4.9润滑油销售业务流程

1、4.9润滑油销售业务流程一、 业务目标1 经经营目标1.1 获取最佳经经营利润。1.2提高客客户满意度，扩扩大市场份额额。1.3保证资资金安全，降降低货款回笼笼风险。1.4 降低外部采采购成本，保保证质量。2 财务目目标2.1 核算规范，保保证会计记录录真实、准确确、完整。3 合规目目标3.1 油品购销符符合国家有关关法律法规和和股份公司内内部规章制度度。3.2油品购购销合同、相相关协议符合合合同法等国国家法律、法法规。二、业务风险险1经营风险1.1随意降降价导致收入入减少。1.2 擅自提价导导致市场份额额丧失。1.3 客户不满意意导致市场份份额下降。1.4 购销信用未未经授权或授授权不当，导

2、导致货款损失失或不能及时时回笼。1.5库存过过高,资金占占用过大。1.6外部采采购未经授权权或授权不当当，导致资金金损失、采购购成本增加或或商业纠纷。1.7对外采采购油品数质质量未达到合合同标准，造造成商业纠纷纷和经济损失失。1.8油品出出入库未经授授权或授权不不当，导致资资产损失。1.9 未经审核,变更销售合合同示范文本本中涉及权利利、义务条款款导致的风险险。2财务风险2.1 交易易没有及时入入账，期末发发生截止性错错误；虚假记记录或财务记记录不准确、不不完整；未按按规定进行账账务处理造成成财务数据不不实。3合规风险3.1油品购购销不符合国国家有关法律律法规和股份份公司内部规规章制度，受到处

3、罚。3.2油品购购销合同、相相关协议不符符合合同法等等国家法律、法法规和股份公公司内部规章章制度的要求求，导致商业业纠纷，造成成损失。三、业务流程程步骤与控制制点1 上报市场需需求1.1 地市公司润润滑油经营管管理部门根据据市场需求及及变化编写年年、月度需求求计划。省（市市）分公司(区外销售公公司)润滑油油经营管理部部门对地市公公司需求计划划以及除军工工用油及区外外市场外的其它客户需求求进行汇总，经经分管副经理理审批后，分分别于每年110月、每月月20日前向向油品销售事事业部上报下下年度、下月月度内部资源源需求计划。2 编制下达计计划2.1 油品销售事事业部根据股股份公司年度度生产经营计计划，

4、结合润润滑油分公司司年、月度内内部销售计划划及省(市)分公司（区区外销售公司司）上报的需需求计划，综综合平衡后制制定年、月度度经营计划、内内部资源采购购计划，按规规定权限审批批后执行。对省（市）分公公司（区外销销售公司）的的月度分解计计划经分管副副主任批准后后下达，年度度分解计划经经主任批准后后下达。3 内部采购3.1 省（市）分分公司（区外外销售公司）润润滑油经营管管理部门根据据油品销售事事业部下达的的月度计划，将将月度内部资资源采购计划划细化为分品品种计划，经经部门负责人人审批后上报报油品销售事事业部，由油油品销售事业业部与润滑油油分公司进行行衔接后，下下发各省（市）分公司（区外销销售公司

5、）执执行。 【ERP】润润滑油业务部部门根据月度度配置计划，在在ERP系统统中维护采购购订单，并根根据发货通知知单，及时创创建内向交货货单。3.2 省（市）分分公司（区外外销售公司）采采购股份公司司内润滑油分分公司以外生生产单位的润润滑油产品，应应与生产单位位签订购销协协议或订单。 【EERP】业务务部门根据购购销协议或订订单，在ERP系统中中维护采购订订单，及时创创建内向交货货单。4 外部采购4.1 省（市）分分公司(区外外销售公司)润滑油经营营管理部门统统一组织对外外部供应商进进行评价，供供应商信用等等级报省（市市）分公司（区区外销售公司司）信用管理理小组（经理理任组长）审审批；根据供供应

6、商信用、同等质量级别的内部资源采购价格和市场情况建议采购价格，填写外部采购申请表，按规定权限报批。4.2 省（市）分分公司（区外外销售公司）润润滑油经营管管理部门按照照经法律事务务部审定的示示范合同文本本拟订合同，合合同签订人按按规定权限与与外部供应商商签订采购合合同（明确交交货方式、地地点、时间、价价格、数量、质质量标准、包包装规格、承承付方式、损损耗率、违约约责任等）。合合同复印件交交财务等部门门。【ERPP】业务部门门根据采购合合同，在ERRP系统中维维护采购合同同，参照采购购合同创建采采购订单，及及时创建内向向交货单。对示范合同文本本条款进行文文字性修改的的，经同级法法律事务部门门审核

7、；进行行实质性修改改的，报法律律事务部审核核。5 采购验收入入库 油库工作人人员核对润滑滑油的品种、数数量和内容是是否与收货通通知单一致，做做好收货及后后续工作。5.1 收货前由质质检人员对油油品进行质量量检验，出具具油品质量合合格报告（包包装油检验合合格证）。出出现质量问题题或品种差异异，查清原因因报省（市）分分公司（区外外销售公司），由由相关部门提提出处理意见见，报分管副副经理批准后后处理。5.2 油品品计量验收合合格后，库管管凭质量合格格报告、计量量报告、收货货通知单办理理入库，并签签发入库单，油油库接卸人员员按要求做好好收货作业，填填写收货作业业台账。油库工作人员员将收货通知知单、验收

8、报报告、入库单单连续编号，并并由经办人和和复核人签字字，存档并送送相关部门。【ERP】油品品计量验收后后，仓库记账账人员凭计量量报告，核对对系统内向交交货单，按照照计量报告数数据在ERPP系统中录入入实收量，并打打印系统生成成的入库单。5.3 散装装油卸油前后后，油库计量量人员按要求求做好罐前尺尺和罐后尺的的计量。计算算实际收油数数量，填写油油罐动态分户户账 和油油品运输超耗耗（溢余）通通知单。出现运输超损耗耗问题，按规规定填写罐罐车验收及复复测记录，查查清原因报省省(市)分公公司（区外销销售公司），由由相关部门提提出处理意见见，报分管副副经理批准后后处理。6 采购付款6.1 内部结算：省（市

9、）分分公司（区外外销售公司）从从润滑油分公公司采购的全全部产品，须须通过中国石石化财务有限限责任公司内内部结算。6.2 外部部采购付款：外部采购油油品确认到货货和收到发票票后，由业务务经办人填写写付款申请单单并附采购合合同、入库验验收单等凭据据，按规定权权限审批后，交交由省(市)分公司（区区外销售公司司）财务部门门审核付款。 【ERP】财财务部门根据据发票和入库库单核对价格格、入库数量量，并在ERRP系统内进进行发票校验后办理付付款。6.3 预付款：省省(市)分公公司（区外销销售公司）润润滑油经营管管理部门根据据供应商信用用等级和采购购合同，填制制预付款申请请单，按规定定权限审批后后，交由财务

10、务部门审核付付款。7 落实经营营计划7.1 省（市）分分公司（区外外销售公司）润润滑油经营管管理部门根据据油品销售事事业部年、月月度经营计划划，结合本地地区实际情况况制定月度销销售计划，经经分管副经理理审批后下达达，地市公司司经营管理部部门按计划分分解落实到客客户经理/门门市部经理。7.2 省（市）分分公司（区外外销售公司）各各级零售管理理部门根据油油品销售事业业部下达的年年、月度加油油站润滑油经经营计划，结结合各站实际际情况制定月月度润滑油销销售计划，经经部门负责人人批准后，分分解落实并下下达到各加油油站。8 销售及客户户管理8.1 各级润滑油油经营管理部部门依据不同同的区域和销销售对象设立

11、立客户经理/门市部（专专卖店、超市市、换油中心心，下同）经经理，客户经经理/门市部部经理负责开开拓和维护区区域内润滑油油市场的营销销业务。各级级零售管理部部门依据各加加油站的情况况，设立专职职或兼职加油油站润滑油经经营人员，负负责各加油站站润滑油经营营业务。8.2地市公公司客户经理理/门市部经经理应走访客客户,了解客客户意见和需需求，根据需需要填写区域域市场客户档档案更新表，报报部门负责人人。部门负责责人安排专人人负责档案维维护，及时对对区域市场客客户档案进行行调整、充实实和更新，至至少每半年编编写市场消费费、竞争分析析报告，报省省（市）分公公司（区外销销售公司）润润滑油经营管管理部门负责责人

12、。 【EERP】润滑滑油经营管理理部门根据客客户档案更新新情况，填写写区域市场客客户主数据维维护表，由部部门负责人审审核确认后，主主数据维护员员在ERP系系统中进行维维护。8.3 信用销售必必须签订购销销合同，长期客户可可签订年度购购销合同。地市公司客客户经理/门门市部经理在在授权范围内内与客户达成成购销意向，报报地市公司润润滑油经营管管理部门作为为与客户签订订合同的依据据。超出授权权范围的，将将客户需求及及时报地市公公司部门负责责人审批。合合同签订人按按规定权限依依照经法律事事务部审定的的销售合同示示范文本与客客户签订销售售合同。合同同文本修改比比照本流程控控制点4.22。9 信用核定定和控

13、制9.1 省（市）分分公司（区外外销售公司）信信用管理领导导小组（经理理任组长）负负责制定本单单位的信用政政策和信用总总体规模。润润滑油经营部部门根据客户户的资金、信信用等状况，在在规定的信用用政策和信用用总体规模内内拟订客户具具体信用限额额和时限，按按规定权限审审批。【ERRP】润滑油油经营部门填填写客户信用用主数据申请请表，按规定定程序批准后，财财务部门在EERP系统中中维护信用主主数据。9.2各级润润滑油经营管管理部门（客客户经理）在在核定的信用用额度和时限限内按规定权权限办理信用用销售业务，对对超出信用规规定的，须报报省（市）分分公司（区外外销售公司）信信用管理领导导小组审批。合合同签

14、订人应应同时签订货货款回笼责任任书（单笔笔或汇总），并并与绩效考核核挂钩。10 价格制定10.1 省（市）分分公司（区外外销售公司）润润滑油经营管管理部门结合合市场制定本本区域润滑油油销售最低限限价，经部门门负责人审核核，报经理（价价格领导小组组）审批后并并报油品销售售事业部。对于特殊用户，由由省（市）分分公司（区外外销售公司）润润滑油经营管管理部门会同同润滑油分公公司直接报价价。【ERPP】根据批准准的价格文件件，财务部门门在ERP系系统中维护销销售价格主数数据。10.2地市市公司客户经经理/门市部部经理执行规规定价格，根根据客户情况况，低于最低低限价销售的的，须上报地地市公司润滑滑油经营管

15、理理部门，由地地市公司上报报省（市）分分公司（区外外销售公司）价价格领导小组组审批。10.3 省（市）分分公司（区外外销售公司）润润滑油经营管管理部门负责责对销售价格格进行监控，每每季度对价格格的执行情况况进行检查，形形成书面记录录，每月负责责收集市场价价格信息。相相关资料上报报油品销售事事业部。11 开票与与收款11.1 现款销售：【非ERP】各级级润滑油营业业部门开票人人员，根据销销售单、收款款凭据，复核核无误后，开开具销售发票票或提货通知知单并加盖印印章。【ERRP】营业部部门根据客户户需求和收款款凭据，在ERRP系统维护护销售订单。由由不相容岗位位人员复核无无误后，开具销售发发票，打印

16、系系统提货通知知单并加盖印印章。11.2 信用销售：【非ERP】地市市公司客户经经理/门市部部经理根据信信用额度填写写信用销售审审批单，经部部门负责人审审批后，开票人员确确认客户欠款款金额不超过过规定的信用用额度，开具具销售发票或或提货通知单单并加盖印章章。【ERPP】销售部门门开票人员在在ERP系统建建立销售订单单。经确认客客户欠款金额额不超过规定定的信用范围围后，开具销销售发票或提提货通知单并并加盖印章。超超出规定信用用额度的需重重新履行审批批程序，或经经批准后由分分公司财务部部门信用主数数据维护员在在ERP系统统中一次性释释放冻结的订订单。11.3 地市公司的的送货上门业业务，由客户户经

17、理/门市市部经理填写写送货收款审审批单，经地地市公司润滑滑油经营管理理部门负责人人审批同意后后开具提货通通知单或销售售发票，组织织安排运力给给予配送。配配送人员负责责将所收油款款当天内（最最迟不超过下下一个工作日日）解缴银行行，将银行回回单及时送交交地市公司财财务部门。11.4 代保管业务务：开具发票票的客户，应应在开票之日日10天内提提货。各级业业务部门对于于逾期未提的的油品应计入入代保管台账账，并根据政政府规定、市市场情况、资资源状况等确确定是否收取取代保管费，报报分管副经理理批准后执行行。仓储部门门会同业务部部门每月检查查客户代保管管情况。11.5 各级滑油营营业部门开票票人员如因操操作

18、失误或其其它原因需要要更改销售订订单，必须由由开票人员填填制销售订单单更改审批单单，经部门负负责人审批后后方可更改，严严禁开票人员员自行更改。12 油库发发货12.1地市市公司润滑油油门市部根据据库存和销售售情况，向所所在地市公司司润滑油经营营管理部门提提交内部移库库申请单，经经该部门审核核确认后统一一组织配送。【ERP】润滑油经营管理部门在ERP系统中创建预留单。12.2 加油站根据据库存和销售售情况，向所所在地市公司司零售管理部部门提出月度度进货申请表表，经该部门门审核确认后后，转润滑油油经营管理部部门统一组织织配送。【EERP】润滑滑油经营管理理部门在ERRP系统中创创建预留单。12.3

19、 门市部与加加油站的接卸卸验收工作由由承运人员和和验收人员共共同负责，承承运人员交货货后将验收人人员签字的送送货单交润滑滑油经营管理理部门汇总留留存。12.4 地市公司配配送业务，由由客户经理填填写运输申请请单报地市公公司润滑油经经营管理部门门，由部门调调度人员根据据申请单组织织运输。交货货后将客户签签字的发货单单交地市公司司润滑油经营营管理部门留留存。12.5【非非ERP】油库库发货人员根根据润滑油经经营管理部门门开具并盖有有印章的提货货通知单安排排客户或运输输部门提货，并并将提货通知知单留存。【EERP】油库库发货记账人员接到客客户的销售代代保管（分）提提货单时,应应查询ERPP系统提单信

20、信息并核对验验证提单内容容相符后,按按客户需求的的发货数量（不不大于提单数数量）在系统统里做发货过过账处理，再再打印油品出出库单交客户户提油。12.6散装装油油品灌装装前，发货人人员应检查罐罐车（油桶）的的清洁度、是是否专车（桶桶）专用，以以确保出库油油品质量。油油库发油以油油库计量表发发货量为准，确确保实发数与与应提数量一一致。数质量量部门定期检检查油库发货货计量的精确确度。发货前前发货人员应应检查油品的的品种、规格格、数量、有有无破损等，确确保与发货要要求无误。12.7 【非ERP】油库库发货人员每每日交班前整整理提货通知知单，汇总发发货数量，编编制日发货报报表和代保管管台账，交油油库记账

21、人员员。油库记账账人员复核日日发货量、提提货通知单累累计数量以及及代保管台账账，检查是否否平衡，发现现差异及时查查找原因并进进行调整。同同时编制商品品进出库存台台账，对商品品的账存数和和实存数进行行及时登记，定定期汇总与核核对。【ERRP】油库发发货人员每日日交班前整理理出库单，报报油库记账人人员与ERPP系统发货数数量汇总表进进行核对。13 财务记账13.1 【非ERP】各级级财务部门审审核相关原始始凭据,进行行账务处理，会会计凭证由不不相容岗位人人员稽核。【ERRP】各级财财务部门每日日复核原始票票据和收款记记录，并与EERP系统集集成的销售凭凭证进行核对对。13.2 省（市）分分公司（区外外销售公司）应应每月与外部部供应商及客客户等核对往往来款项，做做好对账记录录。14 库存盘点14.1 【非ERPP】各级润滑滑油经营管理理部门记账人人员每月与财财务人员对账账。油库每月月末与业务、财财务部门核对对提货通知单单、代保管台台账和销售发发票等，发现现差异及时查查找原因。14.2 地市公司润润滑油经营管管理部门每月月末对润滑油油库存进行统统一盘点，库库存数量及损损溢分析报告告经省(市)分公司润滑滑油经营管理理部门负责人人审核，按规规定权限审批批后核销损溢溢。14.3 地市公司零零售管理部门