RFID应用于档案管理信息化解决方案

1、RFID应用于档案管理信息化解决方案一、档案管理的现状与问题 近年来，我国档案事业取得了长足的发展，档案事业的规模扩大了，数量也逐日增多，档案的种类日趋多样化，信息量迅速膨胀。但传统档案管理手段与技术所导致的问题日益突显： （一）、档档案编目流程程繁琐低效、整整理时间冗长长 传统统方式下，档档案入馆后先先需进行分类类、排序，并并去装钉，然然后由人工撰撰写档案盒的的相关信息，最最后手工抄写写档案目录，并并将目录连同同档案一起封封装入档案盒盒内。这种操操作方式耗费费大量活劳动动和时间，导导致较多档案案入馆后被长长期堆放、一一隅得不到及及时整理归档档。此外，档档案编目与档档案盒誊写多多为简单、重重复

2、性劳动，手手工处理方式式使得整个流流程既繁琐又又低效。 （二）、档档案存放次序序较易被打乱乱 虽然然档案一般都都分类存放，但但是在档案存存取过程中，由由于人工操作作的随意性和和一些不可避避免的错误，档档案存放的次次序难免被打打乱，造成档档案存放无序序，查找困难难。 （三三）、档案查查阅耗时长 随着档档案规模与种种类越来越庞庞大，要查找找某一档案时时，先由管理理员找到存放放该类型档案案的档案架，再再根据档案的的编目信息在在档案架的每每一格进行查查找。一旦档档案存取时没没有按规定存存放在指定的的位置，查找找起来就好比比海底捞针，需需要将所有的的档案筛选一一遍。 （四）、档档案的盘点操操作不科学 由

3、于档档案数量众多多，且档案材材料都封装在在档案盒内，因因此在盘点档档案时一般只只清点档案盒盒的数量。但但在每个档案案盒内存放的的档案种类、数数量均不相同同，这种盘点点方式并不能能真正反映档档案储存的真真实信息。如如果要拆开每每个档案盒进进行盘点，那那将是一项十十分庞大的工工程。 （五）、对对失效档案的的管理滞后 有效期期限是档案价价值体现的重重要标志之一一。因此，超超过有效期限限的档案是没没有任何价值值的，需要经经常性销毁以以减少对档案案库存资源的的占用。但是是，由于传统统管理模式下下档案盘点工工作的困难，管管理人员对档档案的储存时时间信息掌握握很不准切，使使得失效档案案不能被及时时发现和处理

4、理。因此，很很多已过保存存期限的旧档档案仍然和有有效档案一起起储存在货架架上，形成大大量冗余档案案，给档案管管理工作带来来额外负荷和和成本。 鉴于这种种现状，档案案管理的技术术升级与改造造迫在眉睫。作作为新一代物物料跟踪与信信息识别的RRFID（无无线射频识别别技术）技术术的快速发展展给档案管理理的自动化、智智能化带来了了可能性，具具有其他方式式无可比拟的的优越性。二二、RFID技技术应用于档档案管理的方方案设计 （一）RRFID技术术简介 RFID（RRadioFrequuencyIdenttificaation），即即无线射频识识别，是兴起起于20世纪纪90年代的的一项自动识识别技术。一一

5、个典型的RRFID系统统由射频电子子标签、读写写器或阅读器器以及天线三三部分构成。它它集编码、载载体、识别与与通讯等多种种技术于一体体的综合技术术，主要原理理是利用无线线电波对一种种标记媒体进进行读写、识识别的过程，非非接触性是它它明显特征。在在实际应用中中，读写器将将特定格式的的数据写入RRFID标签签，然后将标标签附着在待待识别物体的的表面。读写写器亦可无接接触地读取并并识别电子标标签中所保存存的电子数据据，从而实现现对物体识别别信息的远距距离、无接触触式采集、无无线传输等功功能。 （二）将将RFID技技术应用于档档案管理，有有着以下优点点： 1、非接触触式数据采集集。RFIDD技术极大地

6、地增强了管理理者对库区存存储物品的信信息收集、交交换与跟踪能能力。管理者者无需打开档档案盒，只需需将粘有RFFID标签的的档案盒在阅阅读器前经过过，就可以在在电脑屏幕上上显示出盒内内档案的具体体名目、数量量、档案摘要要等信息，缩缩减了管理者者的作业环节节，提高了作作业效率，从从而有助于管管理者实施库库存档案的动动态化管理。2、快速扫描，且一次性数据处理量大。RFID读写器可以同时从多个射频标签中快速读取包括货位信息、档案内容摘要信息等多项相关数据信息。如一些读写器可以每秒读取200个标签的数据，这比传统扫描方式要快超过100倍。 3、标签信息容量大，使用寿命长，可重复使用。和传统的条形码、磁卡

7、等数据存储介质相比，RFID标签可存储的数据量大大增加，可达1K甚至更大的容量；标签的内容可以反复被擦写,而不会损害标签的功能，从而可实现标签的重复使用。 4、安全性高。标签的数据存取具有密码保护，识别码独一无二，无法仿造，这种高度安全性的保护措施使得标签上的数据不易被伪造和篡改。 5、抗污染性能强和耐久性，传统条形码的载体是纸张，因此容易受到污染，但RFID对水、油和化学药品等物质具有很强抵抗性。此外，由于条形码是附于塑料袋或外包装纸箱上，所以特别容易受到折损；RFID卷标是将数据存在芯片中，因此可以免受污损。 6、体积小型化、形状多样化，RFID在读取上并不受尺寸大小与形状限制，不需为了读

8、取精确度而配合纸张的固定尺寸和印刷品质。此外，RFID标签更可往小型化与多样形态发展，以应用于不同档案。 7、可重复使用，现今的条形码印刷上去之后就无法更改，RFID标签则可以重复地新增、修改、删除RFID卷标内储存的数据，方便信息的更新。 8、穿透性和无屏障阅读，在被覆盖的情况下，RFID能够穿透纸张、木材和塑料等非金属或非透明的材质，并能够进行穿透性通信。而条形码扫描机必须在近距离而且没有物体阻挡的情况下，才可以辨读条形码 9、标签具有EAS防盗功能，配合门型通道天线，可以很好的防止档案丢失，实现非法取走报警功能 （三）基于RFID的档案自动化管理系统功能模块设计 鉴于RFIID的以上优优

9、点，将其应应用于档案管管理工作中不不仅能大大提提高管理的效效率，同时还还有助于提高高档案管理的的安全性。由由此，一套基基于RFIDD技术的档案案管理自动化化管理系统，其其主要由RFFID数据管管理系统和档档案管理信息息系统组成，如如图1所示。 1、RFIID数据管理理系统 该系统由中中心数据库和和终端管理器器组成，是系系统的数据存存取中心与信信息输入输出出终端。终端端管理器包括括读写器与手手持式阅读器器，是中心数数据库获取信信息与输出信信息的重要端端口。读写器器的作用是负负责将数据库库中的信息写写入标签或是是将标签中的的信息导入数数据库；手持持式阅读器是是管理员进行行现场信息采采集与通讯的的硬

10、件，管理理员将采集到到的数据导入入至中心数据据库，进而为为档案管理信信息系统各功功能的使用提提供数据支持持。 22、档案管理理信息系统 该系统统由储位管理理子系统、查查询管理子系系统、销毁管管理子系统和和安全管理子子系统构成。其其中储位管理理子系统又由由储位自动识识别模块和档档案自动识别别模块组成，而而安全管理子子系统包括监监控模块和警警报模块。 3、系系统具体功能能如下： （1）储储位管理子系系统：该子系系统能够实现现档案自动识识别模块所储储存的档案盒盒编号和储位位自动识别模模块所储存的的储位编号自自动匹配，从从而在进行档档案的出入库库时较好地实实现档案储位位的定位。此此外，储位自自动识别模

11、块块还具有储位位分配、储位位信息管理的的功能，可实实现档案馆储储位的可视化化、动态化管管理。 （2）查询询管理子系统统：在档案需需要被查阅时时，由该子系系统提供档案案编目查询、密密级查询等，并并发出出库指指令，指令通通过计算机总总线将查询信信号传输至档档案架，使得得档案架上的的指示灯亮起起，管理人员员按指示灯指指示做出库作作业。 （3）销毁毁管理子系统统：档案入库库前，在销毁毁管理子系统统中设定每份份档案的保管管期限，当到到达保管期限限时，销毁管管理子系统自自动提醒管理理人员失效档档案的相关信信息，由管理理人员作进一一步处理。管管理人员也可可由该子系统统查看将要到到期或是已到到期销毁的档档案信

12、息。 （4）安安全管理子系系统：该子系系统负责档案案防盗和现场场监管，实施施档案管理的的安全机制。当当档案盒在非非正常情况下下离开储位（指指不经查询子子系统发出出出库指令情况况下），安装装于储位区的的阅读器将捕捕捉到这一信信息，将档案案信息无线传传回管理系统统，监控模块块将会把这一一异常信息立立即发送给警警报模块，警警报模块接受受到信息后向向计算机控制制中心发出警警报。 综上所述，RRFID数据据管理系统与与档案管理信信息系统通过过系统接口实实现系统间的的对接，由RRFID数据据管理系统实实现档案数据据的收集、储储存、读写电电子标签；档档案管理信息息系统实现对对档案信息的的应用与管理理。同时，

13、可可对系统用户户设置不同权权限，以实现现对用户的安安全性管理。 （三）硬硬件设备的应应用方案 一般来说说，档案库房房的面积较小小，可选择高高频或超高频频（HF/UUHF）频段段的读写器和和无源电子标标签。RFIID标签根据据用途不同可可以分为档案案标签和储位位标签。 1、标签信信息项的设定定 档案案标签上储存存的信息项包包括：档案类类别、档案名名称、档案编编号、档案密密级、入库时时间、保存期期限、档案内内容摘要等。 库位标标签上储存的的信息项包括括：储位类型型、储位编号号、存放的档档案编号区间间及数量。 2、标标签安装 在在档案标签中中，将电子标标签封成卡状状或不干胶纸纸质，贴于每每个档案盒或

14、或档案文件上上。档案盒采采用塑料或纸纸质材质，利利于RFIDD标签的粘贴贴与取下，同同时盒体不易易损伤可循环环使用从而降降低储存成本本。考虑到防防湿、防潮需需求，可在盒盒内放置少量量干燥剂。 而储位标签签在储位不需需要调整或者者标签没有损损坏的情况下下，一般只需需安装一次。储储位标签直接接安装在储位位正下方的支支撑横梁上。 3、电电子标签介绍绍： UUHF（VAANCHEPCCClass11Gen22）电子标签签： HF（NXXPICOODESLLI-SY）电电子标签： 主要特特性： 40年数数据存储 符合合ISO115693/ISOO180000-3 2,048字节节的片载存储储 密码可选的

15、的电子防盗功功能 密码保护护的写入命令令，以防未经经授权篡改数数据 密码保护护隐私模式 基基准RF性能能和可靠性 4、阅读读器安装 在档案室室墙壁或天花花板上安装阅阅读器，设备备的正常工作作需外接1110-2240VAAC电源适适配器，并有有局域网或无无线局域网覆覆盖，以进行行数据传输。将将RFID标标签阅读器RRJ45口与与电脑网口相相连接，从而而可将RFIID标签阅读读器读取的数数据通过网络络或无线网络络的方式传回回服务器。 （1）阅阅读器介绍： 5、天线安安装 为为确保档案标标签数据的读读取，需要根根据档案室实实际情况，包包括档案柜、档档案密集架的的尺寸样式、材材料来确定天天线布置，确确

16、保最佳读写写效果，天线线需要定制。 6、多多天线分支器器 VXX-3UHHFRFIID天线分支支器是由万全全智能开发的的最新一代产产品。该分支支器是一个可可拥有1-88个接口的超超高频天线分分支器，它可可用于联网和和在实时档案案资产跟踪及及智能密集架架中分配RFFID天线。VVX-3天线线分支器由主主天线分支器器和从天线分分支器组成。 主天线分支支器的每个射射频输出端口口(ANT11ANT88)可以连接接多达32个个RFID天天线。也就是是每个主天线线分支器可以以支援4个从从天线分支器器。注意:考考虑到实际的的应用场合，实实际使用数量量未必达到2256个天线线，请合理规规划以发挥出出最大效能。

17、灵灵活的天线布布置、扩大读读写控制半径径、大大节省省系统成本. （11）主天线分分支器 7、手持式式阅读器 用于档档案资料盘点点、顺架清理理、。如对于于不能匹配的的信息，由管管理人员持手手持式阅读器器进行现场核核对，修改系系统信息或现现场信息，从从而完成档案案顺架盘点。 （四）、RFFID技术应应用于档案馆馆档案管理的的流程设计 （1）入入馆 新新的档案入库库前，首先要要根据档案的的类别、年份份和密级等相相关信息对新新建档案进行行编目，并通通过终端管理理器写入RFFID标签，生生成的电子标标签数据被传传送到中心数数据库里以备备系统其他模模块调用。 档案入馆的的流程如图22所示： 入库时，档档案

18、管理信息息系统的储位位管理子系统统发出入馆指指令，然后读读取要入馆的的档案盒信息息，然后储位位自动识别模模块与档案自自动识别模块块进行档案盒盒信息匹配，匹匹配后由储位位自动识别模模块分配该档档案盒的存放放储位，确认认无误后，管管理员发出入入馆确认信息息，确认信息息通过计算机机总线传递至至该档案架，储储位指示点亮亮起，管理人人员将档案盒盒放至指示点点所指示的储储位，按下储储位上的确认认按钮，指示示灯熄灭，确确认信号反馈馈回管理系统统，入馆结束束。全部档案案入库完毕后后，在查询管管理子系统中中可对已入馆馆的档案信息息进行查询，从从而实现对档档案的可视化化、动态化管管理。 （2）盘点点 由于于RFI

19、D的的使用，盘点点档案变成一一项简单快速速的工作：由由档案管理信信息系统的查查询子系统发发出盘点指令令，RFIDD阅读器立即即完成对档案案的相关信息息以及相应的的储位信息的的收集，并自自动返回所收收集的信息与与中心数据库库中的数据进进行核对。如如对于不能匹匹配的信息，由由管理人员持持手持式阅读读器进行现场场核对，修改改系统信息或或现场信息，从从而完成档案案盘点。 （3）查查阅 档档案的查阅流流程如图3所所示： 在查询相关关档案时，管管理员首先通通过查询管理理子系统查阅阅档案的编目目号，系统将将根据编目号号提取中心数数据库里所储储存的数据信信息，核对无无误后发出出出库指令，储储位管理子系系统中的档案案自动识别模模块将根据编编目号映射其其储位编号，找找到该档案所所存放的物理理位置。管理理员发出出库库指令，储位位指示灯亮起起。当档案经经过出库口时时，出库口的的RFID阅阅读器将读取取档案信息反反馈给管理系系统，管理人人员再次确认认所查档案与与所出库档案案一致后确定定出库。此时