行政管理制度(通用版)

1、PAGE PAGE 36办公设备管理制度xxxx公司办公设备管理制度第一章 总则第一条 本制度度制定的的目的是是加强对对公司内内部办公公设备的的管理，有有效控制制行政经经费的支支出，以以确保办办公设备备在工作作中的正正常使用用。第二条 本制度度所指的的“办公设设备”包括：公司内内部电话话、电脑脑、打印印机、传传真机、照照相机、投投影仪等等所有办办公设备备。第三条 公司的的办公设设备属于于公司的的工作资资源，只只可用于于公司内内部以工工作为目目的的各各项业务务，禁止止将公司司的办公公设备用用于处理理私人事事务。第二章 办公设设备的采采购第四条 办公设设备采购购管理职职责（1）公司司行政部部负责统

2、统一采购购计划的的制订和和实施。（2）公司司财务部部负责审审核采购购费用。（3）公司司总经理理负责审审批采购购计划，采采购合同同以及采采购费用用。第五条 办公设设备采购购审批程程序。（1）根据据本部门门实际情情况，设设备需求求部门填填写办办公设备备请购单单提交交行政部部。（2）行政政部每季季度对申申购申请请进行一一次统计计汇总，根根据汇总总结果和和公司现现有设备备的使用用情况制订订采购计计划，填填写办办公设备备采购审审批表，经经行政部部经理审审核后提提交财务务部审核核，最后后报请总总经理批批准。（3）根据据审批意意见，行行政部实实施办公公设备采采购程序序。第六条 办公设设备采购购程序。（1）行

3、政政部必须须选择超超过三家家的供应应商进行行询价。（2）采购购经办人人应对报报价资料料进行认认真的分分析，并并参考以以往的采采购记录录及当时时的市场场行情与与供应商商进行议议价。（3）经办办人填写写办公公设备询询议价情情况报告告表，经经行政部部经理审审核后，提提交总经经理审批批。（4）根据据审批意意见，经经办人实实施采购购，必要要时应与与供应商商签订采采购合同同。第七条 办公设设备的验验收入库库工作程程序。（1）设备备到货后后，行政政部应对对设备进进行仔细细地检验验，必要要时设备备需求部部门应给给与协助助支持。（2）检验验人员在在办公公设备验验收单上上确认签签字后，设设备方可可登记入入库。第八

4、条 设备采采购费用用付款程程序。（1）采取取预付款款方式时时，经办办人员需需凭办办公设备备询议价价情况报报告表或或采购购合同，填填写借借款单，经经财务部部经理审审核，总总经理审审批通过过后办理理预付款款手续。（2）采取取货到付付款方式式时，在在设备到到货后，经经办人员员凭办公公设备询询议价情情况报告告表或或采购购合同、办办公设备备验收单单及购购货发票票，办理理财务报报销手续续。第九条 设备采采购管理理办法。（1）行政政部必须须严格遵遵守公平平、公开开的原则则，在保保证质量量的前提提下综合合考虑价价格、交交货期、售售后服务务等因素素，选择择信誉度度高的供供应商。（2）公司司主要设设备的采采购应有

5、有3-55家资质质完备、质质量可靠靠、诚信信度高的的备选供供应商。（3）所采采购设备备单价超超过3万万元时，必必须采取取公开招招标的方方式进行行采购。（4）设备备采购人人员必须须严格遵遵守公司司规章制制度，秉秉公办事事，任何何人不得得在采购购设备过过程中收收受回扣扣。如有有违反，一一经发现现，公司司将严肃肃处理。（5）行政政部与供供货商签签订购买买合同时时，须对对售后做做出明确确约定。设设备验收收不合格格时，应应按照合合同的约约定，进进行退、换换货或索索赔。（6）供货货商提供供报价的的设备规规格与办办公设备备采购审审批表中中所列的的设备规规格不同同或属于于代用品品的，应应及时与与设备部部门沟通

6、通，由需需求部门门经理签签字确认认后，方方可购买买。（7）设备备在投入入使用前前需要厂厂家现场场指导的的，由行行政部负负责相关关事宜。（8）设备备采购人人员应树树立服务务意识，若若因缺货货等原因因无法按按时完成成采购时时，应及及时通知知需求部部门，并并积极与与其协商商处理。（9）各生生产部门门对办公公设备有有紧急需需求时，可可直接将将部门经经理审核核的购买买申请提提交公司司总经理理审批。审审批通过过后，由由行政部部安排单单独采购购。第三章 办公设设备的使使用及维维修第十条 办公设设备的使使用与保保养。（1）公司司全部的的办公设设备都要要指派专专人管理理，严禁禁其他人人员擅自自使用。（2）使用用

7、设备前前应认真真阅读说说明书，操操作必须须严格按按照操作作规范进进行。（3）如因因人为原原因导致致的设备备丢失或或损坏，应应追究相相关人员员的责任任。（4）行政政部应指指派专人人根据产产品的保保养手册册定期对对办公设设备进行行检查养养护，排排除隐患患，以免免因设备备故障影影响公司司的业务务。（5）需要要由厂家家进行专专业保养养的，由由行政部部负责相相关事宜宜。第十一条 办公公设备的的维修。（1）当设设备发生生故障时时，应报报请行政政部安排排维修。因因私自处处理导致致设备损损毁的，由由责任人人承担相相应的损损失。（2）行政政部应对对设备的的维修情情况作详详细的记记录，包包括设备备编号、维维修日期

8、期、故障障现象及及原因、维维修费用用、维修修单位等等。，并并建立维维修档案案。（3）行政政部应根根据各类类故障产产生的原原因提出出预防措措施，并并及时通通知各部部门在使使用设备备过程中中加以防防范。第十二条 办公公设备使使用监督督。（1）各部部门经理理负责本本部门所所用办公公设备的的日常使使用监督督。（2）行政政部负责责不定期期地对办办公设备备的使用用情况进进行检查查。（3）行政政部有权权提请处处罚违规规使用办办公设备备的人员员。第十三条 办公公设备的的报废认认定及处处理。（1）办公公设备因因故障无无法维修修或无维维修价值值需要报报废时，行行政部应应提交办办公用品品报废清清单，由由公司总总经理

9、签签字审批批。（2）行政政部负责责处理报报废的办办公设备备，所得得现金应应立即交交财务部部入账，同同时，财财务部负负责对已已报废的的办公用用品进行行销账。第四章 办公设设备的分分类管理理第十四条 电脑脑的使用用管理（1）本制制度中所所称“电脑”包括：主机、显显示器、键键盘、鼠鼠标等全全部设备备以及各各类应用用软件。（2）公司司内部网网络管理理员负责责计算机机的管理理，其有有权对公公司任何何一台电电脑实时时操作、设设置等管管理。（3）公司司电脑使使用实施施“专人专专管”的原则则，即由由每台电电脑的使使用者负负责电脑脑日常操操作及保保养，使使电脑及及其附属属设施始始终处于于整洁、良良好的状状态。（

10、4）未经经允许，公公司网络络管理员员之外的的任何人人不得擅擅自使用用他人的的电脑。（5）电脑脑的使用用者应设设置开机机密码，且且未经公公司批准准，不得得将密码码泄露给给他人，以以免信息息外泄导导致公司司遭受损损失。（6）电脑脑上必须须安装杀杀毒软件件并及时时进行更更新。不不得使用用未经杀杀毒软件件检查的的U盘、移移动硬盘盘、软件件等，以以防止病病毒侵入入。（7）电脑脑上不得得存放会会影响、破破坏公司司计算机机网络正正常运行行的软件件，如黑黑客程序序、网络络代理服服务器等等。一经经发现，网网络管理理员有权权立即删删除。（8）严禁禁使用公公司电脑脑玩游戏戏、看电电影以及及进行其其他娱乐乐活动。（9

11、）行政政部指派派专人对对公司电电脑的硬硬件进行行维护，其其他人不不得随意意拆卸电电脑设备备或更换换配置。（10）电电脑使用用者应定定期对电电脑内的的资料进进行整理理和备份份，删除除无用的的文件，确确保电脑脑有足够够的运行行空间。备备份的资资料可由由部门统统一保管管。（11）电电脑使用用者离开开时应退退出系统统并关闭闭电源。第十五条 电话话的使用用管理（1）电话话由行政政部统一一进行分分配和管管理，未未经允许许，其他他人不得得擅自调调换电话话号码或或私自拉拉线串号号。（2）各部部门经理理负责对对电话的的日常使使用情况况进行监监督和控控制。（3）通话话时要简简洁扼要要，避免免长时间间占线，浪浪费时

12、间间和资源源。（4）因工工作原因因需要拨拨打长途途电话时时，应事事先征得得部门主主管的允允许。第十六条 打印印机、复复印机的的使用管管理。（1）打印印机、复复印机由由行政部部指派专专人负责责使用，其其他人不不得擅自自使用。（2）在不不适用打打印机、复复印机时时，应关关闭电源源，降低低损耗。第十七条 传真真机的使使用管理理。（1）传真真机由行行政部指指派专人人负责使使用，其其他人不不得擅自自使用。（2）涉及及公司机机密的文文件必须须经公司司领导签签字批准准后方可可传送。（3）每天天下班后后，应将将传真机机设置为为自动接接收状态态，以防防遗漏重重要文件件。第十八条 其他他办公设设备使用用管理（1）

13、公司司全部办办公设备备均指派派专人保保管和使使用，未未经允许许其他人人不得擅擅自使用用。（2）设备备负责人人应定期期养护设设备，以以确保设设备的正正常运转转和使用用。（3）由于于设备使使用人员员操作不不当造成成设备损损坏时的的，应按按照设备备的购置置价格赔赔偿。（4）员工工进行岗岗位变动动或离职职时，应应将制定定的办公公设备交交与行政政部审核核。行政政部经理理确认后后，员工工方可办办理异动动或离职职手续。第五章 附则第十九条 公司司行政部部有权提提请处罚罚违反本本制度的的人员。第二十条 本制制度的最最终解释释权归行行政部所所有。第二十一条条 本本制度自自公布之之日起实实施。办公设备管管理流程程

14、及流程程图：在进行办公公设备管管理时，可可参照如如下流程程：（1）各部部门向行行政部提提出购买买办公设设备申请请。（2）行政政部对请请购申请请进行审审核、汇汇总后，提提交公司司总经理理审批。（3）经领领导审批批通过后后，行政政部负责责询价并并初步选选定供货货商。（4）行政政部将初初步选定定的供货货商情况况提交总总经理审审批。根根据总经经理的审审批意见见实施购购买。（5）行政政部负责责将更新新设备登登记入库库，并将将相关资资料存档档保管。（6）各职职能部门门按需领领用设备备，行政政部负责责监督使使用及日日常维护护。（7）设备备发生故故障时，职职能部门门报请行行政部安安排维修修。对于于无法修修复或

15、无无修复价价值的设设备，行行政部提提交报废废申请，由由公司总总经理审审批。（8）审批批报废的的办公用用品按照照报废程程序予以以处理，相相关资料料归档保保存。流程图：设备申购单设备申购单审核、汇总筛选供货商初选供货商实施购买登记入库部门领用日常养护维修申请报废报废资料存档保管审批审批审批故障报修资料归档继续使用办公设备管管理表格格：（1）办公公设备请请购单：（2）办公公设备采采购审批批表：（3）办公公设备询询议价情情况报告告表：（4）办公公设备验验收单：（5）办公公设备入入库登记记表：（6）办公公设备明明细表：（7）办公公设备领领用表：（8）办公公设备保保修单:（9）办公公设备报报修记录录表：（

16、10）办办公设备备报废清清单：例表一：办公设备请请购单填制单位申购时间设备名称型号规格数量申请原因特殊要求备注部门经理审审核意见见例表二：办公设备采采购审批批表填制部门档案编号序号设备名称规格型号数量预算单价申请部门123预算金额行政部审核核意见年 月 日财务部审核核意见年 月 日总经理审核核意见年 月 日 填表表人： 填报时时间：例表三：办公设备询询议价情情况报告告表填制部门档案编号项目序号名称规格部门厂商123经办人意见见行政部经理理审核意见总经理审核意见 填表人： 填报报时间：例表四：办公设备验验收单填制部门档案编号设备名称型号规格数量供应厂商联系方式到货日期验收结果检验人签字字 填表人

17、： 填报时时间：例表五：办公设备入入库登记记表填制部门档案编号设备名称品牌名称型号规格颜色购买价格出厂日期购买时间使用期限附属设备环境需求存放地点主要功能简介使用部门责任人填表人： 填填报时间间：例表六：办公设备明明细表填制部门档案编号序号设备名称型号规格数量单价金额使用部门使用 日期期1234567 填表人： 填报时时间：例表七：办公设备领领用表填制部门档案编号设备名称编号型号规格数量具体用途备注行政部审核核意见年 月 日主管领导审审核意见见年 月 日总经理审核核意见年 月 日 填表人： 填报时时间：例表八：办公设备保保修单填制部门档案编号设备名称设备 编编号 使用部门 保修 时时间故障 现

18、象象责任人部门经理审核意见 填表人人： 填报报时间：例表九：办公设备报报修就记记录表填制部门档案编号设备名称编号使用部门报修 时时间故障 现现象解决 办办法经手人备注 填表人： 填报时时间：例表十：办公设备报报废清单单填制部门档案编号序号编号设备 名名称数量单价使用 年年限实际使用时时间报废 原原由使用 部门门123部门审核意意见行政部审核意见总经理审核核意见XXXXX公用品品管理制制度总则第一条 本制度度制定的的目的是是规范办办公用品品的采购购、发放放等日常常管理，方方便公司司员工领领用办公公用品，合合理控制制办公用用品的费费用支出出，以节节约公司司资源。第二条 本制度度适用于于公司所所有办

19、公公用品的的采购、发发放和使使用管理理。第三条 行政部部统一负责责办公用用品的采采购、发发放、保保管、使使用和监监督等日日常事务务。第二章 办公用用品的采采购管理理第四条 办公用用品的采采购程序序。（1）行政政工作人人员须及及时掌握握办公用用品的库库存情况况，并根根据平时时的消耗耗水平制制作采购购计划，明明确订购购数量，填填写办办公用品品申购单单。（2）将经经行政部部经理审审核的办办公用品品申购单单，提提交公司司总经理理审批。（3）审批批通过后后，根据据审批意意见，行行政部负负责采用用订购或或直接购购买的方方式实施施购买。（4）所订订购办公公用品到到货后，行行政部应应严格根根据送货货单验收收，

20、核对对型号规规格、品品种、数数量和质质量，以以确保不不存在任任何问题题。（5）验收收人员在在办公公用品验验收单上上填写验验收结果果并签字字确认。（6）针对对直接购购买的办办公用品品，经办办人员可可凭办办公用品品申购单单以及及有效发发票，到到财务部部办理报报销手续续；针对对采用订订货方式式采购的的办公用用品，经经办人须须凭办办公用品品申购单单及办办公用品品验收单单，到到财务部部办理领领款手续续。第五条 办公用用品采购购规定。（1）经办办人员本本着“合理节节约”的原则则实施采采购，避避免重复复购买造造成库存存积压；选择供供货商时时应货比比三家，尽尽量选择择质优价价廉的办办公用品品。（2）各部部门如

21、因因工作原原因而对对某种办办公用品品的需求求量或规规格发生生更改时时，需向向行政部部提出书书面申请请，以便便行政部部及时对对订购计计划进行行调整。（3）行政政部填写写办公公用品订订购进度度控制表表，表中中应详细细地记录录订购日日期、数数量、单单价、供供应商信信息以及及到货数数量和日日期。（4）如遇遇特殊情情况，办办公用品品需求部部门可在在采用电电话或传传真的方方式通知知行政部部后，自自行选择择购买所所需物品品，但事事后需时时间补办办相关手手续。否否则，所所产生的的费用公公司将不不予报销销。（5）验收收结果为为不合格格时，由由行政部部负责与与供货商商沟通协协商，进进行退换换货等相相关事宜宜的处理

22、理。（6）对于于验收结结果为不不合格的的用品，财财务部有有权拒绝绝支领相相关费用用。（7）经办办人员应应秉公办办事，采采购过成成中严禁禁收受回回扣及其其他礼品品。确实实无法拒拒绝时，应应上交公公司。如如有违反反，一经经发现，公公司将根根据情节节轻重对对违反者者处以警警告、罚罚款、降降薪甚至至辞退处处理。第三章 办公用用品的领领用和发发放第六条 办公用用品的领领用和发发放办法法。（1）领取取办公用用品时，需需以部门门为单位位，在规规定的时时间内向向行政部部提交办办公用品品申领表表，写写明所需需领取的的用品名名称与数数量，并并由部门门主管签签字核准准。（2）公司司规定每每月XX日日为统一一的提交交

23、申领表表时间，遇遇节假日日顺延，其其他时间间均不予予受理。（3）行政政部根据据申领表表的内容容备齐所所需物品品时，于于每月XXX日前前向各部部门分发发。同时时进行办办公用品品发放的的登记工工作。写写明分发发物品的的名称、数数量、型型号规格格及发放放日期，最最后由申申领人签签字确认认。（4）员工工离职时时，其已已领取或或保管的的订书器器、计算算器、文文件架、文文件盒等等耐用品品必须交交还行政政部。如如有丢失失或损坏坏，行政政部负责责折价后后向其索索取赔偿偿。（5）经公公司总经经理批准准的特殊殊办公用用品可随随时申领领。第七条 新员工工入职时时，可按按照核定定的岗位位标准领领取一套套办公用用品。具

24、具体内容容如下表表所示：办公用品岗岗位领用用标准一一览表岗位标准配备行政文员水性笔、记记事本、文文件夹各各1个财务部员工工水性笔、记记事本、文文件夹、计计算器各各1个部门主管铅笔、水性性笔、记记事本、文文件夹、计计算器、订订书器各各1个部门经理及以上人员员铅笔、圆珠珠笔、水水性笔、皮皮面笔记记本、计计算器、笔笔筒、文文件架、文件夹、活页夹各一个备注因工作需要要领用标标准配备备以为的的办公用用品时，需需按照常常规办公公用品申申领程序序进行申申领办公用品的的保管和和使用第八条 办公用用品的保保管及使使用管理理。（1）行政政部应建建立库存存办公用用品台账账，明确确掌握办办公用品品的库存存情况。（2）

25、办公公用品仓仓库须经经常清扫扫整理，并并定期进进行盘点点。盘点点时如有有帐物不不符的情情况，应应及时查查明原因因，做到到帐物相相符。（3）行政政部应根根据办公公用品的的采购价价格核算算出物品品单价，并并根据各各部门的的领用情情况计算算出相应应的费用用，将其其作为年年度考核核的依据据，并定定期进行行整理、汇汇总及存存档。（4）水性性笔、圆圆珠笔等等首次领领用三个个月内，只只能领用用笔芯，不不得重复复领用。（5）离职职人员交交回的耐耐用办公公用品由由行政部部安排重重新发放放，申请请人不得得以其新新旧为由由拒绝使使用。（6）行政政部对已已无使用用价值，决决定报废废的办公公用品应应做好登登记，降降低易

26、耗耗资源的的消耗。（7）树立立节约意意识，提提倡无纸纸化办公公，尽量量使用网网络资源源，降低低易耗资资源的消消耗。第五章 办公用用品的使使用监督督第九条 各部门门经理负负责监督督本部门门办公用用品的日日常使用用情况。第十条 行政部部应定期期对各部部门办公公用品的的领用申申请以及及实际使使用情况况进行核核对。第十一条 行政政部每月月填写办办公用品品使用情情况汇总总表，一一式两份份。一份份存档用用于年终终各部门门的绩效效考核，另另一份提提交各部部门经理理，使其其了解本本部门办办公用品品的消耗耗情况。第十二条 实行行“走动管管理”，发现现问题及及时提醒醒解决，杜杜绝浪费费。第五章 附则第十三条 本制

27、制度的最最终解释释权归行行政部所所有。第十四条 本制制度自公公布之日日起执行行。办公用品管管理流程程：行政部在对对办公用用品进行行管理时时可以按按照下面面的流程程进行:（1）行政政部根据据办公用用品的库库存量以以及平时时的消耗耗量确定定购买数数量，提提交购买买申请。（2）行政政部经理理审核购购买申请请后，提提交总经经理审批批。（3）行政政部根据据审批意意见实施施购买。（4）供应应商保质质保量如如期发货货。（5）行政政部负责责验收货货物，验验收不合合格时，与与供应商商联系协协商安排排退货事事宜。（6）验收收合格后后，将所所购物品品登记造造册入库库保管，以以备领用用。（7）各部部门按需需领用办办公

28、用品品。流程图：申请购买申请购买实施购买验收货物登记入库按需领用审核审批发货合格办公用品管管理表格格：（1）办公公用品申申购单（2）办公公用品验验收单（3）办公公用品申申领单（4）办公公用品订订购调度度控制表表（5）办公公用品领领用记录录表（6）办公公用品使使用情况况汇总表表（7）办公公用品库库存盘点点表（8）办公公用品报报废清单单例表一： 办公用品申申购单填制单位档案编号序号物品名称型号规格数量单价金额到货期限具体用途备注123456行政部门审审核意见见年 月月 日总经理审核核意见年 月月 日申请人签字字： 填填表日期期：例表二：办公用品验验收单填制部门档案编号验收人员验收日期序号物品名称型

29、号规格数量供货厂商到货日期验收结果备注12345例表三：办公用品申申领单申请部门档案编号申请人申请日期序号物品名称型号规格数量具体用途备注123领用人签字字：部门经理签签字：例表四：办公用品订订购调度度控制表表填制部门档案编号序号物品名称单价订购数量订购日期到货日期供应厂商承办人备注123填表人： 填表日期：例表五：办公用品领领用记录录表填制部门档案编号日期物品名称领用数量领用人所属部门备注填表人： 填填表日期期：例表六：办公用品使使用情况况汇总表表填制单位档案编号名称数量单价金额名称数量单价金额签字笔打印纸圆珠笔文件夹铅笔胶水白板笔胶棒荧光笔订书机圆珠笔芯胶带软皮记事本本双面胶硬皮记事本本档

30、案袋文件架便利签笔筒裁纸刀信签纸打孔机大头针回形针订书钉剪刀复写纸印泥直尺印台卷尺印台油修正液电源插座插页夹计算器填表人： 填表日日期：例表七：办公用品库库存盘点点表填制部门档案编号用品名称计量单位库存数量帐存数量差异数量单价差异金额备注填表人： 填填表日期期：例表八：办公用品报报废清单单填制部门档案编号序号名称型号规格使用期限数量报废原因备注1234使用部门意意见：部门经理签签字：行政部经理理审核意意见：行政部经理理签字：填表人： 填表表日期：XX公司司档案管管理制度度第一章 总则第一条 本制度度制定的的目的是是加强本本公司文文书档案案的管理理工作，提提高档案案管理的的质量和和效率。第二条

31、归档范范围。1、重要会会议的通通知、报报告、决决议、领领导讲话话、会议议简报等等材料。2、本公司司对外正正式发文文以及有有关单位位的来往往文书。3、反映本本公司主主要职能能的报告告和总结结。4、公司各各种工作作计划、报报告、请请示、批批复、会会议纪要要以及统统计报表表。5、公司与与有关单单位签订订的合同同、协议议书等资资料。6、关于干干部任免免、员工工奖惩、员员工薪酬酬、福利利津贴等等方面的的人事材材料。7、公司大大事记以以及反映映公司重重要活动动的剪报报、照片片、音像像资料的的材料。第三条 公司行行政部负负责归档档资料以以及日常常管理工工作。第二章 档案资资料的搜搜集第四条 各业务务部门须须

32、对办理理完毕的的文件材材料进行行挑选、立立卷，定定期移交交至行政政部归档档保存。第五条 行政部部应加强强与各业业务部门门间的联联系，掌掌握各部部门的业业务情况况，主动动及时的的对有保保存价值值的文件件资料进进行收集集。第六条 档案管管理人员员应按照照下列要要求点收收移交文文件。1、检查文文件的文文本以及及福建是是否完整整，如有有短缺，立立即追查查归人。2、文件处处理手续续必须完完备，如如有遗漏漏，立即即退回有有关部门门补齐。3、文件如如经过抽抽查，应应由主管管部门负负责人的的确认签签字。4、与案件件无关的的文件或或不应附附案归档档的文件件，应立立即退回回有关部部门。5、有价证证劵或其其它贵重重

33、物品应应退回有有关部门门，由经经办部门门送公司司指定的的保管部部门签收收后，再再将文件件进行归归档处理理。第七条 归档要要求。1、文书归归档后，原原告由行行政部门门归档，相相关部门门根据实实际需要要留存影影本。如如因工作作需要，经经办部门门需要保保留原稿稿时，必必须经行行政部批批准，切切妥善保保管原稿稿，并将将影印本本归档。原原稿使用用完毕后后，经办办部门应应及时送送行政部部归档并并换回影影本。2、经办部部门须对对移交的的文件进进行系统统的整理理，尽量量保持文文件间存存在的联联系，区区分文件件的保存存价值，做做到准确确分类、合合理立卷卷。3、案卷标标题简明明，编号号符合公公司规范范。4、立卷文

34、文件应将将正件和和附件、请请示与批批复等统统一立卷卷，避免免分散。5、卷内文文件应按按照形成成时间或或常规顺顺序有序序排列。6、文件装装订符合合规范，不不得出现现破损、皱皱折或参参差不齐齐等现象象。7、档案管管理人员员点收完完毕后，应填写归档文件移交清单，经双方确认签字后各留存保管，以备查考。8、文件的的归档时时间如下下表所示示：不同类型文文件的归归档时间间文件类型归档时间管理文件形成后的第第二年上上半年移移交归档档项目文件项目完成成后的三三个月内内移交材材料。涉及到公公司业务务机密或或由公司司外部单单位形成成的文件件资料，应应随时归归档。会计文件会计年度终终结后，由由财务会会计留存存一年后后

35、移交归归档。人力资源文文件办理完毕的的一个月月内移交交归档。第三章 档案资资料的整整理和分分类第八条 档案资资料的整整理。1、档案管管理人员员应严格格按照归归档要求求装订，保保持案卷卷外观整整洁。2、根据档档案的来来源、时时间、内内容、形形式等将将案卷分分类，调调整不规规范的编编号，填填写案卷卷目录。第九条 档案的的分类。1、分类档档案应根根据内容容、部门门、项目目等因素素进行三三类分级级。先按按部门区区分，然然后根据据档案的的性质分分类、最最后在同同类中依依序分为为若干小小类。2、档案分分类力求求实用而而不拘泥泥，若三三级分类类不够用用，可增增设第四四级“细类”。3、每个档档夹的封封面内首首

36、页应设设“目次表表”，档案案归档时时依序编编号、登登录，编编号原则则是每案案一个“目次”。4、同一类类或细类类的档案案应在一一个档夹夹中装订订。档案案较多，一一个档夹夹不够用用时，可可用两个个以上的的档夹装装订，并并在小类类或细类类之后增增设“卷次”编号，以以便查找找。第十条 档案名名称及编编号。1、档案的的各级分分类应有有统一的的名称。名名称不能能含糊笼笼统，应应以充分分显示档档案内容容性质为为原则。2、档号的的表示方方式为：A1AA2-BB1B22C1CC2D11E1EE2。其其中A11A2为为经办部部门代号号，B11B2为为大类号号，C11C2为为小类号号，D11为档类类卷次，EE1E2

37、2为档案案目次。3、各级匪匪类、卷卷次以及及目次的的编号，均均已十进进位阿拉拉伯数字字表示，其其位数根根据档案案多少及及增长情情况酌情情定制。4、确定档档案分类类的各级级名称后后，应将将所有分分类的各各级名称称及其代代表数字字编号依依照一定定的顺序序依次排排列，即即编制档档案分类类编号，以以便查阅阅。5、档案分分类的各各级名称称编号内内应预留留若干空空挡，以以备将来来组织规规模扩大大或业务务增多时时，随时时增补。6、档案分分类的各各级名称称及其代代表数字字一经确确定，不不已修改改。若需需要修改改，应事事先讨论论审查，并并拟定新新旧档案案分类编编号对照照表，避避免混淆淆。第十一条 档号号的编定定

38、。1、对于新新档案，应应从档档案分类类编号表表中查查明该档档案所属属类别、卷卷次、目目次顺序序，以此此来编列列档号。2、档案如如需归档档前案，应应查明前前案的档档号，将将其以同同号编制制。3、如有一一案叙述述数事或或一案桂桂日多类类者，应应先确定定其主要要类别，再再编列档档号。4、编列档档号应从从左而右右，左方方装订的的档案，档档号应填填写于案案件首页页的右上上角，55装订者者填写于于左上角角。第四章 档案的的保管第十二条 归档档文件须须依目次次号顺序序以活页页的方式式装订于于相关类类别的档档夹内，并并根据实实际需要要注明目目次号码码，以便便查阅。第十三条 应在在档夹背背脊上标标明档夹夹内所含

39、含案件的的分类编编号及名名称，以以便查找找。第十四条 定期期清理归归档文件件，保持持档案整整洁有序序，必要要时应采采取防火火、放盗盗、防潮潮、防虫虫等措施施。第十五条 将已已到达保保存期限限的档案案登记造造册，呈呈送公司司总经理理审批后后销毁。第十六条 档案案的保存存期限如如下表所所示：档案的保存存期限保存期限范围永久保存公司章程程、股东东名册、董董事会及及股东会会议记录录组织规规程及办办事细则则财务报报表不动产产所有权权及其他他债权凭凭证组织机构构设置、人人员任免免、处罚罚、奖励励等。其他经经核定应应该永久久保存的的文件。（文件、技术资料等）长期（100年）预算决算算书类会计凭凭证事业计计划

40、资料料其他经经核定应应该保存存10年年的文件件。短期（5年年）期满或解解除的合合约其他经经核定应应该保存存5年的的文件。临时（1年年）结案后没有有必要长长期保存存的文书书第十七条 档案案销毁时时，必须须由公司司指派的的专人与与档案管管理人员员同时在在场进行行监督，防防止资料料外泄。第五章 调卷管管理第十八条 员工工需要调调阅档案案时，应应填写档档案调卷卷申请表表，写写明调阅阅原因及及所需要要调阅档档案的名名称，经经部门主主管核准准后方可可调阅。第十九条 调阅阅涉及公公司机密密的档案案资料，必必须经总总经理批批准。第二十条 调阅阅后归还还归档时时，档案案管理人人员应认认真核查查，从新新归档，并并

41、填写档档案调阅阅情况记记录表，写写明所调调阅文件件的名称称，调阅阅人、调调出时间间、归档档时间等等信息。第二十一条条 档档案调阅阅时间一一般不得得超过22天，对对调阅期期限有特特殊规定定的档案案应严格格按照规规定执行行。对逾逾期未归归还者，档档案管理理人员负负责催还还。第二十二条条 调调阅人员员应爱护护档案，取取保档案案整洁、安安全，不不得擅自自涂改、翻翻印、抄抄录或损损坏，更更不得转转接他人人。第六章 附则第二十三条条 本本制度的的最终解解释权归归公司行行政部所所有。第二十四条条 本制制度自公公布之日日起实施施。XX公司司声像管管理办法法第一章 总则第一条 本办法法制定的的目的是是完善公公司

42、的档档案管理理制度，规规范公司司的声像像档案管管理，全全面提高高档案管管理水平平。第二条 收集范范围。1、反映公公司主要要职能活活动以及及经营成成果的声声像资料料。2、公司组组织并参参加的重重要会议议和重大大活动的的声资料料。3、公司外外部形成成的与本本公司有有关的重重要声像像资料。4、其他具具有保存存价值的的声像资资料。第二章 声像资资料的收收集第三条 声像档档案的收收集方式式。1、产生声声像资料料的各部部门应及及时将声声像资料料随同其其他载体体形式的的档案移移交归档档。2、档案室室要随时时收集公公司具有有保存价价值的声声像资料料。第四条 声像档档案的手手机要求求。1、归档的的声像资资料应齐齐备，文文字说明明应清楚楚完整。2、归档的的声像资资料应为为原版，如如因特殊殊情况无无法提供供原版时时，经主主管领导导审批同同意可将将复制件件归档。第三章 声像档档案的管管理和分分类第五条 声像档档案的管管理由摄摄录人负负责，档档案部门门给予协协助支持持。第六条 声像档档案的分分类与编编号。1、录音带带、录像像带、摄摄像带应应按照形形成的年年份、问问题进行行分类，按按内容编编号。同同一内容容分录几几盘的视视为一个个案卷，编编一个案案卷号，然然后再将将每盘带带子按照照录制顺顺序依次次编号。2、照片应应按照形形成年份份、问题题进行分分类。同同属一类类的照片