内务订单岗位要求与流程

1、内务订单岗岗位要求11熟悉悉公司经经营品种种的相关关知识：品种通通用及商商品名称称、规格格、包装装大小、公公司的销销售政策策、供货货渠道、供供货价格格、运输输要求等等。12熟悉悉公司办办公系统统和业务务网络系系统的使使用，严严格执行行公司相相关规定定及业务务操作流流程,进进行审核核、录入入及处理理各类单单据，提提供的各各类单据据应完整整清晰。13与储储运部及及时有效效沟通：对于商商品的状状况进行行实时的的跟踪及及掌握，把把握商品品的批次次，做到到先进先先出；特特殊事宜宜应标注注明确。了了解各种种运输方方式到货货正常所所需时间间，协调调货品自自提与发发货运输输过程中中的有关关事宜，并并对发货货运

2、输的的特殊要要求与相相关人员员进行有有效沟通通。14与采采购部门门之间进进行有效效沟通：了解产产品采购购计划及及到货情情况，了了解特殊殊品种（非非正常调调拨品种种、非正正常销售售渠道）的的销售价价格等，并并将信息息反馈给给相关业业务人员员。15其他他各部门门间建立立良好的的合作与与沟通，信信息共享享，互敬敬互助。16工作作认真仔仔细，对对各种票票据、协协议、部部门资料料能妥善善管理归归档，建建立票据据专柜，方方便查询询使用；并根据据公司规规定定期期将有关关票据转转相关部部门。内务订单岗岗岗位作作业流程程指导21销售售出库开开票流程程2111内务人人员接到到业务员员签订的的销售合合同及商商业客户

3、户盖章确确认的回回传传真真件后，在在业务系系统中录录入销售售订单的的同时并并对合同同进行常常规审核核，（供供货价格格、信誉誉额度、是是否首营营）特殊殊合同需需部门经经理签字字认可。订单人员接收合同传真件，系统中调出销售合同，确认合同，生成销售订单，勾对销售订单生成销售出库单，打印一式四联销售出库单并电子存档2122务系统统里录入入销售订订单时，应应核对销销售价格格与上次次价格是是否相符符、发货货方式是是否符合合品种运运输要求求，并及及时提醒醒商务代代表；同同时审核核合同内内容，在在超商业业客户信信誉额度度、有超超期应收收款、超超商务代代表的授授权额度度、新增增销售品品种的情情况下，及及时与商商

4、务代表表沟通，并并报大区区经理和和经理审审批后方方可录入入订单。系统解决，在系统开发前，保留2133录入订订单后进进入销售售开票环环节，录录入客户户名称，勾勾对订单单生成销销售出库库单，订订单员勾勾对销售售订单时时认真复复核商品品名称、规规格、销销售价格格、数量量、运输输方式、业业务员，根根据先进进先出的的原则选选择货品品批号，注注意处理理零散批批号、近近效期药药品，并并及时与与商务代代表沟通通，有必必要需征征求商业业客户意意见。2144保存出出库单，并并查询打打印，打打印出的的出库单单一式五五四联（存存根联、业务员留存联取消、仓库联、随货同行联、回执联）；一联由内务留存做开具增值税发票的依据

5、，二联转业务员存留取消，三、四、五联二、三、四联转外运发货员与仓库配货单一起作为商品出库的凭据。2155内务人人员依据据出库单单的第一一联，开开具当日日所销售售发货的的一式四四联增值值税发票票：第一一联由内内务留存存并月装装订（出出库单汇汇总记录录编号为为：GYYGFCC-SWW-077-R003），每每季度转转财务档档案室留留存；第第二、三三联盖发发票专用用章，由由业务员员在发发票签收收登记本本（编编号为：GYGGFC-SW-07-R011）中登登记签领领后定期期转寄客客户；第第四联转转由财务务部作相相关确认认及处理理。开具具的增值值税票内内容要求求准确，税税票密码码区和所所盖发票票专用章章

6、必须保保证清晰晰。此部部分放入入财务开开票岗2166对公司司有不同同回款要要求的商商品，内内务人员员应与商商务代表表沟通将将其分开开开具税税票；对对于特殊殊商品或或特殊商商业单位位（医院院等）需需要开具具普通发发票的，内内务人员员与医院院部沟通通开具普普通发票票。此部部分放入入财务开开票岗2177内务人人员每日日必须依依据开具具的税票票号第一一联将发发票号填填入业务务网络系系统；在在业务系系统的销销售结算算管理里里，对应应每位商商业客户户当日发发生的每每笔销售售准确填填入完整整的税票票号。此此部分放放入财务务开票岗岗2188内务人人员从财财务部领领回新的的空白税税票后，须须将发票票的起止止票号

7、分分别输入入税控机机和公司司业务信信息系统统。此部部分放入入财务开开票岗2199对于现现款自提提的商业业销售流流程如下下：内务务订单人员员同样根根据商务务代表签签订的合合同原件件和传真真件，按按照2.1.11、2.11.3、22.1.4步骤骤执行。商业客户的提货人员将增值税票的第一联、第四联连同现金或现金支票去财务部交款，财务部收取现款后留存税票第四联，并在税票第一联加盖收讫章交商业客户提货人员；内务组收到加盖收讫章的税票第一联后，将增值税票和将出库单二、三、四联交财务开票人员。商业客户提货人员，并让对方签收；商业客户凭出库单的三、四、五联可去库房提货。22销售售退货流流程2211接到商商务代

8、表表填写并并由部门门经理签签字确认认的退退货通知知单,一式三三联（申申请单必必须填清清退货单单位、品品规、产产地、批批号、效效期、出出库时间间、退货货理由、后后续发票票处理办办法等），一一联由商商务代表表留存，二二联转仓仓库收货货员，三三联由内内务部订订单岗留留存。2222核对退退货商品品：核对对批号是是否由我我公司售售出，核核对商品品有效期期，有效效期半年年内的货货品原则则不予退退货。2233编辑收收货通知知单：内内务人员员根据退退货通知知单在业业务系统统里编辑辑到货通通知单，选选择通知知单类型型、部门门、来货货单位、入入库库房房，录入入货品名名称、数数量、批批号和处处理人操操作码，并并选择

9、到到货状态态，保存存收货通通知单。2244完成销销售退货货单：收收到仓库库的商品品到货验验收单后后，进入入业务系系统的销销售退货货功能录录入退货货客户名名称，勾勾对由收收货通知知单生成成的销售售退货单单，并进进行打印印。2255销售退退货单一一式五四联：第第一联由由内务部部留存，并并与商务务代表填填写的退退货通知知单、仓仓库的商商品到货货验收单单入库验验收单一一起装订订保存(退换货货记录编编号为：GYGGFC-SW-07-R044)，进进行后续续处理；第二联联转业务务员留存存；第二二联转至至仓库库库管处作作入库凭凭据，第第三、四四联由商商务代表表转给退退货的商商业客户户。2266后续处处理：如

10、如退货所所涉及的的当前发发票已经经抵税则则由退货货方开具具退税证证明，如如没有抵抵税则原原票退回回重新开开具税票票。内务人员依依据退货货方开具具的退税税证明开开具增值值税红字字发票（内内容同11.1.5），将将质管部部验收单单与退税税证明、增增值税发发票财务务记帐联联一同转转给财务务记帐。取消23换货货流程（同同退货流流程但不不涉及发发票处理理）24报损损单管理理（直接接报损出出库：在在招标过过程中需需少量样样品的情情况下）接到业务员员填写的的由相关关部门经经理签字字的报损损单一式式三联（一一联开票票留存、二二联财务务记帐、三三联转至至仓库），进进入业务务系统里里的报损损单管理理，录入入客户名

11、名称，选选择货品品名称、批批号、成成本价计计价方式式，录入入报损数数量、原原因、成成本单价价，并保保存。查询出该报报损单，并并选择确确定审批批，审批批人为签签字的部部门经理理，保存存报损单单。25内务务行政事事务管理理完成部门的的文件收收发、传传递与归归档，具具体规定定见文文件、记记录管理理规范（文文件编号号：GYYGFCC-SWW-100）。组织安排各各种会议议、培训训，并做做好会议议记录（编编号：GGYGFFC-SSW-007-RR01）、培培训记录录（编号号：GYYGFCC-SWW-077-ROO2）、做做好会议议及培训训的签到到（编号号：GYYGFCC-SWW-077-ROO3）。负责对商业业客户的的档案、和商业客户的信函、销售合同、协议、招标资料的档案整理与管理。负责本部门门的日常常接待，完完成各项项活动酒酒店的联联系预定定、各项项会议的的组织准准备工作作、商务务代表出出差车票票的购买买等。负责各种报报表的整整理编制制、办公公