论信息化背景下的档案服务创新

1、论信息化背景下的档案效劳创新摘要：简述了档案管理信息化及其内涵，进一步分析实现档案管理效劳创新的思路。关键词：信息化；档案效劳；创新信息化是现代管理的重要特征。在信息化管理的背景下，档案管理必须适应新形势，积极进展策略调整，创新自己的效劳。面对新的挑战，我们需要创新，必须创新。1档案管理信息化及其内涵档案信息化管理，是指以网络信息技术为根底，对档案信息进展搜集整理、开发利用的整个过程，即档案部门使用电子化的手段对档案信息进展处理，并通过计算机网络为用户提供各类效劳的过程。现代通信技术的开展，使人类社会进入了信息时代。计算机的普及为全面实现档案信息处理和管理的信息化做了准备。只有在理念上完善对档

2、案管理信息化的认识，加强对计算机档案管理系统的维护，加强对电子文件归档工作的监视和指导，才能确保档案数据库平安，保证电子文件的真实、完好、有效，真正实现档案信息化管理的目的。要在理念上认同信息化管理，我们就必须深化理解信息化的内涵。档案管理信息化不是仅仅使用几台新设备的问题，而是一个系统工程，是由多个方面的因素互相协调、互相制约构成的总体目的。这些方面主要是：适应现代化管理的思想观念，适应电子化网络化的管理机制，表达现代网络信息的设备技术，以及纯熟操作的信息化专门人才队伍等组成，我们要利用信息技术对档案效劳进展创新，就必须从这些方面的改革创新做起。2实现档案管理效劳创新的思路2.1更新效劳理念

3、。在现代管理中，思想观念是否适应现代化至关重要。传统的档案管理在对待为企业效劳、为社区效劳、为“三农效劳方面没有主动去考虑、去联络、去理论，而是等着别人找上门，或者是上级下的硬任务。这种不积极、不主动的做法，已经不适应提倡信息化高速度、高质量的信息效劳要求，势必造成公众对档案工作的遗憾及不满。要利用信息技术实现档案管理效劳创新，管理人员首先要有适应现代社会开展需要的创新思想，要跟上时代开展，防止思维定式，克制一切按习惯做事、经历来想事、处世的思想，勇于承受新思想、新技术、新方法。在这个根底上树立现代效劳理念，以创造性的思维，打破以往传统的效劳思想，开拓新思路。注重效劳的现实性，通过理解需求来确

4、定效劳方向；扩大效劳范围，把本单位、本系统外的所有潜在用户也作为效劳对象，要考虑为解决利用者的现实需求提供效劳。同时，要把握效劳的规律性。要研究近年现行文件利用者的情况；分析利用现行文件目的，提供多种途径为他们利用本单位档案提供便利，做到引导效劳、主动效劳，而不是传统的被动效劳。2.2改革效劳机制化的要求是能提供快速、高效的信息效劳。这就要求档案管理部门必须改变传统的手工检索和传阅信息的效劳机制，围绕电子信息化的管理来建立新的效劳机制。而这个机制的建立，必须以进步信息化效劳效率为中心。2.2.1建立以人为本的用人机制。信息化背景下的档案信息效劳，要将档案工作人员视为最有价值和最富有竞争力的资本

5、，以“双赢即档案馆、室与员工的共同开展为中心，努力为员工创造良好的工作环境和生活条件。管理者应在档案馆内的各项工作中表达爱才之心、容才之量、举才之德、护才之魄、用才之道。对人员的管理不应再是以使用为中心，而应加强对人员的培训，注重他们的知新，不断进步综合素质。也只有这样，才能保证信息效劳的高质量。2.2.2推行“优胜劣汰的竞争制度。信息化管理要引入竞争机制，改档案馆管理干部的任命制为聘用制，改档案员工的用工单项选择为双向选择，从而废除指导干部的职务终身制和员工的职称终身制，实行优胜劣汰。形成能者上、平者让、庸者下的有效竞争机制，鼓励档案指导干部和职工刻苦钻研学习，不仅要进步业务才能，也要数量掌

6、握信息网络技术，成为“通用型和“复合型人才。2.2.3实行全员目的管理。在信息时代，要提供高效率的信息效劳，档案部门必须改革自身的管理，要以信息化效劳为中心，按功能设置档案管理组织机构，确定工作目的、工作范围、工作标准，分解到岗、到人。实行岗位责任制，做到以岗定责，以责立权、以权定利，并严格检查考核，落到实处。从而形成上下各司其职，各负其责，各得其利的格局。到达工效挂钩，多劳多得，充分调动档案人员的积极性、主动性和创造性。2.2.4创新效劳手段。信息化的建立为我们的档案信息效劳创新提供了基矗计算机在档案管理信息化过程中处于主导地位，其信息存储量大，信息检索迅速、准确，尤其是其网络化功能，使计算

7、机在整理、检索、开发利用等方面发挥了异乎寻常的作用，可使搜集、归档、管理一体化，还可使全省乃至全国档案、信息资源共享不公开的档案资料除外，有效进步档案的使用效率，使档案管理人员从繁重的手工劳动中解脱出来，而且加快了档案归档进度和效劳效率，并能确保档案的完好性、准确性，防止了人为在档案整理、效劳过程中造成的失误。因此我们必须充分利用信息化的优势创新我们的效劳手段。1建立信息资源数据库，方便信息检索这是信息化的根底工作，数据库能有效实现众多电子信息的储存、分类、检索和查询。建立档案信息数据库，假如联接上单位内部网络，不仅仅可以实现电子档案信息的有效和快速归档，也能在很大程度上进步信息利用率。单位内

8、部的员工只需要通过计算机与网络联接，就可以快速轻松地实现档案信息资料的检索、查询和使用。2通过区域联网，效劳更多部门。如档案部门之间、档案部门与教育部门、政府机关等相关单位进展区域联网，建立独立的局域网络，实现电子文件信息资源共享。通过这样的联网，能使档案部门的信息资源效劳于更多单位，并且满足特定部门的特定信息需求，进步信息的利用效率。3建立档案部门网站，提供公开信息效劳。档案部门还可以建立自己的网站，通过网站为社会提供公开信息效劳。将局部档案信息以网页的形式发布到互联网上，为社会各单位提供信息效劳，从而使得互联网上的任何用户都在任何时间、地点都可以通过访问网站来获取自己所需要的信息，这就是互

9、联网的优势。网站发布信息也是档案信息效劳最普遍、应用最为广泛的效劳形式，这种形式的有点是效劳面积广，信息交流快，其缺点是对于一些限制性或保密性地信息不能公开，无法满足局部部门的特定需求。2.2.5进步效劳才能。先进的技术，需要掌握先进技术的人来控制，我们要进步档案部门的效劳才能，就必须从两方面来考虑：一方面是根底设施的完善，使得档案部门的信息管理才能得到进步，从而能为单位和社会提供更多的信息效劳。这一方面主要是我们要通过公关等手段，为自己的部门开展赢得良好的换进，从而争取到更多资金和设备。另一方面是档案管理队伍的素质进步，使得档案部门的整个效劳过程能更有效率、更有质量。这就要求我们建立一支高素质档案工作队伍，是做好档案工作的基矗要通过多种途径选拔、培养、引进人才，尤其是既懂档案业务又有计算机知识的复合型人才。档案管理人员需要知识更新，开拓视野。档案管理人员需要学习，需要承受新事物、新理念、新知识，为此应该创造一种业务交流、学习的环境，保持公路的畅通，使业务人员开拓视野，昂然向上