合同业务管理办法

1、合同业务管理办法第一章总则第一条 为规范合同管理，确保合同依法订立、履行、变更、终止，防范和控制合同风险，保障合法权益，根据中华人民共和国合同法等法律、法规和规范性文件要求，结合实际，特制定本办法。第二条 本办法所指的合同，是指在各类经济业务中签订的经济合同，不涉及非经济业务合同。第二章管理职责第四条 xx办公室为合同归口管理处室，在合同管理中的主要职责：（一）负责建立内部合同管理制度；（二）负责组织对合同条款进行评审；（三）负责会同经办处室将合同文本等资料报xx相关法务人员进行合法性审查；（四）负责对各处室合同的履行情况进行监督；（五）负责合同档案的保管。第五条 经办处室是合同的直接责任主体

2、，在合同管理中的主要职责：（一）负责对合同当事人进行资信调查，并对调查结果的真实性、合法性、有效性负责；（二）负责组织合同谈判，并根据谈判结果起草、拟订、报批合同文本；（三）负责严格按照合同要求履约，并及时更新合同履约台账，提交给合同管理员进行记录；（四）负责做好变更合同的审批程序；（五）负责做好合同争议的调查、处理。第三章合同审核与签订第六条 经办处室须在订立合同前对签约方的主体资格和履约能力进行资信调查。签约方不具备相应主体资格或履约能力的、签约手续不全的，不得与其签订合同。（一）对于一般合同，合同经办人员在进行签约方调查时，按照规定的调查项目，收集相关资料，并提交营业执照、组织机构代码证

3、、税务登记证、资质、法人证明文件或法人授权委托书等资料复印件（需加盖对方单位公章）。（二）对于重大合同（指达到xx规定的“三重一大”标准的合同），可委托中介机构进行合同资信调查，对签约方的资质进行审核，编制调查报告，供领导决策。第七条 对于影响重大、涉及专业技术或法律关系复杂的合同，由经办处室组织法律、技术、财务等人员参与谈判，必要时可聘请外部专家参与谈判。第八条 范本合同（如工程合同、采购合同、维修维护合同等）由xx相关法务人员制定并审核。经办人员在规定格式的合同范本上填写具体内容，其中包括标的（指货物、劳务、工程等），数量和质量，价款或酬金，履约期限、地点和方式，违约责任等主要条款。非范本

4、合同由经办人员依据合同谈判形成的纪要草拟，提交处室负责人、财务预算岗、相关法务人员审核后，形成正式合同文本。第九条 各处室在合同签订前，应履行合同审批程序，经审批后方可与签约方签订合同。对于未按要求、未履行既定程序对外签订的合同，不得加盖公章，不得办理付款手续。（一）申报。各处室对外签订合同的，应事先填写合同审批表（附件 1）连同合同初稿，交xx法务人员审阅，根据xx法务人员审核意见补充完善或修改具体内容。（二）审批。对送审合同，根据经费来源实行分类审批，经相关领导在合同审批表上签署意见后，合同审批表及合同初稿连同其他材料发还合同经办处室，由经办人员按批准的意见办理。合同审批权限如下：（1）未

5、达到“三重一大”要求的合同：由经办处室相关人员提出，经办处室负责人、计划财务处负责人、分管经办处室的院领导审核后，报分管财务的院领导审批。（2）达到“三重一大”要求的合同：由经办处室相关人员提出，经办处室负责人、计划财务处负责人、分管经办处室的院领导、分管财务的院领导、院长审核后，由xx会议决议。（三）涉及专业技术的合同，还需专业技术人员参与合同评审。第十条 除法定代表人外，其他人员对外签订合同的，应当取得法人授权并持有法人授权委托书。书面合同正式文本经法定代表人或经法定代表人授权的人员签字后方可加盖xx公章。在签订合同之前，须认真了解对方当事人的真实情况。包括：对方单位是否具有法人资格、经营

6、权、履约能力及其资信情况，对方签约人是否为法定代表人或法定代表人的授权委托人。既要考虑我方权益，又要考虑对方的条件和实际能力，防止上当受骗，防止签订无效合同。第四章合同履行与监控第十一条经办处室须对合同履行情况进行跟踪管理。在合同签订后，合同经办处室相关人员应随时更新合同履行进度，按月提交给合同管理员进行记录合同履行情况台账（附件 2），及时滚动更新合同履行进度。第十二条每季末，合同管理员应按季汇总各经办处室的合同履行情况台账，形成合同履行情况台账，报经办处室负责人、xx办公室负责人审核，并经分管xx办公室院领导审批后，合同管理员将履行情况在内网公示。第十三条合同履行情况台账应详细记录合同的类

7、型、名称、金额、合同方、签订日期、生效日期及终止日期等信息，根据合同的实际履约情况及时更新，实现合同履行情况的动态管理。第十四条xx办公室应配合纪检监察室，对合同履行情况每季度进行一次随机检查，加强对合同履行情况的监督。第十五条合同结算时，由经办人员填写支出审批单，依据经费支出管理办法中所规定的权限进行审批后，提交计划财务处，依据经费支出管理办法执行。第五章合同变更与解除第十七条签订后的合同不得随意变更、解除，如需变动须符合合同法中的规定。合同变更或需签订补充协议时，由经办人员填写合同审批表，经办处室负责人审核后，按原合同审批程序与权限进行重新审批、盖章、保存。修改后的合同应由合同双方盖章确认

8、。解除合同的手续，应按原合同审批权限和程序执行。经上报主管机关批准的合同，在达成变更、解除协议前，应报原机关批准。经上级主管部门或工商行政管理部门鉴证的合同，在达成变更、解除协议后，应报原部门备案。经公证机关公证的合同，在达成变更、解除协议后，应经公证机关重新公证。第六章合同纠纷处理第十八条合同发生纠纷时，合同经办处室应争取协商解决，并及时报告经办处室负责人及分管处室的xx领导，向xx相关法务人员进行法律咨询，由各方提出处理意见后，书面报告分管处室的xx领导。第十九条通过协商得以解决的，应将协商结果形成书面协议，并按协议执行。如协商不成，应在仲裁时效内尽快向有关仲裁机构提出仲裁申请或依法起诉。

9、第七章合同档案管理第二十条合同管理员负责合同档案的保管。合同履行完毕或合同的权利义务终止后，合同经办人员及时将全套合同资料提交给合同管理员归档。保管的合同须进行统一编号，不得重复或遗漏。每份合同应包括合同正本、副本及附件，合同谈判纪要，变更、解除合同的协议（包括文书、电传等），均应妥善保管。第二十一条 合同应一式多份，各处室正式签订的合同原件（包括补充协议）在合同管理员处留存一份，经办处室、计划财务处财务人员处各留存一份作为付款或履行合同依据。第二十二条 合同管理员负责建立合同管理台账（附件 3）。其主要内容包括：序号、合同号、经办人、签约日期、合同标的、对方单位、履行情况及备注等。第二十三条

10、 经办处室有权查阅其经办的合同，如需借阅本处室的合同，经办处室负责人批准后，合同管理员办理借阅手续，登记合同借阅台账（附件 4）；如需借阅其他处室的合同，经借阅处室负责人审核、合同经办处室负责人审批后，合同管理员办理借阅手续，登记合同借阅台账，记录合同借阅时间、归还时间、借阅人等。第二十四条 加强合同信息安全保密工作，只有经过批准才能查看合同。第八章合同用章的管理与使用第二十五条 xx对外合同必须以xx名义签订，一律加盖“xx合同专用章”，不得加盖其他印章。合同用章应严格按法定代表人授权的范围使用，不得混用、代用或借用。第二十六条 xx办公室相关人员应依据经审批的合同审批表（附件 1）加盖xx合同专用章，对于未履行合同审批程序的合同，不得用印。第九章罚则第二十七条 有下列行为之一的，xx将视其情节轻重追究有关责任人党纪政纪责任；给xx造成损失的，追究当事人的民事责任；构成犯罪的，送交国家司法机关处理：（一）未经授权，擅自对外签订合同的；（二）超越代理权限或滥用代理权的；（三）与合同方当事人串通，损害xx利益的；（四）在合同签订和履行中未尽注意义务，或者未按照本办法规定处理，致使xx利益受到损失的；（五）利用xx合同谋取私利或从事其他违法行为的；（六）未及时处理合同