有效的编制月度项目报告的构成

1、 一种有效的的编制月月度项目目报告的的方法1 引言言1.1 项项目报告告在项目的实实施过程程中，随随着工作作流、物物流、资资金流有有效的运运动，推推动着项项目进程程螺旋地地前进，直直至项目目实施完完成。在在这个过过程中同同时伴随随着信息息流的产产生和运运动。信信息流将将项目的的工作流流、物流流、资金金流与项项目的组组织、管管理职能能、环境境等因素素紧密地地结合在在一起，它它不仅反反映了项项目实施施过程中中的各种种情况，而而且还控控制和指指挥着工工作流、物物流、资资金流的的运动2。所所以项目目信息对对项目的的管理起起着重要要的作用用。任何何一个项项目管理理者的期期望就是是使项目目在一个个施工高高

2、度安全全、品质质卓越、工工期提前前、成本本低于预预算并且且能令内内部外部部客户都都满意的的团队环环境下进进行，而而项目报报告则是是有效地地表达和和传递项项目执行行状态信信息的主主要表现现形式之之一，是是人们沟沟通信息息的重要要工具。所谓“项目目报告”，就就是依据据项目目目标、项项目各种种计划、合合同、组组织资源源供应等等资料，收收集项目目实施过过程中产产生的大大量信息息，用特特定的表表达方式式反映项项目实施施进度、费费用、质质量等状状态的一一种报告告形式，以以此来下下达各种种指令，协协调、决决策、控控制和指指挥项目目实施过过程。1.2 项项目报告告的分类类项目报告的的种类很很多，例例如：按按时

3、间可可分为日日报、周周报、月月报、年年报；按按项目内内容可分分为工作作报、单单位工程程、单项项工程、整整体工程程；按内内容可分分为质量量报告、成成本报告告、工期期进展报报告；按按专题内内容可分分为风险险分析报报告、总总结报告告、特别别事件报报告；按按管理层层次可分分为分包包商单位位工程报报告、项项目管理理层单一一项目的的进展报报告、组组织领导导层整体体项目或或多项目目状态报报告。项目报告不不仅要完完整真实实地反映映项目已已经实施施情况，评评价过去去的情况况及阶段段性成果果，而且且要总结结经验，分分析问题题，提出出解决问问题方法法，为项项目决策策提供依依据，并并为预测测项目将将来发展展趋势提提供

4、预警警信息。为为了避免免项目报报告的阅阅读者，特特别是项项目领导导层的决决策者，要要得到一一两个项项目必要要的信息息不得不不从大堆堆的项目目报告中中进行繁繁琐的分分析和筛筛选的现现象，所所以，针针对不同同类型的的项目和和不同层层次的管管理者，编编制具有有针对性性的项目目报告尤尤为重要要，一份份好的项项目报告告能使项项目管理理者迅速速了解项项目进展展情况，快快速做出出决策。1.3 本本文中项项目报告告编写的的定位本文中所要要论述的的项目报报告是以以本人负负责的生生产线技技术改造造工程项项目为例例（项目目投资445000万元；工期119999年6月月20000年年12月月；工程程主要内内容包括括厂

5、房建建筑改造造、设备备采购安安装试运运行、公公用系统统管道安安装、电电气安装装等；工工程各部部分内容容施工均均由不同同的承建建商承建建4），重重点表达达工程项项目在实实施过程程中，针针对项目目管理层层收集来来源于项项目作业业执行层层记录的的工程活活动的数数据和资资料，向向项目组组织领导导层上报报月度报报告时，如如何分析析对比，编编写出单单一项目目的项目目执行报报告或多多项目的的项目状状态报告告。2 项目目报告的的构成2.1 项项目报告告的目标标 项目目组织领领导层主主要为高高级项目目经理或或企业总总裁、副副总裁，他他们与项项目有着着深切的的利益关关系，在在繁忙的的事务中中，及时时而又准准确了解

6、解项目的的关键问问题，迅迅速地做做出决策策是非常常必要的的。因而而项目管管理层所所提供的的月度项项目报告告必须具具备一下下特征：（1）使阅阅读者迅迅速地了了解项目目关键问问题。（2）针对对问题和和目的，及及时确定定出某项项行动计计划。（3）用少少于100分钟的的时间能能阅读完完该项目目报告。2.2 编编写项目目报告必必要的条条件一份要具备备以上目目标而且且要有意意义，并并能为领领导者带带来价值值的项目目报告，在在编制前前必须满满足一下下必要条条件：（1）了解解组织领领导者的的需要和和期望。（2）确定定项目报报告采用用的报告告形式、内内容以及及图表。（3）协商商一致的的报告截截止日期期。（4）作

7、业业执行层层上报基基础资料料的提供供人，必必须采用用统一的的标准、规规范的格格式。2.3 项项目报告告的形式式和内容容在项目的整整个进程程中，组组织领导导层的管管理者都都应当清清楚地了了解项目目的状况况，月度度报告是是非常重重要的交交流项目目信息的的工具。让让繁忙的的高级项项目管理理者阅读读过多的的数据或或很厚的的项目报报告实际际是一种种资源的的浪费。所所以，本本文推荐荐的月度度项目报报告编制制方法，将将项目报报告内容容用“必必读”部部分和“推推荐阅读读”部分分形式表表达。这这样就使使管理者者在有限限的时间间内，从从每个月月的月度度项目报报告中了了解最有有效的项项目信息息。报告中“必必读”部部

8、分是项项目执行行的基本本信息，主主要用两两至三段段文字阐阐述项目目执行的的概要、项项目的关关键问题题和项目目正常的的状态。对对项目总总体上是是否安全全有效地地按照计计划执行行发表评评论，并并对关键键问题做做出鉴别别，提出出建议性性行动计计划。这这部分的的信息主主要是用用来回答答了“项项目进展展是否顺顺利”的的问题。“推荐阅读读”部分分首先提提供项目目报告的的分解结结构，标标明本报报告信息息的提供供者和内内容，其其次是从从项目执执行层中中工程师师、各单单项工程程承建商商、供应应商提供供的详细细的报告告中摘取取最恰当当的信息息，利用用恰当的的、简单单的、容容易让人人理解的的图形和和表格，充充分地表

9、表现了上上一个月月项目各各部分执执行状况况和取得得的项目目绩效，项项目的成成本、进进度与计计划相比比发生的的变动，以以及项目目发展的的趋势。应应用这种种表示方方法目的的就是通通过这种种月度项项目报告告的表达达形式让让高级项项目经理理或企业业组织层层的领导导者在有有限的时时间内，迅迅速获得得有效的的项目信信息，为为制定下下一个月月关键的的活动计计划提供供依据，使使领导者者快速做做出决策策。由于本文中中介绍的的项目报报告“必必读”部部分目前前在工程程中是一一种常见见的、传传统的表表示方法法，本文文不做过过多论述述，主要要介绍“推推荐阅读读”部分分项目报报告内容容的表达达方法。3 单一一项目报报告和

10、多多项目报报告的表表示方法法3.1 单单一项目目的项目目报告单一项目的的项目报报告“推推荐阅读读”部分分主要表表现一个个完整的的项目进进展的情情况和项项目各部部分执行行的绩效效，使组组织领导导层的管管理者能能充满信信心对项项目做出出有效的的决策。所所以项目目首先要要具有完完整的计计划系统统，建立立必要的的挣值分分析体系系，并且且能有效效地收集集项目实实际完成成的数据据，通过过分析计计算项目目的进度度执行指指标SPPI和成成本效用用指标CCPI，表表现在各各种图形形和表格格来说明明项目的的绩效和和发展趋趋势。项目绩效状状况图，主主要表现现项目实实施过程程中进度度和成本本发展状状况和变变动的趋趋势

11、。本本例中项项目在33月至7月期间间，实际际绩效由由滞后型型转变为为进度超超前型。项目各部分分成本绩绩效指标标图，主主要表现现项目实实施过程程中各部部分成本本效果。本本例中项项目各部部分实际际成本与与预算成成本之间间的偏差差，反映映了各部部分实际际成本之之间的差差距。3.2 多多个项目目的项目目报告有时一个组组织领导导层的高高级项目目经理或或企业总总裁同时时负责几几个项目目，这里里提供一一个表格格，主要要汇总了了多个项项目报告告提供的的多个项项目的项项目执行行情况，表表格中用用不同地地符号表表达项目目的进展展状态。如如表1所所示。 意意味着项项目正处处于控制制之下，对对计划或或成本的的影响不不

12、到3。项目目的安全全和质量量执行过过程都得得到保障障。项目目经理可可以在下下个月之之前修正正进度或或成本误误差。 表表明项目目的安全全或质量量正面临临着一些些困难。项项目面临临的问题题可能会会对计划划或成本本产生3355的影影响。要要想在下下个月之之前改正正这个问问题就必必须获得得额外的的资助或或上一级级管理层层的协助助。 向向组织领领导的管管理人传传达的信信息是项项目的安安全和质质量正处处于岌岌岌可危的的状态。项项目遭遇遇的问题题可能会会对原计计划的进进度和成成本产生生5以以上的影影响。信号，以以及在某某些情况况下的信号，要要求得到到公司最最高管理理层的注注意，以以便他们们能帮助助解决项项目所面面临的问问题。4 结结论本文将项目目管理层层提供给给组织领领导层的的项目月月度报告告定义和和论述了了报告的的“必读”部分和和“推荐阅阅读”部分形形式和内内容，特特别是“推荐阅阅读”部分用用进度执执行指标标和成本本效用指指标结合合起来展展现单一一项目的的状态和和发展趋趋势，在在同一个个表格中中用各种种符号来来