文件和资料管理规定

1、文件和资料管理规定1范围本标准规定了产品图样、技术文件及管理文件的管理目的、 管理分类及要求。本标准适用于对产品图样、技术文件及管理文件的管理。2管理目的产品图样及技术文件是指导企业进行生产的基本依据，为明 确责任，加强管理，到达完整、正确、统一、可靠，生产用的图 样及技术文件必须及时提供给生产和采购部门，并防止遗失、泄 密。管理文件是指导公司加强企业管理的重要工具，应防止丧失、 泄密。3管理内容3. 1晒图用原材料的购买、入库；晒图用原材料由技术部门将使用后质量好的原材料推荐 给采购处购买。特殊情况由采购处提出申请，分管技术领导批准 后采购。3. 1.2对购入的晒图用原材料由技术处（总部）对

2、数量、质量和 包装情况进行验收，符合要求后办理相关手续。管理文件用原材料的购买由需用部门提出申请，采购处负 责采购，并对其质量负责。3. 1.3采购处对不合格的晒图用原材料和管理用原材料负责索 赔或退货。晒图用原材料的领用技术处（总部）根据开发新产品和改进老产品的需要开领料 单，报分管领导批准后领用。底图管理3. 3.1产品图样、工装图样、设计文件、工艺文件的底图、副底 图及复印图，由总部技术处资料室负责编号、登记、立册整套进 行管理，做到底图完整、清晰、签字齐全。3. 3.2底图更改规定a）归档后的底图更改，原那么上只能在资料室进行，如因工 作需要（重大更改或改制）必须拿出时，须经总部技术处

3、主要负责 人批准并限期归还。b）下达产品图样或工艺更改通知单后，同时进行底图更改, 各部门按图样、工艺更改通知单要求进行图样、工艺文件更改。 3. 3.3底图报废规定如原设计单位认为结构不合理或因重大错误需要销毁底图 时，下达图样销毁通知单，经技术副总经理批准后转资料室进行 报废。试制产品图样报废后，底图保存半年即可销毁，成批生产 的产品图样销毁后，底图在装订处盖“作废”章，分开保存。 3.4图样及技术文件管理3. 4. 1蓝图晒制资料室要按时完成生产准备计划需要的晒图任务。晒制的蓝 图要保证质量，图面清晰，对用纸和药品应合理使用。晒完的图 样及时折叠或成套装订，并做好底图整理存档工作。3.

4、4.2白图及蜡底图打印3. 4. 2. 1公司各部门需要打印白图或蜡底图时，均须填写公司 出图申请单，总部技术处保存。3. 4. 2. 2研究所根据各部门填写的出图申请单，经研究所负责人 批准后，转出图人员进行打印。3. 4. 2. 3出图人员根据填写的出图申请单进行打印，保质保量按 时完成。3. 4. 2. 4出图人员应将出图申请单妥善保管好，以便进行财务结 算。3. 4.3图样及技术文件的发放与保管a）资料室根据技术文件规定的发放份数下发技术资料。技 术文件或资料分创造细表中未规定份数的，可由研究所根据生产 需要发放。b）发放图样及技术文件时，资料室必须在封面或各图样上 加盖使用部门的标志

5、，使用部门有两套或两套以上的应自行用序 号区分，或者用文件和资料的编号区分。对发放的正式图样，在 每页上加盖“XXXX年审”字样。c）图样及技术文件发放时做好记录，记录上应有使用部门签 字、收发人签字并注明日期。d）对未定型的图样、技术文件上，在发放前应盖“试制” 章。对可批量继续使用的试制用图样、技术文件（即该试制用的 图样、技术文件基本未更改，且图面清晰）可加盖“XXXX年 审”后继续使用。e）使用部门的图纸、技术文件丧失时应办理丧失登记手续。 并填写图纸、技术文件领用申请单，批准后及时领用。零星图样、技术文件的发放3. 4. 4. 1图样、技术资料丧失、损坏需更换或零星需要领用时， 领用

6、部门填写图纸、技术文件领用申请单，研究所负责人签 署晒制意见后，由晒图人员负责发给图样、技术文件。3. 4. 4. 2资料室对领用的图样、技术文件进行登记，并由接收人 签字。3. 4. 4. 3资料室人员妥善保管好图纸、技术文件领用申请单。3. 4. 4. 4新来供方领用图纸，由采购管理员先填写图纸、技术 文件领用申请单经责任部门和分管领导批准后，到财务部缴纳 适当押金（见图纸收款目录），财务部在图样、技术文件领用 申请单上盖“押金收讫”章后，连同财务部开的发票到资料室 领用，发票一式三联，一联财务部留存，二联供方留存，三联连 同图纸、技术文件领用申请单交资料室领图样、技术文件。 待被评定为合

7、格供方后，由采购管理处供应商管理员在押金单上 签字，经财务副总经理批准，可将押金退回，以后正常收发图纸。 图样、技术文件的年审3. 4. 5.1每年12月份由研究所（工艺处）对图样、技术文件进行年 审，比照拟清晰的加盖年度审核章后继续使用。对改动量大、破 损严重、不清晰的可重新晒制，由资料室负责补齐，并把原文件 收回。3. 4. 5. 2在年审中发现图纸、技术资料丧失的，由责任部门赔偿 损失后（赔偿损失由研究所核定），填写图样、技术文件领用申 请单，资料室晒制补齐。3. 4. 5. 3图纸、工艺文件年审，由研究所（工艺处）统一安排时 间到各部门进行年审。3. 4. 5. 4由采购处通知供方带齐

8、图纸、技术资料到公司年审。特 殊情况公司可派人到供方处进行年审。供方需换新图时，可以旧 换新。由采购处开图样、技术文件领用申请单经签批后更换。 3.5质量体系文件的收发管理3. 5.1在收发文件时，由质量管理处制定质量体系文件的发放范 围。3. 5.2质量管理处对发放的质量体系文件进行统一编号，编号应 具有唯一性。3. 5.3对收发文件应有记录，有接收人、发放人签字，并注明发 放日期。5. 4外部到公司购买质量体系文件，质量管理处需在顾客购买 的质量体系文件上盖“不受控”标识。其他文件的管理6.1责任部门制订文件发放范围，各部门收发的文件，应有记 录，有接受人签字，并注明日期。6.2当任何部门

9、接到上级文件时，必须交到总部办，由总部办 整理登记，上报总经理或分管副总经理签批意见后，由总部办负 责文件的传递和催促处理，并及时归档。6.3对开会、学习及各部门对外索取的技术资料和文件必须及 时交到资料室；已交费的技术资料，凭单据经分管领导批准，资 料室把所有资料登记后报销，资料全部由资料室保管。公司的文件、图样及技术资料任何部门和个人不得自行对外 提供。特殊情况可由分管副总经理批准。质量体系文件的更改更改的条件a、公司内部发现的质量文件上的错误和不适用的条文。b、在外部审核过程中发现的质量文件上的错误。c、由于本公司在科技、管理等方面的提高而需对质量文件 进行修改。3. 9方法当质量文件需

10、修改时，由质量管理处下发“质量体系文件修改 通知单”。3. 9. 2修改时不得涂抹，应将删去的局部用红色细实线划去，使划去 局部仍能看清。3. 9.3所有的修改必须在修改内容正文前加上修改中规定的修改标 记，然后用细实线及箭头引至修改的具体位置。修改内容的字迹应工 整、清晰。当某个质量文件修改的内容过多，已难于识别时，由质量管理 处按分发清单收回原件，换发新件，并在新件上加区分标记，严禁新 旧混用。当原件由于某种原因不能收回时，需由责任部门向质量管理 处书面报告，并加盖“不受控”标识。9. 5质量管理处定期进行质量文件检查，确保现场运行版本统一且 系有效版本。图样和工艺文件的更改按有关标准执行。设备档案用的技术资料由精益生产处负责编号、