办事处存货管理制度货物库存管理收发货与滞存品管理

1、浙江广博集团股份管理文件办事处存货管理制度文件编号ZJGB3-27/1-2010版本号C/0实施日期修改日期编制审核批准全文名目 TOC o 1-5 h z HYPERLINK l bookmark2 o Current Document 一、办事处收货1订货1收货2 HYPERLINK l bookmark6 o Current Document 总部直发客户流程2 HYPERLINK l bookmark8 o Current Document 供应商直发办事处仓库流程2 HYPERLINK l bookmark10 o Current Document 二、办事处发货3 HYPERLIN

2、K l bookmark12 o Current Document 订单流程3配货3 HYPERLINK l bookmark14 o Current Document 销售出库3 HYPERLINK l bookmark16 o Current Document 库单回签3 HYPERLINK l bookmark18 o Current Document 余单统计3 HYPERLINK l bookmark20 o Current Document 三、退货管理3 HYPERLINK l bookmark22 o Current Document 道退货3KA退货3退换货政策4 HYPER

3、LINK l bookmark26 o Current Document 办事处退总部流程4 HYPERLINK l bookmark28 o Current Document 四、滞存品管理5 HYPERLINK l bookmark30 o Current Document 五、库存管理5 HYPERLINK l bookmark32 o Current Document 现场管理5 HYPERLINK l bookmark34 o Current Document 加强存货核算5 HYPERLINK l bookmark36 o Current Document 收发货差异跟踪和调整6

4、HYPERLINK l bookmark38 o Current Document 存货盘点6 HYPERLINK l bookmark40 o Current Document 时效产品管理7 HYPERLINK l bookmark42 o Current Document 办事处自用产品、样品处理流程： 7 HYPERLINK l bookmark44 o Current Document 报废品处理流程：7 HYPERLINK l bookmark46 o Current Document 六、报损、损益调整和账面调整处理流程7 HYPERLINK l bookmark48 o Cur

5、rent Document 七、产品防护和搬运8一、办事处收货订货K办事处仓管员依据平安库存量减去现货存量挺直填报办事处订货表，由办事处经理签字审核。11.2、依据签字审核后的办事处订货表由办事处仓库录入系统生成发货申请单。L.L3、发货申请单由总公司物流专员审核后下达发货通知单。总部审核人员必需依据办事处库存数量进行合理编排发货，避开办事处库存数量大幅度上升。总仓依据发货通知单安排发货并生成物料调出单。仓库审核后生成在途单。12收货K办事处收货主要为：公司仓库拨货、其他办事处调拨、退货收到、其他。办事处仓管依据物料调出单的在途单安排库位，预约承运商；收到货物时必需核对货物品种、清点数量，并在

6、运输合同上签收（注明收货日期）；如与公司送 货单、调拨单不符的准时与公司和其他办事处联系。退货数量与退货单不符的，做好记录，准 时向业务员反映。按实际收到货物做入库单。仓管员实物与入库单明细核对后有差异需在运输合同上注明差异内容，并按本规定第5.3 条处理。125、无法销售产品（损坏）、时效性产品离过期日缺乏6个月可以拒收，不得入仓，有书面报告除外。总部直发客户流程订单员依据客户需求制作销售订单132、依据销售订单制作发货申请单总公司物流专员依据分支机构的销售订单来审核发货申请单，并生成发货通知单。134、总仓依据发货通知单安排发货并生成物料调出单。135、办事处依据物料调出单引用制作入库单；

7、136、由开单员依据订单开具销售出库单。137、销售内勤 出库单于客户，追踪到货后出库单回执联的回签。供应商直发办事处仓库流程141、办事处把要货方案上报给产品部；142、产品部依据各办事处的要货方案通知供应商安排生产；143、由本公司驻外专项人员进行检验清点后发出，随托运单并附有清单，办事处按托运合同及清单核 对收货。如核对有少货串货现象的，需办事处付运费的办事处挺直在运费中扣除（如运输不同意 扣款的不予付运费），并需把扣除金额二天之内汇入公司财务，注明（复印纸物流赔付），需公司 支付运费的要在托运单上写明状况并要求对方确认后 到公司，公司挺直开扣款单。144、办事处收到货后以实际收到件数作

8、发货申请单，如有少货串户的需在备注写明少货、串货品种， 并需注明已收金额（或未收赔偿、或未付运费等状况）；145、选购按选购合同数量录入ERP,总仓引用选购合同时按办事处实收入库。146、总仓按办事处实收数量打物料调出单。办事处引用调出单的实收数据做调入单（实收入库）。147、发票入账：按供应商发出数量开具发票：实收入库单金额和物流赔偿金额合计作为货款应付额。二、办事处发货订单流程订单的接收；客户通过 ， 等方式把要货需求下达给分支机构的订单员（由销售内勤或财 务兼）。订单的录入：订单接受后由订单员录入系统生成分销订单，并依据商定的单价系统自动产生, 假设产生的单价与客户订单单价不符，输单员需

9、要分析缘由并确定好正确的单价。系统将依据选定 的仓库自动产生可用库存量。订单的 对客户的帐期、信用额度和合同到期状况进行审核。渠道客户如帐期超期、信用额度超额那么不允许发货。KA单价不符原那么上不允许发货，但考虑到实际特殊状况确实需要发货，在KA以书面形式确认 价格后允许发货。由开单员填报价格差异单，交由业务员与客户沟通。配货221、分支机构仓管依据审核后的分销订单安排配货员配货；配完货在配货单上注明件数与配货人；222、分支机构负责人依据仓库实际配货力量确定配货周期，确定配货周期后仓库必需在配货周期内配 完货物。例如、上午1 2点前接受出货通知单在当天配完出货，1 2点以后在第二天1 2点前

10、配 完出货。销售出库231、配完货按实际配货数量在DRP中开具五联出库单。物流；仓库；财务；客户；客户回执各一联。仓管按销售出库单复查并签字出库。如有单品找不到的状况必需查找缘由，并登记。库单回签仓管登记回执联回执状况；回执联签回后（有合同规定人员的签收），仓管登记，签字后的出库单回执联交由财务签收保管。243、送货回单作为收款重要依据，必需妥当保管。余单统计系统依据订单和出库单数量自动产生余单统计表，每月报各级领导，并分析货物未发缘由。三、退货管理道退货要退货时由业务员填报退货申请单。退货申请单由办事处负责人审批，审批后方可退货。仓库接受退货，清点数量，归位。仓库必需按实际收货数量做退库单，

11、确保仓库数量的精确。每批退货必需准时清点，原那么上要求单单清理入库，不得多批不同客户退货混杂在一起退库，避 开责任不清。KA退货321、业务员网上准时查询退货单，有退单第一时间录入ERP生成退货申请单并审核退货价格。322、财务记录退货单单号，追踪监督退货准时入仓。323、退货价格有差异时开单员填写退货价格差异表交由经理签字确认。分支机构经理准时实行 人员追踪差异。324、退货入仓后仓库保管员必需准时清点，数量有差异时仓库准时填写退货差异表，并交由业务 员、办事处经理签字确认，差异在100元内的由业务员准时余超市沟通交涉，确实无法交涉回来 的由办事处经理签字后办事处财务做仓库损益单调整；差异1

12、000元以上的，报公司总部按授权进 行批准，批准后办事处财务做仓库损益单对差异数进行损益调整；仓库按实际收货数量做退库单。325、KA系统退货仓管必需在两周内清点完毕，可重复销售的产品准时入仓，可修复的产品重新包装入 仓，有损伤但可处理和需报废的产品单独堆放，并每月申报，每季度审计后，报废产品经总部批 准后进行处理。有损伤但可处理产品每月由办事处经理，仓库主管，财务审核后，由总部审批后 当月处理。审计中觉察不实之处，将严加处理。326、每批退货必需准时清点，原那么上要求单单清理入库；超市多批退货混杂在一起，物流公司同时送 达无法分清的状况，必需准时汇报主管经理处理，并同一超市多批合并按一批进行

13、整理入库；不 同超市的退货不得混杂在一起退货，避开责任不清。327、退货差异表每月24日交由开单员汇总，并上报公司。i331、质量问题退货因质量问题无条件退货，运费由公司担当。质量问题界定由业务系统确定。如业务系统无法界定， 寄样品至总公司产品部，由品质部和产品部确认，确认后退回总公司仓库，由品控检验后入仓， 如觉察参杂非质量问题产品，将扣罚业务经手人和区域负责人。同时该部份货物将通知客户不予 入帐。外购产品将由选购部门向供应商索赔；自产产品追究生产部门责任。其它状况不予退货。滞销品退货：滞销品在不影响二次销售的前提条件下，由分支机构申请，总部批复，方可执行换货。来回运费 由客户担当，且至少必

14、需有完整的中包装。滞销品退回分支机构或总公司仓库后，分支机构由仓 管和财务核实，确属可重复销售，可入仓；总部由仓管和品控检验。如不属可重复销售，将扣罚 业务经手人，该货物不予换货。新品换货规定新产品上市，要求经销商必需进货，三个月内未动销，但大多数区域销售较好，在不影响再次销售 的前提下，可换货，换货运费由客户担当，此项退货不计入办事处考核。原那么上新品上市三个月后 不再受理新品换货。办事处退总部流程341、办事处凭领导批示后的退入总仓申请报告退货；342、退入总仓的货物必需附每件装箱明细，并在外箱上编号；343、总仓按每箱装箱明细清点，清点后入待修总仓，数量必需在收货二天内录入ERP做负数的

15、物料调出单344、办事处依据总仓实收的物料调出单明细，做负数的调入单。I、滞存品管理凡因品质不良、储存不当变质、客户订单取消、客户退货等缘由而使产品储存时间超过6个月以上 （办事处6个月以上未发生出入库或6个月内销售数量小于1500元的产品），均可列为滞存品。仓库需每月将滞存品品种、数量等内容打印成月报表上报实业物流中心负责人和办事处负责人，对 其中长期不动的物资要提出处置意见；实业物流中心要依据实际状况提出审核意见，并报上级领导 批准后实施。对于滞存1年以上未销售的产品，仓库应填报滞存物资处理申请报告，并由业务确认确实无法 正常销售的，经内贸分管总经理批准后，由各自办事处联系客户进行削价处理

16、。各办事处接到仓库的滞存物资处理申请报告后，原那么上应联系2家以上的买家，进行比价洽谈 后确定处理方案，对于处理金额大于5万元以上的物资原那么上要求用招标方式确定买家；各办事处经洽谈后确定初步处理方案后，对处理内容整理呈报，列明处理物资原值与现处理值差额, 并进行缘由分析和责任实行，报告经相关人员签字后，送公司总经理批准后实施。滞存物资出售后，财务入账时应附仓库出库单、滞存物资处理报告等单据，否那么不得予以入账。单据流程：按滞存削价品处理后用法促销单，促销类型选：08处理品不计返利模式。做订单和出 库单流程。五、库存管理现场管理分区块进行管理，如成品整件区、散货配货区、退货清点区、报废产品区；

17、随时进行存货的整理，做到摆放整齐有序、堆放规章、标识清晰精确、通道通畅。残次品、滞存品分类单独堆放。按先进先出原那么发货。留意仓库平安，做好防盗、防火、防雨水等工作。仓库内严禁烟火，并设置足够的消防设备假期安排人员值班。加强存货核算各仓库记帐人员，应依据存货的每一品种、规格并依据审核无误的收发凭证逐日输入电脑，日 清月结。月末必需结出每种存货的木月发生额。记帐人员必需认真保管好电脑密码，并不定期更 换密码，防止被别人盗用。2.2.编制及报送各类报表，不得随便做调整单，错单在电脑调整前必需与财务沟通，并由财务记录 好调整单据号后方可调整。各仓库应按各公司要求按时编制各类报表，准时上报公司各种库存

18、报表；在电脑网络运营稳定的状况下，应准时输送各种数据，以到达资源共享，提高工作效率。收发货差异跟踪和调整仓库对收货和发货的数量负责；3. 2、假如客户收到的货与仓库所发货产生差异，收货人在出库单回执联上注明串货明细，仓库应马上 告之业务员和会计，由业务员、仓库和会计共同核查，确认是否我方发货错误，并盘点串货的 单品库存是否正确；假设确认为我方发货错误，按规定追究责任人，财务马上做好销售出库的调 整单，确保与客户销售明细的全都；假设仓库库存无误，为承运商责任的，那么按规定扣除承运商 运费后，做销售出库调整单，确保与客户销售全都，并按授权报批后做库存损益单，确保仓库 库存的精确。3.3.仓库收到的

19、退货与退货单上记载数量、品种产生差异的，仓库应立刻告之业务员和会计，由业 务员、仓库和会计共同核查。仓库必需按实际点收数量入库，不得挺直照单据进行入库账面操 作。对于差异局部数据，业务员与客户沟通后无法解决的，按规定惩罚责任人，差异数据报批 后做销售退库单，确保与客户销售数据全都，并做库存损益单调整，确保库存数据正确。534、公司直发客户造成串货、客户在收货时觉察串货，收货人在物流运输合同上注明串货明细，并第 一时间通知主管业务员，业务员通知总公司物流部物流专员。待总部物流部扣除承运商运费财 务开出收据后，办事处做串货局部的销售出库调整单，确保与客户销售全都；并同时做库存损 益单，确保仓库数据

20、正确；535、办事处仓库在收货时觉察串货、缺货、损坏等状况，仓管在物流运输合同上注明串货、缺货、损 坏明细，并第一时间（2天内）通知公司总部物流专员。缺货和损坏的由承运商赔偿后，办事处 做调入单，并同时做库存损益单，确保仓库数据全都。串货状况：办事处在2天内反应，总部 仓库检查库存和发货均是否错误，总部库存和发货均无错误的，仓库不做调整；总部仓库检查 觉察确实有错误的，那么总部仓库重新做串货调出单，办事处依据调出单做串货调入单。3.6.会计通过对帐觉察的收发货差异，应准时告知仓库和业务员，由业务跟踪解决。3. 7、办事处在1个月内还未处理完成的，会计人员将状况报告公司财务部和实业公司。存货盘点

21、各仓库应每月至少一次对库存产品进行盘点（抽盘），具体可接受帐面盘存与实地盘点数相结合的 方法，以确保帐实相符，提高存货本钱核算的正确性。每月进行存货的抽盘，抽盘比例大于20%。每半年进行一次全面盘点，可以结合审计一起盘点，由公司物流中心安排。月度抽盘由办事处经理主管安排，具体由仓管、会计人员、业务人员等参与。盘点记录由办事处经理、会计、仓管等参与人员签字，作为资料存档.通过盘点，如觉察库存物资的溢缺，应准时查明缘由，明确责任。对于假公济私、贪污盗窃等不法行为引起财产物资短缺的，应追究当事人的责任，严峻处理。盘点中觉察的差异上报按授权进行审批调整，并追究相关责任人员责任，按规定进行赔偿。时效产品

22、管理有保质期的产品产品部首批进货必需坚持快进快出的原那么，首批进货必需试销，仓库必需先进先出， 每月承报库存时单独承报，再次补单时要求产品部和销管部审核，总经理确认后方可执行.保质期到一年时, 仓库和销管必需预警，申报常务副总和总经理专项处理,如已补货，仓库未先发老产品的现象，公司将重罚 总公司和分支机构仓管和负责人，造成损失的，由相关人员担当经济责任.办事处自用产品、样品处理流程：561、样品领用申请：样品领用必需书面申请，总部批复后方可执行。562、样品退返：样品用法完毕后将退返仓库；563、样品核销：样品赠送必需核销，财务每月供应报表564、样品考核：样品领用如超过往年数量，将跟踪考核，

23、将来制作标准565、样品和自用产品单据流程：自用：用法库存领用单，用途选择：办公领用；办事处做单，审核由市场部审核。库存领用单 打印后由领用人签字并留存于办事处仓库保管员处，月底统一交财务。样品：用法库存领用单，用途选择：样品领用；办事处做单，审核由市场部审核；57、报废品处理流程：571、产品报废管理：货物退回仓库后如无法再次销售既为报废品7. 1.2、报废品统一用外箱包装，外箱用挨次编号。外箱二侧用A 4纸注明箱号与报废货物明细。清 单必需一式三张，外箱二侧面各贴一张，仓管员保存一张。L3、报废品包装完后统一进入报废品区，待审计核准后由公司人员在场处理；单据流：报废品先转到报废仓，报废仓库

24、出库用库存领用单挺直出库，用途选择：报废处理领用。实业销售 管理部审核。办事处再做1张费用：依据库存领用单产生的本钱金额做一个报废本钱的费用工程（正数）， 收入的钱做1个报废品收入的费用（做负数）。六、报损、损益调整和账面调整处理流程仓库管理人员准时整理存货，对于残次品和长期滞存品单独存放，并每月上报，由公司打算合理 处置。经审批后具体单据处理流程见本程序6. 4. 3条。在当地进行处置时须有审计人员或公司专派人员在场。办事处A代码贴成B代码出货流程：631、2个代码是不同的货号，方案单价也可能不同，办事处把B代码贴成A代码出货给客户，2个代 码比拟接近的状况下出货流程：按授权经过总部审批，做损益单（数量损益）：B代码正数（损 益=发），A代码负数；金额差异同时调整掉，然后再做销售出库单。审计损益调整:总部审计到各办事处进行审计后，依据审计结果经审计部签字确认后，办事处进行审计损益调整， 数量金额同时调整。具体差异责任由审计部和财务负责跟踪实行，并要求办事处和实业物流中心 实行订正预防措施，防止大额差异的产生。办事处盘点损益调整每月办事处按规定进行抽盘，对抽盘结果和账面数据有差异的（串货、发错、记账错误等缘由