企业档案管理对维护自身权益重要性的浅见

1、PAGE PAGE 7企业档案管理对维护自身权益重要性的浅见一、就我国现行的司法理念，简述举证责任的重要性我国现行的司法理念简述之为“告诉制”，即不告不诉(讼)，且是“谁主张，谁举证”。然对经济纠纷而言，从民法审判角度，原被告都可以举证、质证，对证据的确认，采信，直接关系到审判的结果。所以原被告方在审理过程中，谁能完成举证责任是致关一环。对原告来说是维权的重要手段，对被告来说是有力的抗争，对法官来说是寻求公正判决的合理支点，一经采信证据，就会依据法判决。所以，企业在应对官司案件中，如能寻找出有力的证据材料，特别是书证、物证、人证、影像资料、录音带等等，既可以还原事实真面目，又能给法官断案依法做

2、出公正、公平的判决，维护权益、讨回公道。二、企企业档案案管理中中如何融融入法制制意识1.证证据存在在的基本本要素。企企业管理理千头万万绪，但但万变不不离其宗宗，不论论业务经经营、技技术研究究、行政政管理、人人力资源源、财务务资金，企企业文化化、社区区往来等等等，都都离不开开企业档档案、文文印收发发、签章章盖印、信信函交寄寄等等这这些事务务性的工工作。所所以取证证、索证证无时不不有，就就看从领领导到普普通员工工有没有有法制意意识与悟悟性。对对身边的的小事、碎碎事留个个心眼，每每一步都都能到位位完成。要要有原始始凭证 、文件件记录保保存的习习惯;要要有程序序制度逐逐级办理理的手续续履行;要有回回执

3、、查查询的记记录原始始材料，特特别是保保留好原原始件的的孤本作作为;要要有当事事人的墨墨迹、影影像、声声音、照照片、字字条等等等都是证证据的基基本要素素，一句句话：证证据要的的是原汁汁原味，这这是最关关键要素素。2.企企业档案案必须逐逐年分类类设置，归归纳整理理，经过过活化才才能有价价值，一一目了然然、科目目清晰的的企业文文档，是是企业的的无价之之宝。但但是这些些东西多多半是无无生命的的纸文，要要使它活活化才会会有价值值，又必必须靠人人为的利利用才能能活化。活活化工作作的基础础是要把把企业留留存文档档资料分分类编撰撰，编制制目录，简简述梗概概、摘要要内容、形形成时间间，附件件组成等等等工序序完

4、成，才才可供以以后时间间使用时时一目了了然，清清晰明朗朗的价值值作用发发挥。这这项工作作虽为繁繁琐，但但意义重重大。重重现物质质资料的的活化工工作，是是最最基基础的事事情。3.物物质资料料的活化化工作，完完全取决决于管理理的人为为举措。俗俗话说：“铁打打的营盘盘流水的的兵”。目目前我国国民法规规定，维维权的诉诉讼时效效性一般般为两年年，特殊殊的诉讼讼时效性性为一年年，国际际货物合合同为四四年。但但又说到到，从权权利被侵侵害之日日起，超超过二十十年的人人民法院院不予保保护。但但存在诉诉讼时效效的开始始、中止止、中断断与延长长，都可可能在二二十年内内发生。基基于这些些，即使使企业长长久不衰衰，也会

5、会有多种种变化，物物不变但但管理的的人会变变化，必必须使资资料，文文档在活活化工作作的基础础上，还还要能传传承下去去，做好好承前启启后、前前后互动动，无论论谁在何何时接手手，谁遇遇到什么么情况，都都能说出出“子丑丑寅卯”，可可以追溯溯清楚事事情原委委，这要要求企业业文档管管理工作作的活性性到位，继继承的延延续性。三、案案例分析析说明，举举证责任任完成官官司化险险为夷的的实践1.劳劳动争议议案。江江苏农垦垦某企业业于19993年年聘用某某职工为为下属企企业的法法人代表表，由于于其不负负责任、玩玩忽职守守、疏于于管理、从从中渔利利，使企企业到119966年严重重亏损220000多万元元。该公公司为

6、严严肃纪律律，将其其在年底底前免职职离任审审计。但但该员工工不服从从不配合合，私自自出境达达3年之之久。220000年该公公司经职职代会通通过，按按国务院院企业业职工奖奖惩条例例给予予他开除除处分。因因其在境境外漂泊泊无踪影影，开除除决定无无法送达达本人，一一方面由由挂号信信函寄给给其妻代代为转告告;一方方面在城城市大报报公告送送达。殊殊不知到到20003年44月，是是该员工工到达退退休的时时间，他他回国将将公司告告上法庭庭，认为为开除决决定无效效。一审审法院认认为：该该员工到到达退休休年龄且且未履行行送达本本人程序序，判令令公司收收回开除除决定。该该公司不不服一审审判决，上上诉二审审。上诉诉

7、审理时时，该公公司从档档案中将将寄给其其妻的开开除决定定信函函退回件件举证法法庭，说说明开开除决定定形成时时，该员员工未达达到退休休年龄;完成成送达程程序;完成职职代会讨讨论通过过程序，请请求法庭庭支持。二二审认定定举证事事实有效效撤销一一审判决决，重新新判令开开除决定定有效。就就是因为为该公司司保留了了寄给该该员工妻妻子拒领领退回的的一封函函，告之之开除除决定的的挂号信信，向二二审法庭庭举证而而赢得了了官司的的胜诉。2.农农民工资资纠纷案案。20006年年江苏农农垦某建建筑公司司清算组组收到法法院传票票，称差差欠144名农民民工工资资。这些些农民工工持有三三张欠条条，是不不同时间间由该公公司

8、的工工地办事事处写出出的，因因此而主主张他们们19996年的的工资权权，这三三张欠条条都盖有有工地的的大印。该该公司经经办人员员经仔细细辨认印印章后，立立即从企企业档案案卷宗中中调集770多份份有价值值的文字字记录寻寻找线索索，发现现疑点多多多。是19998年年的欠条条只差欠欠2人工工资，119999、20000年年却差欠欠20个个人的工工资。还还发现即即使是同同一个人人，差欠欠工资数数额也不不同。同同时19998年年以后的的时段，该该公司已已经重新新启用新新印模，且且登报公公告经工工商部门门批准的的。欠条条上的“苏苏州工地地”大印印表明的的工资事事实是值值得怀疑疑?是是经查阅阅文档材材料，有

9、有文字材材料表明明，这枚枚苏州工工地的印印章是当当时工地地负责人人私自叫叫人在街街头小摊摊贩刻制制的，未未经法人人及法人人代表授授权，纯纯属私自自行为。现现在主张张债权的的某某是是当时公公司的办办公室主主任，受受当时法法人代表表委托与与刑侦人人员一同同去调查查此事，书书证材料料就是某某某的笔笔录，同同时盖有有苏州市市中级法法院的材材料专用用章。这这说明主主张债权权的某某某早在119966年就知知道“苏苏州工地地”章没没有法律律效力，那那怎么可可能在后后来的日日子里接接受欠款款责任事事实，与与常理相相悖。然然而此人人又是这这14人人的代理理人，正正由于他他知情才才敢做召召集人;正由于于他懂常常理

10、，所所以他根根本不可可能在119988、19999、220000年认可可欠条的的效力，所所以欠条条一张连连一连的的出笼，倒倒反引人人生疑。另外这这位人物物为了补补证追要要欠款的的时效，向向法院提提交了具具有200人签名名的索债债信函复复印件，说说明曾分分别于220022、20004年年向清算算组主张张过债权权。还提提交特快快专递及及邮局的的收据复复印件。经经办人员员仔细辨辨认，发发现这些些邮局的的收据复复印件不不是寄件件人的存存联，也也没有寄寄发局的的邮戳，不不能证明明他们主主张过债债权。他他们如果果没有在在20002、220044年主张张过，即即使有债债权20006年年也超过过诉讼时时效，显

11、显然主张张债权一一说存疑疑。二审审法院经经清算组组辩称认认为有理理，不支支持原告告主张，辟辟开那位位代理人人，以特特有的方方式终结结。这起起农民工工工资案案得以了了结，完完全是档档案资料料从源头头上推翻翻原告的的主张事事实，又又以日常常收发的的工作经经验看出出收据破破绽，才才终结“110多年年前的工工资纠纷纷。3. 借款纠纠纷案。220033年秋农农垦某企企业突然然收到法法院传票票，被告告知其下下属深圳圳公司，曾曾于19996年年8月向向某自然然人借款款20万万元，至至今未还还，以115%年年息计算算应还款款40万万元。举举证材料料上确有有其原法法人代表表亲笔签签名，又又有深圳圳公司的的大印。

12、该该企业相相关人员员涉案后后，反复复推敲发发现举证证材料的的公章与与单位档档案中保保留的印印模有较较大区别别，是一一枚假章章所为，旋旋即告之之法院。后后经法院院传唤原原告，将将情告知知，原告告又补正正了与原原先欠条条内容一一致，只只是印章章与前不不同的欠欠条，但但这枚印印章与该该单位保保留印模模一样。原原来原告告与原深深圳公司司法人代代表是一一母同胞胞的兄弟弟，里面面的扑朔朔迷离使使企业受受害受罪罪，弟兄兄俩坑害害企业目目标是一一致的，编编织人所所不知的的故事。然然而一审审法院以以借条的的真实性性断案，要要该公司司赔付440万巨巨款。该该公司不不服裁定定向中院院提出上上诉，而而且要求求鉴定原原

13、告提交交盖有真真章欠条条的书写写时间，是是否是原原法人代代表(其其兄)任任职期间间所为(免职后后的欠条条无效力力)，是是本案的的关键所所在。 但是我我国的司司法鉴定定机构对对书写时时间的鉴鉴定有严严格的苛苛刻条件件。一是是必须提提供检材材与对比比年份材材料;二二是必须须为同一一人、同同一种笔笔、同一一种墨水水，在不不同时间间书写的的文字墨墨迹，且且不能为为特殊笔笔。据了了解国内内只有西西南政法法大学，有有此能力力可以作作出具有有法律效效力的结结果。该该公司的的经办人人深知这这项鉴定定关系重重大，不不厌其烦烦地搜索索原法人人代表文文字书证证检材与与对比材材，且以以自己工工作经验验的眼神神洞察力力

14、，向二二审法院院提交119966、19997年年间的两两份书证证做为检检材与对对比材。经经西南政政法大学学司法鉴鉴定中心心鉴定结结果表明明，这两两份书证证”虽书书写时间间不同，但但字迹老老化一致致，为同同期所写写“其意意十分明明白为220033年后期期制作。到到20007年66月这场场历时三三年九个个月的官官司，被被二审法法院判决决”撤销销一审判判决，驳驳回原告告起诉“该该公司不不担责不不赔付取取得完胜胜。其实实明眼人人一眼就就看出，是是一对兄兄弟搞的的把戏，在在坑害企企业与国国家。但但借条是是证据，如如若不看看出印章章的真假假，不经经过磨难难的司法法鉴定，该该公司还还不知道道要赔付付多少钱钱

15、呢?哥哥哥写条条子、弟弟弟举证证打官司司，法院院认条子子判，没没完没了了的赔，企企业国家家成冤大大头了。这这起案子子的完胜胜，完全全是办公公经验，处处事分析析的能力力起的作作用，可可以说是是律师所所不能为为的。4.车车毁人亡亡案。农农垦某企企业19999年年将一辆辆苏E黑黑牌车转转让给自自然人，钱钱货两讫讫后未办办理过户户手续，后后车又转转让给另另一自然然人，又又几经易易手到220044年初，靖靖江法院院传票到到该企业业，称该该车20003年年10月月在靖江江出险，车车毁人亡亡。现该该责任人人(死亡亡)亲属属状告车车主，请请求法院院支持赔赔偿责任任金300万元。经经办人员员查证，该该车几经经易

16、手后后，是在在第四拥拥车人手手中出险险，该车车仍没过过户，他他只是拥拥有资产产及在路路边逆向向停车不不承担主主责。随随即该公公司经办办人从档档案中调调集四次次易手买买卖协议议的原件件，提交交法庭辨辨认实际际车主与与名誉车车主。一一审、二二审法院院均认定定农垦某某企业早早于19999年年出售苏苏E车，不不拥有资资产权与与使用权权，为名名誉车主主且尚未未向实际际车主收收取盈利利利益免免除赔付付责任，由由出险车车主及保保险公司司担部分分责任。这这起案件件的胜诉诉取决于于该公司司的经办办人，苦苦心于把把几次出出让的协协议调集集到手，证证明自己己早已不不拥有车车及车的的使用权权，而且且没有利利益才能能免责，这这也是律律师做不不到的事事情，如如果情况况不明，人人头不熟熟，当事事人不配配合，就就吃苦了了，长一一百张嘴嘴也说不不清啊!四、结结束语用科学学积极的的态度去去管理企企业，利利用企业业档案的的真实性性去维权权，并将将法制意意识融入入企业管管理，一一改管理理中的陈陈规陋习习，又使使公文收收发、档档案集