员工合同的管理方法

1、员工合同的管理方法员工合同管理是很多人力资源管理者需要了解的内容然而大部分的管理者不知道管理员工合同下面为您精心推荐了员工合同管理技巧希望对您有所帮助、明确合同管理责任确立一个明确进行整体合同管理的部门对合同签立意向对照制度进行校核与分类协调法律、财务、采购、工程等业务部门对合同开展评审以及报送领导签字等流程性工作整理和归档合同资料跟进合同执行情况对于合同更变产生的重大风险需提前预警协调法律财务等业务部门对更变造成的影响进行评估、合同签立的格式和内容规定合同签立必须要有的格式比如部首部分必须要有合同签立的时间、 甲乙方全称和签约地点信息合同正文同包括合同的执行内容验收或者交付方式和付款方式 (

2、 验收或者付款都具有阶段性 ) 产品保质期、质量保证及保修范围等双方协作条款相关费用发生的承担责任押金、 违约责任等合同结尾必须有双方合同专用章严禁使用财务章或者业务章注明合同有效期限、明确合同分类由于企业资源有限但日常经济业务发生的合同签立种类繁多鉴于重要性原则需要对合同进行分类 ( 按照金额比如几百万以上合同定义为重大合同以下为一般合同 ; 按照合同性质比如设备采购合同和材料采购合同 ) 实务中企业倾向于按照合同金额对合同的重要层次进行分级管理、合同的审批流和权限管理合同的分类决定了合同的审批权限对于低级别的合同 ( 低金额 ) 加快流程投入少量管理资源只需要采购部门提起申请分管领导、 财

3、务和法务给予合同条款的审批即可甚至不需要合同管理部门介入对于一般性合同( 金额不高 ) 除了低级别合同的审批流之外需要合同管理部门介入协同法务财务和业务部门开展评审会和组织供应商竞标同时需要签批到更高一级领导合同管理部门对此类合同进行后续执行跟踪和登记对于重大合同(大金额)由于重大合同的签立涉及的是企业战略层面的问题因此需要尽量谨慎除了包含一般合同所需的审批流在提请采购前需要做相应的战略分析( 包括财务层面的现金回收分析) 以战略分析报告为依据对供应商进行选择和竞标合同的签立需要财务和法务给予相应的风险收益分析报告在审批流程上申报者董事会签批合同管理部门需要协调多方资源并且对重大合同做严格管理

4、登记和执行跟踪涉及合同生命周期较长的重大合同途中还会有变更因此需要对合同变更造成的风险进行再评估重新走合同变更流程、合同履行与变更解除对合同的履行情况进行跟踪财务按照合同订立条件进行付款合同管理部门需要对合同履约情况和付款情况进行一一登记对于对方未能履约或者违约需要及时通报法务部门对签立的合同进行统一内部编码整理合同相关的资料比如技术图、 施工图等保证合同资料的完整性合同变更需及时通知到法务、 财务和领导层及时处理变更事务变更或解除合同的通知和回复应符合公文收发的要求挂号寄发或由对方签收挂号或签收凭证作为合同组成部分交由合同管理部门保管变更或解除合同的文本作为原合同的组成部分或更新部分与原合同

5、有同样法律效力纳入合同管理范围合同相关资料需要按照管理需求复印多分分发给财务、法务等部门3.2合同订立前管理从合同管理周期看合同管理的中心在于合同订立前管理占据50%合同审批和签立20%合同文档管理及执行跟踪30%合同订立前管理明确合同订立的目的、方式、原则、战略性审查、供应商选择、合同条款拟定、风险评估等主要内容这其中许多内容超脱于合同本身但决定了后期合同的拟定内容、审批流程、签立和执行履约、明确合同订立目的战略性审查合同签立主要是为了完成某种目的为什么要买是否有必要买明确这点很重要一般对于重大采购基本上都会实现进行采购评审会评审采购的必要性和风险收益成本财务需要给出财务审批的测算报告明确风

6、险收益成本战略部门需要给出做相应物资采购的必要性法务要给出必要的法律风险综合评估后由领导签批决定具体采购的物资明细、 成本费用预算、 质量要求及该采购需要达到的效果战略方面的分析需要考虑整体市场和业务的情况比如是否在价格较低的情况下集中购入某种材料保值比如是否投资大笔资金采购相应的生产设备以完成公司的战略目标 ( 这种目标往往在财务上风险较高 )、供应商竞标和选择这是采购管理体系中非常重要的一环供应商的选择需要综合考评供应商的财务能力、技术水平、供应能力、信用情况和运营情况等从合同角度而言选择不同的供应商对合同条款的影响最大比如选择市场地位较高、 甚至说处于行业垄断地位的大供应商那我方谈判的话

7、语权会比较弱势基本上此类供应商很难接受较长的付款周期和低廉的采购价格( 甚至对于强势供应商甚至会要求全额预付和 70%预付的条款对我方会造成较大的风险) 行业垄断型的供应商基本都有保底利润一旦对方报价低于此就不会合作龙头型企业的供应商一般运营水平和信用等级较高违约风险较小当然选择一般或者小型的供应商可以有更多的话语权争取对我方有利的价格和付款方式但在技术水平和履约能力方面需要更多的评估对方的违约风险也较大3、合同风险评估这点很关键风险评估是对前期合同意向、战略审查、财务成本以及供应商选择的进一步考量风险评估是多方面的：可预计付出成本的评估合同造成的衍生成本的估计由于合同的过长生命周期和复杂条款

8、造成的风险( 例如未来市场和汇率的变动经济政策的变动等尤其是政策变化时双方的履约能力都需要再评估)、合同拟定订立经济合同必须遵守国家的法律法规贯彻平等互利、协商一致、等价有偿的原则拟定合同也遵循此原则但更多加入我方的意愿 ( 比如付款方式、验收交付方式和质量保证上 ) 与供应商确立基本意向后就可以开展合同拟定工作按照合同管理制度的规定格式和方式拟定合同基本原则如下： 建立合同要注意合同整体的拟定策略明确本身的需求量化服务的水平和需达到的质量要求实际可付出的成本可接受的付款方式和付款条件评估附加合同的附加条款和衍生风险等对于战略性的采购合作还应考虑市场方面的影响从国外的合同管理方案来看国外企业还

9、会实行服务级别条款 (SLA) 以实现服务的对供应商提供的服务进行监控和掌控按照不同级别的服务拟定不同的合同条款在合同拟定期间业务部们和管理层需要与供应商不断地协商和谈判最后确定正式的合同条款、合同拟定后继而可以同供应商做进一步确认双方就各方条款正式达成一致后书面确立正式的合同文本进入合同审批环节3.3合同审批和签立按照合同管理制度按照合同的性质走合同审批流程对于重大合同各部门签批后报送董事会由董事会决定批准我方和供应商的CEO或者董事长共同签字加盖双方公司合同专用章代表合同正式签立合同原本一式多份进行各自保存3.4合同的执行跟踪和文档管理合同签立后需按照合同管理制度严格按照合同条款履行责任义

10、务同时需要时时跟进和监控合同执行情况记录相应的条款执行情况对于重大项目合同一般都有分阶段验收分阶段付款的项目对于验收标准和质量要求需在合同条款内明确规定按照合同条款验收和安排付款对于后期项目的不可预测风险引起的合同条款无法履行或者说需要更变原合同条款的情况需及时报送法务部、财务部和公司管理层按照合同管理制度处理合同变更事宜内部合同文档按照合同管理制度一式多份分别给财务、法务、档案和相关业务部门分别保存合同的执行跟踪主要分为两部分：合同的履约进度和合同的付款进度一般合同履约进度和付款进度同步比如在建筑行业一般规定预付 10%进度验收 50%总体验收 20%决算 15%质保金 5%对于生命周期比较

11、长的合同一般验收会有好几步每步验收的标准和付款比例均应在合同条款内详细明确的规定业务部门根据合同确认项目验收进度给出验收报告书财务按照合同条款和验收报告书安排付款合同管理部门建立合同管理台账更新合同执行状态和付款进度每月发布重大合同执行和付款进度表监控周期较长条款复杂的合同履约情况及时发现风险及时处理长期未有履行 ( 无论我方还是供应商 ) 的“呆滞”合同此类合同很可能影响我方信誉或者带来不必要的法律纠纷以及对所有的重大合同做事先预警避免因为过多合同均挤在一个时间段需要付款或者验收造成我方资金安排紧张合同管理可以同企业总体供应商管理相结合更具合同的履约情况也作为供应商评价的一个指标给予诚实守信

12、和履约水平较高的供应商高评分对于优质在付款时给予一定程度的优先安排甚至作为战略伙伴给予双方进行更大的经济合作第一章总则第一条为了实现依法治理企业促进公司对外经济活动的开展规范对外经济行为提高经济效益防止不必要的经济损失根据国家有关法律归定特制定本管理办法第二条凡以公司名义对外发生经济活动的应当签订经济合同第三条订立经济合同必须遵守国家的法律法规贯彻平等互利、协商一致、等价有偿的原则第四条本办法所包括的合同有设计、 销售、采购、借款、维修、保险等方面的合同不包括劳动合同第五条除即时清结者外合同均应采用书面形式有关修改合同的文书、图表、传真件等均为合同的组成部分第六条国家规定采用标准合同文本的则必

13、须采用标准文本第七条公司由法律顾问根据总经理的授权全面负责合同管理工作指导、监督有关部门的合同订立、履行等工作第二章合同的订立第八条与外界达成经济往来意向经协商一致应订立经济合同第九条订立合同前必须了解、掌握对方的经营资格、资信等情况无经营资格或资信的单位不得与之订立经济合同第十条除公司法定代表人外其他任何人必须取得法定代表人的书面授权委托方能对外订立书面经济合同第十一条对外订立经济合同的授权委托分固定期限委托和业务委托两种授权方式法定代表人特别指定的重要人员采用固定期限委托的授权方式其他一般人员均采用业务委托的授权方式第十二条授权委托事宜由公司法律顾问专门管理需授权人员在办理登记手续领取、

14、填写授权委托书经公司法定代表人签字并加盖公章后授权生效第十三条符合以下情况之一的应当以书面形式订立经济合同：单笔业务金额达一万元的 ;有保证、抵押或定金等担保的 ;我方先予以履行合同的 ;有封样要求的 ;合同对方为外地单位的 ;第十四条经济合同必须具备标的 ( 指货物、劳务、工程项目等 ) 数量和质量价款或者酬金履行的期限、 地点、和方式违约责任等主要条款方可加盖公章或合同章经济合同可订立定金、抵押等担保条款第十五条对于合同标的没有国家通行标准又难以用书面确切描述的应当封存样品有合同双方共同封存加盖公章或合同章分别保管第十六条合同标的额不满一万元按本办法第十三条规定应当订立而不能订立书面合同的

15、必须事先填写非书面合同代用单注明本办法所规定的合同主要条款注明不能订立书面合同的理由并经总经理批准同意否则该业务不能成立第十七条每一合同文本上或留我方地合同文本上必须注明合同对方的单位名称、地址、联系人、电话、银行账号如不能一一注明须经公司总经在我方所留的合同上签字同意第十八条合同文本拟定完毕凭合同流转单据按规定的流程经各业务部门、法律顾问、财务部门等职能部门负责人和公司总经理审核通过后加盖公章或合同专用章方能生效第十九条公司经理对合同的订立具有最终决定权第二十条流程中各审核意见签署于合同流转单据及一份合同正本上合同流转单据作为合同审核过程中的记录和凭证由印章保管人在合同盖章后留存并及时归档第

16、二十一条对外订立的经济合同严禁在空白文本上盖章并且原则上先由对方签字盖章后我方才予以签字盖章严禁我方签字后以传真、信函的形式交对方签字盖章 ; 如有例外需要须总经理特批第二十二条单份合同文本达二页以上的须加盖骑缝章第二十三条合同盖章生效后应交由合同管理员按公司确定的规范对合同进行编号并登记第二十四条合同文本原则上我方应持单份至少应持二份合同文本及复印件由财务部、办公室、法律顾问、具体业务部门等各部门分存其中元件由财务部门和办公室留存第二十五条非书面合同代用单也视作书面合同统一予以编号第三章合同的履行第二十六条合同依法订立后即具有法律效力应当实际、全面地履行第二十七条业务部门和财务部门应根据合同

17、编号各立合同台帐每一合同设一台帐分别按业务进展情况和收付款情况一事一记第二十八条有关部门在合同履行中遇履约困难或违约等情况应及时向公司总经理汇报并通知法律顾问第二十九条财务部门依据合同履行收付款工作对具有下列情形的业务应当拒绝付款：应当订立书面合同而未订立书面合同且未采用非书面合同代用单的 ;收款单位与合同对方当事人名称不一致的第三十条付款单位与合同对方当事人名称不一致的财务部门应当督促付款单位出具代付款证明第三十一条在合同履行过程中合同对方所开具的发票必须先由具体经办人员审核签字认可经总经理签字同意后再转财务审核付款第三十二条合同履行过程中有关人员应妥善管理合同资料对工程合同的有关技术资料、

18、 图表等重要原始资料应建立出借、领用制度以保证合同的完整性第四章合同的变更和解除第三十三条变更或解除合同必须依照合同的订立流程经业务部门、财务部门、法律顾问等相关职能部门负责人和公司总经理审核通过方可第三十四条我方变更或解除和同地通知或双方的协议应当采用书面形式并按规定经审核后加盖公章或合同专用章第三十五条有关部门收到对方要求变更或解除合同的通知必须在三天内向公司总经理汇报并通知法律顾问第三十六条变更或解除合同的通知和回复应符合公文收发的要求挂号寄发或由对方签收挂号或签收凭证作为合同组成部分交由办公室保管第三十七条变更或解除合同的文本作为原合同的组成部分或更新部分与原合同有同样法律效力纳入本办

19、法规定的管理范围第三十八条合同变更后合同编号不予改变第五章其他第三十九条合同作为公司对外经济活动的重要法律依据和凭证有关人员应保守合同秘密第四十条业务部门、财务部门应当根据所立合同台帐按公司的要求定期或不定期汇总各自的工作范围内的合同订立或履行情况由法律顾问据此统计合同订立和履行的情况并向总经理汇报第四十一条各有关人员应定期将履行完毕或不再履行的合同有关资料 ( 包括与有关的文书、 图表、传真件以及合同流转单等) 按合同编号整理由法律顾问确认后交档案管理人员存档不得随意处置、销毁、遗失第四十二条公司定期对合同管理工作进行考核并逐步将合同签约率、合同文本质量、合同履行情况、合同台帐记录等纳入公司对员工和部门的工作成绩考核范围第六章责任第四十三条凡因未按规定处理合同事宜、未及时汇报情况和遗失合同有关资料而给公司造成损失的追究其经济和行