用顿号隔开。如：“近一、两年内，应把顿号去掉。 3文中第一层次标题不加标点符号，第二层次以下的标题均应加标点符号。 4逗号表示句子内部的一般性停顿；顿号表示种子内部并列词语之间的停顿。“第一、加强组织领导，句中的顿号应改为逗号。 5多年来，在政府规章中存在错误使用分号的问题。如在某一条下面有几项，每一项中间有句号，而结尾处却用分号，这是错误的，各项结尾的分号均应为句号。 如： 成都市政府重大决策程序规定第五条 政府重大决策应当坚持以下原那么；一科学决策原那么。尊重客观规律，运用科学的方式，做到现实性和前瞻性相结合，使决策符合社会开展规律；二民主决策原那么。反映民意，集中民智，做到公众参与、专家论证和政府决定相结合，表达和反映最广阔人民群众的根本利益；三依法决策原那么。按法定权限和程序进行，正确履行法定职责。 九公文写作中易混易错字词1容易混淆的字词：截