集团会议管理制度

1、PAGE PAGE 15第15页会议管理制度（试行稿）1、目的规范会议管理，使公司经营活动中的各种会议，通过合理的组织能够高效率、高质量的进行。2、制度文文件的类类别定义2.1 集集团会议议管理制度度：是强强制性要要求执行行，具有有普遍适适应性，且且相对稳稳定性质质的管理理规定。2.2 集集团会议议管理作作业规则则：是指指强制性性要求集集团员工工执行的的，但会会根据企企业经营环境境和策略略变化，而而适时进进行调整整优化的的作业管理理类规定定。2.3集团团会议管管理作业业文本：是指要要求集团团员工使使用，但但员工可可以依据据实际状状况进行行优化、带带指导性性的作业业管理类类工具。3、会议基基本目

2、标标要求3.1 会会前：会议召召集人/主持人人须明确确会议议议题，并并做好会会务及会会议资料料准备；3.2 会会中：会议主主持人须须把握会会议方向向，控制制会议质质量，实实现会议议既定目目标成果；3.3 会会后：会议召召集人/相关人人须负责会议纪要要的形成成，并跟跟踪相关关人员按会议纪纪要要要求完成成后续工作作。4、会议准准备4.1 会会议计划划4.1.11所有的的会议召召开前都都应有会会议计划划，重要要和大型型会议应应制定书书面 计划(或方方案)。会议计计划原则则上应包包括以下下内容：会议名称、会会议主题题、会议议时间、会会议地点点、会议议召集人人（或部部门）、会会议组织织、参会会人员、会会

3、议内容容、会议议日程、会会议议程程、会议议资料清清单、会会议筹备备工作、会会议费用用预算等等。4.1.22 例行会会议的会会议计划划在第一一次会议议确定后后，原则则上不再再变化，如如 有变化，由由会议召召集人（或或部门）临临时通知知。小型型或非正正式会议议，以上上内容可可以简化化，由会会议召集集人（或或部门）决决定。4.1.33 沿海绿绿色家园园集团固固定会议议一览表表是根根据集团团经营环环境和策策略 目标制定的的会议计计划，定定位为集集团作业业规则类类的规定定。4.1.44 会议计计划（或或方案），由由会议召召集人/部门拟拟定后，报报分管领领导（年年 度会议报总总裁和集集团董事事长，大大型会

4、议议报集团团分管会会议管理理的执行行总裁）审审批同意意后执行行。4.2 会会议通知知4.2.11会议召召开前，会议召召集人/部门应应提前通通知参会会人员，以以便做好好参 会准备。4.2.22会议通通知有口口头（直直接或电电话）和和文字通通知两种种形式，小小型或非非 正式会议可可采用口口头通知知；重要要和大型型会议则则应采用用电子文文本或纸纸质文本本的书面面通知（提提倡用电电子文本本）；例例行会议议除第一一次和有有变动时时通知外外，以后后可不再再通知。4.3 会会议资料料准备4.3.11会议所所需要文文件由召召集人/部门拟拟制，并并报相关关领导审审核同意意。4.3.22重要专专题或需需研讨的会议

5、议，研讨讨报告或或相关资资料，会会议召集集部门 或会会务组，须须考虑参参会人员员阅读及及思考所所需的合合理时间间提前发送送或发放放给参会人员员。4.3.33会议需需参会人员员准备发发言稿或或提供相相关文件件的，应应在会议议通知时时 具体说明。4.4 会会议行政政事务准准备4.4.11会务筹筹备：在在外地召召开的集集团重大大会议，应应成立会会议筹备备组，会会议筹备组负负责组织织会务工工作，并并备齐会会议所需需会议用用具；各各地区公司司/部门的的会议，则则由各公公司/部门会议议召集人人，自行行指定会会务筹备备人进行行会前准准备。4.4.22会议室室管理：行政事事务组负负责对会会议室的的使用进进行管

6、理理，并负负责编写会议议室使用用规则。 行政事事务组在在接到会会议室使使用申请请后， 应对使用做做合理调调配，防防止使用用上出现现使用“重叠”现象 。 4.44.3会会务服务务：会议议室的卫卫生、茶茶水供应应由行政政事务部部负责并并提供服服务。4.4.44会议场场地布置置：包括括音响效效果、灯灯光效果果、座位位排列、幻幻灯片放放映测试、广广告调幅幅排放等等，集团团重大会会议由会会议筹备备组/行政事事务组负责，一一般会议议由会议议召集部部门/人负责责安排。 4.44.5会会议接待待事务：包括交交通安排排、住宿宿安排、用用餐安排排、参观观安排、医疗准备等等。集团团重大会会议由会会议筹备备组/行政事

7、事务组负负责，一一般会议议由会议议召集部部门/人负责责安排。 4.44.6会会议费用用预算：会议召召集人负负责组织织对会议议费用进进行预算算，年度度会议费用进进入总裁裁办费用用预算，其他会会议费用用按会议议召集人人/部门进入部门的的预算，各会议议须严格格将费用用控制在在预算范范围内。5、会间管管理5.1 会会前检查查会议前，尤尤其是重重要和大大型会议议，会议召召集人和和会务组组必须对对会议的的各 项准备工作作进行全全面检查查，包括所所有参会会人员是是否都已已通知，会议的的文件是是 否准备完毕毕，会场内内的布置置是否合合乎要求求，各种的的会议设设施、会议用用品是否否准备齐备，车辆是是否落实实，会

8、议录录像、照照相、新新闻记者者是否安安排到位位等，如如发现问题，应应立即采采取补救救措施。5.2 会会议签到到 5.22.1会会议召集集人/部门应应准备好好会议签签到册，参会人员到会时应签到。 5.2.22各地区区应有专专门的会会议记录录本对召召开的会会议进行行签到和和记录。5.3 会会议纪律律 5.33.1参参会人员员须遵守守会议议议程和会会议主持持人的指指令。 5.33.2参参会人员员不得迟迟到、早早退、中中途无故故退席；因故不不能参加加会议，必须向会议议召集人人/主持人人请假。 5.33.3会议进进行时，手手机应设设置为振振动状态态，重要要电话须须接听，应应到会议室外接听听，严禁禁在会场

9、场内打电电话。 5.33.4会议期期间尊重重他人，不不打断发发言，不不私下交交谈。5.4 会会议组织织5.4.11会议召召集人/主持人人，须按按会议目目的与议议程，及及时纠正正会议中中的偏题发挥。控控制会议议达成会会议目标标和成果果。 5.44.2对对会议做做了充分分准备及及没有进进行会议议准备的的参会者者，主持持人要及及时作出评估估，以培培育集团团的执行行文化。 5.44.3会会议召集集人/主持人人，须提提倡精短短、简要要到位的的会议文文化，控控制会议时间，提提高会议议效率。 5.44.4会会议在进进行问题题研讨时时，会议议主持人人引导参参会人员员畅所欲欲言，形形成开放、对对立、统合的的会议

10、风风气。5.5 会会议记录录 5.55.1参参会人员员应自带带笔记本本，并做做好会议议记录。 5.55.2有有外部客客户的重重要会议议，会务务组应为为参会者准准备好记记录本和和笔。 5.55.3重重要和大大型会议议，会议议召集人人/主持人人应指定定专人做做好会议议记录；若会议分组组讨论，还还应安排排专人记记录各组组讨论的的结果。 5.55.4会会议记录录要求字字迹清晰晰、内容容完整，对对会议的的意见、结结论或决决定事项，必须须准确、详详细地记记录。5.6 会会议发言言 5.66.1会会议指定定的发言言人，应应提前做做好发言言准备，需需放幻灯灯片的演演讲稿，应提前交与与会务组组或会议议秘书做做放

11、映准准备。5.6.22会议发发言者应应严格控控制时间间，除会会议有安安排时间间外，一一般发言言不应超过100分钟，力力求使会会议开得得紧凑、高高效。6、会后工工作6.1 会会议纪要要 6.11.1根根据会议议规定，应应形成“会议纪纪要”/“决议”的会议议，会议议记录人人（由会会议召集集人指定定）须在在会议结结束后的的两个工工作日内内，完成成“会议纪纪要”/“决议”整理，并并上报给给相关领领导审批批签发。6.1.22 “会议纪纪要”/“决议”须在会会议结束束后，五五个工作作日内，按按要求上上载集团团资讯文文档平台台/递交交相关部部门。6.1.33会议纪纪要未经经允许不不得外传传，如有有必要知知会

12、其他他未参会会人员，需需签发人人同意。6.2 会会议的贯贯彻落实实6.2.11参加会会议的人人员，应应负责会会议精神神和内容容的转达达与贯彻彻； 6.22.2会会议纪要要/会议成成果文件件，须按要要求由会议召召集人或或其指定定人，送达相关人员员、执行行跟踪人人和执行行监督人人。 6.22.3集集团的年年度会议议及集团团指定要要求传达达的文件件，各地地区和职职能部总总经理是当然然的传达达责任人人。6.2.44对于会会议纪要要/会议成成果文件件中的决决定/决议/工作指指令，执执行跟踪踪人须及时进行行督办，并并将结果果准确地地向相关关领导反反馈。6.3 会会议的品品牌宣传传 6.33.1对对重大和和

13、大型的的会议，集集团品牌牌负责部部门应安安排录像像、照相相、录音，记录会会议的全全过程。 6.33.2对对外有宣宣传意义义的会议议，应邀邀请新闻闻记者参参加，并并跟进达达成媒体体的正面宣传传报道。6.4 会会议档案案 6.44.1会会议完毕毕，根据据会议类类别，集集团档案案管理负负责部门门、集团团各职能能部、各地区区档案管管理部门门、地区区相关职职能部，应应遵循集团团档案管管理制度度，对会会议的所所有资料料进行整整理并归归档。 6.4.22会议资资料包括括：会议议申请、会会议计划划（方案案）、会会议通知知、发言言稿、会议文件、会会议记录录、会议议纪要（决决定）及及其他会会议成果果文件、会会议费

14、用用清单等等。 6.44.3所所有的会会议成果果文件，须须按“沿海绿绿色家园园集团固固定会议议计划之之会议成果文文件表”的要求求，上传传集团资资讯系统统。7、“固定定会议计计划”作业规规则7.1 集集团固定定会议计计划表是是根据集集团经营营环境需需求安排排的会议议计划，定定位为集集团作业业规则类类的管理理规定。 7.22集团团固定会会议计划划表内内的会议议安排,是强制制性要求求召开的的会议，属属于指令令性工作作计划，各各相关部部门和责责任人必必须遵照照实施。（ 集团团固定会会议计划划表详详见附件件一)7.3“集集团固定定会议计计划表”规定中中的会议议召开时时间，会会议召集集人可根根据参会会人员

15、的的工作安安排，在在计划时时间区间间内，选选择合适适时间召召开。7.4 会会议计划划表中的的“时间长长度”栏的时时间表述述，会议议主持人人可作控控制会议议时间的的参考，但但非指令令性要求求时间，在在计划表表中，仅仅作时间间统计分分析使用用。7.5还没没有进入入房产开开发状态态公司，对对不能按按规定召召开的会会议，须须上报执执行标准准调整申申请，经经集团分分管的管管理部门门，批准准后可按按调整规规定执行行。7.6“集集团固定定会议计计划表”中会议议参加人人是指基基本参加加人员，会会议召集集人可根根据实际际情况需需要，增增加参加加人员。 7.77参会人人员相同同和会议议内容基基本相同同的周、月月、

16、季会会议，重重叠的时时候可以以选择合合并一起起召开，但但在会议议纪要中中须作说说明，以以免监督督评估人人产生误误解。 7.88集团各各部、各各地区公公司，须须依据“集团固固定会议议成果文文件表”的要求求，形成成和按时时上报，相相应的“会议纪纪要”或其他他会议成成果文件件。 7.99会议纪纪要/决决定是传传达会议议事项、工工作安排排、会议议主要精精神等的的正式公公文，具具有要求求强制性性执行的的效力。8、执行监监督、执执行评估估及奖惩惩作业规规则8.1 执执行监督督与工具具执行监督分分别通过过：地区区常董、执执行跟踪踪人、执行行监督人人、会议议成果文件（会会议纪要要等）上上载集团团资讯系系统、集

17、团内内部审计计等，三三个监督督 人、两个监监督工具具来运作作。8.2 执执行评估估作业规规则 8.2.1常董董按集团团固定会会议计划划，对地区区的会议议制度执执行进行行督察，并通过“常常董月报报”对地区区的会议议执行结结果进行行评估。 8.2.2执行行跟踪人人，对会会议形成成的纪要要（决定定），负负有督促促跟踪完完成工作作 的责任，并并通过集集团绩效效考核路路径对经经办责任任人/部门的工工作效果果 进行评估。 8.2.3执行行监督人人，具有有对执行行结果进进行检查查的权力力，并通通过集团团绩效考核路径对对经办责责任人/部门和执执行跟踪踪人的工工作效果果进行评评估。 8.2.4对于于要求上上载的会会议成果果文件（会会议纪要要等），知知识管理理部通过过资讯系统记录录进行统统计，并并进行评评估。 8.2.5集团团的内部部审计组组通过对对各地区区、各职职能部的的会议成成果文件件（会议纪要等）的的档案管管理（如会议议签到本本/会议文文件等)进行检检查，并并对会议制度度执行的的结果进进行评估估。8.3 考考核指标标与奖惩作业业规则 8.3.1会议议制度的的奖罚作作业规则则与集团团的绩效效考核体体系挂钩钩。 8.3.2会议议制度及及规则的的执行考考核指标标，以集集团下达达的“沿海集集团KPPI指标表”为执执行标准准