采购管理培训课程

1、采购管理关于采购系统采购管理系统，是通过采购订货、仓库收料、采购退货、购货发票处理、供应商管理、价格及供货信息资料等功能综合运用的管理系统，对采购物流和资金流的全过程进行有效的双向控制和跟踪，实现完善的企业物资供应信息管理。 采购管理系系统的主主要特点点包括： 灵活的的业务流流程处理理 严密的的业务控控制 丰富的的采购管管理信息息 良好的的扩展性性灵活的业务务流程处处理采购管理系系统采用用灵活的的设计理理念，以以满足用用户丰富富繁杂的的业务需需要。主主要体现现在：系统预置现现购、赊赊购两种种采购处处理流程程，可以以满足企企业中大大多数采采购业务务的处理理；提供灵活的的业务流流程管理理，使业业务

2、处理理流程灵灵活方便便。 用户可可根据自自己的实实际需要要，选用用不同的的单据流流程；采购流程清清晰，单单据可拆拆分，单单据的业业务处理理、批处处理、管管理功能能分别实实现而又又协调统统一，可可以方便便灵活地地处理业业务；单据之间联联系紧密密，设置置了关联联、钩稽稽等多种种联系，以以满足用用户不同同的业务务需要；严密的业务务控制采购管理系系统提供供采购价价格资料料、供应应商供货货信息等等多方面面的内部部控制手手段，从从而保证证小企业业进行规规范化的的运作以以及相关关业务政政策得到到强而有有力的执执行。对于采购价价格，系系统在物物料属性性中提供供物料基基本采购购价格，还还通过采采购价格格资料提提

3、供复杂杂采购价价格管理理，可以以满足企企业对采采购价格格灵活管管理的需需求，另另外系统统还提供供最高限限价控制制等多种种控制手手段；系统通过采采购价格格资料提提供物料料与供应应商对应应代码和和名称的的设置，实实现基本本供货信信息管理理，从而而使得供供应商的的管理更更加科学学合理。丰富的采购购管理信信息一方面，采采购系统统在各个个业务环环节提供供了相应应的辅助助信息供供具体的的业务人人员进行行查询，如如在采购购订单上上可以查查询即时时库存、可可用库存存、采购购价格、历历史采购购价格等等多种业业务信息息。这些些业务信信息既可可以辅助助操作人人员进行行快速的的录入，也也可以辅辅助业务务人员准准确掌握

4、握的业务务信息；另一方面，系系统提供供了丰富富的管理理报表。系系统为各各个业务务环节的的业务管管理人员员提供了了相应的的明细报报表、汇汇总报表表以及业业务跟踪踪报表，业业务管理理人员可可以通过过报表查查询相应应的业务务进展情情况；另另外，系系统还提提供多种种分析报报表，如如采购价价格分析析等，主主要辅助助决策人人员进行行决策。良好的扩展展性小企业在长长期的发发展中，都都会形成成自己特特定的管管理模式式，而且且不同行行业的企企业在管管理上都都会具有有不同的的行业特特色。这这些个性性化管理理部分有有一部分分可以规规范化从从而使之之符合标标准业务务流程和和业务模模板。还还有一部部分个性性化管理理往往

5、是是小企业业竞争力力形成的的一个重重要的方方面，对对于标准准商业化化软件来来说也需需要做出出考虑。采购管理系系统考虑虑到小企企业中个个性化管管理，提提供了采采购主数数据（供供应商、物物料等）的的自定义义、单据据自定义义、流程程灵活应应用、套套打自定定义、灵灵活的系系统参数数配置等等多种定定制功能能，从而而可以让让企业在在标准的的流程基基础之上上进行定定制，以以满足企企业的个个性化需需求。采购与其他他系统的的接口与仓存系统统的接口口采购系统的的采购入入库单是是仓存系系统中的的一种重重要库存存交易单单据，它它会更新新相应仓仓库的即即时库存存。与存货核算算系统的的接口采购系统中中的采购购入库单单是进

6、行行入库核核算的原原始依据据之一，入入库核算算之后的的入库成成本将反反填到采采购入库库单的单单价中，核核算完成成的采购购入库单单将根据据凭证模模板生成成相应的的凭证；采购系系统的采采购发票票也将作作为确认认采购结结算的原原始依据据之一，可可以按照照凭证模模板生成成相应的的应付或或现购支支付凭证证。采购业务模模式及应应用系统将采购购管理分分为现购购、赊购购业务类类型。不不同业务务类型其其业务的的处理过过程以及及财务收收支核算算的过程程有差异异，所以以对应在在系统中中也会有有不同的的业务处处理流程程。现购业务流流程说明明现购是指在在采购时时一手交交钱、一一手交货货的采购购业务，这这种业务务适用于于

7、面向企企业的现现金交易易采购业业务，下下面的内内容是介介绍现购购的业务务操作步步骤。序号处理说明责任部门责任人1业务人员依依据采购购价格，向向供应商商下达采采购订单单，并跟跟踪订单单执行情情况。业业务员可可以根据据实际情情况进行行订单变变更或手手工关闭闭订单。采购部采购业务人人员2仓管人员收收货并直直接填写写采购入入库单，仓仓管人员员也可以以依据采采购订单单、采购购发票生生成采购购入库单单。仓库仓管人员3会计收到已已经审核核的采购购入库单单，按照照采购入入库单开开票和付付款，现现购的采采购发票票同采购购入库单单确认之之后就表表示付款款完成。财务部会计4采购过程中中发生的的费用，在在制作采采购发

8、票票时，可可以选择择计入成成本费用用或不计计入成本本费用，计计入成本本费用的的最终入入库核算算时作为为入库成成本的一一部分来来算单位位成本，运运费中的的税金可可以通过过运费税税金列进进行单独独处理，入入库核算算时作为为税金专专项处理理；不计计入成本本则不影影响入库库单位成成本，直直接计入入期间费费用。具体录制方方式可参参照单据据介绍 财务部会计5现购中的采采购入库库单和采采购发票票必须进进行钩稽稽。钩稽稽一方面面用于核核对入库库和开票票一致性性，即保保证开了了票的已已经入库库；另一一方面能能将入库库和对应应的发票票（采购购发票）进进行匹配配，通过过匹配从从而在入入库单和和发票之之间建立立一种关

9、关联，然然后依据据这种关关联进行行费用分分配和入入库核算算。财务部会计赊购业务流流程说明明赊购是一种种最常见见的采购购业务，是是购销双双方利用用商业信信用进行行购销交交易的一一种业务务。在工工商业企企业中最最常用的的一种采采购业务务，下面面介绍赊赊购的业业务步骤骤。序号处理说明责任部门责任人1业务人员依依据采购购价格，向向供应商商下达采采购订单单，并跟跟踪订单单执行情情况；业业务人员员也可以以根据实实际情况况进行订订单变更更或手工工关闭订订单。采购部采购业务人人员2仓管人员收收货完毕毕之后，仓仓管人员员直接填填写采购购入库单单；仓管管人员还还可以依依据采购购订单、采采购发票票直接下下推制作作采

10、购入入库单。仓库仓管人员3会计收到已已经确认认的采购购入库单单，按照照采购入入库单进进行开票票确认应应付款，之之后再根根据应付付情况进进行具体体付款业业务。财务部会计4采购过程中中发生的的费用，在在制作采采购发票票时，可可以选择择计入成成本费用用或不计计入成本本费用，计计入成本本费用的的最终入入库核算算时作为为入库成成本的一一部分来来算单位位成本，运运费中的的税金可可以通过过运费税税金列进进行单独独处理，入入库核算算时作为为税金专专项处理理；不计计入成本本则不影影响入库库单位成成本，直直接计入入期间费费用。财务部会计5赊购中的采采购入库库单和采采购发票票必须进进行钩稽稽。钩稽稽一方面面用于核核

11、对入库库和开票票一致，即即保证开开了票的的已经入入库；另另一方面面能将入入库和对对应的发发票（采采购发票票）进行行匹配，通通过匹配配从而在在入库单单和发票票之间建建立一种种关联，然然后依据据这种关关联进行行费用分分配和入入库核算算。财务部会计退购业务流流程说明明企业会因为为物料的的质量问问题、交交期、运运输损坏坏、发运运错误等等原因，需需要将物物料直接接退还跟跟供应商商，退货货一般包包括退料料申请、退退料出库库和退票票几个业业务环节节，下面面说明退退货的流流程。序号处理说明责任部门责任人1仓管人员可可以依据据采购订订单、原原蓝字采采购入库库单、红红字采购购发票关关联生成成红字采采购入库库单，也

12、也可以直直接编制制红字采采购入库库单。仓库仓管人员2如果原来采采购过程程中货物物已经入入库并且且开具了了采购发发票，则则会计需需要根据据红字采采购入库库单开具具红字采采购发票票。红字字采购发发票还可可以依据据采购订订单和原原蓝字采采购发票票生成。财务部会计3如果采购过过程中货货物已经经入库并并且开具具了采购购发票，则则可以红红字采购购入库单单、红字字采购发发票进行行钩稽核核对，也也可以蓝蓝字采购购入库单单、蓝字字采购发发票一起起钩稽；如果采购过过程中货货物已经经入库，并并且根据据蓝字采采购发票票开具了了红字采采购发票票，则蓝蓝字采购购入库单单、蓝字字采购发发票、红红字采购购发票进进行钩稽稽核对

13、。财务部会计4如果原来的的采购过过程中货货物已经经入库但但没有开开具采购购发票，则则会计需需要将红红字采购购入库单单和原来来蓝字采采购入库库单进行行对等核核销。如如果是部部分退料料，则需需要先将将蓝字采采购入库库单拆单单，然后后再进行行对等核核销。财务部会计5如果原来的的采购过过程中只只开具了了采购发发票，但但是货物物没有入入库，则则会计需需要将红红字采购购发票和和原来的的蓝字采采购发票票进行对对等核销销。如果果只是部部分退料料则需要要将原来来的蓝字字采购发发票进行行拆单，然然后再将将红字采采购发票票和拆单单后的蓝蓝字采购购发票进进行对等等核销。财务部会计采购单据通通用操作作说明业务系统中中包

14、括很很多单据据，这些些单据的的许多信信息是相相同的，现现将各个个单据中中通用的的信息说说明综合合起来，形形成这个个章节，一一来可以以帮助初初次使用用者快速速综合了了解单据据的各项项基本编编制原则则以及操操作说明明，二来来在对具具体单据据进行说说明时，可可以着重重强调各各单据的的关键性性信息的的说明，增增强单据据信息的的可读性性。采购单据编编制的通通用说明明单据日期的的输入新增单据时时系统的的默认日日期取当当前系统统日期，如如下图所所示。当账套期间间与系统统日期不不一致时时，会出出现以下下三种情情况：1选择此项项，在新新增单据据时，单单据日期期取系统统日期，如如：当系系统日期期为20007-03

15、-06，而而账套业业务期间间是第二二期，则则新增单单据的单单据日期期显示为为20007-003-006。2 没有选选择此选选项时，当当系统日日期大于于账套期期间最后后一天，则则系统取取账套期期间的最最后一天天，如：当前系系统日期期为20007-03-06，而而账套业业务期间间是第二二期，则则新增单单据的单单据日期期显示为为20007-002-228即账账套期间间的最后后一天。3 没有选选择此选选项时，当当系统日日期小于于账套期期间第一一天，则则不管选选不选择择该选项项，默认认日期为为账套期期间的第第一天，如如：当前前系统日日期为220077-033-066，而账账套期间间为第四四期，则则新增单

16、单据的单单据日期期显示为为20004-004-001即账账套期间间的第一一天。注：当系统统日期与与账套的的期间一一致，如如系统日日期为220077-033-066，账套套期间也也为20007年年第三期期，则无无论选不不选择该该选项，新新增单据据时都取取系统日日期为单单据日期期。此外用户也也可对日日期进行行修改。但但不可以以输入已已结账期期间的日日期。单据编号的的输入每张单据都都有独立立的编号号，系统统根据在在基础础设置单据据设置中的编编码规则则自动生生成每张张单据的的编号，如如果用户户选中“允许手手工录入入”，那可可以在制制作单据据时手工工修改系系统提供供的单据据编号，反反之用户户不能修修改单

17、据据编号。选择供应商商或客户户在采购和销销售系统统的各个个业务单单据中，均均需要选选择供应应商或客客户单位位名称，可可以通过过点击栏栏目右侧侧的图标标打开往往来单位位列表，通通过列表表分类查查找；也也可以输输入供应应商或客客户的部部分代码码，系统统会自动动弹出浮浮动窗口口，窗口口中显示示与代码码相近的的所有供供应商或或客户名名称，即即可进行行模糊查查询，更更方便用用户使用用。如果果查找后后确认往往来单位位资料尚尚未定义义，可以以直接在在列表窗窗口中新新增往来来单位。选择源单类类型和选选单号在采购系统统中，采采购入库库单和采采购发票票这两张张单据均均有这两两项内容容，销售售系统中中，销售售订单、

18、销销售出库库单和销销售发票票这三张张单据均均有这两两项内容容，换句句话说，只只要是可可以同其其他单据据建立关关联的单单据，均均有这两两项内容容。下面面就这两两项内容容作详细细介绍。选择“源单单类型”同可关关联单据据相关，比比如采购购发票可可以同订订单或入入库单关关联，入入库单可可以同订订单和采采购发票票关联，销销售订单单可以同同销售报报价单关关联，销销售出库库单可以以同销售售订单、销销售发票票、产品品入库、外外购入库库关联，销销售发票票可以同同销售订订单、销销售出库库关联，也也因此可可关联的的单据都都可以在在源单类类型中看看到。在在制作单单据时，如如果此单单需要同同其他单单据建立立关联，那那就

19、选择择源单类类型，然然后选择择选单号号，系统统会将所所有符合合源单类类型的单单据以列列表窗口口形式显显示，用用户可以以快速查查找相关关联的源源单，建建立两单单据之间间的关联联，在选选定一个个单号后后双击，系系统会将将选定的的源单回回填到单单据制作作窗口中中，方便便快速录录单，当当然，如如果用户户想快速速查找关关联源单单，可以以先选择择好供应应商，然然后系统统会过滤滤此供应应商的所所有源单单，进一一步缩小小查找范范围，进进一步加加快录单单速度。选择物料在所有业务务单据中中，均需需要输入入物料，可可以选择择输入物物料代码码或物料料名称，系系统会根根据已输输入的部部分物料料代码或或者物料料名称进进行

20、过滤滤筛选，并并以浮动动窗口形形式显示示，同时时显示该该物料的的不同规规格型号号，方便便用户随随时查找找和选择择。这种种形式也也叫做模模糊查找找。当然然可以通通过F77打开物物料窗口口按列表表显示，方方便查找找。选择仓库在各个业务务系统中中的出入入库单据据中，都都必须输输入“仓库”，为了了更好的的区分仓仓库代表表的业务务类型，单单据录入入界面中中仓库可可能会冠冠以业务务说明，比比如发货货仓库、收收料仓库库、调出出仓库、调调入仓库库、组装装件仓库库、子件件仓库等等等。可可通过FF7打开开仓库窗窗口按列列表显示示。列表表中会依依据单据据支持的的仓库类类型来显显示。输入物料单单位和输输入物料料数量输

21、入物料单单位和物物料数量量要一起起说明，在在输入物物料后，系系统会自自动填入入基本物物料单位位和物料料单位，基基本物料料单位和和物料单单位的关关系下面面说明，这这里要说说的是输输入物料料数量时时，系统统会根据据物料单单位直接接换算填填写基本本单位数数量，如如果物料料数量不不是按照照当前显显示的物物料单位位作为单单位统计计的数量量，那可可以在录录单界面面修改物物料单位位，系统统也会根根据物料料单位和和数量自自动换算算基本物物料单位位和数量量的。基本单位名名称、基基本单位位数量、单单位和数数量之间间的关系系关于这四项项内容的的关系要要从物料料的基本本资料介介绍开始始，在下下图中，选选择物料料所属的

22、的计量单单位组，同同时确定定此物料料的基本本计量单单位以及及采购、销销售、仓仓库的计计量单位位，在所所有涉及及到物料料的单据据体中，根根据所属属系统确确定以哪哪种计量量单位作作为数量量输入单单位，举举例说明明，假如如采购系系统的计计量单位位不是基基本计量量单位，那那么在采采购系统统中的单单据里输输入数量量时，系系统根据据输入的的数量换换算成基基本单位位数量，并并反映在在基本单单位数量量列中。回到这四列列的关系系上进行行说明，所所有单据据的单据据体中，都都包含这这四项内内容，其其中，单单位和数数量是可可以编辑辑和输入入的，单单位默认认状态下下显示的的是物料料的所属属系统单单位，但但可以在在录单界

23、界面随时时修改此此单位，数数量在输输入后，会会自动根根据单位位和基本本单位换换算出基基本单位位数量，也也就是说说，基本本单位名名称和基基本单位位数量这这两项内内容不能能够编辑辑和修改改，内容容是根据据单位和和数量，以以及计量量单位组组的换算算关系而而计算得得出的。一旦发生业业务，物物料的基基本计量量单位不不能修改改，但物物料的采采购、销销售、仓仓库的计计量单位位可随时时修改。币别指订单结算算使用哪哪种货币币。 系统默默认为本本位币，用用户可以以修改。财财务处理理汇兑损损益，业业务系统统中主要要处理外外币核算算和结算算，不提提供通财财务系统统汇兑损损益的结结算；采采购系统统中订单单和发票票可以处

24、处理外币币核算。销销售系统统中，订订单、发发票和报报价单均均可以处处理外币币核算业业务。汇率即当前币别别的汇率率，取自自币别基基础资料料信息，用用户可以以根据实实际情况况改为业业务发生生日汇率率。结算方式：即订单结算算采用何何种处理理方式，订订单的结结算方式式可以在在被发票票引用后后直接填填入，保保持信息息的连续续跟进。用用户可以以（1）直接接手工录录入结算算方式代代码；（2）使用快捷键F7；（3）选择查看查看查看编码，系统将弹出“项目”查询窗口，提供所有基础资料中结算方式列示，用户查询后选择所需要的结算方式信息。结算日期：指该笔业务务结算时时的日期期，用户户手工录录入。摘要、备注注、地址址、

25、开户户行等：指该笔业务务的辅助助性说明明，用户户通过业业务摘要要库维护护摘要，备备注、地地址、开开户行等等信息都都是作为为单据的的辅助性性说明，并并可以直直接在打打印单据据时选择择这些信信息。主管、部门门、保管管、验收收、业务务员：是指提出该该笔单据据业务涉涉及到的的部门、主主管、职职员，用用户可以以由三种种方式选选择（11）直接接手工输输入代码码；（22）使用用快捷键键F7；（3）选择择查看看查看看编码，系统统将弹出出“核算项项目相相关信息息”查询窗窗口，用用户查询询后选择择所需要要的信息息，其中中部门和和业务员员在基础础资料中中可以关关联，在在选择部部门后，系系统自动动代入业业务员。制单、

26、审核核、记账账、审核核日期：这四项内容容是由系系统根据据当前单单据的编编制人、审审核人、记记账人和和日期自自动填入入的，主主要作用用是记录录单据的的操作人人和操作作日期。变更、变更更日期：当在订单中中使用变变更功能能时，系系统根据据当前单单据的变变更人、和和日期自自动填入入的，主主要作用用是记录录单据的的变更人人和变更更日期。采购单据操操作的通通用说明明单据保存的的最高限限价预警警说明。采购系统中中的采购购订单、采采购发票票在保存存时会检检查一些些内容，比比如所有有必录项项是否都都已经填填入内容容、采购购最高限限价预警警等，在在基础设设置系统参参数业务参参数中，有有一项“采购最最高限价价预警”

27、，如果果选择此此项，那那单据中中物料价价格会参参考供应应商供货货信息预预设的采采购最高高价，如如果超过过此价，保保存单据据时会报报警，反反之则不不予提示示。想了了解关于于价格管管理的详详细内容容，可参参考采购购价格管管理章节节。单据必录项项提示采购订单中中的信息息很多，但但在录单单时可以以选择性性的输入入部分内内容，先先说明哪哪些项目目是必须须填入的的，简称称必录项项；采购购订单的的必录项项包括供供应商、日日期、编编号、采采购方式式、币别别、汇率率、物料料代码、单单位、数数量、交交货日期期；细心心的你可可能发现现在订单单编辑界界面中，上上面所提提的这些些信息后后面均有有一项内内容(*)，这这个

28、标志志就代表表此项信信息是必必录项，你你可以不不必记住住订单必必录项，通通过这个个标示在在保存前前检查是是否有遗遗漏的未未填写信信息即可可。单据保存后后新增单据保存还还有个选选项需要要说明，点点击菜单单查看选项保存后后立即新新增，选选择这项项，那在在订单制制作保存存后，系系统立刻刻进入下下一张订订单的编编制界面面，用户户可以直直接录单单，这适适用于连连续录单单，；如如果不选选择此项项信息，那那么用户户录单保保存后，系系统停留留在编制制的订单单界面，用用户可在在此基础础上进一一步修改改刚录制制的订单单，当然然，在点点击工具具栏上的的新增厚厚，同样样可以编编制一张张新订单单。这个个功能在在每个单单

29、据编辑辑界面都都可以随随时改变变，以适适应不同同用户的的操作习习惯和要要求。小提示：部部分用户户在第一一次录单单时不清清楚上面面选项的的作用，在在保存单单据后不不知道到到哪里可可以查看看到刚编编制的单单据，这这种情况况可以通通过打开开单据序序时簿查查看，如如果希望望单据保保存后依依然可以以方便的的检查和和浏览，那那可以不不使用保保存后新新增这个个选项。单据删除点击单据上上工具栏栏的【删删除】，即即可直接接删除未未审核的的单据。单据可查看看的信息息数据采购系统的的单据录录入过程程中，可可能需要要参考很很多库存存信息和和价格信信息，因因此在单单据编制制界面的的菜单中中提供相相关信息息的查找找，用户

30、户可以随随时查看看供应商商或物料料的基础础资料、物物料的价价格管理理信息、当当前物料料的库存存信息及及历史价价格信息息等，通通过点击击菜单查查看即可可调出这这些信息息。需要要详细说说明的是是价格，单单据可以以查看采采购价格格资料中中的物料料价格，还还可以查查看物料料的发票票历史价价格，通通过获取取采购价价格这个个功能，可可以直接接将采购购价格资资料中的的物料价价格直接接填入单单据明细细项中。复制单据及及批量复复制用户日常工工作中，录录入单据据的工作作量很大大，系统统提供复复制单据据和批量量复制单单据的功功能，可可以最大大程度地地减少录录入单据据的工作作量，这这是为用用户贴心心考虑的的一个实实用

31、功能能。下面面说以下下复制的的具体实实现方式式。单据编辑界界面和单单据序时时簿查询询界面有有两个复复制单据据的功能能，在编编辑界面面的复制制是一对对一的复复制，且且复制后后还要录录入和确确认其他他无法复复制的信信息；在在序时簿簿查询界界面是多多对多的的复制，复复制后的的单据即即是一张张已完整整保存的的单据，这这就是在在编制订订单时复复制和序序时簿里里的批量量复制的的区别。下下面说以以下复制制的具体体规则：在单据序时时簿上只只提供整整单复制制的功能能；单据复制时时单据号号自动顺顺序递增增，即不不能复制制原单的的单据号号；复制单据日日期自动动默认为为当前系系统日期期； 复制时默认认为被复复制的单单

32、据的必必录项是是齐全的的，不进进行必录录项的检检查； 所有的单据据，无论论被复制制单据的的状态如如何，都都可以进进行单据据复制，且且复制后后的单据据都处于于可编辑辑的状态态，且、等字段段应置为为空值，源源单据为为作废状状态的复复制后的的单据为为正常单单据；复制相当于于手工新新增，如如果被复复制单据据是关联联生成的的，则不不复制该该单据的的源单据据号码；在初始化设设置中，不不提供复复制功能能；一旦出现保保存时条条件不能能满足，不不能保存存时（例例如不允允许负库库存，却却出现了了负库存存），系系统中断断目前单单据的处处理，并并由用户户选择是是否继续续进行其其他单据据的复制制处理。以下内容是是批量复

33、复制的操操作说明明：在序序时簿界界面中，用用鼠标选选中一张张任何状状态的单单据或其其某个条条目、或或者使用用快捷键键Shiift选选中多张张单据，使使用复制制选择操作复制制所选单单据。在在当前采采购订单单界面上上，单击击【复制制】或选选择操操作复制制所选单单据，系系统会自自动按所所选单据据生成同同样数目目的新单单据，并并给予复复制提示示信息表表。小提示：复复制单据据，如果果是源单单的关联联信息，比比如采购购收货单单中的应应收数量量，就不不被复制制到新的的单据中中，换句句话说，复复制后的的采购收收货单中中的应收收数量为为0，不记记录原单单据同其其他单据据的关联联数据和和信息。复制当前分分录用户日

34、常工工作中，同同一张单单据中，往往往有很很多行与与行之间间差别不不大的数数据，使使用该功功能可以以最大程程度地减减少录入入单据的的工作量量，这是是为用户户贴心考考虑的一一个实用用功能。下下面说一一下复制制当前分分录的具具体实现现方式。只有在单据据编辑界界面才能能使用此此功能，使使用该功功能可以以将选中中行的数数据复制制到单据据末行，下下面说一一下复制制当前分分录的具具体规则则：该功能使用用的前提提条件是是单据表表体中光光标所在在的行必必须有数数据。这这里的数数据是指指：该行行至少已已录入“物料代代码”。当单据表体体某一行行有数据据，光标标落在该该行任意意一个可可编辑的的列中，在在操作选选项中点

35、点击“复制当当前行”功能，系系统将自自动将光光标所在在行的内内容，复复制到当当前单据据最后一一行。各行的关联联数据列列不在复复制的范范围内。复制行的各各列可以以依据现现有的各各单据表表体的设设计规则则，对于于可编辑辑的列，可可以手工工修改单据在新增增、保存存时，该该功能亮亮显，可可以使用用。审核核后，该该功能灰灰选，不不能使用用。最后一行指指：例如如：现在在表体已已经有33行数据据，第二二行为空空白行，将将光标放放在第一一行的可可编辑列列里，使使用该功功能，复复制的行行处于第第4行，而而不是第第2行。批量填充用户日常工工作中，同同一张单单据中，往往往有很很多列的的数据是是相同的的，例如如仓库、

36、备备注列。使使用该功功能可以以最大程程度地减减少录入入单据的的工作量量，这也也是为用用户贴心心考虑的的一个实实用功能能。下面面说一下下批量填填充的具具体实现现方式。只有在单据据编辑界界面才能能使用此此功能，使使用该功功能可以以将选中中行的数数据复制制到单据据末行，下下面说一一下复制制当前分分录的具具体规则则：当单据表体体某一行行有数据据，光标标落在该该行任意意一个可可编辑的的列中，点点击“批量填填充”功能，系系统将自自动将光光标所在在列的内内容，填填充到当当前单据据该行下下面所有有有数据据的行的的相同列列中。批批量填充充功能只只能填充充光标所所在行的的下面行行的相同同列，对对于其上上面行相相同

37、列不不起作用用。单据表体中中就会出出现同一一列中有有些行能能编辑，有有些行不不能编辑辑，对于于不能编编辑的行行，该功功能不起起作。复无论单据据处于何何种状态态，当光光标落在在“辅助属属性”列时，该该功能灰灰选，不不能使用用。单据在新增增、保存存时，该该功能亮亮显，可可以使用用。审核核后，该该功能灰灰选，不不能使用用。说明：单据据中，如如果单据据中的物物料代码码列使用用该功能能，系统统将自动动将光标标所在列列的物料料代码，填填充到当当前单据据该行下下面所有有有数据据的行的的相同列列中。相相当于手手工录入入该物料料。审核与反审审核在KIS业业务系统统中，提提供单据据审核和和反审核核功能。审审核就是

38、是在当前前单据界界面、新新增并保保存了一一张单据据后，（1）单击工具条上的【审核】；（2）选择查看审核；（3）直接使用快捷键F4，系统会自动审核该张单据，并给予相应提示信息；另外，对已审核的单据选择查看反审核、或者直接使用快捷键Shift+F4，系统会自动反审核该单据，并给予相应提示。另外在单据据序时簿簿上，也也可以进进行单据据的审核核、反审审核操作作。方法法是：11）单击击工具条条上的【审审核】；（2）选择择查看看审核核；（3）直接使用快捷键F4；（4）在右键菜单中选择审核来进行审核。作废和反作作废在KIS专专业版中中，提供供单据的的作废和和反作废废功能，单单据在编编制完成成后，未未审核的的

39、状态下下，单据据可以执执行作废废操作，单单据作废废后不参参与报表表的统计计汇总。具具体操作作是新增增并保存存了一张张单据后后，打开开单据序序时簿，（1）单击工具条上的【查看】【作废】系统会作废该张单据，并给予相应提示信息；，对已作废的单据选择查看反审核，系统会自动反作废该单据，并给予相应提示。需要说明的是，作废单据可以让此单据在当月期间报表汇总时不包括作废单据，同时结账时不检查作废单据是否审核。如果对已结账期间的作废单据进行反作废操作，需要首先更改单据日期，然后才可以审核和加以使用。前单后单查查询在KIS专专业版中中，提供供单据的的前单后后单查询询功能。通通过单据据上方的的工具栏栏上的“前单”

40、、“后单”按钮可可对前后后单据进进行快速速查询。用用户还可可通过点点击“后单”旁的下下拉箭头头，打开开最近所所访问的的单据。前单后单顺顺序：a如果是通通过打开开单据进进入单据据界面，则则前单后后单是针针对此单单据的录录入顺序序而言；b如果是通通过序时时薄进入入单据界界面，则则前单后后单是针针对当前前序时薄薄的单据据顺序而而言；c如果是通通过报表表穿透查查询进入入单据界界面，则则前单和和后单隐隐藏不显显示。前单后单查查看时，根根据权限限控制查查看单据据。即没没有权限限查看的的单据，通通过前单单后单查查询时不不能查看看。物料参考信信息在单据表中中包含物物料字段段的业务务单据中中，提供供物料【参参考

41、】功功能。点点击单据据的工具具栏上【参参考】，即即可在单单据右侧侧出现物物料参考考信息窗窗口，再再次点击击【参考考】，信信息窗口口即可隐隐藏。物料参考信信息包含含以下信信息：基本信息：包含物物料代码码、物料料名称、辅辅助属性性、批号号、单位位、仓库库、安全全库存信信息库存信息：包含即即时库存存、安全全库存采购信息：包含最最近价格格、最低低价格、最最高价格格、上期期结存，均均为不含含税价格格销售信息：包含最最近价格格、最低低价格、最最高价格格，均为为含税价价格图片：物料料图片信信息采购序时簿簿查询操操作说明明单据状态设设定在进入单据据序时簿簿之前，首首要步骤骤是进行行所有已已存在单单据的筛筛选查

42、询询工作。 这项工作非常重要，是进行单据批量处理和管理控制的前提条件。 只有查询确定的单据，下面的处理工作才会相对通畅和严谨。单击采购购入库单单序时簿簿，即即进入“过滤”界面，在在这个界界面中用用户可以以设置单单据的查查询条件件、排序序关键字字、保存存查询方方案、对对已筛选选的单据据进行数数据的重重新提取取，此外外针对查查询结果果，系统统还可以以实现对对显示表表格的设设置功能能。对于于一般查查询，系系统提供供比较简简单的查查询方式式，即按按单据的的期间、审审核与否否等等单单据状态态特征进进行单据据的查询询的设置置，即可可按单据据状态查查询单据据。在“条件查查询”界面的的右下方方，可以以设置单单

43、据状态态，系统统预先对对每种状状态设置置了默认认选择，用用户也是是通过选选择下拉拉列表框框中的选选项的方方式来设设置。采采购入库库单序时时簿的状状态设置置包括时时间、审审核标志志、作废废标志、记记账标志志、红蓝蓝字六种种过滤条条件。以上各种单单据状态态查询可可以任意意组合查查询，如如可查询询当日未未审核单单据、或或本期已已关闭单单据等等等。当设设置完单单据状态态查询条条件后，用用户可勾勾选界面面左下角角的下下次直接接以该方方案进入入序时簿簿，保保存作为为自己的的过滤方方案。则则下次再再次进入入该序时时簿时，直直接按照照设定的的过滤方方案输出出结果，不不再弹出出过滤界界面。单单击【确确定】，便便

44、进入了了序时薄薄的主界界面，系系统把符符合查询询条件的的所有单单据，显显示在当当前界面面。如果果客户需需要设置置其他的的过滤条条件，可可以执行行查看看过滤滤数据功能调调出“条件过过滤”界面来来重新定定义过滤滤条件。核心采购业业务三方方关联三方关联是是指企业业核心业业务单据据订单入入库单发发票在执执行三方方单据关关联时的的关联取取数规则则，在实实际业务务应用中中指，通通过这三三张业务务核心单单据，系系统会综综合入库库单的数数量和订订单的价价格完成成发票的的关联取取数。企企业通过过三方关关联，可可以简化化单据操操作，明明晰单据据流转，并并实现业业务流转转的标准准化管理理，从而而为企业业决策提提供管

45、理理控制和和数据支支持。下面说一下下具体的的业务操操作，采采购系统统中，采采购订单单作为企企业业务务的采购购起点，入入库单和和发票可可以通过过订单关关联生成成，同时时入库单单和发票票可以互互相关联联生成对对方，也也就是说说，采购购发票可可以关联联采购订订单生成成，同时时如果这这笔业务务已经入入库并开开具采购购入库单单，那采采购发票票也可以以通过采采购入库库单关联联生成，反反之，如如果采购购入库单单在制作作时，这这笔业务务已经开开具发票票，那采采购入库库单也可可以通过过引用订订单或者者采购发发票关联联生成。三方关联主主要实现现了三张张业务核核心单据据的数据据统一集集中，通通过发票票可以汇汇总订单

46、单和入库库单的关关键性数数据，从从流程上上可以实实现闭环环管理。系系统还提提供各单单据序时时簿中上上查下查查功能，用用以反映映整笔业业务的完完整信息息，业务务报表中中也可以以反映业业务单据据的流转转和信息息查询；举例说说明采购订单制制单指南南通过主界面面采购管管理采购订订单，打打开采购购订单编编辑界面面，在这这里主要要用于制制作新的的采购订订单，如如果要对对单据进进行修改改、审核核、关闭闭或下查查等操作作，可通通过订单单序时簿簿进行操操作，下下一节会会做具体体讲解，采采购订单单上包含含的业务务和管理理信息非非常多，单单据头部部分用来来描述针针对该业业务处理理过程共共性的业业务信息息，如单单据编

47、码码、单据据日期等等；单据据体部分分用来描描述不同同物料的的基本信信息和单单据信息息，如每每条物料料数量、每每条物料料价格等等等。有关单据的的基本操操作方法法请您查查看编编制单据据的通用用说明一一节，此此处不再再赘述（下下同）。需需要特别别说明的的内容如如下： 单价代代表不含含税单价价， 订单关关联到发发票（即即包括直直接关联联和三方方关联），取取订单上上的税率率，如果果取不到到订单税税率，则则根据系系统选项项“采购系系统税率率取数来来源”取相应应的税率率 如果先先录入金金额，系系统会根根据选项项（菜单单“查看”“选项项”“调调整金额额后倒算算单价”选项）决决定是否否倒算，如如果倒算算则按照照

48、实际含含税单价价金额额/(11折扣扣率)/数量进进行倒算算； 实际含含税单价价含税税单价（1折扣扣率），用用户不能能修改 税额=单价*折扣率率*税率税额根据前前面几项项内容自自动计算算，同时时允许用用户修改改，系统统不会据据此重新新计算改改变其他他项的数数据。 金额=单价*数量*（1折扣扣率） 金额指指当前物物料的不不含税实实际金额额，系统统根据以以下公式式计算得得出，用用户可以以修改，金金额数数量含税单单价（1折扣扣率）/(1+税率)； 价税合合计=金额+销项税税额。也也可手工工录入，并并且可以以通过税税率来计计算出税税额和金金额，同同时计算算出单价价和含税税单价。 如果用用户在单单据上选选

49、择了，单价价和税额额字段不不会进行行重新计计算。 交货日日期，在在订单的的每条物物料记录录中，都都有一个个交货日日期，这这个日期期系统默默认为空空，且为为必录项项。这个个日期的的作用是是可以作作为预计计入库日日期的依依据，通通过序时时簿中按按此字段段查找，可可以过滤滤出当前前某期间间内待入入库的订订单列表表。同时时这个字字段也是是关系到到采购订订单到期期交货预预警的重重要字段段。这个个字段需需用户手手工输入入且必须须要大于于制单日日期，否否则系统统会提示示。用户户也可双双击进入入日历界界面选择择日期。交货日期注注意点：1.用户户保存订订单时此此栏位为为空则提提示用户户必须输输入。22. 订订单

50、在输输入第一一行记录录的交货货日期后后，再输输入第二二行的交交货日期期栏位时时，光标标跳到此此栏位自自动带出出第一行行的记录录。用户户可进行行修改，第第三行的的交货日日期栏位位自动带带出第二二行的记记录以此此类推。3.按F6支持批量填充。交货日期可可以设置置：在【选项】-【交货日期设置】中可以进行设置。提供两个选项：1.手工录入，系统默认；2.单据日期+XX天，可由用户根据自己的业务进行设置。如设置好后，系统将按设置的时间，自动携带出交货日期时间。 入库数数量，在在订单的的单据体体中，这这个数量量是系统统自动生生成的，不不可修改改，数量量取自引引用此订订单的入入库单物物料数量量，也就就是说，这

51、这个数量量只跟引引用此订订单生成成的采购购入库单单的物料料数量有有关。 开票数数量，在在订单的的单据体体中，这这个数量量是系统统自动生生成的，不不可修改改，数量量取自引引用此订订单的采采购发票票物料数数量，也也就是说说，这个个数量只只跟引用用此订单单生成的的采购发发票的物物料数量量有关。 采购建建议号，在在订单的的单据体体中，这这个字段段是系统统自动生生成的，不不可修改改。是通通过采购购计划表表下推生生成采购购订单时时，将采采购计划划表中的的采购建建议号自自动携带带到这个个字段中中。 订单的的单价权权限，系系统提供供单价修修改权限限来满足足企业对对单价的的管理要要求，如如果用户户没有单单价的修

52、修改权限限，系统统会参照照采购价价格资料料中的“单据关关联时采采购价格格的获取取”部分将将价格携携带到订订单中的的单价、金金额等字字段，这这两个字字段用户户不能够够修改和和录入。 最近采采购价格格携带：在录入入采购订订单时可可以自动动跳出对对应物料料的对应应供应商商对应单单位的最最近一次次采购单单价，并并可以修修改。在在“采购订订单”界面选选择查查看选项项勾选采购订订单审核核时更新新基础资资料采购购单价，则以以后每次次最新一一张采购购订单被被审核后后其物料料单价自自动反写写到基础础资料的的采购价价格中，不不勾选则则不做任任何操作作。 BOMM，即BOOM单关关联，通通过清单单选择一一个或多多个

53、组装装件物料料，系统统能自动动根据成成品的数数量计算算出每种种明细子子件的所所需数量量，并自自动将子子件清单单和各子子件数量量自动带带入表体体，提高高录单效效率。此此外，这这些数量量和物料料明细也也可以手手工干预预！详细细介绍请请见下节节说明。采购订单单与BOOM通过清单选选择一个个或多个个组装件件物料，系系统能自自动根据据成品的的数量计计算出每每种明细细子件的的所需数数量，并并自动将将子件清清单和各各子件数数量自动动带入表表体，提提高录单单效率。此此外，这这些数量量和物料料明细也也可以手手工干预预！1）点击工工具栏BOMM，出出现如下下图所示示的【BBOM关关联生成成】界面面，点击击左下角角

54、【添加加BOMM】。2）进入【核核算项目目物料】界界面，如如下图所所示。选选择组装装件并双双击。3）返回【BOM关联生成】界面，选中组装件物料，如下图所示。在数量栏中输入需要采购的数量。点击【生成】。4）返回采采购订单单界面，组组装件的的明细物物料、单单位及数数量均已已显示在在订单中中，如下下图所示示采购订单的的关闭和和反关闭闭订单在业务务全部完完成后，也也可以说说是订单单在被后后续单据据完全引引用关联联后，系系统会自自动将此此订单置置于执行行完毕状状态，是是否完全全引用关关联的判判断依据据是关联联数量大大于或等等于订单单数量，订订单在自自动关闭闭后不可可以再作作反关闭闭操作。订订单关闭闭的作

55、用用主要有有以下三三种，1、 在在查询订订单时，可可以察看看不同执执行状态态的单据据，比如如已关闭闭、未关关闭，这这样可以以直接把把已经完完全执行行的订单单分类，在在查找时时更准确确的定位位。2、 在在制作发发票或入入库单时时，选择择源单为为订单时时，系统统会只把把未关闭闭的订单单显示出出来，已已关闭的的订单不不会看到到，这样样可以有有效减低低查找工工作量，尤尤其在订订单数据据量比较较大的情情况下，订订单关闭闭会大大大提高关关联源单单时的查查找定位位。3、 在在结转新新账套时时，系统统会把未未关闭的的单据结结转到新新账套，已已关闭的的单据会会保留在在旧账套套中，不不带入新新账套。在了解订单单关

56、闭的的作用后后，下面面说一下下手工关关闭订单单的应用用情况，假假定由于于某种原原因，在在收到订订单的部部分物料料的情况况下，企企业或供供应商一一方想中中止订单单的执行行，这时时候可以以使用手手工关闭闭订单实实现操作作。通过过手工执执行订单单关闭，将将单据转转为已执执行完毕毕状态，也也可以说说，人为为的将订订单作关关闭处理理，这种种类型的的订单可可以执行行反关闭闭操作，随随时修改改成未关关闭状态态。手工关闭订订单的操操作方式式是，在在当前单单据界面面审核单单据，选选择查查看关闭闭，或或直接使使用快捷捷键F66，系统统会执行行关闭该该张单据据，操作作并给予予相应提提示信息息。对于于当前已已被手工工

57、关闭的的单据，可可以执行行反关闭闭，以使使单据返返回审核核状态。方方法是选选择查查看反关关闭、或或者直接接使用快快捷键SShifft+FF6，系系统会执执行反关关闭操作作，并给给予相应应提示信信息。采购订单单批量关关闭与反反关闭批量关闭或或反关闭闭，主要要适用于于以下场场景，比比如在使使用采购购订单一一段时间间后，订订单数量量比较大大，在引引用订单单作为源源单，做做源单查查找时，由由于订单单太多，造造成查找找信息量量过大，影影响录单单，很多多四五个个月前的的订单，未未完成后后续完全全引用，同同时也不不再继续续执行，但但依然显显示在源源单查找找的窗口口中，这这时，可可以通过过过滤条条件，将将5个

58、月以以前的所所有未关关闭的订订单筛选选出来，通通过批量量关闭来来结束这这些订单单。可以执行关关闭操作作的订单单必须已已经审核核，操作作如下：在序时簿界界面中，用用鼠标选选中一张张单据或或其某个个条目、或或者使用用快捷键键Shiift选选中多张张单据，选选择操操作关闭闭，系系统会执执行关闭闭所选一一张或多多张单据据，并逐逐条给予予成功与与否的提提示信息息。 对于当前已已被手工工关闭的的单据，可可以执行行反关闭闭，以使使单据返返回审核核状态。方方法是选选择操操作反关关闭，系系统会执执行反关关闭操作作，并逐逐条给予予成功与与否的提提示信息息。 采购订单单变更订单变更功功能，主主要指已已有关联联单据生

59、生成的订订单或已已关闭的的订单，可可以变更更物料的的数量，也也可以追追加新物物料且不不影响已已经执行行的流程程，如订订单中物物料未被被任何单单据关联联，变更更时可以以删除该该物料。 主要的应用用场景，由由于业务务不规范范和为了了将就客客户，导导致的订订单变更更需求在在小企业业中是比比较常见见的。而而专业版版9.11中的系系统设置置是，已已有关联联单生成成的订单单，必须须将关联联单据删删除后，才才能更改改订单，非非常麻烦烦。“变更”按按钮在订订单新增增、保存存时不显显示，审审核后显显示，没没有关联联单据且且没有关关闭的，该该按钮灰灰选。有有关联单单据的订订单或已已关闭的的订单，该该按钮亮亮选，能

60、能够使用用变更功功能。当订单执行行变更功功能时，订订单表体体(仅指变变更时订订单现有有的数据据)的“数量”列，变变成可修修改状态态，其他他表体单单元格锁锁定不能能修改；表头、表表尾信息息也不能能修改。数数量改动动后，系系统要根根据采购购、销售售订单表表体各列列现有的的计算公公式，重重新计算算各列的的值。可以新增物物料，新新增物料料的单元元格按正正常新增增录入方方式录入入。变更完成后后，点保保存即可可完成变变更和审审核功能能；保存存时系统统要对变变更后的的数量与与已执行行的数量量进行比比对，变变更后订订单数量量小于等等于执行行数量的的，系统统默认该该订单关关闭。变变更后订订单数量量大于执执行数量