知识管理软件应用案例

1、知识管理软件应应用案例分析析广东绍林科技开开发有限公司司SHAOLINN CORPPORATIION,GUUANGDOONG,CHINAA地址：广州市天天河区五山路路天立大厦AA23F,5110630网站：邮箱：guanngzhouun电话：020-875655190,875933765(ffax)佛山绍林 07757-8222317998，8222312988目录TOC o 1-4 h z u HYPERLINK l _Toc256061023 应用案例分析 PAGEREF _Toc256061023 h 1 HYPERLINK l _Toc256061024 概述 PAGEREF _Toc

2、256061024 h 1 HYPERLINK l _Toc256061025 初识之惑 PAGEREF _Toc256061025 h 1 HYPERLINK l _Toc256061026 原因与解惑 PAGEREF _Toc256061026 h 11 HYPERLINK l _Toc256061027 知识整合之路 PAGEREF _Toc256061027 h 1 HYPERLINK l _Toc256061028 总结 PAGEREF _Toc256061028 h 1 HYPERLINK l _Toc256061029 数字化档案馆与与开放档案查查询 PAGEREF _Toc25

3、6061029 h 2 HYPERLINK l _Toc256061030 档案馆档案分类类方法 PAGEREF _Toc256061030 h 2 HYPERLINK l _Toc256061031 创建档案分类 PAGEREF _Toc256061031 h 3 HYPERLINK l _Toc256061032 档案管理与授权权 PAGEREF _Toc256061032 h 4 HYPERLINK l _Toc256061033 归档与录入 PAGEREF _Toc256061033 h 44 HYPERLINK l _Toc256061034 档案搜索 PAGEREF _Toc256

4、061034 h 4 HYPERLINK l _Toc256061035 开放档案查询 PAGEREF _Toc256061035 h 5 HYPERLINK l _Toc256061036 开放档案查询网网站示例 PAGEREF _Toc256061036 h 5 HYPERLINK l _Toc256061037 特别提示 PAGEREF _Toc256061037 h 6 HYPERLINK l _Toc256061038 企业数字化档案案中心 PAGEREF _Toc256061038 h 6 HYPERLINK l _Toc256061039 档案分类方法 PAGEREF _Toc2

5、56061039 h 6 HYPERLINK l _Toc256061040 创建档案分类 PAGEREF _Toc256061040 h 7 HYPERLINK l _Toc256061041 档案管理与利用用授权 PAGEREF _Toc256061041 h 8 HYPERLINK l _Toc256061042 归档与录入 PAGEREF _Toc256061042 h 88 HYPERLINK l _Toc256061043 档案搜索 PAGEREF _Toc256061043 h 8 HYPERLINK l _Toc256061044 应用举例 PAGEREF _Toc256061

6、044 h 8 HYPERLINK l _Toc256061045 现行文件管理与与查询 PAGEREF _Toc256061045 h 8 HYPERLINK l _Toc256061046 基本方法 PAGEREF _Toc256061046 h 9 HYPERLINK l _Toc256061047 查询网站示例 PAGEREF _Toc256061047 h 9 HYPERLINK l _Toc256061048 文档一体化管理理 PAGEREF _Toc256061048 h 10 HYPERLINK l _Toc256061049 文件与档案的分分类 PAGEREF _Toc256

7、061049 h 10 HYPERLINK l _Toc256061050 文件流转 PAGEREF _Toc256061050 h 111 HYPERLINK l _Toc256061051 文件归档 PAGEREF _Toc256061051 h 111 HYPERLINK l _Toc256061052 档案管理 PAGEREF _Toc256061052 h 111 HYPERLINK l _Toc256061053 文件与档案的搜搜索利用 PAGEREF _Toc256061053 h 11 HYPERLINK l _Toc256061054 应用举例 PAGEREF _Toc256

8、061054 h 111 HYPERLINK l _Toc256061055 办公自动化管理理 PAGEREF _Toc256061055 h 12 HYPERLINK l _Toc256061056 组织机构的虚拟拟化与用户管管理 PAGEREF _Toc256061056 h 12 HYPERLINK l _Toc256061057 管理规划划与创建管理理对象 PAGEREF _Toc256061057 h 13 HYPERLINK l _Toc256061058 授权 PAGEREF _Toc256061058 h 14 HYPERLINK l _Toc256061059 流程管理 PA

9、GEREF _Toc256061059 h 155 HYPERLINK l _Toc256061060 网络沟通的方法法与技巧 PAGEREF _Toc256061060 h 15 HYPERLINK l _Toc256061061 客户管理 PAGEREF _Toc256061061 h 155 HYPERLINK l _Toc256061062 档案管理 PAGEREF _Toc256061062 h 155 HYPERLINK l _Toc256061063 办公事务管理 PAGEREF _Toc256061063 h 15 HYPERLINK l _Toc256061064 工作搜索平

10、平台 PAGEREF _Toc256061064 h 15 HYPERLINK l _Toc256061065 安全策略 PAGEREF _Toc256061065 h 166 HYPERLINK l _Toc256061066 应用举例 PAGEREF _Toc256061066 h 166 HYPERLINK l _Toc256061067 网站开发与网站站内容管理 PAGEREF _Toc256061067 h 17 HYPERLINK l _Toc256061068 网站规划 PAGEREF _Toc256061068 h 177 HYPERLINK l _Toc256061069 网

11、站美工设计 PAGEREF _Toc256061069 h 17 HYPERLINK l _Toc256061070 网站内容架构设设计 PAGEREF _Toc256061070 h 17 HYPERLINK l _Toc25660610771 网站程序设设计 PAGEREF _Toc256061071 h 17 HYPERLINK l _Toc256061072 网站内容的编辑辑、更新与管管理 PAGEREF _Toc256061072 h 17 HYPERLINK l _Toc256061073 网站内容归档 PAGEREF _Toc256061073 h 17 HYPERLINK l

12、_Toc256061074 应用举例 PAGEREF _Toc256061074 h 177 HYPERLINK l _Toc256061075 综合知识管理 PAGEREF _Toc256061075 h 18 HYPERLINK l _Toc256061076 知识与知识管理理 PAGEREF _Toc256061076 h 18 HYPERLINK l _Toc256061077 知识管理体系 PAGEREF _Toc256061077 h 19 HYPERLINK l _Toc256061078 实施知识管理的的基础环境 PAGEREF _Toc256061078 h 19 HYPER

13、LINK l _Toc256061079 循序渐进实施知知识管理 PAGEREF _Toc256061079 h 20 HYPERLINK l _Toc256061080 3Hmis可应应用于各种知知识管理领域域 PAGEREF _Toc256061080 h 20 HYPERLINK l _Toc2560661081 知识管理系系统的多核运运行 PAGEREF _Toc256061081 h 21 HYPERLINK l _Toc256061082 应用举例 PAGEREF _Toc256061082 h 211 HYPERLINK l _Toc256061083 知识资源整合与与搜索 PA

14、GEREF _Toc256061083 h 21 HYPERLINK l _Toc256061084 概述 PAGEREF _Toc256061084 h 21 HYPERLINK l _Toc256061085 知识资源整合的的基本方法 PAGEREF _Toc256061085 h 22 HYPERLINK l _Toc256061086 应用举例一 PAGEREF _Toc256061086 h 222 HYPERLINK l _Toc256061087 应用举例二 PAGEREF _Toc256061087 h 224应用案例分析概述初识之惑刚刚接触3Hmmis的客户户，往往有一一种困

15、惑，即即：从3Hmmis的相关关功能介绍来来看，似乎用用3Hmiss做什么都行行，如文件管管理、档案管管理、数字化化档案馆、办办公自动化、资资料管理、内内容管理、知知识管理、知知识资源整合合等等，但我我到底能用它它来做什么呢呢？又该如何何应用呢？实实际上，这是是3Hmiss优良的通用用性、综合性性和协同性给给大家带来的的疑惑！原因与解惑以往，我们在引引入一个系统统时，大都是是从某一个单单纯的应用去去考虑的，如如办公自动化化、档案管理理、文摘资料料管理、客户户资料管理、合合同管理等，市市面上的产品品，往往提供供的也是这些些独立和单一一的用途，而而3Hmiss对这些单一一系统的功能能要求，大都都可

16、同时满足足，这倒给客客户产生怀疑疑和困惑了。当客户需要一个个档案管理系系统时，往往往会说：我只只要档案管理理方面的功能能，而当他需需要创建一个个资料管理系系统时，也会会说，我只要要资料管理的的功能。实际际上，无论你你把3Hmiis作为一个个档案管理系系统或资料管管理系统来使使用，都可把把它视为一个个独立而又专专业的系统，使使用起来同样样得心应手。与其它大多单一一功能的系统统不同的是，33Hmis可可满足客户对对于系统协同同的未来要求求，因为，当当你建成一个个个独立的系系统，并得到到了很好应用用的时候，你你会发现，需需要系统之间间的协同与共共享，而你所所建立的系统统，如果不能能满足你对协协同与共

17、享的的需要，就会会变成一个个个信息孤岛，给给业务与工作作带来困惑和和难题，而33Hmis，恰恰恰可解决客客户的这一难难题！它提出出的管理系统统多核技术，可可将并行运行行的办公管理理、档案管理理、内容管理理等各种各样样的知识管理理系统，协同同整合为一个个整体，为知知识管理的协协同、共享与与利用服务。知识整合之路我们不但可将33Hmis的的不同应用整整合为一个整整体，提供协协同与共享，我我们还可将客客户现有的不不同系统中的的知识管理部部份，通过33Hmis进进行知识资源源整合，为不不同系统提供供一致的、统统一的和专业业的知识管理理与知识支持持服务，解决决系统之间的的知识协同和和共享问题，消消除信息

18、孤岛岛。比如说，客客户现有的办办公自动化系系统，其档案案管理功能往往往不够专业业与完整，难难以满足实际际应用要求，此此时，可将处处理完毕的文文件，通过接接口实时或定定期转入3HHmis，即即可满足客户户更为专业与与系统的档案案管理需求，并并且，可将33Hmis的的搜索平台嵌嵌入客户已有有的办公自动动化系统中，按按权限进行快快速的档案搜搜索，以满足足工作与业务务的需要。还还有，大多EERP系统，其其知识管理功功能都较为单单薄，如果把把ERP应用用过程中所产产生的企业专专有知识，如如合同、产品品资料、图纸纸、工作单、报报表、电子邮邮件、传真等等，利用3HHmis集中中统一管理，并并通过二次开开发使

19、3Hmmis与ERRP系统实现现无缝链接，则则可使客户的的知识管理更更上一层楼。3Hmis提供供了许多知识识交流与协作作的在线工具具，如内部博博客、论坛、在在线会议、短短信以及工作作流程等，使使协作、沟通通与共享更加加随意与方便便，更有利于于激情的迸发发和知识创新新，当然，也也就有利于员员工素质的快快速提升，有有利于工作质质量与效率的的改善与提高高。总结总之，3Hmiis可用于知知识管理的各各个方面，无无论你将它用用于知识管理理的某一单一一应用，还是是用于知识资资源的整合，33Hmis都都会是你得心心应手的好帮帮手。数字化档案馆与与开放档案查查询3Hmis具备备非常全面的的档案管理功功能，并且

20、，在在满足纸质档档案管理的同同时，对数字字化档案的管管理进行了特特别的优化，可可满足各种综综合档案馆和和专业档案馆馆对于数字化化档案管理的的需求。用户可根据自己己的需要来设设计数字化档档案馆的首页页，下图是一一个非常简洁洁的数字化档档案馆首页示示例：上图的功能含义义为：不登录录时，可搜索索开放档案，登登录后，即可可依权限管理理和搜索档案案，点击不同同的档案门类类，则可将管管理与搜索限限制在相应的的档案门类下下进行。档案馆档案分类类方法要进行数字化档档案管理，面面对的第一件件事情，就是是如何科学的的对档案进行行分类。3Hmis容许许用户根据自自己的需求，对对档案进行任任意分类，但但档案分类一一般

21、都要遵循循一定的标准准与规范。对于综合档案馆馆，如中央档档案馆，首先把馆藏藏档案划分为为新民主主义义革命时期档档案和中华人人民共和国时时期档案，然然后再按全宗宗的联系分类类。中国各地地方综合性档档案馆，首先先按历史时期期划分为中华华人民共和国国建国前的档档案和建国后后的档案；建建国前的档案案又按档案的的性质划分为为旧政权档案案和革命历史史档案；建国国后的档案又又按部门系统统划分工交系系统全宗群、农农林水利系统统全宗群、财财贸系统全宗宗群等。下图是某市档案案馆的数字化化档案种类划划分方法：该市档案馆将数数字化档案分分为民国档案案、革命历史史档案、文书书档案、专门门档案、特殊殊载体档案、名名人档案

22、等六六大门类，每每一个大类下下面，又根据据其档案性质质、规模与管管理需要，进进行若干层次次的分类划分分，形成符合合管理与利用用需要的分类类架构，如文文书档案是按按全宗依次排排列的，专门门档案则按纪纪检案件档案案、公证档案案、环保档案案、审计档案案、工商档案案、人口普查查档案、已故故干部档案、地地图档案、婚婚姻档案、教教学档案和财财务报告档案案等划分。如果数字化档案案的数据量比比较大，可采采用3Hmiis的企业版版，每种门类类的档案分别别存放于不同同的档案数据据库，甚至不不同的服务器器，以形成大大型的、分布布式的数字化化档案馆。如如将六种不同同门类的档案案存放于不同同的档案数据据库，即为：对于专

23、业档案馆馆，一般按其其专业特点分分类，如城建建档案馆，分分类方法为：A综合类 B城市勘测类C城市规划类D城市建设管理理类E市政工程类F公共设施类G交通运输工程程类H工业建筑类I民用建筑类J名胜古迹、园园林绿化类K环境保护类L城市建设科学学研究类M县(村)镇建建设类N人防军事工程程类O水利防灾类P工程设计类Q地下管线类R声像类即城建档案馆大大都将档案分分类A-R共共18大类。创建档案分类在3Hmis中中，档案分类类是一种专门门的类型，只只要你采用类类型定义功能能定义档案类类型，并形成成类型架构，其其类型架构即即具备了相应应的档案管理理功能。创建档案分类时，对象创建档案分类时，对象选项必须选择档案

24、。档案馆的不同，其其档案分类方方法也会有所所不同，下图图是某政府档档案馆的档案案分类架构：档案管理与授权权档案是政府、社社会以及企业业的重要知识识资源，如何何安全而又有有效的实施管管理，并提供供利用，至关关重要。3Hmis容许许按管理与利利用的需要，对对档案进行相相应的授权，用用户只能依授授权管理和利利用档案。3Hmis的授授权，是按档档案类型来进进行的，对上上位类进行授授权，下位类类将继承其权权限。3Hmis提供供了用户组和和岗位的管理理功能，将某某一岗位的权权限授予某一一个用户组，将将大大简化授授权操作。3Hmis容许许同步管理纸纸质等实体档档案和数字化化档案，为了了提高实体档档案管理的现

25、现代化水平和和工作效率，建建议引入条形形码或射频卡卡技术来管理理纸质等档案案实体，3HHmis可采采用多种方法法对文件级和和案卷级进行行唯一编号来来适合这些新新技术的要求求。条形码：可将条条形码标签张张贴在文件首首页或案卷盒盒表面，也可可直接将条形形码打印在案案卷盒表面或或文件首页。射频卡：射频卡卡不一定适合合于文件级档档案的管理，但但用于案卷级级档案和实物物档案的管理理则有一定优优势。归档与录入3Hmis提供供了一个功能能非常全面的的归档平台界界面，将文件件归为档案、档档案属性的录录入、电子文文档的引入以以及档案注册册、表格打印印等各种归档档操作，都可可在一个操作作界面内完成成。3Hmis还

26、提提供了一个将将已存在的电电子文档按一一定规则批量量引入3Hmmis的程序序，可大大加加快归档处理理的速度。档案搜索3Hmis提供供了一个专门门的搜索平台台，专业术语语是“工作搜索”，可非常方方便的依权限限搜索档案。 3Hmis还提提供了搜索的的通用接口，用用户可将搜索索界面调整为为自己所需要要的样式，或或将3Hmiis的工作搜搜索嵌入需要要搜索和查阅阅档案的其他他系统，为其其它系统提供供档案知识支支持。用户还可根据自自己的需要，利利用绍林科技技提供的二次次开发组件，开开发专门的档档案利用网站站，下一节所所介绍的开放放档案查询，就就是一个档案案利用网站的的例子。开放档案查询3Hmis本身身就是

27、一个多多功能的数字字化档案馆的的管理系统，所所以，要利用用其创建开放放档案的查询询中心，是非非常方便和简简单的，步骤骤如下：按前面所介绍的的方法创建专专用于管理开开放档案的数数字化档案馆馆，或将数字字化档案馆中中的可开放的的档案进行专专门授权。根据客户本身的的特点及要求求，对开放档档案查询网站站页面进行美美工设计。利用绍林科技提提供的网站开开发组件进行行开放档案查查询网站的程程序设计。完成上述步骤后后，在档案馆馆的门户网站站创建相应的的链接，点击击即可进入开开放档案查询询网站。如果对开放档案案查询的界面面没有特殊的的要求，也可可采用3Hmmis提供的的示范页面，修修改页面标题题和标题图片片等即

28、可快速速形成自己的的开放档案查查询中心。开放档案查询网网站示例开放档案查询中中心示范页面面的路径为：3Hmis网网站路径/DigittalArcchivess如：http:/33HmisWWeb/ DigittalArcchivess直接在浏览器的的地址栏输入入上述地址，即即可进入开放放档案查询中中心，下图是是3Hmiss提供的开放放档案查询中中心示范网站站的页面样式式：标题图片显示开放档案的分类架构。未登录时，以AnyOne用户的名义查找一般档案，登录后，则可按登录者的权限查找档案。开放档案搜索，输入关键词，点击搜索按钮即可查找出包含关键词的档案。高级搜索可输入复杂的搜索条件。档案条目，将鼠

29、标移到文件主题，单击即可查看文件内容。将鼠标悬停在文件图标处，还可列出对应文件的正文与附件列表，并可点击查看正文或附件的内容。标题图片显示开放档案的分类架构。未登录时，以AnyOne用户的名义查找一般档案，登录后，则可按登录者的权限查找档案。开放档案搜索，输入关键词，点击搜索按钮即可查找出包含关键词的档案。高级搜索可输入复杂的搜索条件。档案条目，将鼠标移到文件主题，单击即可查看文件内容。将鼠标悬停在文件图标处，还可列出对应文件的正文与附件列表，并可点击查看正文或附件的内容。为了方便客户快快速形成自己己的开放档案案查询中心，33Hmis提提供了一个配配置文件，供供客户根据自自己的需要调调整配置。

30、配置文件为： DiigitallArchiives /Set.iini可设置变量包括括： Ciid 开放放档案最上级级目录Cidd，Cid=0表示整个个数据库 Cattalog 查询范范围参数，00-查所有条条目，1-只只查档案条目目，2-只查查文件条目 Tiitle 页页面标题 TiitleImmg 页页面顶部标题题图片路径 Roows 每页显显示文件条目目数特别提示3Hmis除了了可作为各级级综合及专业业档案馆的数数字化档案馆馆解决方案外外，不必增加加任何投资，即即可利用其内内嵌的综合知知识管理功能能，为档案馆馆实现办公自自动化、沟通通与协作、电电子期刊的管管理与发布、文文摘资料管理理、图

31、书管理理等内部管理理解决方案。另外，对于各级级政府档案馆馆，大都还承承担着政府网网站现行文件件查询部份的的管理与建设设任务，采用用3Hmiss，各级档案案馆可建成本本级政府包含含各部门的集集中式的现行行文件管理与与查询中心。企业数字化档案案中心3Hmis是一一个天生的数数字化档案管管理系统，它它的底层设计计，充分考虑虑了数字化档档案管理的需需要，并且，可可对纸质档案案和数字化档档案实施同步步管理。档案分类方法3Hmis容许许用户根据自自己的需求，对对档案进行任任意分类，但但档案分类一一般都要遵循循一定的标准准与规范。对于企业，一般般按标准将档档案分为100大类，即：党群工作类行政管理类经营管理

32、类生产技术管理类类产品类科学技术研究类类基本建设类设备仪器类会计档案类、干部职工档案类类对于特大型企业业或生产程序序特殊的企业业，有些档案案难以归入上上述10大类类目时，可根根据实际需要要增设一级类类目。创建档案分类在3Hmis中中，档案分类类是一种专门门的类型，只只要你采用类类型定义功能能定义档案类类型，并形成成类型架构，其其类型架构即即具备了相应应的档案管理理功能。创建档案分类时，对象创建档案分类时，对象选项必须选择档案。3Hmis还提提供了用于企企业档案管理理的分类模板板，直接套用用即可形成相相应的档案管管理架构，如如：套用该模板，即即可形成企业业的档案管理理架构。用户也可创建自自己的档

33、案分分类模板，供供需要时套用用。档案管理与利用用授权3Hmis的授授权，是按档档案类型来进进行的，对上上位类进行授授权，下位类类将继承其权权限。3Hmis提供供了用户组和和岗位的管理理功能，将某某一岗位的权权限授予某一一个用户组，将将大大简化授授权操作。归档与录入3Hmis提供供了多种文件件录入与归档档的操作方法法，用户可根根据自己的需需要灵活使用用。归档编辑功能是是一个综合性性的归档平台台，将文件归归为档案、档档案属性的录录入、电子文文档的引入以以及档案注册册、表格打印印等各种归档档操作，都可可在一个操作作界面内完成成。在3Hmis的的桌面工具中中，还提供了了一个将已存存在的电子文文档按一定

34、规规则批量引入入3Hmiss的程序，可可大大加快电电子文件归档档处理的速度度。档案搜索3Hmis提供供了一个专门门的搜索平台台，专业术语语是“工作搜索”，可非常方方便的依权限限搜索档案。 3Hmis还提提供了搜索的的通用接口，用用于将3Hmmis的工作作搜索嵌入需需要搜索和查查阅档案的其其他系统，为为其它系统提提供档案知识识支持。应用举例某大型国有企业业，下属1112个分支机机构，拥有专专职档案管理理人员18人人，其中，综综合档案室22人，各部室室专职档案员员4人，一级级下属机构专专职档案员112人，分设设于总部及分分支机构的档档案库房122间，各分支支机构都有独独立运行的档档案管理系统统，但

35、系统之之间无法协作作与共享，借借阅档案仍需需在管理系统统中查找到存存放位置后，再再去档案库房房取阅，分支支机构到总部部查阅档案、或或总部人员到到分支机构的的档案库房去去查找档案，最最远距离超过过60公里，办办公成本高昂昂。为了配合企业精精简机构和降降低管理成本本的需要，决决定采用3HHmis企业业版来进行档档案的集中统统一管理，并并逐步将档案案数字化，形形成数字化档档案中心。基基本方案如下下：在公司总部综合合档案室设立立数字化档案案中心，数字字化档案信息息集中统一管管理，实体档档案划归综合合档案室统一一管理，但仍仍分布陈列于于现有的122间库房。相关部室及分支支机构的专职职档案员岗位位全部取消

36、，所所有档案业务务划归综合档档案室统一管管理，人员编编制由2人增增加为8人，即即整个公司档档案人员编制制减少10人人。各分支机构与公公司总部已全全部采用专用用高速网络相相连，档案集集中管理可借借用这一高速速网络，也就就是说，网络络环境不必另另行投资。将利用较为频繁繁的档案集中中数字化，近近5年内的档档案原则上全全部数字化，形形成档案数字字化信息3000余万件，该该部份数字化化工作，采用用外包的方式式完成。除非法律需要，原原则上不再借借阅档案原件件，对于其它它暂时没有数数字化的档案案，在有人借借阅时将其扫扫描录入系统统，借阅人直直接阅读扫描描件，下次利利用时则可直直接查阅数字字化信息。对对于利用

37、率不不高的档案，采采用首次利用用时数字化的的方法，最符符合成本效益益原则。对于新形成的文文件与档案信信息，要求与与工作进程同同步管理，也也就是说，文文件一经形成成，就要将其其移交综合档档案室，即时时数字化，即即时提供利用用。对于不同类型的的档案，根据据职员的工作作职责，按其其工作需要进进行授权，22300名职职员，都可通通过统一的档档案搜索平台台，依权限查查找工作所需需的档案信息息。现行文件管理与与查询现行文件查询，是是政务公开的的重要内容，是是政府网站必必须实现的功功能之一。利用3Hmiss，可以创建建一级政府的的集中统一的的现行文件管管理中心，并并可与政府网网站无缝链接接，创建现行行文件查

38、询网网站。基本方法利用3Hmiss，可非常方方便的创建现现行文件管理理和查询网站站，并将现行行文件查询中中心网站与政政府或企业的的门户网站链链接在一起。创建现行文件中中心的基本方方法是：将3Hmis作作为现行文件件的管理系统统，创建现行行文件的分类类架构，创建建用户，并进进行相应的管管理授权。比如，以一级政政府为例，可可按政府组成成机构分类，如如市府办、发发改局、科技技局、教育局局等，政府机机构下面还可可按年度或文文件性质等再再进行细分，根根据文件的管管理权限，将将各种文件分分类的管理权权限授予相应应的用户，该该用户即可按按其工作权限限对文件进行行增、改、删删等操作。根据门户网站的的特点及要求

39、求，对现行文文件查询中心心页面进行美美工设计。根据绍林科技提提供的网站开开发组件，进进行现行文件件查询中心网网站的程序设设计。完成上述步骤后后，在门户网网站创建相应应的链接，点点击即可进入入现行文件查查询中心网站站。如果对现行文件件查询中心的的界面没有特特殊的要求，也也可采用3HHmis提供供的现行文件件查询中心示示范页面，修修改页面标题题和标题图片片等即可快速速形成自己的的现行文件查查询中心。查询网站示例现行文件查询中中心示范页面面的路径为：3Hmis网网站路径/CurreentFilles如：http:/33HmisWWeb/ CurreentFilles直接在浏览器的的地址栏输入入上述地

40、址，即即可进入现行行文件查询中中心，下图是是3Hmiss提供的现行行文件查询中中心示范网站站的页面样式式：显示现行文件的分类架构。标题图片文件条目，将鼠标移到文件主题，单击即可查看文件内容。将鼠标悬停在文件图标处，还可列出对应文件的正文与附件列表，并可点击查看正文或附件的内容。未登录时，以AnyOne用户的名义查找一般文件，登录后，则可按登录者的权限查找文件。现行文件搜索，输入关键词，点击搜索按钮即可查找出包含关键词的文件。高级搜索可输入复杂的搜索条件。显示现行文件的分类架构。标题图片文件条目，将鼠标移到文件主题，单击即可查看文件内容。将鼠标悬停在文件图标处，还可列出对应文件的正文与附件列表，

41、并可点击查看正文或附件的内容。未登录时，以AnyOne用户的名义查找一般文件，登录后，则可按登录者的权限查找文件。现行文件搜索，输入关键词，点击搜索按钮即可查找出包含关键词的文件。高级搜索可输入复杂的搜索条件。为了方便客户快快速形成自己己的现行文件件查询中心，33Hmis提提供了一个配配置文件，供供客户根据自自己的需要调调整配置。配置文件为： CuurrenttFiless/Set.ini可设置变量包括括： Ciid 开放放档案最上级级目录Cidd，Cid=0表示整个个数据库 Cattalog 查询范范围参数，00-查所有条条目，1-只只查档案条目目，2-只查查文件条目 Tiitle 页页面标

42、题 TiitleImmg 页页面顶部标题题图片路径 Roows 每页显显示文件条目目数文档一体化管理理20年前，3HHmis的前前身，就是一一个文档一体体化系统，可可能还是我国国第一个商品品化的文档一一体化软件产产品。通过20余年的的不断改进与与提升，3HHmis已由由一个文档一一体化软件变变身为综合知知识管理平台台，其最为基基础的、专业业化与通用性性极强的文档档一体化管理理功能，仍然然是其亮点之之一。文件与档案的分分类对文件进行分类类，从不同的的角度上观察察可以采用不不同的标准，产产生不同的分分类结果。文文书处理的客客观需要，也也不可能仅仅仅满足于一种种分类方法。分分类方法的选选择，应当以以

43、分类的结果果对实际工作作是否具有指指导意义来确确定。一般来说，文件件分类的依据据主要有文件件的使用范围围、来源、行行文关系、内内容与性质、密密级、实现要要求等，如，按按行文关系，可可将文件分为为上行文、平平行文和下行行文三种。按按密级，又可可分为保密文文件和非保密密文件。采用用何种分类方方法，应根据据本单位的实实际情况而定定，亦可同时时按几种方法法对文件进行行分类。为了维持管理方方法的稳定与与一致性，文文件分类方法法已经确定，就就应保持基本本稳定。下图是某单位文文件分类的基基本架构，实实际上，其分分类方法也适适合于大部分分机构。在文件的分类架架构中，增加加年度一层，既既是管理的需需要，也有利利

44、于当年对于于年度文件的的分类方法进进行微调，以以体现文件管管理的与时俱俱进。档案管理的分类类方法，在上上一个案例中中已有详细介介绍，在此不不再重复。文件流转3Hmis容许许采用两种方方式进行文件件流转：一种是传统的纸纸质文件的人人工流转方式式，需要利用用3Hmiss保存电子文文档，打印相相关人工流转转的纸质表格格，流转完成成后，再将相相关表格和最最后定稿的文文件扫描录入入系统。另一种则是现代代化的无纸化化网络流转方方式，由文件件起草人提交交文稿，再经经过校对、会会签、签发、核核稿、编号等等程序最终形形成正式文件件，还可将封封发、归档等等程序加入流流程中，让文文件的盖印或或加盖电子印印章、邮寄、

45、归归档等工作一一气呵成。有时，还需要混混合采用两种种方式进行文文件流转，比比如说，首先先采用无纸化化的方式进行行文件流转，以以提高文件审审批流程的效效率，在文件件正式定稿后后，再以纸质质的方式交关关键程序人员员签字确认，以以满足管理与与法律的需要要。3Hmis还提提供了灵活方方便的流程表表单功能，表表单的设计和和处理符合中中国机构的制制度与习惯。3Hmis也引引入了手写批批注、手写签签名等技术，以以方便习惯于于手写操作的的用户批改文文件，数字证证书、电子印印章等技术亦亦可用于文件件的管理。在3Hmis中中，流转和处处理信息将自自动保存，任任何人不能修修改或删除，并并且，这些信信息依附于对对应文

46、件，归归档时与文件件同时归档保保存。文件归档在文件管理阶段段，3Hmiis提供了多多种自动化的的方式，将处处理完毕的文文件自动收集集到档案收集集箱中，档案案管理人员可可根据管理需需要，及时将将档案收集箱箱中的待归档档文件转入相相应的档案类类目中，以形形成档案。对于没有自动转转入档案收集集箱的文件，亦亦可采用多种种方式进行归归档操作。文件的归档操作作，可由文件件持有者将文文件移交给档档案管理人员员后，再由档档案管理人员员予以归档，亦亦可由档案管管理员授权文文件持有的部部门或人员直直接进行归档档操作，归档档完成后，经经档案管理员员验收，再入入库保管。3Hmis提供供了一个非常常专业化且功功能全面的

47、归归档编辑界面面，所有的归归档操作，几几乎可在同一一界面内完成成，给用户提提供了便利。档案管理3Hmis所提提供的档案管管理功能包括括授权、借阅阅与归还、数数量统计、注注册与取消注注册、档案注注销、表格打打印以及复制制、剪切和删删除等，可满满足日常管理理的各种需要要。对于借阅与归还还，3Hmiis还提供了了到期提醒功功能，可通过过内部邮件或或短信提醒管管理者和借阅阅者按时归还还外借的文档档与资料。文件与档案的搜搜索利用3Hmis提供供的搜索平台台，可按权限限搜索文件与与档案，具备备阅读权的操操作者，可直直接阅读电子子文档，没有有网上直接阅阅读权的操作作者，亦可提提交借阅申请请，申请在线线阅读电

48、子文文档或预约去去档案室借阅阅文档的时间间。应用举例某大型商业银行行分行，下属属72个一级级和二级支行行，最远距离离的支行距总总部超过1000公里，以以往，文件的的传递采用专专用的快递通通道，档案的的借阅与利用用则必须来到到分行的综合合档案室，利利用不便，效效率偏低，成成本也很高。为了实现文件管管理与传递的的无纸化以及及档案管理的的数字化，该该分行采用33Hmis按按服务器授权权的标准版来来实现文档一一体化数字化化管理，管理理思路如下：由分行办公室对对文件与档案案进行集中统统一管理，文文档服务器存存放于信息中中心机房，由由信息科技部部进行技术维维护与管理，办办公室进行应应用管理。分行与各支行之

49、之间，已全部部采用专用高高速网络相连连，文档一体体化系统可借借助于该网络络环境，不必必另行投资网网络建设。原则上将文件分分为收文、发发文、签报和和其他文件四四大类，这四四大类的下位位类均为年度度，年度下面面，再根据文文种的性质和和当年的管理理需要进行分分类。收文由办公室文文件管理员统统一录入，纸纸质文件扫描描录入，电子子文档则直接接引入，并提提交办公室主主管主任提出出拟办意见，然然后，再根据据拟办意见进进行无纸化流流转，需领导导批示的，领领导批示后再再按批示处理理。发文由部门的拟拟稿人直接提提交，并经本本部门主管复复核，相关部部门会签，办办公室核稿后后，呈主管领领导签发，然然后，再由办办公室校

50、对、编编号、盖印、封封发和归档。对于发文，一般般管理性的内内部发文不再再采用纸质，即即一律采用电电子文档进行行网上办理，对对外发文或重重要的内部文文件，则首先先采用无纸化化流程完成文文件的定稿，然然后，再打印印输出交关键键程序上的人人员签字确认认。签报属于内部文文件，用于内内部事务性工工作的请示与与审批。由申申请人直接提提交，并按相相应签报所涉涉及的职能提提交相关部门门与人员审核核、会签和审审批，由于签签报一般都涉涉及到某一具具体事务的处处理，签报的的流程最好与与实际事务的的处理同步，签签报完成后，需需要归档的，应应在流程中增增加归档步骤骤，或处理完完毕后及时提提交办公室归归档。无法归入收文、

51、发发文和签报的的，则为其他他文件，其他他文件的处理理方法，根据据文件性质灵灵活掌握。充分利用文档一一体化系统的的特点，文件件处理完毕，即即自动转入档档案收集箱，或或及时提交给给档案管理员员进行归档，以以改善管理，提提高利用效能能。分行和各分支机机构，视为一一个整体，统统一管理和处处理文件与档档案，并且，除除非制度与法法律需要，内内部管理一律律以数字化信信息为准。文件与档案的管管理与利用授授权，根据员员工的工作职职能确定，为为管理方便和和简化授权，将将员工按其部部门和职能分分为若干用户户组，并且，依依职能分为若若干工作岗位位，这样，对对组按岗位授授权，即可使使该组成员全全部具备相应应岗位的权限限

52、。将文档搜索平台台开放给全体体员工使用，但但员工在搜索索时，只能查查找到其授权权许可范围内内的文件与档档案。办公自动化管理理3Hmis是一一个综合性的的知识管理平平台，所以，其其完全可以满满足一般办公公管理的需要要，使用3HHmis进行行办公自动化化管理，可真真正做到任何何时候、任何何地点与任何何人协作、沟沟通和共享信信息的理想。组织机构的虚拟拟化与用户管管理要利用3Hmiis实现办公公自动化，首首先，就要在在网上创建一一个与现实组组织架构一致致的虚拟化的的组织架构，实实际上，就是是为组织中的的部门与人员员创建网上办办公环境，在在网上办公，可可不受时间与与地点的限制制。下图展现的是绍绍林科技的

53、组组织架构：绍林科技的内部部机构由总裁裁室、运营管管理部、市场场部、销售部部、技术支持持部、软件开开发部和档案案业务部组成成，部门下面面，则是具体体员工，每个个部门都有自自己的资讯与与论坛，每个个员工都有自自己的信息保保管箱，内容容包括我的文文章、我的照照片、我的文文摘、我的日日记、互动空空间、我的档档案和我的邮邮局等类目，互互动空间是该该员工的个人人论坛，我的的邮局则是该该员工用于处处理流程邮件件的个人邮局局。就像部门可以布布置自己的办办公室，个人人可以布置自自己的办公台台一样，部门门和个人都可可根据管理的的需要，设置置自己的知识识分类与架构构。管理规划与创建建管理对象部门和个人都可可以在部

54、门与与个人类目下下创建自己的的管理架构，但但这里着重介介绍整个机构构如何进行管管理规划。3Hmis有一一套完整的管管理理论与体体系，其基本本思想是：3Hmis通过过把用户的管管理需求高度度抽象化，提提升为各种管管理对象，并并赋予不同的的管理对象不不同的管理功功能，用户通通过类型定义义来形成自己己的管理架构构，将各种知知识集成统一一管理，并通通过属性来定定义知识的特特征，通过授授权来体现职职责，以满足足自己独特的的管理需求。在3Hmis中中，我们把每每一项管理都都看成是一个个管理对象，如如文件管理、档档案管理，都都是管理对象象，再，如果果我们要进行行合同管理，定定义一个合同同管理对象，建建立合同

55、管理理的分类架构构，定义每一一种合同的属属性，并按管管理分工进行行授权，一个个合同管理系系统即告形成成。安全管理理也一样，我我们定义好安安全管理对象象与架构，即即可开始进行行安全管理。由此看出，只要要我们清楚要要进行那些管管理，并且知知道如何进行行管理，就很很容易利用33Hmis形形成自己的管管理架构与管管理方式，并并实施管理。下面列出的是一一些常用的管管理对象与架架构：在3Hmis中中，管理对象象又称为类型型，所以，定定义管理对象象，是通过类类型定义来实实现的，建立立不同层级的的类型，即形形成管理架构构。授权在3Hmis中中，每一个类类型都可授予予不同人不同同的处理权限限，并且，权权限可以继

56、承承，即下位类类继承上位类类的权限。为了简化授权，提提供了带层级级的用户组管管理以及岗位位管理功能，同同样，对上位位用户组授权权，下位用户户组可以继承承其全部权限限。应注意组织架构构与用户组架架构的区别。组织架构是一种种类型架构，是是由一个个处处于不同层级级的类型或称称管理对象组组成的，一个个员工只能存存在于一个组组织架构内，也也就是说，一一个员工只能能有一个信息息保管箱。用户组虽然也可可以组成层级级，但用户组组仍属于用户户范畴，并且且，同一个用用户或用户组组，可归属于于多个不同的的用户组，以以体现一位职职员可承担多多项不同职责责的工作，也也便于流程邮邮件的发送和和管理对象的的授权。3Hmis

57、力求求做到对管理理对象的授权权，与现实工工作的授权协协调一致，用用户在使用33Hmis时时，追求这种种一致，对于于对管理的理理解与改善，应应该也是有帮帮助的。流程管理3Hmis提供供的流程管理理功能，并不不只限于文件件的流转，是是所有工作流流程的设计与与运作工具。比比如说，采购购、请假、任任务等等，都都可利用3HHmis的流流程管理功能能来进行。3Hmis通过过自己独有的的一种邮件 流程邮件件来进行工作作流程的管理理，用户可根根据自己的工工作需要来任任意设计与调调整流程，表表单功能亦完完全符合中国国机构的习惯惯与特点。3Hmis把数数据库中的信信息和流程有有机的融为一一体，每一条条信息都可提提

58、交流转，以以实现信息共共享、沟通与与工作协调。利用短信平台，可可大大改善流流程管理的灵灵活性，提高高协作效率。网络沟通的方法法与技巧工作流程是最为为标准与规范范的多方向的的网络沟通与与协作方法，公公告、资讯也也是较为正规规的单向沟通通方式。3Hmis还提提供了许多非非正式的沟通通手段，如个个人与组织博博客、论坛、在在线会议等，非非正式的沟通通手段，往往往能使参与者者得到放松，激激发灵感，有有利于沟通中中的知识创新新。短信和无线宽带带网络的引入入，可大大提提高沟通与协协作的移动性性，有利于工工作效率的提提高。3Hmis内嵌嵌的提醒功能能，特别是短短信提醒，也也可用于工作作的协作与沟沟通。客户管理

59、3Hmis提供供了专门的客客户管理模块块。实际上，3Hmmis所称的的客户，是一一个非常广义义的概念，可可以理解为：以机构为基基础的资料管管理，即：根根据本单位的的需要，将与与本单位有关关联的机构，按按一定的分类类要求，创建建分类架构，并并对所收集到到的这些机构构的资料，进进行分门别类类的管理。如果在客户端配配置3Hmiis测试通过过的电话录音音盒设备，还还可在客户来来电时，自动动显示该客户户的相关信息息，并可创建建电话记录，将将电话录音作作为电话记录录的附件加入入，如果工作作需要，还可可启动流程，提提交流转。档案管理档案管理是一项项非常专业化化的工作，其其中的标准、规规则与习惯，并并不是短时

60、间间就能理解和和搞清楚的，特特别是要把它它转换成具体体的计算机程程序，则需要要更多的时间间与精力，所所以，许多办办公自动化系系统所提供的的档案管理功功能，都难以以满足客户的的专业管理需需要。3Hmis的前前身，就是一一个专门的档档案管理系统统，其专业、全全面与规范，已已经成千上万万用户超过220年的验证证和认可，特特别是将办公公自动化系统统与档案管理理系统有机的的结合到一起起后，办公处处理过程中的的所有文件与与处理痕迹都都能归档保存存，并且能实实时归档，更更体现其优越越性。办公事务管理3Hmis提供供了网络考勤勤、人员、资资产、物品、通通讯录等一系系列办公辅助助管理功能，并并且，还可通通过创建