公司文书管理制度

1、中畜集管制之文管制中敖畜牧集团文件管理制文件编号:编写单位：人力资源部版第本:生效日期： 2005 年版月日机密等级： 秘密 普通合计页数共 7页制定审核核准第 1 页 共 7 页(版所，得袭)中畜集管制之文管制目录第一章总则第二章第三章第四章第五章第六章文件的处理文件的制作请示文件的批文件的送发文件的整理保存第一章总则第一条第二条第三条第四条第五条为加强集团管理标准，使集团公文处理工作标准化、规范化、制度,高工作效率， 结合公司的实际情况，特制定本制度。集团下属各子公司（含事业部、业务执行部,下统一简称“各单位）应参照本规定 制定本单位的相关规定，或参照集团制度执.本规定所称文件管理是指集团

2、和各单位与政府、相联的企、事业单位来往的文件及企业内部间来往的各种文件：包含公文（命令、指令、决议、指示、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪)电报、传真合同 、证、各种帐簿、图表签 呈等，自收（发）文至归档全部过程之办理与控.文件管理还包含全部电子文本文件及上述资料电子版本的管文件按下列要点处置或办理：（一） 凡要事件的指示、请示、汇报、报告、答复一律以“文件”的形式进.有文 件的处置都必须以“准确”与“迅速”为原则，必须明确责任。（二） 须示审批的事项，即使在紧急状况下已口头或电话形式处置的，事后也必须以文 件形式记录下来。第六条全部文件归集团所有并收藏，任何个人不得私自占有。第 2

3、页 共 7 页(版所，得袭)中畜集管制之文管制第七条第八条第九条文件管理工作的归口管理部门为集团行政办公室。本规定由集团行政办公室制定，解释和修改权归集团行政办公室。 本规定自集团总经理批准之日开始实行。第二章文件的理第一条公司与外部往来的文由政办公室统一登记接收，按下列要点处置。（一） 署为集团或各单位接受的文件予以启根据业务性质分送各有关部门处理。 （二） 指部门或专人接受的文件不必开直送收信部门或收信人。（三） 集对外公开的办公邮箱收到相关文件时，行政办公室可直接将电子文件转发到相 关部门或各单位，亦可将打印出的文件交相关人员。第二条第三条第四条第五条第六条集团内部下发的各类文件由各部门

4、位指定专人负责收发卷档并登记处理。内部制发的文件中以集团名义撰写，需内部公布的文件由各权责部门组织拟稿、审批，由集团行政办公室登记发文。其他内部制发的文件流转由权责部门拟稿、审批、登 记发文，直接送收文部门登记签.各部门各位上报集团领导的文电子版本直接送达集团行政办公室并行存 档、登记.集团各部门各位内部制发的文件流转由各部门各单位自行收发立存登记 处理对需多部门或多人会签处理的文件处:（一） 各门收到需参与会签的文件时，应依本部门职责及时、认真处理并签署意见；（二） 文处理完毕后依收文处理单指定的会签顺序，转送其他会签部门或领导（三） 文最后一个会签的部门或领导，在处理后将文件转送集团行政办

5、公室。第七条第八条节假日等规定工作时间外到达的文件，由值班人员接收后转交办公. 文件按机密程度可分为以下几类。（一） 普文件。指日常工作需要，非保密类的常规文件。（二） 保文件。指须严格执行保密制度，注意涉及范围的文.体可分为： 、 机。指极为重，不得向公司内外任何无关人员泄漏内容的文件。 、 秘。指次重要不能向公司内外无关人员透露所涉及内容的文件。 、 内文件。指不向公司以外人员透露内容的文件。第九条普通文件的处理原则如下。第 3 页 共 7 页(版所，得袭)中畜集管制之文管制（一） 由文部门、单位的负责人负责对文件进行审阅、回答以及进行必要的处理；或者 指定专人对文件进行具体处理。（二）

6、如重要事项或超越个人责权范围的事项，须及时向上一级主管汇报，按上级指示 办理。（三） 如及与其他部门、单位有关联的事项，须向涉及部门、单位的统一上主管汇报或 经会签方能予以处理完毕。第十条保密文件的处理原则如下。（一） 机文件原则上必须由直接责任者或当事者自行处.（二） 机文件的寄发或传递，必须注明发文者姓名、收件者姓发文者应封缄。 （三） 到的指名或亲启文件，原则上由所指名者开启，其他人不得擅自启.第十一条 文的阅览原则如下（一） 文前页必须附收文处理单，依续签阅。（二） 需签批的文件签批，签者必须签字，并签署签批意见，确认签批结（三） 签领导签批意见后的文件原则上应直接交还行政办公室，或经

7、签批领导确认后可 直接交还呈报部门（)（四） 需阅的文件，所有传阅部门或人员都须签字确认传阅完部门由部门负责人或指 定人员签字.（五） 传文件可按传阅顺序直接转移或由行政办公室转移，最后一名传阅人负责将文件 交还行政办公室。第十二条 需各部门位会签文,处理意见上如果存在分歧由件的起草部或直接上级部门出面进行协商；如果不能协商一致，上报所有涉及部门、单位上级裁决。第十三条文件审批领导或传阅部门、单位应本着“高效、务实”的作风处理文件，严禁拖拉；文件的起草部门（人）或责成行政办公室负责文件的组织会签、传阅、催办和处理。第三章文件的作第一条文件要求严格按标准化制作，力求规范、严要领如下：（一） 文起

8、草必须简明扼要，一事一议。语言措词准确、严谨，符合规范。（二） 文内容要求叙事清楚，简明扼要，应注明事项起因、原由、过程、利害，解决建 议，预期结果，费用情况等，必要时应附上相关资料或文件。（三） 文的格式应包括呈送部门（或领导）、抄送部(或领导)、呈报人、呈报部门或 单位、呈报时间、文件编号、页数、文件主题、正文和附录。第 4 页 共 7 页(版所，得袭)中畜集管制之（四） 文必须注明事项的直接责任人，所属部门或单位应签名盖章。文管制第二条第三条第四条文件的起草必须征得本部(位）负责人同意并且在负责人有了明确的决定之后进 行 ,文件的草案必须予以保存。重要文件如经济合同)应经过律师咨询或公证

9、，在正式文件形成之前，必须掌握准确 的相关证据或证明文.文件的签名按下列规定进行：（一） 公内文件，一般往来文,需部门（单位）负责人签名即可；重要文件，部 位）负责人签名外应加盖公（二） 对文件，如经济合同、政府许可申请书、公告等重要文件，一律署法人代表职务 与姓名并加盖印如果法人代表委托事项，可由指定责任者署名。第五条文件的签章按下列要点进:（一） 对往来文件按文件要求级别相应加盖集团或部门（单)印鉴和签章.（二） 集内部公布的文件根据内容级别和权责加盖集团或部门（单位）公.（三） 内往来文件可以由呈报人签字，重要文件由部(单位）领导签字、盖章. 第六条 法印章与公司印章的使用必须遵循法人印

10、章由董事长签字批准使,团公章由总经理批准使用。第四章请示文的审批第一条第二条请示、审批是集团经营的一项重要程,凡涉及集团重要经营事项、超过本责权范围 的事项、超越相关制度规定的行为或其他应请示上级的事项等都必须请示、审获得 相关权责部门或领导的批复之后方可实施。须请示审批的事项包含但不限于以下情况：（一） 集各级行政职务及重要人事安排。（二） 集现行各种明文制度、规定的变更。（三） 重合同的签定、解除与变更。（四） 诉行为。（五） 与府或各级管理机构有关的、各种重要的请示、回执、申请 （六） 土、建筑物或其他涉及集团所有权益的购买与转.（七） 大馈赠、谢礼宣广告费用的开支。（八） 分机构的增变

11、与升格。第 5 页 共 7 页(版所，得袭)中畜集管制之文管制（九） 预与决算事宜（十） 借与贷款，以及借贷银行的开设与变更。（十一）重要或高额物品的采购，不急用或不需要物品的转让与廉价出售。 （十二）费用开支的计划、使用及修订。（十三）有关公司经营的重要计划与企划。（十四）其他上述未涉及的重要事项。第三条第四条第五条第六条第七条第八条请示审批的事项，必须以“请示” 的式形成文件，经部门或单位领导签署意见呈送上级主管部门或主管领导。如果事情紧急，允许直接以非文件形式请示，但事后必须 尽快撰写请示文件上报。请示文件要求一事一议、一式一份，按管理程序逐级报送。请示文件必须编号，按本单或部门的件管理

12、程序进行登记。涉及集团总体协调或应由集团总经理审批的文件，由集团行政办公室负责签办，呈总 经理或交其被授权者做最终的审核、批示。请示经上级批复、核决或作出其他决,应以回复或批示返回请示呈报部（)，按相 关批示贯彻、执行。由集团总经理或有关人员批复的请示，正本留集团行政办公室归档存查；集团行政办 公室将文件复印件送呈报部门或单位处理并督促执.第五章文件的发第一条第二条第三条第四条文件传递一般指定专人直接传递到相关部(位）；不明确主送部(单位）的或需要送多个部（位的交集团行办公室分送法直接传递的可用挂号邮寄或指定专 人转交。文件传递时，收发双方均应做好记录，并在收文）登记簿上登记。文件封面必须明确

13、写清发送和接收部单位称址件人姓名应注面 呈”或“转交”。公司内部普通文件原则上不作封缄。第六章文件的理与保存第一条文件按内容进行整理、归类，区分两类文件分别保管，一类是尚未完结的文件，另一 类是可以归档的文件。第 6 页 共 7 页(版所，得袭)中畜集管制之文管制第二条第三条第四条第五条全部完结的文件分别按所属部门(位）、科室、文件机密程度、整理编号和保存年限 进行整理与编辑，并做好文件归卷目录登记，归档保存。制度规定、不动产证明文件、经济合同、往来公文与特许专利文件等特别重要的文件， 由集团行政办公室填写重要文件目录后，予以保存。各单位或部门的文件分两类一特别重要文直接转集团行政办公室保;一 类普通文件，留存各单位或部门妥善保管。文件的保存年限如下：（一） 永保存文件，主要包括公司章程、股东大会及董事会议记录的度性规定； 重要的合同、协议书、登记注册文件、股票关系书;重要的诉讼关系文件；重要的 许可证书；有关公司历史的文件；决算书和其他重要的文件。（二） 保 5 年件，指不属于机密级的保密级文件及其他需要中期保存的重要文件。 （三） 保 1 年件指通的或临时性文件。（四） 对查