企业秘书 代劳 的调查研究

1、企业秘书 代劳 的调查研究摘要:秘书有一个通用的非官方定义:为指导工作效劳的办公室人员,是指导的参谋和助手。不过,这个定义已经跟不上时代的开展,从实际情况来讲,当今秘书的职责已经超出了单纯为工作效劳的范围,悄悄延伸到生活的各个方面。帮老板安排午饭、泡茶冲咖啡、买烟买饮料几乎所有白领都默认了“秘书这个职业的延伸职责,并且大部分人认为理所当然。此次我会就这一现象对部分企业秘书进展问卷调查,研究该现象存在的状况,进而分析详细产生这一现象的原因和最后导致的后果,以及提出如何改变这一现象的策略。关键词:企业秘书代劳调查研究0引言对于秘书代劳的现象,黄越(2000)将其归为三类:代笔、代杯、代办,详细而言

2、即由秘书代为写讲话、报告、文章甚至日常工作中的批示或意见,由秘书代其应付各种各样的公款宴席、由秘书代为处理各种私事。那么什么原因导致秘书不得不代办指导的私人事务呢?有学者认为一种是由于秘书工作的辅助性造成的。由于秘书人员是直接为指导者效劳的工作人员;与其他组织成员和机构相比,秘书人员和秘书部门的附属性最为明显,依附性也更为明显。秘书工作对于指导工作的附属性和效劳性,导致秘书认为应该为上司效劳,使得上司可以摆脱繁杂琐事的压力,把主要精力集中在重要中作上面(宇正香,2022)。秘书的职能集中表达的方面是直接协助指导管理,处理其力所能及的详细事务,减轻、解除指导的事务负担,保证其集中主要精力进展决策

3、,掌握全局(舒玉坤,1998)。有学者认为目前秘书行业的非职业化导致了秘书代办上司私事现象的产生。由于在中国,秘书职业没有完全职业化,秘书工作的职责界定不清、对其工作程度和专业才能的要求不够明确、秘书来源和其行为也不不够标准,因此秘书为上司代劳私事的现象也屡有发生(沈蕾、张虹,1998)。还有学者从秘书的角色谈秘书代劳的事情。指导的许多不为人知的事情秘书可能知道,而且还可能是指导的“知心人,好多指导不便于出面的私事,就可能由秘书代劳(李秘书,2022)。季伟(1994)认为由于秘书角色的效劳性、多面性、创造性造成了秘书角色的差距,这种差距使得秘书无法充当其应该充当的角色,导致秘书做了一些不属于

4、其本职工作的事务。另外,还有学者认为一些办公室的新人希望能给上司留下好印象,往往会犯一个缺点就是热情过头,太爱表现自己。把上司的所有琐事都统统揽到自己身上,甚至包括一些个人的私事。而长久一来,一些上司就习惯性地将这些事划为秘书的工作范围以内(陈国强,2022)。此次我会就这一现象对部分企业秘书进展问卷调查,研究该现象存在的状况,进而分析详细产生这一现象的原因和最后导致的后果,以及提出如何改变这一现象的策略。1调查概况主要调查对象为南京、无锡两地在职秘书或曾经有过秘书工作经历的人员。在被调查的40人中,女性有24人,占总人数的60%,男性有16人,占总人数的40%。调查研究采用问卷的方式,分别在

5、现象存在的状况和被调查人员的态度两个方面提出了11个客观或主观的问题,通过表格进展分析比较。2调查结果2.1对“代笔的看法及发生情况。“代笔是秘书代劳现象中较为常见一项,详细而言就是由秘书代为写讲话、报告、文章甚至日常工作中的批示或意见。调查显示有28位秘书人员认为“帮指导代写稿件属于工作事务范畴,占总数的70%,7位秘书觉得无法确定,占了17.5%,仅2位秘书认为为指导“代笔是不属于自己工作范畴的,占全部的5%。据统计,在现实的秘书工作中代写稿件也是普遍发生的现象。对于“在现实的秘书工作中是否有秘书代指导写过稿件的调查发现,有22位认为普遍有代指导写稿件的现象,占了总人数的55%,有13人认

6、为经常有,占了总数的32.5%,还有4人认为是一般,占10.0%,1人认为较少有,占2.5%,认为几乎没有的人数为零。可见,不管是次数的多还是少,秘书代替指导写稿件的现象是存在的。2.2对“代杯的看法及发生情况。“代杯也是秘书代劳现象的其中一类。主要针对的可能是男性秘书人员,在一些公款宴席上,指导可能会请由秘书代其应付各种各样的交际活动。调查显示,认为“代指导应付交际属于秘书工作范畴的有11人,占总数的27.5%,认为概念模糊,无法确定的有25人,占总数的37.5%,觉得代劳交际应酬是不正确的有14人,占了35%。根据调查结果看来,认为现实的秘书工作中有秘书代指导应付交际,如喝酒等现象的还是大

7、多数,共有28人,占了总数的70%,而认为一般和较少的有12人,占了30%,同“代笔现象一样,所有人都认为这现象是存在的。2.3对“代办私事的看法及发生情况。“代办理私人事务即是“代办现象。在这一点上,被调查的多数人认为这是不正确的,有22人,占总数的55%,认为无法确定的有13人,占了32.5%,觉得“代办也包括在秘书工作范畴内的有5人,占了12.5%。看来与“代办相比,秘书们更承受“代杯与“代笔。虽然多数秘书认为代指导处理私人事务不属于自己的工作范畴,但是仍有多数秘书人员代指导办过私人事务。有21人占了总数的52.5%,一般和较少的有18人占45%,有1人是几乎没有代劳过类似事务。2.4对

8、代办非工作事项的看法及发生情况。对于指导交代下来的工作,倘假设不属于自己的工作范围,有12人会全部照办,占总数的30%,6人是有时间就办,占了15%,21人那么是根据内容选择性地办,这类是大多数,占了总数的52.5%,1人会婉言回绝。多数人还是会出于各自的原因代指导完成交办的私事。调查是否曾经帮指导或上司处理过不属于你工作范围的事务。完全没有做过工作范围以外工作的秘书人员有6人,占了总数的15%,绝大多数是一般或较少发生此类情况,这类人员共有20人,占了总数的一半,还有14人是经常会给指导代劳不在工作范围内的事务。可见现代秘书人员还是会多少遇到有关代劳指导工作的事情,并且听从上司指示完成任务。

9、2.5对“秘书为上司代劳工作之外的事情这一现象的看法。参与问卷调查的秘书人员就秘书代劳上司工作的现象,结合自己的亲身经历和社会事实发表了一些自己的看法,主要概括为以下几点:3结论与讨论对40名在职秘书或曾经有过秘书工作经历的人员进展调查分析,得出以下结论:秘书“代劳现象较为普遍,多数人予以理解和承受。只有通过加强秘书自身才能培养和性格的塑造才有希望认清秘书代劳的本质,从而帮助秘书工作走向更加职业化、标准化的道路。为什么会出现秘书代劳的现象呢?首先是由秘书工作的性质决定的。秘书作为指导的参谋与助手,最为主要的行业性质就是辅助性和效劳性。经常充当了后勤部长与幕后英雄的角色。从大方面来看,秘书是为整

10、个部门与单位效劳;从小的方面来看,秘书又是直接效劳于指导一个人。作为指导,每天都要处理大大小小的问题,这些问题又涉及到了方方面面,不可能将全部的时间精力都投入到每项详细的工作中,因此,更多的日常琐碎事务都需要交由秘书来处理。秘书工作的特征之一是辅助性。首先,它是主体上的附属性。在各类组织中,秘书人员是直接为指导者效劳的工作人员,秘书机构是直接为指导机构效劳的直属部门。与其他组织成员和机构相比,秘书人员和秘书部门的附属性最明显。换句话说,秘书部门和秘书人员从来都是依附于其效劳对象而存在的。其次,它包括工作上的被动性。秘书工作对于指导工作的附属性决定了秘书工作具有被动性的特征。作为一个从事办公室工

11、作的秘书,事务管理做的好,将会对政务工作和组织整体功能起到推动作用。事务管理最本质的特征是效劳性,为上司效劳,使上司可以摆脱繁杂琐事的压力,把主要精力集中在重要中作上面(宇正香秘书理论与实务)。其次是由秘书与管理者的工作关系决定的。某种意义上说,秘书与管理层的关系往往超乎普通员工与管理层的那种工作关系。由于她(他)所在的特殊位置,秘书比其他员工更加理解管理者的思维方式和做事方法。同时由于一个企业由下而上的反响信息中有相当一部分是由秘书传递给老板的,因此秘书往往起着承上启下的关键作用,也正是因为如此,秘书就类似于上司的“亲信一般,而上司也会将大部分工作交由秘书来处理。由于以上种种秘书工作的特性,

12、使得有些上司常常会对秘书交办一些正常工作以外的私人事务,而秘书的工作涉及上下、左右、内外各个方面,非常繁杂。有人形容秘书工作就是说不完的话,跑不完的路,干不完的活因此对于秘书工作的范畴并没有非常明确的规定。一些办公室的新人希望能给上司留下好印象,往往会犯一个缺点就是热情过头,太爱表现自己。把上司的所有琐事都统统揽到自己身上,甚至包括一些个人的私事。而长久一来,一些上司就习惯性地将这些事划为秘书的工作范围以内。秘书工作本身就多而杂,再加上一些额外的工作的话,往往会影响到正常的工作和生活的秩序,降低了本身的工作效率。对待此类问题的方法有几点:有主见,适当回绝一些职能范畴以外的事。作为下属来说,不管

13、上司人品怎样、程度怎样、对待下属的态度怎样,首先要对上司表示尊重。其次,只要是上司在管理职责范围内叫下属做的事,都应该服从。再次,假设上司叫下属做职责范围外的事,比方让下属做工作范围之外的私事、或者虽然是企业范围内但属于违法乱纪的事,比方违章操作等,下属就应该回绝。最后,假设下属觉得上司指示的做法虽然不属于违法乱纪的事,但对企业不利,有更好的对企业有利的做法,下属要主动将更好的做法向上司建议。上司假如不承受,下属就仍然按照上司原来的做法去做,然后再考虑要不要将更好的做法向上司的上司报告。注意个人才能的培养,用在工作上的才能来表达自我价值。在工作过程中既不能太过张扬,也不能隐忍让步,无所作为应该

14、要有适度的自主性和适当的积极性,恰到好处的表现自我,这样才能赢得指导的赏识。学会应付在与人交往过程中的为难场面,树立自信。秘书在与指导的交际过程中,难免会遇到一些为难的场面。首先在思想上要对指导保持尊重,但作为一个好的帮手,却不可以对上司惟命是从;其次,指导发生一些错误时要委婉给出建议,表达出自己想法,努力使工作更加尽善尽美,一切要从工作出发,以事业为重,对于指导提出的不恰当的要求要敢于说“不,在尊重的气氛内,与指导有礼节有分寸地进展磨合。附件:(表格)表1:对“帮指导代写稿件、应付交际、办理其私人事务等属于秘书的工作事务范畴的看法参考文献:1陈国强.?办公室礼仪与口才?.北京:中国经济出版社,2022.2德虹.?女秘书的清规戒律?j.?秘书之友?,2001(8).3黄越.?如何解决三代问题?j.?秘书?,2000(4).4季伟.?秘书的角色刍议?j.?南通职大教学研究?,1994(1).5李秘书.?“秘书问题透视?j.?才智?,2022(9).6刘瑞红.?秘书可以对老板说“不?j.?连锁与特许?,1