某集团公文管理办法

1、某集团公公司公文文管理办办法目的为使*集团收收发文标标准化、系统化化、效率率化，促促使集团团对内、对外外公文收收发业务务推行顺顺畅，充充分发挥挥文件在在各项工工作中的的指导作作用，特特制订本本制度。范围及主主责 红头头文件由由行政部部统一起起草、下下发，并并负责文文件内容容的执行行；集团各各部门需需下发的的一般性性文件由由各部门门自行起起草，经经部门经经理审批批后下发发。本管理理办法的的制定和和实施由由行政中中心负责责和监督督，并对对此办法法作出最最终解释释和修订，各公司司行政部部负责各各公司的的公文管管理工作作。*集集团所属属各部门门及项目目公司均均适用本本办法，参照本本办法执执行。公文的分

2、分类任免晋升、免免职通知相相关规定定、管理理办法以以及需有有关部门门共同执执行或周周知的事事项（公司/职能部部门的决决定性通通知、相相关管理理办法或或规定） 决议议 经会会议讨论论通过的的重要决决策事项项公告（重要组组织架构构调整、节点调调整等）红头请示用用于向上上级部门门请示指指示、批批准（对外以以公司名名义给政政府或部部门的待待审文件件）通报用用于表彰彰、批评评错误、交流、传达思思想（嘉奖、处分等等）规定用用于对特特定范围围内的工工作和事事务制定定具有约约束力的的行为规规定（各部门门、体系系制度汇汇编或管管理办法法等）会议纪要要 用于于记载会会议主要要精神和和决定事事项 （年度度、季度度大

3、会、重要问问题研讨讨会上有有关战略略调整、目标调调整、架架构调整整、重大大时间节节点调整整等有结结论性摘摘要）一般性文文件其它应应公知或或发文的的内容公文字号号规定*集团团任命* 任任字公告* 公公告会议* 会会议公文的格格式公文由标标头、紧紧急程度度、发文文字号、主送单单位/部部门、正正文、附附件、发发文单位位署名、印章、印印发传达达范围、主题词词、抄送送部门组组成。5.1 标头 由发发文部门门全称或或规范简简称加“文件”组成，用套红红大字居居中印在在公文首首页。5.2 紧急程程度 对公文文的送达达和办理理的时间间要求。紧急文文件应当当分别标标明“紧急”、“加急”5.3 发文字字号 “* 号

4、”5.4 主送部部门 主送部部门名称称应当用用全称或或统称，位于正正文上方方，顶格格。5.5 正文5.6 附件 应当当置于主主件后，与主件件装订在在一起，并在正正文之后后注明附附件的名名称。5.7 成文日日期 一般署署会议通通过或领领导人签签发日期期；二000五年年。决议议、决定定、条例例、规定定等不需需标明主主送部门门，成文文日期加加括号标标注于标标题下方方居中的的位子。主题词词 位于于抄送部部门上方方。5.8 各发文文需由专专人起草草、送批批、修改改、定稿稿。发文文人由部部门经理理或上一一级主管管/公司司任命，不得随随意更换换。如遇遇人员变变动需通通知集团团行政中中心。5.9 各发文文标题

5、均均以二号号黑体字字，正文文以四号号宋体字字书写，同类型型/主题题发文以以（-11，-22）划分分，补充充文件说说明的，应在文文件名上上标注。5.100 红头头文件只只适用于于需遵照照执行的的制度、规定、决定、决议、任命等等，其他他文件一一般用公公司信件件的固定定格式（如通知知等）。非紧急急重要文文件，不不得随意意以红头头文件发发布。5.111 各红红头文件件格式、行文见见附表。公文的行行文规则则6.1 行文应应确有需需要，注注重实效效，坚持持少而精精。可发发可不发发的公文文不发。6.2 向上级级部门行行文，应应当主送送一个上上级部门门；如需需其他相相关的上上级部门门阅知，可以抄抄送。不不得越

6、级级向上级级部门行行文，尤尤其不得得越级请请示问题题；因特特殊情况况必须越越级行文文时，应应当同时时抄送越越过的直直接上级级部门。6.3 集团各各部门在在各自职职权范围围内可以以向下级级相关单单位或部部门发与与业务相相关的公公文。集集团部门门之间对对有关问问题未经经协商一一致，不不得各自自向下属属单位行行文。同同级单位位必要时时可以联联合行文文。6.4 不相隶隶属单位位、部门门之间一一般用函函行文。6.5 向上级级单位请请示问题题，应该该一文一一事，不不应当在在非请示示公文中中夹带请请示事项项。6.6 对不符符合行文文规则的的上报公公文，上上级部门门可退回回下级呈呈报部门门。公文的校校核、签签

7、发公文审核核的基本本任务是是保证公公文的质质量，公公文的校校核由行行政部负负责或交交由上级级部门审核。公公文审核核的内容容是：7.1报报批程序序是否符符合规定定。7.2是是否确需需行文。7.3文文稿如需需做较大大修改，应当与与原起草草部门协协商或请请其修改改。7.4文文稿在通通过审批批后，应应再次对对文稿的的字句、标点符符号、格格式等进进行校对对，确保保发文的正式化化。7.5公公文须经经由主管管领导人人签字确确认，由由行政中中心统一一下发。7.6文文稿的起起草、校校核、审审批、签签发一律律使用钢钢笔（蓝蓝黑墨水水或碳素素墨水），不得得使用圆珠笔和和红色笔笔。权限8.1 签批任命集团内各各部门经

8、经理以上上人员的的任命，须由集集团总裁裁签批；二级公司司人员的的任命由由分公司司总经理理签批，总助以以上人员员的任命命由分公公司总经经理签批批并送集集团行政政中心，由集团团行政中中心交相相关领导导审批后后返还二二级公司司下发。公告参照任命命签批办办法会议纪要要集团组织织的会议议，由集集团行政政中心负负责记录录会议内内容并对对会议形形成的决决议、决决定等整整理成会会议纪要要，送报报部门经经理/高高级经理理审核；二级公司司协调会会、例会会会议纪纪要须于于每次会会后交行行政部门门经理/高级经经理审核核，并每每月底整整理成月月度会议议纪要报报告上报报集团行行政中心心；一般性通通告不做特殊殊要求，对涉及

9、及到两个个及以上上部门的的通知须须知会相相关衔接接部门的的部门经经理。8.2 呈报所有红头头文件均均须呈报报集团总总裁、副副总及项项目公司司总经理理，经审审批通过过方能行行文下发发。8.3 抄送对对象任命a. 集集团 抄抄报：*控股股有限公公司总裁裁、总裁裁助理 抄抄送：华华北集团团、华东东集团、北京集集团 主主送：集集团职能能部门及及各公司司b. 二二级公司司 抄抄报：*集团团总裁及及副总裁裁 抄抄送：*集团团职能部部门及各各分公司司 主主送：各各分公司司对接主主管部门门公告类、会议纪纪要的抄抄送对象象及界定定参照以以下规定定：抄报：指指需要了了解发文文事项的的上级部部门。 抄抄送：与与发文

10、事事件有一一定关联联，需要要知会的的平级部部门。 主主送：与与发文事事件密切切相关，需共同同协作完完成该事事项的部部门。一般类通通告性文文件抄报、抄抄送、主主送对象象依据实实际业务务涉及的的相关部部门及通通知事项项而定，抄送对对象不做具体要要求。公文的办办理和传传递签收 各各部门/二级公公司收到到有关公公文，以以签字或或盖章的的方式给给发文方方以凭据据。各部部门或下下属单位位在收到到公文后后应认真真阅读，如发现现问题，应及时时向发文文部门询询问。登记 公公文办理理过程中中就公文文的特征征和办理理情况进进行记载载。拟办 对对上级部部门下发发的公文文，需办办理的公公文应提提供必要要的背景景材料，送

11、主管管领导批批示。分发 相相关文件件根据规规定和领领导批示示将公文文分发到到有关部部门，行行政文件件统一由由行政部门对外外发布。传阅 相相关文件件由行政政交由各各部门传传阅，行行政部随随时掌握握公文的的去向，避免漏漏传、误传、延延传。公文的立立卷和归归档10.11 公文文应按永永久、长长期、短短期三种种立卷存存档。10.22 永久久性封存存公文应应定期组组织清查查，长久久未用公公文应组组织集中中销毁。销毁公公文应报报上一级级主管部部门，在在对所需需销毁公公文的内内容、所所存年限限作出说说明，经经上一级级主管部部门批准准后方可可销毁。公文销销毁须两两人同时时在场，个人不不得损坏坏、销毁毁公文。1

12、0.33 公文文应依发发文内容容、涉及及部门等等相关信信息分别别归类，并设专专柜、标标签统一一标注。做到一一目了然然，方便便查阅。10.44 公文文不得损损坏、撕撕毁、漏漏页，如如发现以以上情况况应立即即报告相相关部门门并及时时追究责责任。10.55 公文文按收、发文件件类型分分别归档档，注明明收文单单位及签签收人；定期对对现存公公文进行行整理，并分类类登记。公文的收收发管理理11.11 对内内、对外外发文由由集团/二级公公司行政政中心统统一负责责。审批批流程见见（附表表一），审批表表参见（附表 ）。11.22 集团团（公司司）行政政部设置置专职公公文收发发员，统统筹并管管理本集集团（公公司）

13、公公文的收收发业务。将送件件文件内内容、报报送日期期、部门门、接件件人等事事项登记记清楚，并向文文件签发发人报告告报送结结果。所所有发放放文件，需有登记记、签收收手续。（见附附表二）各部门收收到相关关文件后后交由集集团/二二级公司司行政中中心统一一收集，集团/二级公公司行政政中心对对所收集集的文件件做归类类、登记记，然后后根据文文件的内内容，分分送有关关领导阅阅示。待待阅示完完毕后，依据实实际情况况对文件件内容作作出回复复及配合合，必要要时将回回复文件件存档附附后、归归类以留留后查看看。11.33 定期期对收、发公文文进行整整理和清清查，并并对收、发文件件的类型型、字号号等登记记，列出出现存公

14、公文的明明细清单单。（见见附表三三）图示1. 文文件下发发流程明确发文内容由专人拟定文稿内容是否否涉及其其它部门门是 不是是知会相关衔接部门递交集团/二级公司行政中心呈报总经理审批 公文文是否可可下发执执行 可以以 不可以以退回原稿，协商沟通相关条款，再定稿由行政中心统一编号、打印、下发并配合发文部门监督执行情况审核通过原稿统一由行政部存档，各发文部门留存文件复印件1.1 任命发发文流程程集团/二级公司行政中心草拟发文发文稿纸呈报总经理审批审批通过，由集团/二级公司行政中心起草任命文件、统一编写、下发抄报、主送、抄报各领导及相关部门原稿由集团/二级公司行政中心留存，统一编号存档1.2 公告发发

15、文流程程前期沟通相关部门，对需公布、形成的决定性事项达成共致，了解可行性职能部门起草下发文件集团/二级公司行政中心草拟文件发文稿纸集团/二级公司行政中心将草拟文件送交总经理审批审批通过，由行政中心起草任命文件、统一编写发文字号抄报、主送、抄报各领导及相关部门原稿由集团/二级公司行政中心留存，统一编号存档发文稿纸纸（附件件一）：*集团团发文稿稿纸签发：行政部经经理审批批：标题：主送：抄报：抄送：附件：打印份数数和附本本分发单单位：打字：校对：发文：发文字号号发文日期期 年年 月月 日日注解1. 签签发 文文件的终终审签批批人（集集团/二二级公司司总裁、总经理理） 2. 行行政部经经理审批批 各各

16、发文均均需经由由行政部部经理签签批3. 标标题 文文件标题题4. 主主送与发发文事件件密切相相关，需需共同协协作完成成该事项项的部门门。5. 抄抄报指需需要了解解发文事事项的上上级部门门（*集团团）6. 抄抄送与发发文事件件有一定定关联，需要知知会的平平级部门门。7. 附附件 需需补充、附注的的相关事事项或条条款，需需详尽说说明的内内容8. 打打印份数数和附本本分发单单位 文文件需要要列印的的具体份份数及发发送的单单位和部部门9. 打打字、校校对、发发文 文文件起草草、校对对、负责责发送的的责任人人10.发发文字号号 按按要求统统一编号号11.发发文日期期 发发文的准准确时间间1.3 会议纪纪

17、要发文文流程集团行政中心负责对会议资料、报告文件的收集、整理，形成会议纪要送部门经理审核记录内容需下发的决议、决定，整理会议内容形成纪要送主管领导审批，确定下发与否审批通过，由行政中心起草任命文件、统一编写发文字号抄报、主送、抄报各领导及相关部门原稿由集团行政中心留存，统一编号存档附1.11 任命命文件格格式要求求及注解解*集团团*有限限公司武顺 20009 任任字 0001 号签发人：韩德明明关于对*等等同志的的任免决决定（正文）按照*有限公公司的有有关规定定，经*集团团总裁田田爱军同同意，*投资资控股有有限公司司总经理理韩德明明做出以以下任免免决定。*投资资控股有有限公司司二00五五年四月

18、月二十日日 主题词：席 任免免 决定 抄报：*控股股有限公公司集团团总部、*集团团总经理理及副总总经理主送：*投资资控股有有限公司司各部门门抄送：*控股股有限公公司*集团职职能部门门及各公公司 *投资资控股有有限公司司注解起草要求求：1. 提写写标头 2. 主题 3. 正文：内容表表述准确确、字意意清楚、用词准准确 4. 注明主主题词、呈报、抄送、主送格式注解解： 字体体：红色色小一号号黑体、加粗、居中；各分公公司、项项目公司司红头的的公司 名称，变更成成本公司司名称，并列在在集团名名下排，单倍行行距； 黑体体，四号号字，居居中；字字号参照照（四.公文字字号规定定）， 年年以当时时发文 的的年

19、份为为准，号以以三位数数（0001、0002）为基数数编号； 签发发人/名名字字体体：宋体体，四号号字，加加粗，置置右上角角； 宋体体，小二二号字，加粗居居中； 正文文用宋体体四号字字，1.5倍行行距； 右下下角为：签发日日期，大大写；字字体为：小四、宋体； 页面面下端为为：主题题词、抄抄报、主主送、抄抄送、印印发单位位名称；字体为为小四 号宋体体、标题题加粗。注：如二级公公司发布布红头文文件，“抄报”一栏按按如下要要求填写写：抄报对象象需同时时注明抄抄报*控股有有限公司司集团总总部、*集团团总经理理及副总总经理。二级公公司需发发文件只只须抄报报*集团团，如需需向*抄报则则由*集集团转呈呈，各

20、二二级公司司不得越越级上报报。附1.22 公告告类文件件格式要要求及注注解*集团团* 20005 公告告 0001号号*集团团关于决定定（2000 年 月 日日）（正文）（此件发发至）主题词： 决定 抄报： 主送：抄送： *集团团注解起草要求求：1. 提写写标头 2. 主题 3. 正文：内容表表述准确确、字意意清楚、用词准准确 4. 注明主主题词、呈报、抄送、主送格式注解解： 字体体：红色色小一号号黑体、加粗、居中；各分公公司、项项目公司司红头的的公司 名称，变更成成本公司司名称，并列在在集团名名下排，单倍行行距； 黑体体，四号号字，居居中；字字号参照照（四.公文字字号规定定）， 年年以当时时

21、发文 的的年份为为准，号以以三位数数（0001、0002）为基数数编号； 小二二号字，加粗，居中； 宋体体，四号号字，单单倍行距距；决议议、决定定、条例例、规定定等不需需标明主主送部 门，成成文日期期加括号号标注于于标题下下方居中中的位子子。 正文文用宋体体四号字字，1.5倍行行距； 加括括号标注注主要发发送部门门； 页面面下端为为：主题题词、抄抄报、主主送、抄抄送、印印发单位位名称；字体为为小四 号宋体体、标题题加粗。附1.33 会议议纪要格格式要求求及注解解*集团团会议议记要武顺 20005 会议 第0001次次（正文）月日日，同志主主持召开开了会会议。一、二、三、。出席：缺席：列席：*集团团行政中中心二00五五年月日 主题词： 抄报：主送：抄送：*集团团注解起草要求求：1. 提写写标头 2. 主题 3. 正文：内容表表述准确确、字意意清楚、用词准准确 4. 注明主主题词、呈报、抄送、主送格式注解解： 字体体：