某公司档案管理细则

1、档案管理细则第一章 总 则为规范公司司内部档档案管理理工作并并保证档档案完整整性及保保密性，合合理有效效利用档档案资料料，特制制定本细细则。第二章 公公司管理理档案的的范围及及管理权权限划分分 第一条 公公司级档档案管理理范围，由由公司行行政部专专人管理理并负责责一切借借阅、复复制、传传递相关关事宜。公公司级档档案包括括以下文文件： 1公司设设立、变变更的申申请、审审批、登登记以及及终止、解解散后清清算等方方面的文文件材料料； 2公司董董事会形形成的文文件材料料； 3财务管管理、资资金借贷贷、业务务往来方方面的文文件材料料（含合合同、重重要报表表、银企企联系函函件等）； 4政府、项项目批文文、

2、合同同； 5公司制制度体系系、会议议纪要、内内部发文文（包含含总经理理批示后后的各项项工作流流程、公公司决定定等）；6公司及及各部门门月度、年年中、年年度工作作计划及及资金计计划； 7公司签签定的各各类合同同（含商商品房买买卖合同同）； 8公司有有效证件件、印章章； 9具有法法律效力力及保存存价值的的文件； 10公司司重要的的会议材材料，包包括会议议的通知知、报告告、决议议、总结结、领导导人讲话话、典型型发言、会会议简报报、会议议记录等等。 11本公公司的历历史沿革革、大事事记及反反映本公公司重要要活动的的剪报、照照片、录录音、录录像等。 第二条 部部门档案案管理范范围，由由各部门门指定专专(

3、兼)职文书书管理，于于每季度度末交档档案清单单至公司司备案留留底。如如工作完完成后，原原件移交交公司管管理。部部门级档档案文件件如下： 1各部门门报请总总经理批批复的工工作联系系单、工工作计划划、总结结、统计计报表、简简报； 2部门例例会会议议纪要； 3各部门门与其相相关业务务单位函函件管理理； 4招投标标文件管管理； 5人事劳劳资档案案及信息息管理；(人力力资源部部统一理理人事档档案) 6仪器、设设备维修修保养资资料； 7公司专专家库、供供应商资资料及信信息管理理； 8公司的的媒体宣宣传资料料、销售售报表； 9财务会会计凭证证、帐册册、月度度、年度度财务报报表。 第三章 公公司档案案管理体体

4、制 第三条 公公司档案案工作，要要实行集集中与分分散管理理相结合合的体制制。由行行政部负负责主体体档案的的管理，并并对其他他部门的的档案管管理工作作进行督督促和指指导。行行政部设设立专门门档案室室，配备备专人分分管公司司主体档档案工作作。 第四条 根根据有关关档案法法规规定定精神，各各部门形形成的文文件材料料原则上上由本部部门负责责立卷和和归档，并并定期向向公司档档案部门门移交保保管。 第五条 公公司应有有库房或或场地和和必要的的设施及及保护设设备保管管档案，确确保档案案的安全全。 第六条 档档案管理理部门及及负责人人 1公司档档案管理理部门为为行政部部； 2公司立立档单位位为各部部门； 3档

5、案管管理责任任人：各各部门负负责人与与专(兼兼)职文文书。 4各部门门均应指指定专(兼)职职文书，负负责管理理本部门门的文件件材料，并并保持相相对稳定定。人员员变动应应及时通通知档案案室。 第七条 各各部门专专(兼)职文书书的职责责 1了解本本部门的的工作业业务，掌掌握本部部门文件件材料的的归档范范围，收收集管理理本部门门的文件件材料。 2认真执执行平时时归档制制度，对对本部门门承办的的文件材材料及时时收集归归卷，每每季度末末前应将将归档文文件材料料归档完完毕，并并向档案案室办好好交接签签收手续续。 3承办人人员需借借用文件件材料时时，应积积极地提提供利用用，做好好服务工工作，并并办理临临时借

6、用用文件材材。 第四章 档档案管理理、归档档文件整整理 第八条 各各部门以以公司名名义或中中心名义义制作的的规划、规规定、通通知、通通告、会会议记录录、会议议纪要、决决议、决决定、委委任书、项项目方案案、函等等文件均均应由部部门文员员制作副副本发文文、登记记、原件件存档，抄抄送行政政部档案案室备案案。 第九条各部部门都要要建立健健全平时时归卷制制度。公公文承办办人对处处理完毕毕或批存存的文件件材料，收收集齐全全并加以以整理后后，送交交专(兼兼)职文文书集中中统一归归卷。 第十条 一一项工作作由几个个部门参参与办理理，在工工作活动动中形成成的文件件材料，由由主办部部门收集集归卷。会会议文件件由会

7、议议主办部部门收集集归卷。 第十一条 归档时时限 各部门专(兼)职职文书就就文件归归档工作作应做到到每日进进行。做做归档前前将资料料分类，分分组放置置在待办办卷宗内内。应做做到及时时处理，切切忌拖拉拉积压。 第十二条 归档文文件的整整理 1归档材材料必须须是办理理完毕的的正式材材料。 2归档材材料应完完整、齐齐全。归归档入卷卷文件把把正文、底底稿、附附件请示示和批复复放在一一起。 3归档文文件整理理以件为为单位。一一般以每每份文件件为一件件，文件件正本与与定稿为为一件，正正文与附附件为一一件，附附件为两两件以上上并可单单独成文文的可分分别计算算件数，原原件与复复制件为为一件，转转发文与与被转发

8、发文为一一件，报报表、名名册、图图册、会会议记录录等一册册（本）为为一件，来来文与复复文可为为一件，重重要文件件的草稿稿各为一一件。 4不同年年度的文文件一般般不得放放在一起起立卷，但但跨年度度的请示示与批复复，放在在复文年年立卷；没有复复文的，放放在请示示年立卷卷；跨年年度的规规划放在在针对的的第一年年立卷；跨年度度的总结结放在针针对的最最后一年年立卷；跨年度度的会议议文件放放在会议议开幕年年，其它它文件的的立卷按按照有关关规定执执行。 5卷内文文件材料料应区别别不同情情况进行行排列，密密不可分分的文件件材料应应依序排排列在一一起，即即批复在在前，请请示在后后；正件件在前，附附件在后后；印件

9、件在前，定定稿在后后；其它它文件材材料依其其形成规规律或特特点，应应保持文文件之间间的密切切联系并并进行系系统的排排列。 6整理文文件时应应遵循文文件的形形成规律律和特点点，保持持文件之之间的有有机联系系，区别别不同的的价值，便便于保管管和利用用。 7归档材材料的文文字须是是铅印、胶胶印、油油印或用用蓝黑墨墨水、碳碳素墨水水书写。不不得使用用圆珠笔笔、铅笔笔、泡沫沫笔、红红色墨水水及纯蓝蓝墨水和和复写纸纸书写。一一般不得得用复印印件代替替原件存存档。 8案卷整整理的幅幅面应以以A4纸纸为准(2100mm*2977mm),材料料过窄或或小于AA4幅面面的粘贴贴在A44的幅面面并留出出左侧装装订线

10、；材料过过宽应按按A4的的幅面折折叠整齐齐，折叠叠时尽量量减少折折叠次数数，同时时折痕处处应尽量量位于文文件、图图表字迹迹之外；字迹难难辨认的的，应附附抄件。 9归档文文件一律律不得打打孔或使使用金属属订书机机装订。应应在归档档文件左左侧预留留出宽度度为1ccm的装装订区域域。 10归档档材料必必须文字字清楚，严严禁作涂涂改、贴贴补或其其他任何何技术处处理。 11存档档文档为为易褪色色的材料料(如热热感纸传传真文件件)，必必须复印印一份后后将复印印件与原原件一并并存档。 12文件件材料破破损、局局部残缺缺、装订订边狭小小的，要要在修补补或托裱裱后再归归档，修修裱时应应注意尽尽量保持持文件的的原

11、貌。 第十三条 归档文文件的移移交 1档案室室对于日日常抄送送副件进进行登记记，并依依据登记记情况于于每季度度末定期期与部门门文员办办理文件件档案的的交接手手续。接接收档案案必须履履行手续续,填写写移交清清册（见见附件三三）,一一式两份份，写明明案卷标标题,卷卷内文件件页数，案案卷数量量,移交交时间,交接双双方要签签名。移移交清单单由移交交部门与与档案室室各自存存档。 2移交档档案时，应应同时移移交相关关文件的的电子文文档。行行政部档档案室逐逐一核对对后，对对电子文文档进行行整理保保存。存存档后，电电子文档档之文件件名，更更改为“档案号号+文件件标题”。同一一档案中中有多个个电子文文档的，电电

12、子文档档装入以以档案号号命名的的电子文文件夹内内。 第十四条 档案的的保管 1防止档档案的损损坏，延延长档案案的寿命命，维护护档案的的安全； 2公司应应有场地地和必要要的设施施及保护护设备保保管档案案，确保保档案的的安全。档档案管理理人员应应定期清清洁并检检查档案案案卷状状态。保保持档案案存放室室良好的的通风，做做好档案案室的防防盗、防防水渍、防防潮、防防虫蛀、防防尘、防防鼠害、防防高温、防防强光等等工作，门门窗应结结实牢固固。 3每年须须定期对对档案进进行一次次清理，清清除不必必要保存存的材料料；对破破损和褪褪色的材材料进行行修补和和复制。4保管期期限长于于一年的的文件原原则上第第一年存存放

13、于公公司内部部档案室室，第二二年起移移交至公公司外置置档案室室存放。移移交档案案时必须须填写移移交清册册,一式式两份，写写明案卷卷标题,卷内文文件页数数，案卷卷数量，移移交时间间，交接接双方要要签名。移移交清单单由行政政部与档档案室各各自存档档。第五章 档档案名称称、编号号 第十五条 档案各各级分类类应赋予予统一名名称，其其名称应应简明扼扼要，以以充分表表示档案案内容性性质为原原则，并并且要有有一定范范畴，不不能笼统统含糊。 第十六条 档案分分类各级级名称经经确定后后，应编编制“档案分分类编号号表”，将所所有分类类各级名名称及其其代表数数字编号号，用一一定顺序序依次排排列，以以便查阅阅。 第十

14、七条 档案分分类各级级名称及及其代表表数字一一经确定定，不宜宜任意修修改，如如确有修修改必要要，应事事先审查查讨论，并并拟定新新旧档案案分类编编号对照照表，以以免混淆淆。 第十八条 档案编编号原则则 1公司内内归档文文件的档档号结构构为“全宗号号类别别号年度保管期期限文件类类型盒号件号”。 2每一归归档文件件首页前前附上归归档文件件封面。 3每一档档案盒内内首页应应设“文件存存档目录录”，文件件归档时时依序编编号。 4档号的的表示方方式如下下：招标标采购公公司abbccccc-dde-ff(g)-000-000 1)“招标标采购”表示文文档归属属公司名名称，即即全宗号号 2)“abb”表示文文

15、档归属属部门名名称，即即类别号号。如：行政类类、人事事类、招招标类、财财务类等等等。以以部门拼拼音首字字母大写写表示。3)“ccccc”表示文文档的归归属年份份，指文文件中所所指问题题所在年年度，以以4位阿阿拉伯数数字标注注公元纪纪年，如如：20010。 4)“dee”表示保保管期限限。如：长期、二二年。 5)“fgg”表示类类型名称称（大类类/小类类）。例例如：财财务部月月报，招招商进度度表，会会议记录录等等。 6)“000000”表示文文件档号号。即盒盒号、件件号。 5新档案案应从“档案分分类编号号表”查明该该档案所所属类别别、编号号顺序，以以此来编编列档号号。 6档案如如何归属属前案，应

16、应查明前前案的档档号并予予以同号号编列。 7档号以以一案一一号为原原则，遇遇有一档档案件叙叙述数事事或一案案归入多多类者，应应先确定定其主要要类别，再再编列档档号。 第六章 档档案的编编目与装装盒 第十九条 归档文文件应逐逐件编目目。归档档文件目目录设置置档案件件号、文文件题名名、文号号、主要要内容、页页数、日日期、经经办人、存存档地点点等项目目（见附附表一）。第二十条 档案目目录以手手工填写写和以打打印两种种方式。目目录填写写须使用用碳素墨墨水书写写。请将将卷内目目录放在在卷首。 第二十一条条 装盒盒，将归归档文件件按件号号顺序装装入档案案盒。一一盒内的的文件数数量无限限制，以以装满一一盒为

17、准准。 第二十二条条 装盒盒完毕后后，填写写档案案盒封面面、档档案盒盒盒脊。填填写时须须使用碳碳素墨水水书写，字字迹工整整、要素素齐全。 第二十三条条 不同同保管期期限的文文件应分分开装盒盒，不得得混装。 第二十四条条 档案案盒的封封面与背背脊由档档案室统统一填写写，并标标明档案案盒内所所含案件件的分类类编号及及名称，以以便查档档。 第七章 档档案的鉴鉴定与保保管期限限 第二十五条条 档案案的鉴定定。 从档案的内内容、来来源、时时间、可可靠程度度、名称称等方面面来鉴别别档案的的价值。 第二十六条条 档案案的保管管期限。 文件保存期期限除政政府有关关法令或或本企业业其他规规章特者者之外，一一般为

18、分分二年、长长期两种种。一般般的通知知、通告告、不涉涉及经济济利益的的来往函函件、政政府文件件的保存存年限为为二年，其其余资料料原则上上均为长长期保存存。介于于两种保保管期限限的，保保管期限限从长。 1长期保保存： 1) 公司司章程； 2) 组织织规程及及办事细细则； 3) 财务务报表； 4) 政府府机关核核准文件件； 5) 不动动产所有有权及其其他债权权凭证； 6) 其他他经核定定须永久久保存的的文书。 7) 预算算、决算算书类； 8) 会计计凭证； 9) 事业业计划资资料； 10) 期期满或解解除之合合约； 2二年保保存： 1) 结案案后无长长期保存存必要者者。 2) 一般般的通知知、通告

19、告、不涉涉及经济济利益的的来往函函件、政政府文件件。第八章 档档案密级级 第二十七条条 公司司档案文文书分绝绝密、机机密、密密、普通通四个等等级，按按档案性性质、内内容不同同划分不不同密级级，并据据此界定定档案调调阅权限限。 1“绝密密”文书含含：公司司之相关关政府批批文、会会计凭证证、财务务报表、资资金合同同、相关关财务往往来文件件、与其其他经济济组织的的合作合合同、其其他经核核定为绝绝密的文文书。 2“机密密”文书含含：公司司各类经经济合同同、客户户档案、招招标方案案及预决决算书、公公司章程程、董事事长会议议纪要（决决议）、不不动产所所有权及及其他债债权凭证证、重要要工作计计划、重重要会议

20、议纪要。 3“密”文件含含：公司司有效证证件、各各项办理理资料、单单位往来来函件。 4“普通通”文件含含：部门门工作联联系单、公公司内部部发文、公公司宣传传资料、各各部门在在各项活活动中形形成的具具有参考考价值的的文件、材材料。 第九章 档档案借阅阅、利用用工作 第二十八条条 总监监以上管管理人员员如需借借阅一般般工作业业务相关关的资料料，可直直接在档档案管理理员处登登记后借借阅。借借阅资料料须当天天归还；如需再再借，应应办理续续借手续续。 第二十九条条 各部部门其它它员工因因业务需需要对本本部门档档案材料料进行借借阅或利利用的，须须一律填填写档档案调阅阅审批单单（见见附件二二）并经经部门负负

21、责人和和分管总总监签字字许可后后，方可可借阅档档案。如如需借阅阅非本部部门的档档案材料料的，还还应有相相关部门门负责人人和分管管总监签签字许可可。 第三十条 如需借借阅公司司人事、财财务、合合同等资资料必须须经总经经理批准准许可。 第三十一条条 档案案管理员员依据档档案调阅阅审批单单，为为借阅人人调出所所需档案案并记录录档案借借阅信息息。 第三十二条条 借阅阅的档案案原则上上在公司司内使用用。机密密文件和和绝版文文件仅供供在存档档处查阅阅，不予予借出。 第三十三条条 借阅阅档案者者应爱护护档案，确确保档案案的完整整性，不不得擅自自涂改、勾勾画、剪剪裁、抽抽取、拆拆散或损损毁。借借阅档案案交还时

22、时，须当当面查看看清楚，如如发现遗遗失或损损坏，应应及时报报告主管管领导。 第三十四条条 档案案管理部部门应主主动向各各部门、员员工提供供公司档档案编研研信息服服务，主主要方面面为政策策信息、管管理信息息、产品品信息、专专题技术术信息等等。 第三十五条条 档案案主管应应接受公公司有关关部门、人人员定题题咨询要要求。 第三十六条条 依据据国家档档案、统统计法律律法规，做做好企业业档案统统计工作作。 第三十七条条 政府府有关部部门依法法执行公公务，需需要查阅阅公司档档案，公公司予以以配合、协协助。 第十章 档档案的销销毁 第三十八条条 对已已失效的的档案，认认真鉴定定，编制制销毁清清册，销销毁清册册经相关关负责人人批准，方方能销毁毁。该清清册永久久保存；销毁时时要有二二人以上上监销，并并在清册册上签字字。销毁毁时请使使用碎纸纸机或焚焚烧的方方式。 第三十九条条 公司司终止、解解散时，档档案应移移交主管管部门或或当地国国家档案案馆。 第四十条 公司应应采取严严密管理理措施